 |
|
Оценивание свидетельств аудита
Свидетельство аудита – записи, изложение фактов и другая информация, которая связана с критериями аудита и может быть проверена. Свидетельство аудита может быть качественным (описательным) или количественным (выраженным числом).
Значимыми характеристиками аудиторского доказательства являются его достоверность и достаточность. Доказательство считается достоверным, если оно вызывает доверие аудитора. Достаточность доказательства определяется его полнотой, что в большой мере зависит от объема собранной информации. Несоблюдение требований к доказательству обесценивает результат аудиторской проверки.
Получение свидетельств является одним из наиболее важных и сложных моментов в работе аудитора. Ниже приводится ряд положений, знание которых может быть полезным аудитору в этой области:
· свидетельства составляют основу аудиторского заключения и, следовательно, без необходимых доказательств такое заключение не может быть достоверным;
· свидетельства могут считаться объективными, если они содержат информацию, которая может быть признана как правдивая, основанная на фактах и полученная путем наблюдения, измерения, испытаний и других средств;
· получая свидетельства о соблюдении процедур (инструкций), аудитор должен быть уверен, что эти процедуры будут соблюдаться и в будущем, по крайне мере, до следующей аудиторской проверки;
· достоверность аудиторского свидетельства зависит от многих факторов, но прежде всего от степени его подтверждения и квалификации аудитора;
· чем достовернее свидетельство, тем ниже уровень риска ошибочного аудиторского заключения (следует отметить, что никто не свободен от ошибочных выводов и поэтому определенные элементы риска присущи и аудиторскому заключению).
Объективными свидетельствами соответствия при проведении аудиторской проверки являются факты, подтверждающие:
- идентичность практических действий правилам и нормам, установленным в документации системы менеджмента качества и (или) экологи;
- выполнениетребований тех разделов ИСО 9001 и ИСО 14001, которые необязательны для документирования в организации;
- наличие и выполнение запланированных мероприятий в области качества и (или) охраны окружающей среды;
- оценивание результативности процессов;
- результативность корректирующих и предупреждающих действий;
- постоянное улучшение деятельности, процессов и систем менеджмента в целом.
Свидетельство аудита оценивается с точки зрения критериев аудита. Результаты такого оценивания рассматриваются как наблюдение аудита. Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита, либо на возможность улучшения. При этом особого внимания аудитора заслуживают обнаруженные несоответствия.
Анализ наблюдения аудита
Наблюдение аудита и любая другая информация, собранная в ходе аудита, анализируется с точки зрения целей аудиторской проверки.
Для использования данных наблюдений в заключении по результатам аудиторской проверки, они должны быть систематизированы, обобщены и тщательно проанализированы, включая при необходимости статистические методы.
Те наблюдения, которые вызывают сомнения аудитора, подлежит обсуждению в аудиторской группе, и только после такого обсуждения может быть принято окончательное решение о наблюдении аудита.
Заключение по результатам аудиторской проверки
Заключение аудиторской группы по результатам аудиторской проверки может содержать итоговую оценку:
· степени соответствия процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом критериям аудита;
· результативности и эффективности процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом;
· способности руководства обеспечивать постоянную адекватность и результативность процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом;
а также рекомендации по:
· правильности установления показателей результативности и эффективности процесса;
· возможности улучшения процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом.
Заключение по результатам аудиторской проверки согласовывается всей группой аудиторов с учетом элемента неопределенности свойственно процессу аудита. Заключение должно правдиво и точно отражать деятельность аудиторской группы.
Заключение может быть напечатанным или рукописным. Заключение подписывается ведущим аудитором.
15. Обнаружение несоответствий
Несоответствие — невыполнение установленного требования.
Аудитор должен идентифицировать каждое обнаруженное им несоответствие и классифицировать его по форме проявления и степени значимости.
По форме проявления несоответствие может быть фактическим или потенциальным. В отличие от фактического, доказанного свидетельством конкретного невыполнения установленного требования, потенциальное несоответствие - это несоответствие, вероятность проявления которого в будущем может быть лишь спрогнозирована с определенной степенью точности.
Примерами потенциальных несоответствий могут выступать:
· Неквалифицированный инструктаж операторов производственного оборудования,
· Недостаточная компетентность работников при выполнении документированной процедуры,
· Значение показателя выделения вредного вещества приближается к предельно допустимому и др.
По степени значимости (величине риска негативных последствий при не устранении несоответствия) - несоответствия могут быть значительными (категории 1) и незначительными (категория 2).
Значительным несоответствием считается несоответствие в системе менеджмента качества и (или) экологии, которое с большей ве-роятностью может повлечь за собой невыполнение требований к про-дукции и (или) охране окружающей среды.
Примерами значительного несоответствия могут быть:
- необоснованное отсутствие деятельности, предусмотренной требованиями ИСО 9001 и(или) ИСО 14001;
- невыполнение любого требования ИСО 9001 и (или) ИСО 14001
- неоднократное (более 2-х раз) несоблюдение положений доку-мента системы менеджмента качества и (или) экологии;
- не результативность процесса и др.
Незначительным несоответствием считается отдельное несистематическое- упущение, ошибка, недочет в функционировании сис-темы менеджмента качества и (или) экологии, которые могут привести к невыполнению требований к продукции и (или) охране окружающей среды, а также к снижению результативности функционирования про-цесса или системы менеджмента в целом.
Примеры незначительных несоответствий:
· отсутствие объективных доказательств ознакомления сотруд-ников подразделения с документами системы менеджмента качества и (или) экологии;
· отдельные нечеткие записи при регистрации данных о качес-тве и (или) экологии;
· отсутствие актуализированных копий документированных процедур;
· регистрация данных о качестве и (или) экологии с нарушением установленных форм.
Обнаружение аудитором несоответствие или замечание должно быть рассмотрено совместно с представителем аудитируемого подразделения с тем, чтобы получить под-тверждение (признание) того, что аудитор-ское свидетельство верно и несоответствие принято. Все возможные в этом случае расхождения во мнениях должны быть документированы.
К числу несоответствий или замечаний не следует относить от-ступления или отклонения, санкционированные уполномоченными на это лицами.
Разрешение на отступление — разрешение на отступление от исходных установленных требований к продукции до ее производства. Такое разрешение, как правило, ограничено количеством продукции или периодом времени.
Разрешение на отклонение — разрешение на использование или выпуск продукции, которая не соответствует установленным требованиям-. Разрешение на отклонение обычно распространяется на поставку продукции с несоответствующими характеристиками при согласовании с потребителем ограничений по времени или количеству данной продукции.
Каждый случай отступления или отклонения должен быть документирован. Выход за рамки, оговоренные разрешением на отступление или отклонение, следует рассматривать как несоответствие.
Документированное несоответствие.
Обнаруженное (выявленное) аудитором и подтвержденное представителем аудитируемого подразделения несоответствие или замечание- должно быть документировано в форме протокола (акта), в котором должны быть отмечены:
- время и место обнаружения (выявления);
- краткое содержание несоответствия (замечания);
- значимость несоответствия;
- ссылка на нарушение требования определенного документа;
- необходимость коррекции или корректирующего действия.
Протокол о несоответствии не должен содержать ни мнений аудитора, ни его рекомендаций по устранению несоответствия (замечания) или тем более каких – либо категорических указаний.
Для эмоционального воздействия на коллектив аудитируемого подразделения, наряду с оформлением протокола о значительном несоответствии, может быть выписана красная карточка, которая прикрепляется- аудитором к стенду с текстом Политики области качества (экологии). На карточке делается надпись «ЗНАЧИТЕЛЬНОЕ HECOOTBETCTBИE» и указываются содержание и срок выполнения корректирующих или предупреждающих действий. При выполнении корректирующих действий карточка снимается аудитором.
Наряду сдокументированием каждого несоответствия аудитор должен документировать и каждое замечание (уведомление) — свиде-тельство аудита, не носящее характер несоответствия и фиксируемое с целью предотвращения возможности появления несоответствия.
Примерами замечаний (уведомлений) могут служить:
-совместное хранение действующих и отменных документов систем менеджмента;
- отсутствие подтверждения ознакомления исполнителей с технической документацией;
- отсутствие утвержденного перечня признанных поставщиков организации;
- отсутствие доказательств проведения отдельного корректирующего действия;
- неудовлетворительная экологическая культура сотрудников подразделения;
- отсутствие документального обоснования превышения временно согласованных выбросов.
Замечания (уведомления) аудиторов носят, по сути дела, характер предупреждения, поскольку не устраненное замечание может со временем стать несоответствием. В связи с этим фиксирование замечаний, как и несоответствий, может рассматриваться в качестве добавленной ценности аудита.
Возможная форма протокола о несоответствии (замечании)
| ПРОТОКОЛ О НЕСООТВЕТСТВИИ/ЗАМЕЧАНИИ №______от_______200_г. | |||||
| Код проверки | Объект проверки | ||||
| Организационная единица | Критерии проверки | ||||
| Аудитор_______________ ______________ ______________ (Фамилия И.О.) (подпись) (дата) | |||||
| НЕСООТВЕТСТВИЕ/ЗАМЕЧАНИЕ | |||||
| Содержание: | Градация: Значительное: Незначительное: | ||||
| Аудитор___________ _________ (Фамилия И.О.)(подпись) | |||||
| Представитель подразделения: ______________ ____________ (Фамилия И.О.) (подпись) | |||||
| НЕОХОДИМОСТЬ РАЗРАБОТКИ КОРРЕКТИРУБЩЕГО/ПРЕДУПРЕЖДАЮЩЕГО ДЕЙСТВИЯ | |||||
| Не требуется: Требуется: | Руководитель процесса (подразделения): _________________ _________ (Фамилия И.О.) (подпись) Ведущий аудитор: ________________ __________ (Фамилия И.О.) (подпись) | ||||
| ПОДТВЕРЖДЕНИЕ УСТРАНЕНИЯ НЕСООТВЕТСТВИЯ В ХОДЕ ПРОВЕРКИ | |||||
| Несоответствие устранено: да нет | Дата ___________ ________ (Фамилия И.О.) (подпись) | ||||
| Ведущий аудитор: ________________ __________ _________ (Фамилия И.О.) (подпись) (дата) | |||||
В форме протокола о несоответствии (или в письменном заключении о результатах проверки) целесообразно указывать возможные негативные последствия при его не устранении.
Устранение несоответствий
Устранение несоответствия или замечания может быть предпринято в форме коррекции или корректирующих (предупреждающих) действий. Между этими понятиями существует различие.
Коррекция — действие, предпринятое для устранения обнару-женного несоответствия.
При коррекцииустраняется само несоответствие, а не его -причина. Ввиду этого коррекция в большинстве случаев является более простой и быстрой, чем корректирующее (предупреждающее) действие.
Чаще всего коррекция сводится к различного рода разовым -исправлениям, не требующим выявления причины несоответствия. Пр-имерами коррекции могут быть: внесение поправок в оформление документации; замена прибора с истекшим сроком поверки; изоляция несоответствующей продукции; идентификация зарегистрированных данных о качестве (экологии); ознакомление с документированной про-цедурой незнакомого с ней сотрудника; заполнение пропущенных граф в регистрационном журнале; актуализация положения о подразделении; исправление разовых ошибок, актуализация рабочих инструкций но охране окружающей среды и др.
В подавляющем числе случаев обнаруженные несоответствия (преимущественно незначительные) устраняются посредством коррекции. В ряде случаев коррекция может осуществляться в сочетании с корректирующим действием.
Применительно к продукции коррекция может включать переделку или снижение градации класса или сорта продукции.
Корректирующее действие — действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой неже-лательной ситуации.
Корректирующее действие предпринимается для предотвраще-ния повторного возникновения. Иногда необходимость корректирующего действия наступает - после неудачной коррекции.
В отличие, от коррек-ции, корректирующее дей-ствие направлено не на одно-моментное устранение причины этого несоответствия, а на устранение причины этого несоответ-ствия. Как правило, в этом случае речь идет не о простом или случайном, а достаточно серьезном несоответствии, характеризуемом значительным расхождением между планируемым (желательным, предполагаемым) и фактическим состоянием рассматриваемой деятельности и требующим для его устранения специального исследования. Такое несоответствие принято называть проблемой качества или проблемой экологии.
Любая проблема качества (экологии) может рассматриваться как несоответствие, но не любое нecooтветствие представляет собой проблему качества (экологии).
Для устранения установленной причины обнаруженного -несоответствия разрабатывается несколько вариантов корректирующего де-йствия. Ответственность за разработку и реализацию корректирующего действия несет руководитель процесса (аудитируемого подразделения). К разработке корректирующего действия может привлекаться аудитор. Выбор наилучшего варианта осуществляется на основе установленных критериев. При этом определяющим критерием корректирующего де-йствия является его способность предотвратить или свести к минимуму возможность повторного возникновения несоответствия при допусти-мых затратах.
Для реализации корректирующего действия разрабатывается соответствующий план, который согласовывается с ведущим аудитором и утверждается руководителем процесса (подразделения) и включает:
· Код проверки и № протокола о несоответствии
· Характер несоответствия
· Причина несоответствия
· Мероприятия по реализации корректирующего действия
· Сроки выполнения
· Ответственный за реализацию корректирующего действия
· Отметка ответственного за реализацию корректирующего действия о выполнении
· Отметка ведущего аудитора о выполнении
· Затраты на разработку и реализацию корректирующего действия, тыс. руб. (план, факт)
Если реализация корректирующего действия невозможна в установленной срок, руководитель аудитируемого процесса (подразделения) должен в письменной форме известить об этом ведущего аудитора. Данное извещение следует рассматривать как часть официальной аудиторской документации.
После плановой реализации корректирующего действия веду-щим аудитором или уполномоченным им аудитором проводится ин-спекционный контроль. Отметки о результатах реализации корректирующего действия делаются и в журнале регистрации аудиторских проверок.
Аудитору недостаточно видеть, что корректирующее действие было предпринято и даже то, что оно было полностью выполнено, а важно убедиться в том, что оно исключает возможность повторного появления несоответствия. Поэтому инспекционный контроль целесообразно осуществлять на определенном временном интервале и если корректирующее действие не дало необходимого результата, работа над устранением причины несоответствия должна быть продолжена.
Основным критерием оценки результативности корректирующего действия является устранение причины несоответствия.
Предупреждающие действия
Предупреждающе действие – действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.
В отличие от корректирующего действия, предпринимаемого для предотвращения повторного возникновения несоответствия (нежелательной ситуации), предупреждающее действие предпринимается для того, чтобы несоответствие (нежелательная ситуация) не стало реальностью.
Изучение причины потенциального несоответствия представляет собой более трудную задачу, чем изучение причин обнаруженного несоответствия. При этом изучении используются достаточно сложные методы, как, например, метод FMEA (метод анализа отказов и их последствий). Метод FMEA может быть применен как к продукции, так и к процессу. При этом FMEA продукции рассматривает риски, которые возникают у внешнего потребителя, а FMEA процесса – у внутреннего потребителя.
Для устранения установленной причины потенциального несоответствия разрабатывается несколько вариантов предупреждающего действия. Ответственность за разработку предупреждающего действия несет руководитель процесса (аудитируемого подразделения). К разработке привлекается аудитор. Выбор наилучшего варианта осуществляется на основе установленных критериев. При этом определяющим критерием предупреждающего действия является его способность предотвратить возможность превращения потенциального несоответствия в реальное при допустимых затратах.
Для реализации предупреждающего действия разрабатывается соответствующий план, который согласовывается с ведущим аудитором и утверждается руководителем процесса (подразделения) и включает те же данные, что и план по реализации корректирующих действий.
16. Этика поведения аудитора
Этика поведения аудитора строится на необходимости строгого соблюдения определенных правил и нормнравственного поведения. Этичное поведение аудитора — основа его профессионализма.
Дня обеспечения надлежащего поведения аудитора рекомендуется. чтобы он в процессе прохождения ат-тестации подписывал соответствую-щий «моральный кодекс поведения». Таким образом он формально подтверждает свою готовность соблюдать этические правила и нормы подобно тому, как это делают врачи, давая знаменитую клятву Гиппократа.
| КОДЕКС ПОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТОРА (одобрен на совещании внутренних аудиторов_____2003г.) Принимая на себя обязательства внутреннего аудитора, подтверждаю готовность соблюдать следующие этические правила и нормы поведения: · Действовать заслуживающим доверие и непредубежденным образом по отношению к персоналу аудитируемого объекта. · Ставить в известность руководителя службы внутреннего аудита о характере своих отношений с персоналом аудитируемого объекта перед тем, как проводить аудиторскую проверку. · Не действовать в ущерб репутации персонала аудитируемого объекта. · Не раскрывать выявленную в ходе аудиторской проверки информацию, которая может нанести моральный ущерб персоналу аудитируемого объекта. · Проявлять уважение к персоналу аудитируемого объекта. Создавать атмосферу сотрудничества и доброжелательности. · Избегать резкого тона замечаний и оценок. Замечания высказывать только по отношению к предмету аудиторской проверки, но ни в коем случае не в адрес сотрудников аудиторской проверки. · Постоянно сохранять позитивную психологическую установку на проведение аудиторской проверки. · В конфликтных ситуациях сохранять спокойствие и деловой тон, не поддаваться эмоциям и избегать нетактичного поведения со своей стороны. · Способствовать поддержанию авторитета аудиторской службы. ___________________ ______________ _____________________ Фамилия И.О. Дата Подпись |
Аудитор несет моральную ответственность за:
- добросовестное исполнение своих обязанностей (честность в представлении результатов, правдивость в отчетах);
- не использование своего положения в корыстных целях;
- не использование информации, полученной в ходе аудиторской проверки, в ущерб репутацииаудитируемого объекта.
Аудитор должен завоевать авторитет у сотрудников аудитируемых подразделений организации. Основными факторами завоевания должного авторитета являются:
- сдержанность иуравновешенность суждений;
- непредвзятая оценка полученных свидетельств;
-уважительное отношение к персоналу аудитируемого объекта;
- приветливость и доброжелательность;
Аудитор должен иметь соответствующий его статусу внешний вид.
Психология поведения аудитора
Независимо от характера отношений с персоналом ay-дитируемого объекта в целом и с отдельными его сотрудниками, независимо от своих ощущений, аудитор должен строить, свое поведение с ними таким образом, чтобы это обеспечивало успех аудиторской проверки. Аудитор должен быть готов к тому, что у аудитируемого объекта могут быть свои внутренние проблемы, и эго может быть причиной негативного отношения к аудитору. В своей работе аудитор может столкнуться и с явно враждебным отношением к себе, и деструктивным поведением аудитируемого персонала. Он должен быть готов к этому и иметь в сво-ем арсенале методы иприемы, позволяющие изменить подобную ситуа-цию всвою пользу.
Двадцать рекомендаций аудитору по психологии поведения в ходе аудиторской проверки:
1. Аудитор не должен проявлять неуверенность в общении с руководителем и сотрудниками аудитируемого объекта. Он должен понимать, что подобное поведение может вызвать недоверие к его –компетентности и привести к неудаче всей проверки. Неуверенность аудитора, которая возможна лишь на начальном этапе его работы, должна быть сведена к минимуму за счет тщательной подготовки к аудиторской проверке.
2. Аудитор должен быть настроен на положительный результат аудиторской проверки.- Каждый раз, приступая к проверке, аудитор должен исходить из предположения, что объект проверки –организован и функционирует в соответствии с предъявляемым к нему требованиям. Это подобно презумпции невиновности, под которой в правовой практике понимается признание факта юридической достоверности, пока не будет доказано обратное. Аудитор должен быть –настроен на положительное отношение к собеседнику, на понимание его ответственности за выполняемую деятельность. Аудитор должен стараться заинтересовать собеседника, предоставляя ему возможность проявить свои знания.
3. Всем своим поведением аудитор должен демонстрировать сотрудникам аудитируемого объекта, что свою главную задачу он видит в сборе убедительных свидетельств соответствия и в предоставлении объективного заключения о состоянии аудитируемого объекта, а не в обнаружении несоответствий и разного рода нарушений. Такая, позиция способствует повышению доверия к работе аудитора со стороны персонала аудитируемого объекта и обеспечивает- большую открытость при предоставлении ему необходимой информации.
4. Аудитор должен уметь убедить сотрудников аудитируемого объекта, что проведение аудиторской проверки будет способствовать улучшению деятельности. Исходя из этого, аудитор должен доказывать, что устранение причины каждого обнаруженного в ходе проверки несоответствия будет способствовать улучшению аудитируемой деятельности. Чем успешнее будет решаться эта задача, тем эффективнее будет эффективнее взаимодействие аудитора с сотрудниками аудитируемого объекта.
5. Предметом аудиторской проверки является деятельность в системе менеджмента качества и (или) экологии, а не осуществляющие ее сотрудники. Аудитор ищет свидетельства соответствия, а не соответствия и их виновников. Он анализирует и оценивает деятельность в системе менеджмента качества и (или) экологии, а не личные достоинства и недостатки сотрудников.- В соответствии с этим аудитор не должен вступать в обсуждение поведения тех или иных сотрудников и участвовать в определении степени их виновности в обнаруженных несоответствиях.
6. Аудитор должен уметь слушать и слышать. Это одно из важнейших его умений. Ведь Внимательно слушая собеседника, аудитор не только получает нужную ему информацию, но и внушает собеседнику доверие, располагая его к себе. В этом случае аудитор как бы «раскрывает» собеседника и получает наиболее важные сведения.
7. В ходе общения аудитору следует полностью концентрироваться на высказываниях собеседника. Длительные или особо важнные высказывания собеседника целесообразно подытоживать, чтобы быть уверенным в правильности понимания. Это позволяет избегать -недоразумений связанных с неправильным пониманием собеседника, и продемонстрировать ему, что сказанное им вызывает интерес у аудитора. Аудитор должен выражать поддержку собеседнику как на словах (используя, например, поощрительные выражения типа: «Да, я вас по-нимаю», «Очень интересно», «Я вас слушаю» и т.д.), так и языком мимики и жестов. Аудитору не следует бояться молчания собеседника. Целесообразно дать собеседнику время подумать и использовать возникшую паузу, чтобы передать собеседнику заинтересованность в его информации и потребность узнать больше.
8. Аудитор должен направлять беседу в нужное русло по заранее обдуманному плану. Он не должен допускать ситуации, способной сбить с толку. Для этого беседу следует вести конкретно, не отвлекаясь на посторонние темы, не усложнять речь лишними фразами. Время от времени целесообразно делать короткие перерывы, в ходе которых можно расслабиться.
9. При общении с сотрудниками аудитируемого подразделения аудитор не должен допускать никаких эмоциональных всплесков. В любых ситуациях следует сохранять спокойствие и деловой тон. Не поддаваясь эмоциям, надо терпеть отговорки или запальчивость собеседника. И тем более следует избегать агрессивного тона со своей стороны.Нельзя вступать в спор с собеседником, даже если он явно не прав и продолжает настаивать на своей точке зрения: психологи свидетельствуют, что эмоциональный спор никого не убеждает, и лишь вызывает раздражение спорящих и заводит их общение в тупик.
10. Аудитору не следует акцентировать внимание сотрудников аудитируемого объекта только на негативных положениях, обнаруженных в ходе проверки. Целесообразно отмечать и позитивные моменты с тем, чтобы побуждать проверяемых к улучшению деятельности.
11. При оценке значимости обнаруженных несоответствий аудитор должен прислушиваться и к мнению профессионалов. При обнаружении несоответствия важен факт несоответствия, а не определение значимости несоответствия. В сомнительном же случае обнаруженное несоответствие следует отметить без определения его значимости.
12. Общаясь с персоналом аудитируемого объекта, аудитор должен создавать атмосферу доброжелательности и сотрудничества. Никогда не следует демонстрировать свою непричастность к работе персонала, что может быть расценено как равнодушие, не заинтересованность в улучшении деятельности и, как следствие может стать причиной отчуждения и недоброжелательности. Наоборот, необходимо всячески способствовать поиску и анализу общих профессиональных вопросов между собой и персоналом.
13. Аудитор не должен предумышленно демонстрировать свою компетентность или экзаменовать (проверять грамотность) собеседника. Недопустимо давать высказываниям собеседника оценки типа: «Ведь это явная глупость» или делать такие категорические заявления: «Это же всем известно», «Нет, дело обстоит совсем иначе». Подобная манера поведения способна «подавить» собеседника и сделать его замкнутым для «добывания» аудитором необходимой информации. Предпочтительна более мягкая реакция аудитора на ошибочные суждения собеседника типа: «Полагаю, что Ваше понимание проблемы не совсем правильно» или «Давайте посмотрим на проблему следующим образом». Аудитор должен полностью исключить в ходе общения с сотрудниками аудитируемого объекта элементы иронии, сарказма и поучения. Целесообразно мысленно ставить себя на место аудитируемого и помнить о том, что никто не любит находиться в этой роли.
14. Аудитор должен побуждать своих собеседников к поиску правильных решений. Это достигается путем разъяснения допущенных ошибок. Побуждая собеседников к поиску правильных решений, аудитор не только повышает свой авторитет в их глазах, но и подтверждает тезис о том, что аудиторская проверка способствует улучшению деятельности. Если аудитору не удастся избежать спора, ему следует, сохраняя выдержку, поставить вопрос о перенесении обсуждения спорного вопроса за пределы аудиторской проверки.
15. Аудитор должен признавать и одобрять все, заслуживающее доверия. Подозрительность, сомнения не должны брать верх над объективностью оценок аудитора. Во всех случаях, когда, например, аудитором установлена эффективность неформальных процедур, они должны быть одобрены и рекомендованы для надлежащего документирования. При этом целесообразно, чтобы положительная оценка аудитора была сделана публично, например, на заключительном совещании. Аудитор не должен бояться хвалить.
16. Аудитору следует избегать резкого тона замечаний и оценок. Предпочтительны замечания типа: «Мы внимательно изучили все представленные вами документы по проектированию, но не нашли в них документа, в котором были бы отражены критерии оценки качества проекта. Просим включить эти критерии в руководство по качеству». Следует избегать формулировок, осложняющих беседу. Вместо «Я считаю» целесообразно спросить: «Вы не находите, что...»; вместо «Сейчас я вам, наконец, докажу...» лучше сказать: «Сейчас вы сможете убедиться в том, что...».
17. Аудитор не должен делать поспешных выводов. Выводы аудитора должны основываться на тщательно проанализированных данных. Они должны быть убедительно аргументированы.
18. Аудитор должен быть готов к различным уловкам персонала аудитируемого подразделения, ведущим к потере времени и отвлечению от решения стоящих перед аудитором задач. Это может выражаться в попытках вовлечь аудитора в разговоры на посторонние темы, заставить аудитора ждать прихода сотрудников для беседы или предъявления необходимых документов и др.
19. При явно деструктивном поведении сотрудников аудитируемого объекта или личной враждебности по отношению к аудитору аудитор должен об этом проинформировать ведущего ayдитopа или руководителя службы качества. Получив такую информацию, ведущий аудитор (руководитель службы качества) должен принять меры к тому, чтобы аудиторская проверка была завершена, хотя и другим аудитором.
20. Аудитор должен избегать неконкретных рекомендаций по результативности проверки. Такие рекомендации могут вызвать негативное отношение не только к аудитору, по и «бросить тень» на всю службу внутреннего аудита.
17. Заключительное совещание
Заключительное совещание проводится с цельюдоведения до сведения персонала аудитируемого подразделения результатов работы аудиторской группы.
Ведет заключительное совещание ведущий аудитор. Совеща-ние протоколируется одним из членов аудиторской группы. Ведущему аудитору следует:
· поблагодарить персонал подразделения (группы подразделе-ний) за оказанную помощь и сотрудничество, отметить лиц, оказавших конкретную помощь;
· подчеркнуть, что из-за того, что проверка носила выборочный характер (ввиду ограниченности ее по времени и ресурсам), не следует, что в местах, которые не были охвачены проверкой, совсем нет недос-татков;
· ознакомить присутствующих срезультатами проверки;
· передать оригиналы протоколов о несоответствиях и замеча-ниях руководителю процесса (подразделения);
· высказать рекомендации по улучшению деятельности подраз-деления или процесса;
· предоставить краткое время на вопросы и обсуждение пред-ставленных данных;
· согласовать реальные даты для инспекционного контроля по результатам выполнения корректирующих (предупреждающих) действий;
· закрыть совещание, поблагодарив участников за сотрудничество.
По решению ведущего аудитора заключительное совещание может быть заменено на обсуждение заключения аудиторской группы с руководителем проверяемого процесса (подразделения).
Составление отчета об аудиторской проверке
Ответственность за подготовку и содержание отчета несет ве-дущий аудитор.
Отчет об аудиторской проверке должен представлять полные, точные и достоверные данные о проведенной работе.
При подготовке отчета аудиторы должны ответить на вопросы:
- соответствует ли деятельность подразделения или выполне-ние процесса требованиям соответствующих стандартов ИСО и доку-ментов системы менеджмента качества и (или) экологии?
-имеются ли «узкие места» и недостатки в проверяемой дея-тельности (процессе)?
- может ли проверенная деятельность (процесс) быть упрощена?
- что можно предположить для улучшения деятельности (процесса)?
В общем случае и состав отчета об аудиторской проверке вкл-ючает собственно отчет (справка о проведенной проверке); пояснения в случае выполнения проверки не в полном объеме и при отрицательных результатах деятельности аудитируемого подразделения; протоколы о несоответствиях; планы корректирующих (предупреждающих) де-йствии; план улучшающих действий; а также заполненные и подписан-ные опросные листы и контрольные вопросники, протоколы вводного и заключительного совещаний и др.
В отчет не включаются несоответствия или замечания, обнару-женные аудитором, но откорректированные сотрудниками аудитируе-мого подразделения, в ходе проверки. Однако сведения об этих недостатках должны быть сохранены в журналах аудиторов на случай проведения повторных проверок. В отчете могут быть отмечены труд-ности, встретившиеся в ходе аудиторской проверки: недостаточная дисциплинированность- при представлении материалов, недоброжела-тельность по отношению к аудиторам и др.
В рекомендациях по улучшению в отчет следует включать выявленные в ходе аудита возможности по улучшению.
Такими возможностями могут быть:
- улучшение условий труда сотрудников подразделения;
- сокращение меж процессных переходов;
- обучение сотрудников работе по совершенствованию процедур;
- повышение заинтересованности сотрудников в результатах своего труда и др.
Оформление дела об аудиторской проверке
Все материалы каждой конкретной аудиторской проверки комплектуется в специальное дело под соответствующим регистрационным номером.
В состав Делаоб аудиторской проверке включаются:
· План аудиторской проверки;
· Письменное уведомление руководителя аудитируемого процесса (подразделения);
· Индивидуальные отчеты аудиторов;
· Отчет о результатах аудиторской проверки;
· Заполненные опросные вопросники;
· Копии протоколов о несоответствиях;
· Копии планов корректирующих (предупреждающих) действий;
· Протоколы вводного и заключительного совещаний;
· Другие материалы.
Дело об аудиторской проверке хранится в службе внутреннего аудита в течение установленного срока.
Материалы Дела об аудиторской проверке важны для:
•контроля сроков выполнения и результатов корректирующих (предупреждающих) действий,
•справок для разработки последующих опросных листов и кон-трольных вопросников,
•ссылок в последующих аудиторских проверках,
•возможных юридических последствий.
18. Классификация аудитов по этапам проведения проверки
2 этапа:
1) Аудит адекватности – проверка степени соответствия внутренней документации требованиям внешних стандартов
2) Аудит соответствия – включает в себя 2 процедуры, это наблюдение и опрос.
19. Классификация аудитов по объекту проверки.
1) Продукция
2) Процессы
3) система качества
20. Классификация аудитов по методам проведения проверки.
1) прямой метод
2) обратный метод