Правила обработки опросного листа

Правила обработки опросного листа

Заполненный опросный лист должен анализироваться аудитором на предмет полноты, правильности и достоверности ответов.

Контрольный вопросник- заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе аудиторской проверки получать информацию, достаточную для оценки состояния объекта аудита.

Контрольный вопросник - своеобразная «шпаргалка» аудитора.

Вопросы, включаемые в контрольный вопросник, должны представлять возможность развернутых ответов. Вопросы должны строиться таким образом, чтобы ответы на них давали аудитору верное представление о проверяемом объекте.Внимание! Аудитору следует избегать общих, недостаточно конкретных вопросов.

Журнал аудитора-бланк, в котором аудитор фиксирует факты и другую информацию, полученные в ходе аудиторской проверки.

Журнал аудитора является наиболее удобной формой фиксации сбора информации. Записи в журнале являются основой для подготовки заключения по результатам аудиторской проверки.

Записи в журнале аудитора могут использоваться в качестве свидетельств аудита, а также для:

- подготовки справки об обнаруженных несоответствиях;

- подготовки заключения о результатах аудиторской проверки;

- подготовки справок о состоянии проблем, выявленных в прошлых аудиторских проверках;

- подготовки предложений о распространении положительного опыта работы конкретного подразделения в других подразделениях.

Порядок распределения обязанностей в аудиторской группе и факторы, влияющие на её состав и размеры (численность участников):

Руководитель аудиторской группы должен распределить ответственность

между членами группы за аудит конкретных процессов, подразделений,

участков, областей или видов деятельности. Такое распределение должно

учитывать потребность в независимости, компетентности аудиторов и

результативном использовании ресурсов, а также различную ответственность

аудиторов, стажеров и технических экспертов. Для достижения целей в

процессе аудита могут быть сделаны изменения в распределении

ответственности. [ГОСТ Р ИСО 19011-2003, пункт 6.4.2]

Задача 3: В подразделении организации, деятельность которого проверяется аудитором, имеется документированная процедура СМК, утверждённая руководителем этого подразделения. Установлено, что данный документ не согласован с должностным лицом, ответственным за процесс документирования СМК и в нём отсутствует дата утверждения. Используя национальные стандарты ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и ГОСТ Р ИСО 19011-2003, укажите, каким должно быть решение аудитора и обоснуйте принятое решение текстом из стандартов.

Ответ: Управление документацией

Документы системы менеджмента качества должны быть управляемыми. Записи, представляющие собой специальный вид документов, должны быть управляемыми согласно требованиям 4.2.4.

Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:

a) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до выпуска;

b) анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;

c) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

d) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

e) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

f) обеспечение идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения, определенных организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества;

g) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

Управление записями (п. 4.2.4)

Записи, установленные для представления свидетельств соответствия требованиям и результативного функционирования системы менеджмента качества, должны находиться под управлением.

Организация должна установить документированную процедуру для определения средств управления, необходимых для идентификации, хранения, защиты, восстановления, сохранения и изъятия записей.

Записи должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.

Данный документ не соответствовал п.4.2.4 и 4.2.3 ГОСТа 9001 в следствии чего аудитор должен отметить несоответствия и выписать протокол.

Задача 4: Одним из методов проведения аудита систем менеджмента качества является прослеживание. Пользуясь национальным стандартом ИСО 19011-2003, укажите, для каких целей прослеживание используется при аудите. Поясните, каким образом используется прослеживание при обнаружении несоответствий (при этом укажите определение несоответствия, формы его проявления и степени значимости).

Ответ: По форме проявления несоответствие может быть существующим или потенциальным. Для устранения существующего несоответствия разрабатывается и реализуется корректирующее действие, для устранения потенциального несоответствия – предупреждающее действие.

По степени значимости несоответствие может быть значительным (Категория 1) или малозначительным (Категория 2). Значительным несоответствием является невыполнение установленного требования, которое с большей вероятностью оказывает отрицательное влияние на качество образовательной услуги и функционирование СМК и должно быть устранено в кратчайший срок. Малозначительным несоответствием является невыполнение установленного требования, которое может оказать отрицательное влияние на качество образовательной услуги и функционирование СМК или привести к появлению значительного несоответствия, если оно не будет устранено.

Прослеживание- (трассирование). Аудитор отбирает первичный документ и проверяет системы учета и контроля, чтобы найти заключительную бухгалтерскую запись операции.

С помощью прослеживания аудитор может определить, все ли операции учтены, и дополнить информацию, полученную в ходе аудита.

Цель — найти что-либо нетипичное. Сканирование полезно применять при использовании выборки для принятия аудиторских решений, так как всегда существует вероятность того, что аудиторы не выявят ошибки клиента, выбрав пример, не отражающий всю совокупность статей. Это может привести к принятию аудиторами ошибочного решения. Аудиторы уменьшают аудиторский риск, сканируя статьи, не вошедшие в выборку.

Задача 5: В процессе проведения аудита аудитор сталкивается с явно деструктивным поведением сотрудников проверяемого подразделения, ведущим к потере времени, отведённого на аудит. Пользуясь национальным стандартом ИСО 19011-2003, укажите, что должен сделать аудитор в такой ситуации. Свой ответ дополните правилами поведения аудитора при проверке и содержанием «Кодекса поведения» внутреннего аудитора.

Для того, чтобы сделать свое общение результативным, аудитор должен правильно интерпретировать все сигналы, которыми он обменивается с сотрудниками аудитируемого подразделения.

При общении с сотрудниками аудитируемого подразделения аудитор не должен допускать никаких эмоциональных «всплесков». В любых ситуациях следует сохранять спокойствие и деловой тон. Не поддаваясь эмоциям, надо терпеть отговорки или запальчивость собеседника. И тем более следует избегать агрессивного тона со своей стороны.

Нельзя вступать в спор с собеседником, даже если он явно не прав и продолжает настаивать на своей точке зрения: психологи свидетельствуют, что эмоциональный спор никого не убеждает, а лишь вызывает раздражение спорящих и заводит их общение в тупик.

содержание «Кодекса поведения»:

• Проявлять уважение к персоналу аудитируемого объекта, создавать атмосферу сотрудничества и доброжелательности.

• Избегать резкого тона замечаний и оценок. Замечания высказывать только по отношению к предмету аудиторской проверки, но ни в коем случае не в адрес сотрудников аудитируемого объекта.

• Постоянно сохранять позитивную психологическую установку на
проведение аудиторской проверки.

• В конфликтных ситуациях сохранять спокойствие и деловой тон, не поддаваться эмоциям и избегать нетактичного поведения со своей стороны.

Способствовать поддержанию авторитета аудиторской службы.

Задача 6: Аудитор обнаружил несоответствие, которое, по его мнению, может превратиться в значительное, если оно не будет своевременно устранено. Однако сотрудники проверяемого подразделения не согласны с его мнением. Доводы аудитора представляются им неубедительными. Пользуясь национальным стандартом ИСО 19011-2003, укажите, что должен сделать аудитор в такой ситуации. Свой ответ дополните описанием порядка документирования несоответствий.

Выявленное аудитором и подтвержденное представителем проверяемого подразделение несоответствие или замечание должно быть документировано в форме протокола. В протоколе о несоответствии должны быть отмечены:

1. Время и место выявления несоответствия.

2. Краткое содержание несоответствия или замечания.

3. Градация несоответствия. Значительное/незначительное замечание.

4. Ссылка на нарушенное требование с указанием документа, где это требование записано.

5. Необходимость корректирующих действий.

Протокол о несоответствии не должен содержать: мнений аудитора, его рекомендаций по устранению несоответствия или замечания, а также никаких категорических указаний.

Для эмоционального воздействия на коллектив подразделения аудитор может одновременно с оформлением протокола о значительном несоответствии выписать красную карточку.

Эта карточка прикрепляется к аудиторам к стенду политики в области качества подразделения.

На карточке указывают невыполненное требование, содержание несоответствия и срок выполнения корректирующих действий. Аудитор снимает карточку при инспекционном контроле, если корректирующее действие выполнено, а значительное несоответствие и его причины устранены.

Задача 7: Пользуясь национальным стандартом ИСО 19011-2003, укажите наиболее важное основание для использования аудитором перечня контрольных вопросов (контрольных вопросников или «чек-листов»). Дополните свой ответ изложением назначения, содержания и правил заполнения всех видов документации аудитора: опросного листа, контрольного вопросника, журнала аудитора

При составлении перечня контрольных вопросов аудитор изучает объект проверки заранее, что ускоряет саму проверку « на месте» и не позволяет отвлекать аудитора.

Опросный лист:анкета, содержащая перечень вопросов для руководителя аудитируемого процесса (подразделения), ответы на которые используются для предварительного оценивания аудитируемого объекта.

Использование опросного листа позволяет:

• сократить время аудиторской проверки,

• сделать руководителя аудитируемого процесса (подразделения) участником аудиторской проверки,

• психологически подготовить руководителя аудитируемого
процесса (подразделения) к работе аудиторов.

Положительный ответ на вопрос опросного листа дается только тогда, когда он может быть подтвержден документом или визуально.

Подписанный опросный лист может выступать в качестве официального документа при аудиторской проверке и должен быть сохранен.

Правила состовления: Вопросы, включаемые в опросный лист, должны строиться на основе документа, определяющего критерии аудиторской проверки, и охватывать наиболее существенные части этих критериев.

• Вопросы должны формулироваться лаконично, четко и недвусмысленно с тем, чтобы они были понятны отвечающим.

• Вопросы должны формулироваться в определенной последовательности, чтобы служить своеобразным "путеводителем" аудиторской проверки.

• Вопросы должны предусматривать только однозначный ответ "да" или "нет".

• Количество вопросов должно быть минимальным, но достаточным для анализа объекта аудиторской проверки.

Правила обработки опросного листа

• Положительные ответы, которые вызывают сомнения в достоверности, должны быть рассмотрены с ведущим аудитором, а затем - с руководителем аудитируемого подразделения. Сомнения могут быть следствием следующих причин:

- неправильным пониманием вопросов сотрудниками аудитируемого подразделения;

- информацией о невыполнении требований, установленных критериями аудиторской проверки.

• Ответы, вызывающие сомнения аудиторов, должны подвергаться дополнительной проверке.

Контрольный вопросник - своеобразная «шпаргалка» аудитора.

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА КОНТРОЛЬНОГО ВОПРОСНИКА

Объект проверки	Проверяемое подразделение	Критерии проверки	Должность и Ф.И.О. собеседника	Пометки аудитора

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

Вопросы, включаемые в контрольный вопросник, должны представлять возможность развернутых ответов. Вопросы должны строиться таким образом, чтобы ответы на них давали аудитору верное представление о проверяемом объекте.Аудитору следует избегать общих, недостаточно конкретных вопросов.

Журнал аудитора-бланк, в котором аудитор фиксирует факты и другую информацию, полученные в ходе аудиторской проверки.

Журнал аудитора является наиболее удобной формой фиксации сбора информации. Записи в журнале являются основой для подготовки заключения по результатам аудиторской проверки.

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА ЖУРНАЛА АУДИТОРА

Код проверки________________________________________

Объект проверки__________________________

Критерии проверки__________________________

Проверяемое подразделение_____________________

Место проведения проверки___________________

Дата проверки_______________________

Темы проверки (разделы, пункты документа; проблемы, "выявленные в ходе прошлых проверок) Записи о состоянии объекта проверки (факты, редультаты бесед и др.) Комментарии и предложения аудитора Примечания (дополнительная информация в ходе проверки)

Записи в журнале аудитора могут использоваться в качестве свидетельств аудита, а также для:

- подготовки справки об обнаруженных несоответствиях;

- подготовки заключения о результатах аудиторской проверки;

- подготовки справок о состоянии проблем, выявленных в прошлых аудиторских проверках;

- подготовки предложений о распространении положительного опыта работы конкретного подразделения в других подразделениях.