 |
|
Классификация документов
В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:
-документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
-документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.
Все документы также подразделяются на следующие группы:
-по способу документирования
-рукописные;
-электронные;
-графические;
-кино-, фотодокументы.
по сфере использования
-организационно-распорядительные;
-финансовые;
-научно-технические;
-отчетно-статистические.
по содержанию
-простые;
-сложные.
по месту составления
-внутренние;
-внешние.
по степени гласности
-открытые;
-с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).
- по происхождению
-официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);
личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
- по юридической силе
-оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
-копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
-отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
-заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
-выписки (части документа с указанием , из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
-дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
- по форме изложения (степени унификации)
-индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);
-трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
-типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);
-примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);
-унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).
- по срокам исполнения
-срочные (с указанием срока исполнения);
-несрочные.
по срокам хранения
-временного хранения (до 10 лет);
-долговременного хранения (свыше 10 лет);
-постоянного хранения.