Методи визначення та оцінка виконання функції організування

Вступ

Для ефективного управління організацією необхідно сформувати її структуру, визначити кількість і обов’язки персоналу, з’ясувати, як працівники виконуватимуть індивідуальні завдання й роботи, впровадити методи досягнення єдності дій усіх співробітників організації як соціальної цілісності. Все це забезпечується у процесі реалізації функції менеджменту ”організування”.

Організування як функція менеджменту – це процес створення структури підприємства, яка дає змогу людям ефективно працювати разом для досягнення спільної мети.

Функція менеджменту «організування» спрямована на побудову організації і формування у ній системи відносин. Побудова організації відбувається шляхом організаційного проектування, у процесі якого визначається кількість та функціональний склад підрозділів, посадові обов'язки персоналу, формується система зв'язків для ефективної взаємодії організаційних елементів.

Метою даної роботи є визначення виконання функції організування.

Цілями роботи є визначення функції організування, визначення методів оцінки організації у роботі менеджера.

Дана тема є досить актуальною, оскільки ефективна побудова організаційної структури та виконання інших функції організування є основою успішної роботи підприємства. Тому слід знати, як саме оцінити роботу менеджера у виконанні функції організування.

На практиці оцінка виконання функції організування дозволить визначити ефективність роботи менеджера в даній сфері, виявити слабкі місця в організаційній побудові підприємства та стане основою у вирішенні та виправленні проблемних місць.

Методи визначення та оцінка виконання функції організування

Будь-яка система, і тим більше система управління підприємством, потребує організації. Організаційні дії визначаються як формувальні, адаптивні та регулювальні. Вони спрямовані на забезпечення такого кількісного і якісного поєднання частин цілого, яке давало б найкращу результативність функціонування цілого. Функцію менеджменту ”організування” можна розглядати як систему заходів, котра забезпечує раціональне використання в часі й просторі всіх елементів процесу виробництва (людей і засобів виробництва). Організувати - означає створити певну виробничу структуру. Існує багато елементів, які необхідно структурувати, щоб підприємство спроможне було виконувати плани і тим самим досягати своєї мети. Таким, наприклад, є комплекс дій, пов’язаних з роботою з постачання, розподілу, виробництва, обліку, реалізації продукції. Організація роботи була центром руху за наукову організацію праці та управління в основоположників наукового менеджменту. Важливим аспектом функції ”організування” є визначення, хто саме має виконувати кожне конкретне завдання з великої кількості завдань, у тому числі і роботу з управління організацією.

Організація взаємодії людей має бути гнучкою, оперативною, надійною, економічною і самоорганізуючою. Ключовим моментом організації є вибір способів об’єднання людей у злагоджену, єдину систему. Цього досягається шляхом встановлення між ними залежності на основі єдності інтересів і результатів спільної діяльності.

Ефективність діяльності кожної фірми великою мірою залежить від того, наскільки професійно виконується функція менеджменту «організування». Сутність її полягає у формуванні певної системи відносин між окремими підрозділами підприємства, що дає змогу їм ефективно співпрацювати і досягати поставлених цілей, обираючи для цього відповідні засоби.

Організування — вид управлінської діяльності, спрямований на формування структури управління організацією, встановлення у ній системи зв'язків та відносин, що дає змогу ефективно працювати для досягнення поставлених цілей.

Системний підхід у менеджменті розглядає організацію як певну цілісність, систему, що складається із взаємопов'язаних елементів. Тобто організація як система може бути утворена лише за можливості формування і об'єднання її складових, побудови її структури, яка забезпечить стійкість, стабільність системи, дасть їй змогу реалізувати властивості, необхідні для бажаного функціонування.

Організаційна структура — упорядкована сукупність стійко взаємопов'язаних елементів, які забезпечують функціонування і розвиток організації як єдиного цілого.

Вона характеризує будову організації, просторово-часове розташування її складових, взаємозв'язки між ними і тісно пов'язана з цілями, функціями, процесом управління, роботою менеджерів і розподілом повноважень між ними. Від її ефективності залежить успішне функціонування організації.

На ефективність організаційної структури впливають:

· існуючі взаємозв'язки, що виникають між людьми у процесі виконання ними роботи, що знаходить відображення у схемах організаційних структур і посадових обов'язках;

· філософія та політика керівництва і методи його впливу на поведінку людей;

· повноваження і функції працівників організації на різних рівнях управління.

З погляду управлінської практики функція ”організування”, як і планування, вимагає від менеджера вільного володіння аналітичними навичками. Організаційна робота (організація) - це процес розподілу ресурсів для виконання планів. На цій стадії управління менеджер має врахувати всі види діяльності, що виконуються (або мають виконуватися) всіма працівниками, а також усі технічні засоби й обладнання, що використовуються працівниками в своїй діяльності.

Функція ”організування” як вид управлінської діяльності має свої цілі і принципи.

Ціль функції ”організування” полягає у виявленні здібностей (знань, умінь, навичок та ін.) людини, які б забезпечували ефективність розв’язання задач і вели до одержання позитивного результату.

Організаційна ефективність менеджменту характеризує якість побудови організації, її системи управління, прийняття управлінських рішень, реакцію системи управління на стреси, конфлікти, організаційні зміни тощо. Організаційна ефективність оцінюється за показниками, які відображають якість побудови організації та її системи управління, а саме: рівень централізації функцій управління, співвідношення чисельності управлінських працівників між різними рівнями управління, питому вагу керівників в загальній чисельності апарату управління, коефіцієнт ланковості структури менеджменту, швидкість прийняття управлінських рішень тощо.

У науковій літературі пропонується розрізняти наступні аспекти організаційної ефективності

· внутрішню ефективність – ефективність з точки зору використання внутрішніх можливостей організації (управління її внутрішніми ресурсами);

· зовнішню ефективність – ефективність з погляду використання зовнішніх можливостей організації. Дана складова великою мірою обумовлюється станом організаційного оточення, особливо його інституційними складовими, про що вже говорилось раніше;

· загальну ефективність — ефективність як сукупність двох її складових: внутрішньої і зовнішньої ефективності. Висока загальна ефективність досягається за рахунок гнучкої системи управління організацією, яка дає змогу оперативно перерозподіляти її ресурси відповідно до так званих “викликів” зовнішнього середовища;

· ринкову ефективність, яка показує, наскільки повно організація задовольняє потреби споживачів порівняно з альтернативними способами їхнього задоволення;

· цільову, чи стратегічну ефективність, яка відображає ступінь досягнення цілей організації;

· витратну або тактичну (оперативну) ефективність, яка відображає економічність способів перетворення ресурсів у процесі виробничої діяльності підприємства;

· ефективність інноваційного проекту, яка характеризується системою показників, що відображають співвідношення витрат і результатів, пов'язаних із його реалізацією.

Для оцінки функції організування можна використовувати наступні підходи:

1) Цільовий – здатність досягнення тих чи інших цілей. При побудові організаційної структури слід зважати, щоб усі ланки змогли ефективно виконувати свої цілі та завдання.

2) Системний – функція організування визначається як сукупність усіх елементів даної функції.

3) Вибірковий – оцінка окремого елементу функції організування.

Ефективність виконання функції організування можна визначити за інтегральним показником. Інтегральний підхід до оцінки виконання функції організування ґрунтується на побудові синтетичного (інтегрального) показника, який охоплює декілька часткових (безпосередньо не співставних) показників функції організування.

Інтегральний підхід з’явився як один із варіантів подолання головного недоліку переважної більшості показників ефективності виконання функції організування – неспроможності відобразити багатогранну ефективність управління в цілому. Він є спробою оцінити виконання функції організування за допомогою синтетичних (узагальнюючих) показників, що охоплюють декілька найважливіших аспектів функції організування.

Принципова формула розрахунку синтетичного показника функції організування (W) має наступний вигляд:

де Р1, Р2, … Рi; … Рn – часткові показники ефективності функції організування.

Окремо можна розглядати організаційну ефективність менеджменту персоналу.

Організаційна ефективність менеджменту персоналу займає особливе місце серед інших складових ефективності. Це пов’язано з тим, що цей показник узагальнює характеристику результативності, оптимальності і доцільності використання ресурсів організації (в першу чергу, трудових). Ефективно проведені організаційні заходи мають вагомий вплив на економічні та соціальні сфери менеджменту персоналу, а тому є передумовою досягнення відповідного рівня економічної і соціальної ефективності менеджменту персоналу.

Організаційну ефективність менеджменту персоналу аналізують за допомогою оцінювання діяльності організації за критеріями:

— якості інформаційного забезпечення (нормативно-правові акти, стандарти, організаційно-розпорядчі документи, норми, ліміти, правила, положення, інструкції, плани, графіки, договори, угоди, методичні рекомендації, довідкова література);

— ефективності комплектування й розстановка кадрів, поділ і кооперування праці, делегування повноважень;

— оптимальності організації та обслуговування робочих місць;

— сприятливості умов праці;

— ефективного моніторингу ритмічності діяльностіорганізації;

— об’ктивності звітних показників, обліку і контролю результатів виробництва в усіх структурних підрозділах.

Зважаючи на зазначені критерії, серед найважливіших показників організаційної ефективності менеджменту персоналу варто виокремити:

— стан забезпечення потреб організації в персоналі за професіями, спеціальностями, посадами та освітньо-кваліфікаційними рівнями працівників;

— ефективність використання робочого часу, кваліфікації та творчого потенціалу всіх категорій персоналу;

— рівень ритмічності діяльності (виробництва, реалізації тощо);

— якість продукції, робіт та послуг.

Основним методом аналізу економічної ефективності менеджменту персоналу є метод порівняння. Його суть полягає в тому, що обирається низка економічно важливих показників діяльності організації; потім кожен з цих показників оцінюється або на конкретну дату, або за конкретний робочий період, наприклад, за рік, квартал, місяць, за робочий день тощо. При порівнянні кожного окремого показника або групи взаємопозв’язаних чи взаємодоповнюючих показників залежно від мети аналізу за базу порівняння обирають:

— заплановане значення показника;

— досягнуте значення за декілька попередніх аналогічних періодів;

— аналогічні показники інших організацій або конкурентів.

Організаційна ефективність менеджменту персоналу відображає відповідність результатів управлінської діяльності в організації економічним та соціальним цілям організації.

Оцінити виконання функції організування можна на різних рівнях ієрархії. Для цього слід визначити наступні показники:

1. Керівники вищого рівня:

1.1. якість виконання управлінських функцій;

1.2. використання можливостей операційної системи (кількість та якість укладених договорів, пошук нових клієнтів та налагодження зв'язків з ними);

1.3. оптимальність системи управління;

1.4. керованість підприємства;

1.5. коефіцієнт використання робочого часу;

1.6. питома вага апарату управління у загальній чисельності персоналу, у фонді оплати праці, у собівартості продукції;

1.7. коефіцієнт якості управлінських функцій;

2. Керівники середнього рівня:

2.1. якість виконання управлінських функцій,

2.2. коефіцієнт використання робочого часу,

2.3. рівень та динаміка кваліфікації кадрів,

2.4. рівень механізаці та автоматизації управлінської праці,

2.5. діапазон управління,

2.6. оперативність, якість та своєчасність виконання управлінських рішень.

3. Керівники низового рівня:

3.1. якість виконання управлінських та операційних функцій;

3.2. рівень механізації та автоматизації виробничої праці,

3.3. рівень виконання виробничих планів,

3.4. рівень та динаміка кваліфікації кадрів,

3.5. рівень організації робочих місць,

3.6. діапазон управління.

Висновки

Ознайомившись з функцією організування в системі менеджменту, можна підвести підсумки вище вказаного.

Функцію менеджменту ”організування” можна розглядати як систему заходів, котра забезпечує раціональне використання в часі й просторі всіх елементів процесу виробництва (людей і засобів виробництва).

Важливим аспектом функції ”організування” є визначення, хто саме має виконувати кожне конкретне завдання з великої кількості завдань, у тому числі і роботу з управління організацією.

Організація взаємодії людей має бути гнучкою, оперативною, надійною, економічною і самоорганізуючою. Ключовим моментом організації є вибір способів об’єднання людей у злагоджену, єдину систему. Цього досягається шляхом встановлення між ними залежності на основі єдності інтересів і результатів спільної діяльності.

Загалом, організування як процес включає: визначення раціональних форм поділу праці: розподіл праці між працівниками, групами працівників і підрозділами; розробку структури органів управління; регламентацію функцій, підфункцій, робіт, операцій; встановлення прав та обов’язків органів управління і посадових осіб; підбір та розстановку кадрів.

Оцінка виконання функції організування можна визначити за трьома підходами: цільовим, системним та вибірковим. Одним з методів є визначення інтегрального показника.

Велику увагу слід звернути на оцінку організаційної ефективності керівників різних рівнів ієрархії.