 |
|
Диференціація управлінських документів в установі
Сукупність управлінських документів, що циркулюють в установі, можна диференціювати за певними їх ознаками. Ця процедура здійснюється, як правило, виходячи з потреб практичної роботи з документами чи під час вирішення документознавчих дослідницьких завдань. Процес поділу документів за будь-якими їхніми ознаками – характеристиками інформації, носія документної інформації, властивостями, обіговими даними тощо - є процесом класифікування документів. Втім, можливі різні будови класифікацій (класифікаційних схем) управлінських документів. Є, так би мовити, прості класифікації, що не мають більше одного рівня поділу, тобто в яких відсутні класифікаційні ряди. Процес диференціації тут можна назвати групуванням, а його результатом - виокремлення груп документів.
Зокрема, в установі управлінські документи можна групувати за такими ознаками:
- за послідовністю створення: оригінал, дублікат, копія, витяг з документа (оригінал -примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили; дублікат -повторно оформлений службовий документ, замість втраченого чи пошкодженого оригінацу, що має
* Тут не розглядаються всі випадки поділу управлінських документів за інформаційними характеристиками чи ознаками носія документної інформації, оскільки цей матеріал викладається п курсі "Загальне документознавство".
таку ж юридичну силу; копія - документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак; витяг з документа – засвідчена копія частини тексту службового документа );
- за рівнем доступу: загальнодоступні в установі, для службового користування (документи, що містять конфіденційну інформацію), секретні (документи, що містять таємну інформацію);
- за юридичною силою: що мають юридичну силу і що не мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили юридичну силу).3азначені прості класифікації однорівневі, тобто виділені групи документів не мають подальшого поділу на якісь види. При класифікуванні управлінських документів установи можна побудувати і дворівневі класифікації, де вже групи (класи) документів поділяють на підгрупи (підкласи) та види документів. Видами документів, у даному разі, є номінали (акт, протокол, наказ) чи, що найчастіше - види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання колегії міністерства, наказ про заохочення).
Зокрема, у такій простій класифікації управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу), вхідні документи вже можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації. Дворівневу структуру, в основі якої знаходяться види номіналів управлінських документів, мають також їхні класифікації на документи, що підлягають і не підлягають затвердженню, на які ставиться і не ставиться гербова печатка, тюж за строками виконання (безстрокові, термінові, дуже термінові, що обумовлені нормативними актами, та зберігання (постійного, тимчасового)*.
Вид номіналу документа (наприклад, акт про списання матеріальних цінностей, наказ про ліквідацію підприємства, заява про надання відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкривається в його змісті (зміст документа - інформація в документі, необхідність фіксації якої є основною метою його створення). Зміст управлінського документа містить рішення щодо здійснення управлінської дії, спрямованої на розв'язання кадрових, фінансових питань, питань з основної діяльності, матеріально-технічного постачання тощо. Саме тематика документів є однією з первинних засад для групування документів під час формування їх у справи в діловодстві установи.
* Зміст цих класифікацій розглядається у навчальному курсі з діловодства.
Тематика управлінських документів також дає підстави для об'єднання видів їх номіналів у певні класи управлінської документації, наприклад: торговельна, цінова, документація з Пенсійного фонду тощо. Однак, в документації установи поділ документів відбувається не тільки за тематичною, я й за функціональною ознакою. Наприклад, поділ на документи, що виконують організаційну, розпорядчу, первинно облікову, планову, звітну, статистичну функцію. Об'єднання видів номіналів цих документів (вони можуть бути тематично різними, наприклад: з кадрових, фінансових чи ресурсних питань) дає відповідні класи управлінської документації - організаційно-розпорядча, первинно-облікова, планова, звітно-статистична. Ці класи називають ще системами документації, що є підсистемами управлінської документації (див.:
1.3.1. Основні поняття управлінського документознавства). Розглянемо загальну класифікаційну схему систем документації.