 |
|
Довідки, їх види та правила оформлення
Довідка - документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру.
Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.
Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, а внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.
Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.
Реквізити довідки:
1. Код підприємства, код форми документа.
2. Реквізити штампа загального бланку.
3. Назва виду документа.
4. Дата.
5. Індекс.
6. Заголовок до тексту.
7. Адресат.
8. Текст.
9. Відмітка про наявність додатків (якщо є).
10. Підпис.
11. Відмітка про направлення до справи.
В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.
Зразок довідки:
|
Протокол
Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за ДСТУ).
Протокол може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи інший факт. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:
1. Скорочені - містять назву обговорюваних питань, прізвища доповідачів та виступаючих осіб і прийняті рішення.
2. Повні - в тексті яких окрім рішень, коротко записують виступи доповідачів та виступаючих та інших учасників зборів, нарад, засідань, конференцій.
3. Стенографічні - всі виступи записують дослівно.
В залежності від способу фіксації протоколи можуть бути рукописними (машинописними), стенографічними, фонографічними.
Реквізити протоколу:
1. Найменування організації та її підвідомств.
2. Назва документа (протокол).
3. Порядковий номер протоколу (після слова протокол).
4. Дата засідання.
5. Місце засідання.
6. Гриф затвердження (якщо є необхідність затверджувати).
7. Заголовок до тексту.
8. Кількісний склад учасників (якщо до 10-12 називають усіх, якщо більше - вказують загальну кількість + реєстраційний лист).
9. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар).
10. Порядок денний (питання, запропоновані для розгляду у називному відмінку).
11. Текст.
12. Перелік додатків з вказанням кількості сторінок.
13. Підписи голови та секретаря.
14. Гриф затвердження (якщо необхідно).
Текст має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі протокол повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного.
В кожній позиції текст складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвища доповідача пишуть з нової стрічки в називному відмінку, ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови, Якщо є текст виступу - пишуть (текст доповіді прикладається).
В другій частині наводять прізвища виступивших і коротке викладення виступу.
В постановляючій частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами.
Зразок протоколу:
| ПРОТОКОЛ №8 згальних зборів студентів ІІ курсу природничо – географічнго факультету 10.05.2004 м. Київ Голова: Литвиненко С. В. Секретар: Шульга В. О. Присутні: декан факультету доц. Кулик В. П., доц. Куценко А. А., доц. Кучер П. І., асистенти: Зазимко Б. М., Литвин Ф. С., студенти ІІ курсу. Порядок денний: 1. Підготовка студентів до виробничо – польової практики. 2. Робота з озеленення й благоустрою прилеглої території. 1. СЛУХАЛИ: Куценко А. А. Інформація керівника виробничо – польової практики. ВИСТУПИЛИ: Зазимко Б. М. вніс пропозицію поділити студентів на групи, чітко визначити кожному завдання й години роботи на ділянці. Литвин Ф. С. зазначив, що до початку практики треба підготувати рослини, реактиви. УХВАЛИЛИ: 1. Усім студентам взяти участь у виробничо – польовій практиці. 2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт. 3. Поділити студентів на групи й визначити час роботи на ділянці. Голова зборів (підпис) С. В. Литвиненко Секретар (підпис) В. О. Шульга |
Службові листи
Службовий лист - засіб обміну інформацією та оперативного управління різноманітними процесами діяльності організації.
На службову переписку припадає 80% від загального обсягу документації організації. Ділові ситуації, які потребують складання ділових листів можна поділити на: