Главная | Обратная связь

Правила та принципи документування

Система проходження документів у тому чи іншому випадку повинна ґрунтуватись на принципі однократної реєстрації документів і централізації відповідальності в процесі виконання управлінських функцій. В організації слід чітко визначити відповідальність керівників і спеціалістів різного рівня за вирішення певних питань, що дасть змогу передавати документ безпосередньо виконавцеві, який відповідає за його роз’язання, уникнути дублювання операцій з документами.

Для правильної організації документообігу важливе значення має також принцип паралельності, тобто одночасного виконання операцій з кількома копіями документів.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення цієї інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади та актів органів державної виконавчої влади, місцевого самоврядування.

Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні системи документаційного забезпечення державного управління і діловодства подають установи Державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників організацій та установ усунення виявлених під час перевірок недоліків, забезпечуючи таким чином нормативно-методичну базу діловодства.

Значення документа та діловодства для суспільства полягає передусім у тому, що з їх допомогою відображаються взаємовідносини, які виникають у процесі фіксування відносин службового та приватного характеру, між юридичними або фізичними особами, в повсякденному житті.

Особливо велике значення має діловодство в здійсненні дієвого контролю за виконанням рішень, оскільки видати наказ чи винести резолюцію – це лише перша стадія керівництва. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організації роботи будь-якої установи чи закладу. Добре налагоджена організація діловодства передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це одночасно дає змогу виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому, надає роботі управлінської структури конкретності й оперативності, дозволяє відтворити єдину державну систему діловодства – науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

У зв’язку з цим, документи перетворюються на незамінні довідники, а з плином часу набувають науково-історичної цінності та стають джерелом знань. Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів у різних галузях людської діяльності і розробляє принципи побудови систем документування й діловодства - називається документознавством.