 |
|
Розділ 2. Документація особового складу
1. Заява про прийняття на роботу.
2. Автобіографія.
3. Характеристика.
4. Наказ про особовий склад.
5. Контракт з найму на роботу; трудовий договір.
6. Резюме.
Заява про прийняття на роботу
ЗАЯВА - це публічне офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.
Розрізняють заяви від організацій і установ та особисті заяви.
В особистій заяві реквізити рекомендується розміщувати у такій послідовності:
1) праворуч на останній третині рядка пишуть назву організації або установи, куди подається заява; прізвище, ініціали керівної особи;
2) нижче колонкою викладають відомості про того, хто подає заяву: посада, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, домашня адреса; .
3) ще нижче, посередині рядка, пишеться слово ЗАЯВА;
4) через один рядок з абзацу й великої літери починається текст заяви, в якому чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.
5) під текстом з нового рядка пишуть перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;
6) ліворуч ставиться дата, праворуч - підпис особи, котра писала заяву (підписувати слід чітко і розбірливо).
Варто пам'ятати: під час написання тексту заяви спостерігаються варіанти в таких деталях оформлення: прізвище керівника установи або закладу, до якого звертаються із заявою, може вказуватися або не вказуватися; серед даних про освіту особи, котра звертається із заявою, номер і серія паспорта ставляться лише тоді, коли у заяві йдеться про виплату грошей; перелік документів, що додаються, може починатися словами: До заяви додаю (тоді назви доданих документів ставляться у знахідному відмінку: довідку, автобіографію), може починатися словами: До заяви додаються такі документи (далі назви документів у називному відмінку) або словом Додаток; 1...; 2...; 3....
У тексті заяви, коли є кілька паралельних способів висловлення, вибирайте найточнішу граматичну форму, наприклад: вживайте тільки потрібний відмінок іменників чоловічого і жіночого роду при звертанні, необхідне закінчення (-ові, -еві, -єві; -у, -ю), належний порядок слів за загального змісту речення (без спеціального наголошення окремих його елементів).
За аналогічною схемою складають і інші заяви з кадрових питань, але ці документи мають певні особливості щодо написання деяких реквізитів: адресуючи їх до тієї організації, в якій працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ).
Зразок
РЕКТОРОВІ Українського державного університету харчових технологій гр.__
(прізвище, Ім'я, по батькові)
Адреса місця проживання_
(поштовий Індекс)
(район проживання у м. Києві) ЗАЯВА
Прошу прийняти мене на роботу в університет на посаду:___
(вказати
назву посади, кафедри, відділу чи іншого підрозділу,
з якого часу, на який термін,
на яких умовах - постійно, за строковим трудовим договором чи за контрактом)
Додаток:
"_"_199_р. _
(підпис)
Автобіографія
АВТОБІОГРАФІЯ - документ з незначним рівнем стандартизації, тому основні вимоги до його написання полягають насамперед у вичерпності потрібних відомостей і в лаконізмі викладу.
В автобіографії обов'язково вказуються:
1) прізвище, ім'я, по батькові;
2) дата народження;
3) місце народження;
4) громадянство;
5) відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, в яких довелося навчатися);
в) відомості про трудову діяльність (коротко у хронологічній послідовності перелік місць праці та посад);
7) відомості про громадську роботу (всі її види);
8) короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).
Зверніть увагу, що назву документа (Автобіографія) пишуть посередині рядка, трохи нижче верхнього поля. Кожне нове повідомлення має починатися з абзацу.
Усі дати пишуть за таким зразком: 18 червня 1998 року, у лютому 1998 року, протягом 1997/98 навчального року та ін.
Дату написання ставлять ліворуч під текстом, підпис автора - праворуч.
Аналізуючи мовні засоби і прийоми творення тексту автобіографії, зверніть увагу на складні випадки використання числівників у ділових паперах.
Зразок
АВТОБІОГРАФІЯ
Я, Шевченко Василь Павлович, народився 3 листопада 1970 року в м. Києві.
У 1977 році розпочав навчання у першому класі середньої школи № 155 м. Києва. Після закінчення 9 класу в 1985 році вступив до Технічного ліцею м. Києва, який закінчив із золотою медаллю.
У 1987 році вступив на фізико-математичний факультет Київського університету імені Тараса Шевченка. Під час навчання в університеті був старостою групи.
У 1992 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю "Математика та інформатика". Після закінчення університету мені присвоєно кваліфікацію вчителя математики та інформатики. З вересня 1992 року працюю вчителем у середній школі № 199 м. Києва.
Склад сім'ї:
дружина - Шевченко Ольга Іванівна, вчителька української мови та літератури середньої школи № 106 м. Києва; дочка - Шевченко Олеся Василівна. Домашня адреса:
18 листопада 1998 р. Підпис
Характеристика
ХАРАКТЕРИСТИКА - документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. Характеристика має такі реквізити:
1) назва документа;
2) прізвище, ім'я, по батькові;
3) рік народження;
4) громадянство;
5) освіта;
6) текст;
7) підпис керівної особи й печатка організації, яка видала характеристику;
8) дата складання.
Пам'ятайте, у тексті характеристики необхідно зазначати, з якого часу працює особа, як ставиться до виконання своїх службових і громадських обов'язків, які має нагороди, стягнення, як підвищує свій фаховий рівень, який авторитет має у колективі та ін.
Характеристика пред'являється під час вступу до вищих навчальних закладів, технікумів, коледжів, ліцеїв, при призначенні на керівні посади, а також для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади у науково-дослідних закладах.
У кожній правильно написаній характеристиці можна виділити чотири логічно пов'язані між собою частини.
Перша - анкетні дані. Вони йдуть за назвою документа, в них зазначають прізвище, ім'я і по батькові, громадянство, посаду, вчений ступінь і звання, освіту. їх прийнято розміщувати у стовпчик праворуч.
Друга - дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на цьому підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін.).
Третя - власне характеристика, в якій розглядаються ставлення до виконання своїх посадових обов'язків, підвищення професійного і наукового рівня, стосунки у трудовому колективі. Тут же подаються відомості про урядові нагороди або заохочення.
Четверта - призначення характеристики.
Характеристика видається працівникові на руки або з його відома пересилається до підприємства, установи (організації), які надіслали запит на неї.
Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі засвідчуються круглою гербовою печаткою.
Зразок
ХАРАКТЕРИСТИКА
Марченка Івана Петровича 1943 року народження освіта вища, головний технолог хлібокомбінату № 2 м. Києва
Іван Петрович Марченко працює на хлібокомбінаті № 2 з 1985 року. За час роботи на хлібокомбінаті закінчив заочне відділення Українського державного університету харчових технологій із 1991 року працював змінним технологом, з 2000 року - головний технолог хлібо-комбінату.
Марченко І.П. сумлінно ставиться до своїх обов'язків, постійно підвищує свій професійний рівень. Зарекомендував себе як здібний організатор під час виконання завдань керівництва.
Марченко І.П. виконує громадські доручення - профорг цеху білої випічки.
Вимогливий до себе, має повагу серед співробітників і керівництва хлібокомбінату. Нагороджений медаллю "Ветеран праці". Характеристику видано для...
Директор хлібокомбінату № 2 (підпис) А.П. Головач
10.09.2000 Печатка
Складаючи текст характеристики, не забувайте про правильний вибір слова. Коли у вас виникають труднощі в написанні, ви можете швидко відшукати потрібне слово у словнику, в правописі або довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються всі схожі випадки. Крім того, вибір слова для ділового документа має відповідати встановленим в українській літературній мові нормам, він має бути вмотивованим, тобто добирати слова тексту ділового документа слід так, щоб вони не викликали здивування, непорозуміння, обурення тощо.
Як відомо, ділове мовлення орієнтується на нейтральну загальновживану лексику української літературної мови. Вихід за межі цього загальнолітературного слововживання дозволяється лише для специфічної ділової лексики.