 |
|
Прийоми виділення окремих частин тексту
У документах або в наукових дослідженнях особливо слід звертати увагу на терміни, що вживаються у тексті вперше. У цьому разі треба робити логічний чи сми-словий наголос на використовуваний термін або правило, теорему, визначення тощо, де він наявний. Наприклад:
Податки— система визначених відсотків, які вираховуються з відповідної оплати юридичних або фізичних осіб.
Для виділення у тексті окремих слів або частин цих слів (зрідка тексту) існує чотири способи:
1. ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ. За допомогою цього способу виділяють окремі слова.
2. У розрядку оформляються окремі слова й короткі фрази. Якщо слово пишеться у розрядку, то після кожної літери в слові наявний проміжок в один знак, а між словами й текстом роблять відступ у 2—3 знаки, щоб виді-лити слова. Розділові знаки після слів у розрядку ставляться на відстані од-ного знака, а кожне наступне слово починається через 2—3 знаки.
3. Підкреслення виступає найзручнішим способом виділення окремих слів і фраз. Лінію підкреслення починають під першою, а закінчують під остан-ньою літерою слова, яке виділяють, включаючи лапки й дужки; розділовий знак, що стоїть після слова, не підкреслюють. Ціле речення треба підкре-слювати суцільною рискою, починаючи від першої літери й закінчуючи останньою літерою речення.
4. Курсивом виділяються слова, речення, частини тексту. Цим способом зде-більшого користуються, коли текст набирають на комп’ютері.
БЛОК ІНДИВІДУАЛЬНИХ ДОМАШНІХ ЗАВДАНЬ
1. Прочитайте визначення документа. Яке з визначень, на вашу думку, є най-
більш точним? Відповідь обґрунтуйте.
1. Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді ін-формацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законо-давства юридичну силу.
2. Документ – це результат відображення конкретної інформації на спеці-альному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.
3. Документ – основний вид ділового мовлення; засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.
4. Документ – основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформа-цію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.
2. За якими ознаками класифікують документи в сучасному діловодстві? Наз-
віть їх.
3. Прочитайте визначення. З’ясуйте, які це види документів за класифікацій-
ними ознаками.
1) мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суво-ро визначеними правилами;
2) виконуються в порядку загальної черги;
3) створюються в кожному окремому випадку для розв’язання окремих си-туацій; їх друкують або пишуть від руки;
4) створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності;
5) оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці;
6) створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, що їх представляють;
7) мають чинність лише всередині тієї організації, де їх складено;
8) є результатом спілкування установи з іншими установами та організаціями.
4. На які групи поділяються документи за функціональним призначенням?
Назвіть усі відомі вам групи.
5.Розкрийте зміст понять реквізит, формуляр, бланк, трафаретний текст,
абзац, рубрикація, нумерація.
6. Дайте відповіді на запитання:
· Які види реквізитів розрізняють у сучасному діловодстві?
· Яка система нумерації застосовується в ділових паперах?
· Яких правил слід дотримуватися під час рубрикації тексту?
· 3 яких частин складається типовий абзац?
7. Назвіть способи оформлення дати.Чи відповідають запропоновані зразки
правилам оформлення? Виправше помилки, де це потрібно, й запишіть
правильно.
23 грудня 2009 року, 5.Х.01, 04.07.10, 06 липня 2010 р., 13.10.2010, 18.8.10, 27 лютого 10 року.
• Де слід розміщувати дату на документі, створеному на бланку?
• Де ставиться дата, якщо документ оформлений не на бланку?
8. Виправше. Якщо це потрібно, помилки в оформленні реквізиту «підпис». За-
пишіть правильно.
1 . Директор спеціалізованої школи № 20
Руденко О.Д. (підпис)
2. Проректор з наукової
роботи, проф. (підпис) Грінченко С.М.
3. Директор фірми «Світанок» (підпис) О.К. Рева
4. Директор ЗОШ № 240 Завуч ЗОШ № 240
Л.В. Максимчук (підпис) Н.М. Вахнюк (підпис)
5. Декан факультету
української філології (підпис) доц. І.І. Дробот
Декан факультету
іноземної філології (підпис) доц. Гончаров І.П.
6. Міністр освіти Міністр охорони
і науки України здоров’я України
(підпис) В.Г. Кремінь (підпис) С.О. Іваненко
9. Виправше помилки в адресуванні документів. Запишіть правильно.
1. Національному педагогічному університету
Імені М. П. Драгоманова
Відділу кадрів
м. Київ, вул. Пирогова, 9
2. У прокуратуру м. Києва
(адреса)
3. Директору ЗОШ № 214 м. Києва
Т.Р. Свиридову
4. Друкарня «Преса України»
Головному редакторові
В.О. Щабельському
5. м.Київ-252214
пр. Оболонський, 40, кв. 149
Сердезі Віктору Павловичу
• Розкрийте зміст понять адресат, адресант.
10.Прочитайте перелік документів. Оформіть їх як додаток до якогось
документа.
Копія свідоцтва про одруження, копія трудової книжки, довідка про склад сім’ї й місце проживання.
11. Дайте відповіді на запитання:
1. Що таке заголовок як реквізит документа? Які правила його офор-млення?
2. Що таке текст як реквізит документа? Назвіть вимоги до тексту докумен-та.
3. З яких логічних частин складається текст документа?
4. Який порядок розташування логічних елементів використовується в доку-ментах? Від чого він залежить?
КОНТРОЛЬНИЙ БЛОК
1. Розкрийте значення поданих слів за «Словником іншомовних слів».
Абзац, стандарт, штамп, реквізит, бланк, копія, діловодство, гриф, кліше, резо-люція, рубрикація, індекс, формуляр.
2. Прочитайте текст. Визначте, який це документ:
1) за походженням;
2) за місцем виникнення;
3) за спрямуванням;
4) за найменуванням.
Міністерство освіти і науки України Друкарні видавництва
ВАТ «Харцизький трубний «Освіта»
завод» 65011, Одеса-11,
86700, Донецька обл., вул. Польова, 10
М. Харцизьк, вул. Патона, 76
тел. 7-52-83
02.03.2010. № 550
Про виготовлення бланків
індивідуальних планів
роботи цехів
Просимо виготовити бланки індивідуальних планів роботи цехів на папері видав-ництва у кількості 1 (однієї) тисячі штук протягом II кварталу 2010 року. Оплату га-рантуємо.
Генеральний директор заводу (підпис) В. В. Могилко
Головний бухгалтер (підпис) К. Л. Лук’янчук
3. Складіть речення із поданими словосполученнями. В яких документах їх мож-
на використати?
Відповідно до постанови міністерства; відчуваючи гостру потребу; нагаду-ємо Вам; комісія для складання резолюції; після закінчення строку повноважень; з багатьох причин; наказ по заводу; як виняток.
4. Продовжіть речення.
1. Під час реєстрації документа йому надається реєстраційний індекс, який
складається … .
2. Підпис складається з найменування ... .
3. Документи колегіальних органів підписуються ... .
4. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є … .
5. Документування управлінської діяльності полягає … .
6. Для складання службових документів в установах використовується папір .
7. Найменування установи в документах повинно відповідати ... .
8. Дата підписання і затвердження документа оформляється… .
9. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх ... .
5. Знайдіть помилки у побудові словосполучень. Запишіть правильні варіанти
Попадати в скрутне становище; згідно розпорядження; відповідно з поста-новою; виключення з правил; прийняти участь; повістка денна; дякую Вас; вести себе; прийняти заходи; особовий приклад; любе питання; згідно наказу.
6. Складіть речення із поданими нижче словами. Запам’ятайте їх значення.
Відомість — відомість; об’єднання — об’єднання.
Довідка. Відомість — документ; відомість — звістка, популярність; об’єднан-
ня — організація; об’єднання — дія.
7. Запишіть текст, правильно оформивши заголовок та підзаголовок. Поділіть на
абзаци текст документа.
Приймання, розгляд і реєстрація документів. Приймання документів. Усі доку-менти, що надходять до установи, приймаються централізовано в канцелярії. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим пра-цівником. У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто». Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли ли-ше за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа. Попередній розгляд документів. Усі документи, що надійшли до установи, підлягають обов’зковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється керівником канцелярії установи або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов’язків між працівниками. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі над-ходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефоно-грами розглядаються негайно.
8. Оформіть дату цифровим способом. Поясніть, яким днем датується документ.
П’ятого вересня дві тисячі другого року, дванадцятого липня тисяча дев’ятсот п’ятдесят четвертого року, восьмого лютого дві тисячі третього року, двадцятого бе-резня двохтисячного року, першого січня тисяча дев’ятсот дев’яносто дев’ятого року.
9. Перепишіть, вставляючи, де потрібно, пропущені букви. Правильно оформіть
заголовок, підзаголовки, поділивши текст на абзаци. Абзацне членування допов-
ніть нумерацією рубрик тексту.
Складан...я та оформлен…я службових документів. Складан…я документів. Для складан...я службових документів в установах повинен використовуватися папір фор-матів А3 (294 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Як правило, усі служ-бові документи повин...і оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляют...ся згідно з вимогами державних стандартів. Оформлен...я документів. Службовий доку-мент, що складаєт...ся в установі, повинен мати обов’язкові р...квізити і стабіл...ний порядок їх розміщен...я.
· Назвіть групи документів за:
а) напрямком; б) призначенням; в) формою.
ОПОРНИЙ КОНСПЕКТ
ВИДИ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ КЛАСИФІКАЦІЯ
Класифікація— це розподіл документів на класи за узагальненими ознаками споріднення та відмінності.
Згідно з унормованими вимогами за ознаками вирізняють такі класифікації документів:
| № п/п | Ознаки класифікації | Групи документів |
| 1. | За найменуванням | Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін. |
| 2. | За походженням | Службові (офіційні) й особисті (приватні). Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в уста-новленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності. |
| 3. | За місцем укладання | Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чин-ність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спіл-кування установи з іншими установами чи організаціями. |
| 4. | За змістом і спеціалізацією | Загальні, з адміністративних питань, з питань планування оперативної діяльності, підготовки та розподілу кадрів тощо. |
| 5. | За призначенням | Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрово-контрактні, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, госпо-дарсько-договірні, організаційні, розпорядчі. |
| 6. | За напрямом (спрямуванням) | Вхідні, вихідні Вхідні, що надходять до закладу, підприємства, фірми. Вихідні, що адресовані за межі установи, організації. |
| 7. | За формою (способом виготовлення, структур-ними ознаками) і ступе- нем стандартизації та реґ-ламентації | Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні), трафаретні. Стандартні – це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Ії дру-кують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви). Індивідуальні документи укладаються в кожному конкретному випадку для вирішення чи з’ясування окремих ситуацій. Їх друкують чи пишуть від руки (щоразу по-новому). Це заява, рапорт, доповідна записка, пояснювальна записка, автобіографія, резюме, характеристика тощо. Трафаретні документи виготовляються друкарським способом: незміню-вана частина їх тексту друкується на бланку, а для змінної інформації зали-шаються вільні місця. Ця форма набуває дедалі більшого поширення, адже дає можливість економити час і полегшує машину обробку (анкета, служ-бовий лист, довідка, перепустка тощо). |
| 8. | За терміном виконання | Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові. Звичайні безстрокові – це такі, які виконують в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, теле-фонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позна-чення “дуже терміново”. |
| 9. | За ступенем гласності | Для загального користування, службового користування, таємні, конфі-денційні тощо. |
| 10. | За послідовністю створення | Оригінали, копії. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штам-пом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії докумен-та обов’язково робиться помітка вгорі праворуч “копія”. Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні. |
| 11. | За складністю (кількістю відображених питань) | Прості, складні. Прості – відображають одне питання, складні – декілька. |
| 12. | За юридичною силою | Справжні (істинні) – ті, що видані в установленому законом порядку з додержанням усіх правил. Справжні документи бувають чинні і нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-якої причини. Підробні (фальшиві) – документи, в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. Підробленими документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять ви-правлення, підчистки тощо. Інтелектуальна підробка виражається у скла-денні й видачі документа свідомо неправильного змісту, хоч і правильного з формального боку. |
| 13. | За терміном зберігання | Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного збері-гання. |
| 14. | За технікою відтворення | Рукописні, відтворені механічним способом. |
| 15. | За носієм інформації | На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті. |
| 16. | За способом фіксації інформації | 1) письмові,до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки; 2)графічні,в яких зображення об’єктів передається за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани, що цінні своєю ілюстративністю; 3)фото- та кінодокументистворюються способом фотографування й кінематографії (фотоплівки, діафільми, кінофільми). На них можна зафіксувати ті явища і процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо; 4) фонодокументи – такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування і відтворюють звукову інформацію (магнітофонні, дик-тофонні); 5) інші різновиди, що можуть з’явитися при розвитку інформаційних тех-нологій. |
| 17. | За видом матеріальної основи та формою носія | Традиційні (з паперовою основою); аудіовізуальні; електронні. |
ПЛАН ЗАНЯТТЯ
Тема заняття:«Загальні вимоги до складання документів. Текст документа.
Основні реквізити. Види документів»
Мета заняття:
Дидактична – розширити, поглибити і деталізувати наукові знання щодо
призначення, класифікації та видів службових документів, отримані студентами в процесі самостійної роботи; при-щеплювати уміння і навички складання та оформлення текстів документів.
Виховна –розвивати логічне та аналітичне мислення, усне мовлення студентів; професійну компетентність, майстерність май- бутніх фахівців.
Вид заняття: лекція.
Вид лекції: вступна проблемна лекція.
Форма проведення заняття: інтерактивна лекція з елементами евристичної бесі-
ди, мультимедійні презентації.
Міжпредметні зв’язки:
Забезпечуючі:українська мова, інформатика.
Забезпечувані:виробнича практика.
Методичне забезпечення: методична розробка заняття, опорні конспекти, роз-
датковий матеріал, презентації, ДСТУ 4163 - 2003.
Література:
Обов’язкова:1. Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: Навч. посіб.
для вищ. та серед, спец. закл. – 4-те вид., переробл. і
допов. – К.: А.С.К., 2002. – 297 с.
2. Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлен-
ня: професійне і непрофесійне спілкування. – Донецьк:
ТОВ ВКФ «БАО», 2004. – 480 с.
3. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Літера,
2000.
Додаткова:1. ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система доку-
ментації. Уніфікована система організаційно-розпоряд-
чої документації. Вимоги до оформлювання документів.
2. ДСТУ 2732 —2004 Діловодство й архівна справа. Термі-
ни та визначення понять.
Технічні засоби навчання: ноутбук, мультимедійний проектор, екран.
ХІД ЗАНЯТТЯ