 |
|
Документаційне забезпечення менеджменту персоналу
Документаційне забезпечення — організація роботи з документами, що обертаються в системі управління персоналом. Його основою є діловодство — повний цикл обробки і руху документів з моменту їхнього створення працівниками кадрової служби (чи одержання ними) до завершення виконання і передачі в інші підрозділи.
Основними функціями документаційного забезпечення системи керування персоналом є: своєчасна обробка документації; доведення документації до відповідних працівників системи управління персоналом; друкування документів по кадрових питаннях; реєстрація, облік і збереження документів по персоналу; формування справ відповідно до номенклатури, затвердженої для даної організації; копіювання і розмноження документів по кадрових питаннях; контроль за виконанням документів; передача документації по вертикальних і горизонтальних зв'язках та ін.
У залежності від розмірів організації діловодство може або здійснюватися безпосередньо в одному підрозділі (канцелярії, загальному відділі, секретаріаті), або бути розосереджене по різних ланках. У першому випадку діловодство за формою організації робіт є централізованим, у другому — децентралізованим. На практиці переважає змішана форма, коли частина найбільш важливих, загальних для всієї організації робіт виконується в одному місці, а інша частина робіт — у всіх підрозділах і службах, у тому числі в кадровій службі. У цьому випадку відповідальність за діловодство в системі управління персоналом покладається або на секретаря, референта керівника кадрової служби, або призначається відповідальний з числа її працівників.
Вимоги до оформлення документів базуються на державних стандартах уніфікованих систем документації. Основними діючими державними стандартами в галузі документів і діловодства є:
- ДСТ 16487-83 «Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення»;
- ДСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядницької документації. Вимоги до оформлення документів» та ін.
У підсистемі управління персоналом, як і в системі управління всією організацією впроваджені і ведуться наступні уніфіковані системи документації:
- планова (планові завдання по кадрових питаннях, заявки на молодих фахівців, навчання, планові розрахунки по чисельності, оплаті праці і т. ін.);
- первинна облікова (по обліку праці і заробітної плати);
- звітно-статистична (по чисельності, балансу робочого часу, заробітній платі, продуктивності праці, вивільненню працівників і т.п.);
- по соціальному забезпеченню (по пенсіях, посібникам, пільгам, соціальному страхуванню і т.п.);
- організаційно-розпорядницька (акти, листи, доповідні записки, заяви, інструкції, анкети, пояснювальні позови, положення, постанови, правила, накази, протоколи, розпорядження, рішення, устав і т.п.).
Кожен підрозділ служби управління персоналом розробляє, оформляє, виконує ту документацію, що відповідає його функціональному призначенню. Так, відділ кадрів в обов'язковому порядку веде наступні кадрові документи: особисті справи працівників організації, що включають особовий листок, анкету, автобіографію, копії документів про освіту, рекомендацію і т. ін.; особисті картки; трудові книжки, пенсійні справи, трудові договори (контракти) і т. ін. Порядок роботи з цими документами регламентован, як правило, галузевими і відомчими нормативно-методичними матеріалами.
У підрозділах управління персоналом складається і виконується ряд документів відповідно до вищенаведеної класифікації (проекти наказів по кадрових питаннях).
ТЕМА 6. ПЛАНУВАННЯ ТА ФОРМУВАННЯ ПЕРСОНАЛУ
6.1 Кількісний склад служби управління персоналом
6.2 Закордонний досвід планування та формування структури персоналу організації