Главная | Обратная связь

Організація діловодства в установах

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління організації чи установи, організаційну культуру. Якщо процес діловодства поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов’язані з функціонуванням апарату управління.

Основні поняття діловодства

Діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій. Діловодство являє собою повний цикл опрацювання та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання, відправлення або передачі на зберігання до архіву. Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його механізації і автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

Оскільки діловодство має переважно службовий характер, відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб’єктів господарської діяльності.

В усі часи діловодство становило важливу ділянку державної діяльності. У кожній країні вироблялися свої специфічні форми і назви діловодних служб та посад, форми державного діловодства, стиль діловодства і навіть ділова мова.

Діловодство в установах може бути частково або повністю централізоване. Його ведення покладається на спеціальні служби – управління справами, канцелярії чи секретаріати. Загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких покладається у межах наданих їм прав ряд обов’язків і які відповідають за організацію діловодства в установі.

Загальні правила діловодства охоплюють документування управлінської діяльності установ, яка здійснюється шляхом видання розпорядчих документів відповідно до актів законодавства.

Діловодство виключає правила складання текстів та оформлення службових документів встановленої форми на бланках установи за відповідними вимогами до тексту документа, який повинен мати обов’язкові реквізити.

Окремий порядок і правила ведення встановлені для діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації. За окремим порядком здійснюється діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється законом. Цей порядок визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Організація діловодства умовно ділиться на дві частини:

- забезпечення своєчасного і грамотного створення документів ;

- організація роботи з документами: одержання – передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архіву, знищення.

Діловодство є важливою складовою роботи кожної установи, у процесі якого беруть участь усі працівники установи: одні створюють документи. Інші забезпечують їх передачу, ще інші керуються цими документами у своїй практичній діяльності.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі.

Документування – це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення. Процес документування досить складний. Швидкість рукописного складання чернетки у 80 разів менша за швидкість мислення і в 20 – 25 разів – за звичайну швидкість мови. Слід врахувати, що допоміжні операції в роботі з документами (процес фіксації думки на папері, запис різних відомостей, арифметичні підрахунки, друкування та ін.) переважають над формуванням інформації, яку передбачається перетворити в документ. Це пояснюється недосконалістю документування, нестачею технічних засобів роботи з документами.

Організація роботи з документами – це створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві. В організації роботи з документами важливе значення має підвищення оперативності проходження документів по стадіях управлінського процесу і зменшення витрат праці і часу на цю роботу. Від 30 до 45 відсотків свого робочого часу спеціалісти витрачають на виконання роботи з документами. Тому організація роботи з документами повинна бути суворо підпорядкована принципу ділової необхідності.

Документообіг – рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік. Завдання правильної організації документообігу є встановлення раціональної послідовності руху і опрацювання документованої інформації, досягнення необхідної точності, яка забезпечує швидке проходження документів від моменту їх одержання до виконання. Доцільно розробляти схеми проходження і опрацювання основних видів документів, що повинні ґрунтуватись на принципі однократної реєстрації документів і децентралізації відповідності при виконанні управлінських функцій.

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства.

Повну централізацію діловодства рекомендується для застосування в установах з обсягу документообігу до 10 тис. документів на рік і невеликою кількістю структурних підрозділів. Децентралізована система діловодства має місце в установах з територіально роз’єднаними структурними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. одиниць на рік.