Главная | Обратная связь

Проблемы качества данных

При внутреннем расчете заработной платы компании часто сталкиваются с недостаточно высоким качеством работ и задержкой их выполнения штатными сотрудниками. Это может обернуться для них как претензиями государственных органов, так и недовольством получателей зарплаты. При этом факт наличия ошибок в документах, представленных в налоговую инспекцию, ПФР и ФСС России может свидетельствовать о других проблемных местах в организации учета в компании и стать причиной повышенного внимания налоговых органов.

Отличительным моментом при использовании аутсорсинга является компенсация аутсорсинговой компанией организацией допущенных по ее вине ошибок и задержек при выполнении работ, в то время как плохое качество работы внутреннего подразделения может быть покрыто лишь за счет прибыли компании. Впрочем, специалисты оценивают риск возникновения профессиональных ошибок аутсорсеров гораздо ниже, чем при расчете зарплаты собственными силами, поскольку для компании-аутсорсера расчет является специализацией, в которой она достигла высокого экспертного уровня.

Кроме того, в условиях высокой конкуренции аутсорсер имеет более высокую мотивацию для эффективного и качественного выполнения работ, при этом в отличие от штатного сотрудника он обеспечивает покрытие страховкой налоговых рисков.

«Персональные» риски

Еще одним риском, который часто недооценивается заказчиками, являются проблемы, связанные с отсутствием внутренних сотрудников на рабочем месте по различным уважительным причинам (таким как отпуск или болезнь). Как правило, в этом случае компания оплачивает одновременно как компенсацию отсутствующему сотруднику, так и труд замещающего его. Заметим, что квалификация временно привлеченного сотрудника может оказаться значительно ниже, а качество его работы хуже, чем у отсутствующего специалиста. Простые оценки показывают, что пропуски работы по уважительным причинам вынуждают компании дополнительно тратить до 150% от ежемесячных расходов на оплату труда каждого сотрудника в год (отпуск — не менее 100% оклада, больничные и отгулы — 50%).

Напротив, в случае аутсорсинга подобные дополнительные расходы компании не грозят — клиент платит за своевременное выполнение работ и проблемы, возникающие у аутсорсера, никак его не затрагивают.

Существует еще один аспект рассматриваемой проблемы — конфиденциальность данных. Передавая расчет заработной платы на аутсорсинг, клиент получает гарантию безопасности данных, а также гарантию строгой регламентации доступа к клиентской информации. В соответствии с договором в случае утечки он получает финансовую компенсацию, которой при внутреннем расчете просто не существует. При этом нужно отметить, что риски утечки при внутреннем расчете достаточно высоки, поскольку вся информация о зарплатах сосредоточена в руках штатных бухгалтеров, непосредственно связанных с сотрудниками компании. Утечка информации о зарплате «внутрь» компании нередко становится причиной возникновения социальных конфликтов, приводящих как к росту средней заработной платы, так и к повышенной текучке кадров.

В общем случае численная оценка каждого из обозначенных рисков является достаточно сложной задачей, однако, используя несколько нехитрых приемов, можно получить достаточно точные оценки этих возможных расходов:

стоимость владения ИТ-системой легко просчитывается исходя из стоимости лицензий на программное обеспечение, оборудование и т.д.;риски отсутствия персонала на рабочих местах оцениваются исходя из их стоимости содержания и среднего количества пропущенных дней;риски, связанные с ошибками данных и деятельностью государственных органов (налоговые риски), оцениваются исходя из их вероятности и величины оборота компании;наконец, риски конфиденциальности данных оцениваются исходя из дополнительных расходов на незапланированные повышения заработной платы / найм новых сотрудников в случае разглашения сведений о компенсациях.

В заключение приведем основные результаты, полученные в рамках исследования (табл. 7). Затраты на аутсорсинг заметно выгоднее расходов на персонал только в одной компании из трех — представительство. В розничной сети эти показатели находятся на примерно одинаковом уровне, а на промышленном предприятии — расходы на аутсорсинг выше стоимости содержания сотрудников.

Таблица 7 ТСО аутсорсинга и стоимость содержания сотрудников

Из полученных данных следует, что переход на аутсорсинг экономически выгоден для двух компаний из трех — «розничнойсети». В случае с промышленным предприятием переход на аутсорсинг также является экономически целесообразным решением, поскольку при увеличении количества рассчитываемых сотрудников, налоговые риски и риски дополнительных расходов для предприятия вполне могут вырасти в геометрической прогрессии. Таким образом, для этого типа модельной компании следует, что провайдер услуг готов взять на себя полностью покрытие рисков, связанных с налоговыми отчисленьями и дополнительными издержками (риски при управлении ИТ-системами, «персональные» риски, риски качества данных, риски конфиденциальности информации). Этим обусловлено возможное завышение расходов на передачу расчета зарплаты провайдеру аутсорсинговых услуг. Аутсорсинговое решение оправдано также и потому, что оно основано на комплексном подходе к организации работы кадровой и финансовой службы. Де-факто аутсорсинг становится катализатором позитивных изменений в организации, позволяющий оптимизировать технологическую базу, повысить уровень конфиденциальности и сохранности информации и обеспечить единую политику кадровых и финансовых процессов.

При этом необходимо помнить, что кроме «чистой» экономики аутсорсинг предполагает абсолютно прозрачность и прогнозируемость затрат. Переходя на услуги профессионального провайдера, компания никогда не будет зависеть от одного сотрудника, всегда будет уверена в завтрашнем дне, и сможет сконцентрироваться на решении профильных задач. Аутсорсинг расчета зарплаты является одним из базовых типов аутсорсинга, опыт которого позволит компании решиться на дальнейшее совершенствование бизнес-процессов.

В целом, как показывают исследования UCMS Group, решение об экономической эффективности аутсорсинга зависит от специфики каждой конкретной компании. С использованием описанной методологии, владельцы бизнеса могут решить, насколько эффективна аутсорсинговая модель расчета заработной платы для их компании и стоит ли использовать ее у себя.