 |
|
Класифікації систем документації
Всі системи документації можна поділити на базові, інфраструктурні та дисциплінарні.
Базові - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (наука, освіта, виробництво тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування. Блок включає такі системи документації:
- наукова;
- виробничо-експлуатаційна;
- навчальна;
- економічна;
- громадсько-політична;
- судова;
- законодавча;
- військово-оборонна;
- документація органів внутрішніх справ країни;
- цивільно-реєстраційна;
- документація системи охорони здоров'я.
Безперечно, склад цих систем не охоплює всієї різноманітності сфер соціальної діяльності, однак тут представлені сукупності з найбільш усталеними формами документів. Система виробничо-експлуатаційної документації включає документи з усіх галузей
промислового (у тому числі енергетичного) та сільськогосподарського виробництва, а також різних сфер технологічної експлуатації (транспорту, зв'язку тощо). Цивільно-реєстраційна - це умовна назва документації, що утворюється у результаті фіксації актів громадянського стану, Кожна з груп має певні сукупності видів документів, а деякі містять ряд систем документації. Такими є, зокрема, перші чотири групи:
НауковаЕкономічна
науково-організаційна; - торговельна;
- науково-дослідна; - зовнішньоторговельна;
- дослідно-конструкторська; - фінансова;
- дослідно-технологічна; - цінова;
- патентна - банківська.
Навчальна Виробничо-експлуатаційна
- навчально-організаційна; -виробничо-організаційна;
- навчально-дослідна; -виробничо-конструкторська;
- навчально-контрольна. -проектна;
-експлуатаційно-технологічна.
Науково-організаційна, виробничо-організаційна та навчально-організаційна підгрупи документації включають плани та програми організації діяльності у певній сфері. Вони відрізняються від планової управлінської документації своїми завданнями та змістом. Наприклад, план науково-дослідної роботи наукової організації – це плановий управлінський документ, а тематична карта чи робочий план з теми – науково-організаційні документи Або ж план роботи вузу (факультету, кафедри) – це управлінський документ, а навчальний план зі спеціальності (кваліфікації чи навчальна програма з курсу, програма практики – навчально-організаційні. Навчально-контрольні документи - це списки питань до заліку, іспиту, екзаменаційні білети, контрольні програми перевірки знань за допомогою персонального комп'ютера тощо. Безперечно, ряди кожної з підгруп можна продовжити. Наприклад, до економічної документації можна було б додати ліцензійну, інвестиційну тощо.
Інфраструктурні види документації названі так тому, що функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної
діяльності (наука, виробництво, навчання, економічна сфера тощо)
Цей блок включає такі групи:
Управлінська
- організаційно-розпорядча;
- первинно-облікова;
- звітно-статистична;
- планова;
- бухгалтерсько-облікова.
Нормативна
- документація з пожежної безпеки;
- документація з охорони праці;
- документація із стандартизації;
- документація із сертифікації;
- метрологічна.
Інформаційна
- реєстраційно-облікова;
- документація систем інформаційного обслуговування.
Дисциплінарні- це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Групування документів у межах блоку здійснено за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні, природничі. їхня диференціація за більш-менш сталими видами документації має такий вигляд:
Технічна
- будівельна;
- транспортна;
- енергетична;
- житлово-комунальна.
Гуманітарна
-етнографічна;
-археологічна.
-соціологічна
Природнича
-геологічна
-картографічна
- гідрологічна;
- метеорологічна.
Безперечно, таким чином можна поділити документацію за всіма дисциплінами, оскільки в кожній існує науково-дослідна чи дослідно-конструкторська документація. У даному разі ці приклади характеризують найбільш розвинені комплекси, що утворюють специфічні системи, і така документація, як правило, є об'єктом вивчення для наступного зберігання в архіві. Можна відзначити також наявність і міждисциплінарних видів документації, в яких відбивається проблематика різних наукових дисциплін. Зокрема, в космічній чи екологічній документації відкладаються документи, пов'язані з природничими, технічними науками, соціологією, економікою тощо.
Слід зауважити, що проблеми розроблення класифікації систем документації ще до кінця не вирішені. Часто об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем. Приклад врахування цих чинників подає такий нормативний документ у діловодстві та архівній справі, як "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" (К., 1997), в якому види номіналів документів подані за сферами соціальної діяльності та їхніми окремими напрямами; Інший приклад ілюструє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської документації. У ньому системи документації, що у викладеній вище схемі згруповані під назвою "економічна", віднесені відповідно до управлінської документації. Об'єднання таких систем документації спричинено як усталеним підходом до розгляду складових підсистем управлінської документації у традиційному документознавстві (див.: 1.2. Основні періоди розвитку управлінського документознавства як наукової дисципліни), так і розумінням поняття «управлінська інформація» не тільки у внутрішньовідомчому аспекті, а й у масштабах всієї держави. Саме тому, наприклад, у класифікаторі подане як підкласи організаційно-розпорядчої документації, так і зовнішньо-торговельної. Розглянемо більш детально цей класифікатор.
*Його вивчення здійснюється у навчальному курсі з діловодства.
2.3. Державний класифікатор управлінської документації 2.3.1. Призначення та структура ДКУД
ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме - при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію міністерства, товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. Слід зауважити, що ДКУДвходить до системи державних класифікаторів техніко-економічної інформації, створення яких почалося ще в СРСРу 1960-ті роки під час розроблення автоматизованих систем управління (АСУ).Вони призначалися для фіксації кодових позначені» класифікаційних одиниць в класифікаторах об'єктів, суб'єктів, процесів та іншої інформації, необхідної для управління народним господарством. Зокрема, були створені загальносоюзні класифікатори підприємств та організацій галузей народного господарства, продукції, професії! тощо. В Україні на заміну цим класифікаторам розроблено вітчизняні нормативні документи, наприклад, замість "Общесоюзного классификатора предприятий и организаций" застосовують "Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України".
На заміну "Общесоюзного классификатора управленческой документации" (ОКУД) у 1997 р. Держстандартом України* було опубліковано "Державний класифікатор управлінської документації" (ДК 010-96), що був розроблений госпрозрахунковим центром "Економіст" та Державним науково-дослідним інститутом інформатизації і моделювання економіки при Президентові України за участю ряду міністерств і відомств України Зміни у складі та змісті ряду класів документації зумовили йото доопрацювання і повторне видання ДКУД Держстандартом у 1999 р.
Таким чином, ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є
* Тепер - Державний комітет України з мигань технічного регулювання та споживчої політики.
державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації (див.: 3.3.Основні напрями уніфікації управлінської документації). У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їх унікальними кодовими позначеннями.
Крім зазначеного вінце призначення ДКУД для кодування інформації (надання ідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційних системах, він використовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації, організації ведення відповідних класів документації у даному класифікаторі.
ДКУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначеннями:
- організаційно-розпорядча документація -02;
- первинно-облікова документація - 03;
- банківська документація - 04;
- фінансова документація - 05;
- звітно-статистична документація -06;
- планова документація -07;
- ресурсна документація - 08;
- торговельна документація - 09;
- зовнішньоторговельна документація - 10;
- цінова документація - 13;
- документація з пращ, соціальних питань і соціального захисту населення - 15;
- документація з побутового обслуговування населення - 17;
- бухгалтерсько-облікова документація - 18;
- документація з Пенсійного фонду - 20;
- словниково-довідкова документація - 21.
Як зазначалося вище, в ДКУД використано три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) - підклас УСД (підклас документації) -УФД (вид номіналу документа) На рівні конкретного документа, тобто УФД, виду номіналу, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки - код класу УСД, ще два знаки - код підкласу УСД і три знаки - відповідний реєстраційний номер УФД. Наприклад, наказ про звільнення в ДКУД має код 0203008, оскільки реєстраційний
номер його форми 008 і вона входить до підкласу "Документація управління кадрами", що має код 0203 у класі "Організаційно-розпорядча документація" (код 02).
Наведемо фрагмент ДКУД (у графі "індекс" - абревіатура назви УФД):
| Код | Назва УФД | Індекс |
| Організаційно-розпорядча документація | ||
| Документація з організації систем управління | ||
| Акт про створення міністерства | АСМ | |
| Акт про створення корпорації, концерну, асоціації, компанії | АСК | |
| Наказ про створення промислового об'єднання | НСПО | |
| Наказ про створення виробничого об'єднання | НСВ | |
| Наказ про створення підприємства | НСП | |
| Наказ про реорганізацію міністерства | НРМ | |
| Наказ про реорганізацію корпорації, концерну, асоціації, компанії | HPK | |
| Наказ про реорганізацію промислового об'єднання | НРПО | |
| Наказ про реорганізацію виробничого об'єднання | HPB | |
| Наказ про реорганізацію підприємства | НРП | |
| Акт про ліквідацію міністерства | АЛМ | |
| Акт про ліквідацію корпорації, концерну, асоціації, компанії | АЛК | |
| Акт про ліквідацію промислового об'єднання | АЛПО | |
| Акт про ліквідацію виробничого об'єднання | АЛВ | |
| Акт про ліквідацію промислового підприємства | АЛП | |
| Акт про ліквідацію міністерства і створення ліквідаційної комісії | АЛМСЛК |
Слід ще раз зазначити, що перелік класів УСД в ДКУД - це не тільки види управлінської документації (чи їхні сукупності видів номіналів), які створюються і функціонують в кожній установі, а й специфічні види документації, що розглядаються як управлінська у загальнодержавному масштабі і створюються у профільних установах (наприклад, система зовнішньоторговельної документації). Крім того, слід також нагадати, що ДКУД містить тільки затверджені і зареєстровані УФД, тому не всі види номіналів управлінських документів зафіксовані у ньому. Через це доповненням ДКУД можуть
бути галузеві класифікатори документації, що на відміну від нього затверджуються не Держстандартом України, а відповідними міністерствами, державними комітетами, іншими уповноваженими відомствами.
2.3.2. Ведення ДКУД
Розробниками ДКУД видані нормативні документи, що регламентують порядок його ведення, яке полягає у внесенні змін і доповнень з метою підтримки класифікатора в актуальному і достовірному стані. Процес формування пропозицій щодо внесення змін і доповнень до ДКУД також унормований розробником.
Зміни і доповнення ДКУД можуть відбуватися у разі реорганізації системи державного управління в Україні, зміни назв класів та підкласів УСД чи їхніх УФД, скасування підкласів УСД, окремих УФД, впровадження нових класів УСД, їхніх підкласів, УФД. Таке коригування зумовлює відповідні зміни кодів та індексів в ДКУД. За необхідності можливе щорічне оновлення класифікатора. Ведення ДКУД здійснюється переважно на підставі пропозицій розробників УСД. Підставою для формування пропозицій розробників УСД є розроблення, затвердження та ведення відповідних класів управлінської документації, що і зумовлює включення нових, скасування або зміни діючих уніфікованих форм управлінських документів.
Розробниками уніфікованих систем документації, представлених в ДКУД є:
| Код класу | Найменування УСД | Ррзробник |
| Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації | Держкомархів України | |
| Уніфікована система первинно-облікової інформації | Держкомстат України |
*За станом на 1..02.2003 р. назви деяких установ змінені, а окремі з цих установ - ліквідовані. Так, Міністерство економіки має тепер назву Міністерство економіки та з питань європейської інтеграції України. Це міністерство виконує функції розформованого Міністерства зовнішньоекономічної діяльності України. Ліквідовано Дсржкомресурси України (сьогодні функціонує державна акціонерна компанія "Укрресурси", що має певне підпорядкування Державному комітету з державного матеріального резерву).
| Уніфікована система банківської документації | Національний банк України | |
| Уніфікована система фінансової документації | Мінфін України | |
| Уніфікована система звітно-статистичної документації | Держкомстат України | |
| Уніфікована система планової документації | Мінекономіки України | |
| Уніфікована система ресурсної документації | Держкомресурси України | |
| Уніфікована система торговельної документації | Міністерство зовнішньоекономічних зв'язків України | |
| Уніфікована система зовнішньо-торговельної документації | Міністерство зовнішньоекономічних зв'язків України | |
| Уніфікована система цінової документації | Мінекономіки України | |
| Уніфікована система документації з праці, соціальних питань і соціального захисту населення | Міністерство праці та соцполітики України | |
| Уніфікована система документації з побутового обслуговування населення | Укрсоюзсервіс | |
| Уніфікована система бухгалтерсько-облікової документації | Мінфін України | |
| Уніфікована система документації з Пенсійного фонду | Пенсійний фонд України | |
| Уніфікована система словниково-довідкової документації | Національне агентство з питань інформатизації при Президентові України |
ЛІТЕРАТУРА
Основна
1. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98. - К.: Держстандарт України, 1999. - 50 с.
2. Банасюкевич В.Д., Баркалова О.М. О создании и развитии документных классификаций // Развитие советского документоведе-ння (1917-1981): Сб. науч. тр.-М.: ВНИИДАД, 1983.-С. 100-117.
3. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / УДНДІАСД, ДАКККіМ. - К., 2000. - С. 126-133.
Додаткова
1. Положення про ведення Державного класифікатора управлінської документації (ДКУД): Нормативний документ / Держкомстат України.-К., 1997.- 10 с.
2. Бибик СП. та ін. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. - К.: Довіра, 1997. - С. 6.
3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 2-е вид., перероб. і дои. - К.: Либідь, 2000. - С. 5-8.
4. Черешня А.Г. О классификации документов систем управления // Проблемы классификации в аі-хивсзедении и документоведении: Сб. науч. тр. / ВНИИДАД. - М., 1987. - С. 39-57.
Питання для самоконтролю знань
1. Роль та завдання класифікації управлінських документів.
2. Класифікування управлінських документів за різними ознаками.
3. Критерії класифікування управлінських документів.
4. Типи (класи) управлінської документації.
5. Базові види документації.
6. Інфраструктурні види документації.
7. Дисциплінарні види документації.
8. Призначення Державного класифікатора управлінської
документації (ДКУД).
9. Структура ДКУД.
10. Ведення ДКУД
3. УНІФІКАЦІЯ ТА СТАНДАРТИЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ
3.1. Зміст уніфікації та стандартизації службових документів
Одним з напрямів удосконалення системи класів управлінської документації є уніфікація та стандартизація її елементів. Серед основних причин, що зумовлюють необхідність проведення цих робіте:
- наявність видів службових документів з дубльованою інформацією їхніх текстів;
- відсутність єдиних підходів (вимог) до процесів укладання цих текстів та оформлення документів, взаємозв'язку між документами, що належать до одного класу (підкласу) управлінської документації;
- необхідність упорядкування й визначення оптимального складу показників, зафіксованих у документах.
У широкому теоретичному розумінні уніфікація - це оптимальне зменшення кількості елементів та забезпечення їхньою співнадання в об'єктах, що складають комплекс або систему. Основою уніфікації є повторюваність управлінських ситуацій та рішень, що документуються, необхідність фіксації типових процесів та явищ. Втім, у цій сфері мають місце й унікальні ситуації, результатом чого є разова поява унікальних за оформленням документів, які, безперечно, не є об'єктами уніфікації.
Уніфікація може бути реалізоване засобами стандартизації, саме розробленням та впровадженням державних (чи інших видів) стандартів, в яких зафіксовано вимоги до створення документів, тобто складання їх текстів та оформлення. На сьогодні це найвища форма уніфікації документів, оскільки в державних стандартах офіційно і нормативно у загальнодержавних масштабах на тривалий час (5років і більше) закріплюються найбільш ефективні характеристики форма та змісту документа.
Головною метою уніфікації та стандартизації документів є створення уніфікованої системи документів, що може дати високий економічний ефект. Це виявляється за рахунок зниження витрат часу на складання текстів службових документів, оформлення їх, виготовлення бланків документів, а також підвищення якості технологічних процесів робот з документами, особливо під час користування ними з метою отримання необхідної інформації. З іншого боку, впровадження уніфікації та стандартизації документів сприяє підвищенню інформаційної культури
створювачів документів, може ініціювати більш творчу організацію функціонування в установі документів всіх класів управлінської документації у тому числі з позицій інформаційного менеджменту.
3.2 Історичні витоки уніфікації документів
Історичні витоки уніфікації документів сягають часів найдавніших їхніх форм. Дослідники відзначають наявність формуляра різних видів документів в державах Давнього Сходу Ш-І тисячоліть до н.е. Власне, поява перших документів була пов'язана з типовістю їхньої форми та засобів фіксації інформації, що й відрізняло ці об'єкти від попередніх речових виробів - носіїв інформації.
У ранньому європейському середньовіччі починає вироблятися сталий формуляр офіційних документів, зокрема публічно-правових та публічно-приватних. У зв'язку з розвитком актового діловодства в ХІП-ХІУ ст. ці процеси набувають більшого поширення. З початком книговидання у II пол. XV ст. публікуються посібники з оформлення деяких видів документів. Уніфікації процесу створення службових документів сприяло розроблення наукових підходів до організації діловодства (наприклад, в Німеччині з XVII ст. у межах так званої Registraturwissenschaft).
В середньовічній Україні, що, входила до складу Польського королівства, Великого князівства Литовського, а потім об'єднаної Польсько-Литовської держави, були поширені традиції побудови формулярів актового діловодства, переважно в діяльності канцелярій судових установ (земських, гродських, каптурових, підкоморських, інших судів). У подальшому на українських землях, що стали частинами імперій - Російської та Австрійської, порядок оформлення офіційних документів регламентувався законодавчими та іншими актами цих країн.
З утворенням на початку XIX ст. в Російській імперії міністерств нормативно вводилися дві форми уніфікації текстів службових документів - трафаретна та таблична. Впродовж цього століття поширюються різні види посібників і керівництв з підготовки документів ("офіційних паперів"), зокрема, так звані письмовники, що історично склалися у попередньому XVIII ст. У радянський період (в 1920-ті роки) значний вплив на технологію організації діловодства мав рух з наукової організації праці, що сприяв виробленню єдиних правил оформлення документів. У це та наступне десятиліття була зроблена спроба стандартизації окремих видів службових документів, зокрема введені
відомчі стандарти на них, правила оформлення документів, підготовлені проекти загальносоюзних стандартів "Письма деловые", "Протокол". Увага зосереджувалася на проблемах мови ділових документів, удосконалювалися трафаретні та табличні форми уніфікації текстів, а також була здійснена трафаретизація наказу, протоколу, інструкції, акта, листа. З 1950-х рр. почали видаватися довідкові посібники з діловодства.
З організацією ВНДІДАС починається новий eran в історії уніфікації. У зв'язку з розробленням та впровадженням Єдиної державної системи діловодства з 1960-х рр. уніфікація та стандартизація документів стала одним з напрямів її реалізації. Водночас здійснювалася робота зі створення УФД та УСД. Були видані ГОСТи: "Формуляр-образец", "Унифицированные системы документации. Основные положения", "Унифицированные системы документации, используемые вАСУ", "Унифицированные системы документации. Термины иопределения" тощо. З організаційно-розпорядчої документації це булиГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организациоино-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"(1990 р.),збірник форм "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивныеи методические материалы по их применению"(ВІ1ДІДАС, 1980)В СРСР до1991 р. склалися і функціонували16 міжгалузевих уніфікований систем документації*.
Сьогодні в Україні актуалізаціяуніфікації та стандартизації управлінської документації першза все пов’язана з такими аспектами:
а) державотворчий. Розбудова всіх ланок управлінськоїінфраструктури післяздобуття незалежності Україною вимагаєформування єдиних підходів та уніфікованих засобів управління народним господарством, утому числі й до його документаційного забезпечення.
б)економічний. Забезпечення високого економічного ефекту врезультаті функціонування уніфікованих систем управлінської документації.
в)правовий. Уніфікація та стандартизація вимог до оформленняуправлінської документації для оптимізаціїпроцесу надання юридичноїсили службовим документам,
г)техніко-технологічний. Широкомасштабне впровадження комп'ютерних засобів створення управлінської документації потребує, з одного боку, удосконалення підходів до оформлення документів з паперовим носієм (як аналогів і базових для конвертації їхньої документної інформації чи тільки змісту в електронну форму) та відповідної уніфікації електронних форм - з другого. Тобто, відбувається оформлення сфери уніфікації та стандартизації електронної документації;
д)інформаційно-управлінський. Управлінська документація в установі розглядається зараз як складова її загальних інформаційних ресурсів, що зумовлює необхідність аналізу функціонування цієї документації з позицій інформаційного менеджменту. Головним моментом тут стає взаємозв'язок всіх інформаційних елементів в системі управління як у межах управлінської документації (наприклад, організаційно-розпорядчих, первинно-облікових, бухгалтерсько-облікових документів), так й інших елементів інформаційної системи установи, особливо в умовах реалізації засобів електронного документообігу чи автоматизованої інформаційної системи установи*.
3.3. Регламентація процесів уніфікації управлінської документації
3.3.1. Основні напрями уніфікації управлінської документації
Виходячи з головної мети, уніфікація повинна забезпечувати типовий склад службових документів певної системи, основних аспектів змісту (у письмових документах - тексту) та форми, що передбачає стале розміщення реквізитів та показників з метою їхнього зіставлення у взаємопов'язаних документах.
Якщо розглядати уніфікацію за ознакою поширення на ряди службових документів, то вона може здійснюватись як у межах певної системи документації, так і на рівні групи документів або ж на рівні окремого виду документа (виду номіналу документа).
За основними складовими документа виокремлюють уніфікацію його інформаційної частини та уніфікацію носія інформації. Щодо характеристик носія, то якщо не зважати на вимоги стандартів до способів фіксації інформації, стандартизуються, як правило, формати паперу, які використовують для виготовлення службових документів.
Найбільша увага приділяється інформаційній частини, тобто процесам безпосереднього створення службового документа.
Створення службового документа - складання тексту та оформлення службового документа.
Текст службового документа - зміст писемного службового документа, що виступає як його головний реквізит.
Оформлення службового документа – фіксація реквізитів службового документа, встановлених правилами документування.
Правила документування - вимоги та норми, що регламентують, порядок створення документів.
Реквізит службового документа - елемент оформлення службового документа, що фіксується з метою уніфікації цього процесу, ідентифікації документа та надання йому юридичної сили.
Формуляр службового документа - склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі.
Уніфікація процесів створення службового документів включає два головних напрями - уніфікацію складання текстів та уніфікацію оформлення документів. Зміст цих напрямів полягає в:
а) уніфікації структури документа (тобто розроблення сталого формуляра) та методів контролю інформації в документах (показників);
б)уніфікації організації тексту (структура тексту, його мовні, тобто лексичні, морфологічні, синтаксичні, стилістичні аспекти).
Уніфікація процесів створення службових документів пов'язана з розробленням УФД та створенням УСД, про які вже йшлося під час розгляду ДКУД (див,: 2.3.Державний класифікатор управлінської документації).
Уніфікована форма (службового) документа - стандартний формуляр службового документа, встановлений відповідно до функціонального призначення службового документа в певній сфері діяльності чи галузі.
Уніфікована система документації - створена за єдиними правилами та вимогами система документації.
В Україні загальні засади розроблення УФД та створення УСД сьогодні регламентуються двома державними стандартами – ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Основні положення" (далі - ДСТУ 3843-99) та ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації Формуляр-зразок. Вимоги до побудови" (далі - ДСТУ 3844-99).
Основні положення, що визначають порядок розроблення уніфікованих форм документів, зафіксовані в ДСТУ 3843-99. Зокрема, на рівні стадій виконання робіт виокремлюється організація розроблення УФД, розроблення її проекту, затвердження та державна реєстрація УФД, видання та розповсюдження бланків форм документів, порядок розроблення галузевих УФД та форм документів підприємств, порядок внесення змін та скасування УФД.
У цілому при уніфікації документації здійснюються такі основні види робіт:
- визначається номенклатура діючих форм;
- здійснюється побудова єдиної моделі документів для однорідних
видів;
- встановлюються загальні синтаксичні правила побудови документної інформації;
- визначаються методи контролю інформації в документах (показників).
Залежно від рівня затвердження уніфіковані форми документів у складі УСД поділяються на такі категорії:
- державні (міжвідомчі) уніфіковані форми документів;
- галузеві (відомчі) уніфіковані форми документів;
- уніфіковані форми документів підприємств, установ і організацій.
3.3.2. Уніфікація структури документа та методів контролю інформації в документах. Формуляр-зразок
В ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок, Вимоги до побудови" відзначається, що документи, які використовуються на різних рівнях управління, повинні створюватись на основі заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми документів з паперовим носієм необхідно проектувати на основі формуляра-зразка з урахуванням вимог УСД.
Формуляр-зразок документа - модель побудови формуляра службового документа, що встановлює галузь його використання, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.
Формуляр-зразок має вигляд креслення, що містить план розміщення реквізитів та описання цих реквізитів.
Формуляр-зразок будується для сукупності документів, що
об'єднані за функціональним призначенням та рівнем використання:
- формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм документів;
- формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів. Формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм документів розробляє і затверджує міністерство (відомство) - розробник УСД.
Формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів розробляє і затверджує міністерство (відомство) відповідного функціонального напрямку.
Формуляр-зразок повинен містити всі реквізити та необхідну для їх розміщення площу. Як вже відзначалося, в ДСТУ 3844-99 зафіксовано основні вимоги до побудови формуляра-зразка, у тому числі визначені формати паперу, службові береги, вимоги до робочої площі, побудови конструкційної сітки. Зокрема, формат паперу визначається на основі складу та підсумкової площі, що займають реквізити документа, які повинні бути раціонально розташовані на аркуші.
Основними у цьому стандарті вважаються формати:
- А 3 (297 х 420) мм;
- А4(210х297)мм;
- А 5 1,(210 х 148) мм.
Запис формату з літерою L означає, що довший бік аркушу паперу є паралельним напрямку читання або написання. Для окремих форм документів, що встановлюють міністерства (інші відомства) - розробники УСД, дозволяється застосування паперу інших форматів.
Що стосується службових берегів, то встановлений стандартом розмір берега для прошивання (лівий або верхній) у 20 мм, не враховує практику оформлення справ у діловодстві. Він має бути не менше ЗО мм. Лівий берег (при прошиванні за верхній), верхній берег (при прошиванні за лівий), нижній та правий береги встановлено 10 мм, між тим 10 мм достатньо лише для правого берега, інші ж повинні мати 20 мм.
Для полегшення складання уніфікованих форм документів рекомендується розмічати робочу площу вертикальними та горизонтальними лініями, що утворюють конструкційну сітку. Відстань між сусідніми вертикальними лініями конструкційної сітки визначається характеристиками друкуючих засобів.
У цьому ж стандарті визначені також принципи проектування
форм документів. Зокрема, зазначається, що робоча площа частіше за інші містить графи з постійними реквізитами:
- назва форми (за ДКУД);
- код форми ( за ДКУД);
- назва організації-видавця документа за "Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України" (ЄДРПОУ);
- код організації-видавця документа (за ЄДРПОУ);
- дата;
- постійні (їх називають також обов'язковими) реквізити для даного виду документа;
- підпис.
Склад додаткових реквізитів формуляра-зразка визначається нормативними документами, що розроблені або узгоджені з міністерствами (відомствами) - розробниками відповідних уніфікованих форм
документів.
Додатковими реквізитами формуляра-зразка рекомендується
вважати:
- адресу організації-видавця документа;
- назву одержувача документа;
- періодичність подання документа та/чи термін його подання;
- гриф затвердження форми документа.
У розділі "Вимоги до розроблення уніфікованих форм документів" ДСТУ 3844-99 зазначається, що уніфіковані форми документів, як правило, розроблюються і доповнюються у разі використання нових показників для вирішення завдань управління. Показники у різних уніфікованих формах документів не повинні дублюватись. Реквізит уніфікованих форм документів розташовують на основі формуляра-зразка.
Показник службового документа - характеристика одного чи декількох об'єктів, що є необхідною складовою тексту службового документа. Наявність формуляра-зразка та реалізація його при створенні УФД дає можливість контролювати показники, зафіксовані в формах (Тобто бланках) за різними реквізитами.
3.3.3. Уніфікація організації тексту
Уніфікація організації тексту поєднує уніфікацію розташування окремих його частин залежно від виду документа та використання при цьому усталених словесних форм - слів, словосполучень, речень.
У спеціальній літературі таке поєднання, як правило, називають уніфікованим текстом. Існують такт форми представлення уніфікованих текстів: зв'язний текст, трафарет, анкета, таблиця.
Зв'язний текст - це повторюваний у ряді документів тексі, що виключає можливість виокремлення у ньому постійної та змінної інформаційних частин. Такі тексти рідкісні для управлінської діяльності. Як приклад можна навести текст листа-відповіді на запит щодо придбання продукції підприємства: "Повідомляємо, що для придбання виробів нашого підприємства Вам необхідно звернутися до посередницької фірми "ІНТРАН".
Трафарет - форма представлення уніфікованого тексту, що містить постійну інформацію та прогалини, призначені для фіксації в них змінної інформації, відповідно до конкретних обставин та ситуацій (див. Додаток 1)*.
Анкета - форма представлення уніфікованого тексту, в якому подано характеристики одного об'єкта за певними ознаками. Вона, як правило, представляє структуру тексту за його смисловими аспектами (див. Додаток 2).
Таблиця - форма представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію, яка є характеристикою декількох об'єктів за певними ознаками. Таблиця має два рівня - вертикальний (графи) та горизонтальний (рядки). Втім, таблична форма рідко використовується без поєднання з іншими формами, наприклад, трафаретною. Форма, що поєднує декілька форм називається симбіотичною. У Додатку З наведено такий приклад у вигляді форми номенклатури справ установи.
Мовні аспекти уніфікації текстів - прерогатива дисципліни "Культура ділового мовлення" (або "Українська ділова мова"). В ній розкриваються можливості оптимізації представлення тексі і; іа певною структурою та використання уніфікованих лексичних засобів - мовних кліше. Існують спеціалізовані посібники, що містять списки слів та словосполучень, які рекомендують для вживання в службових документах (та інших офіційних текстах) у різних галузях чи сферах діяльності.
*Додатки 1-3 подано за виданням: Альбом стандартних форм документів для архівних установ / Укл. М.І.Кузнецова; Головархів України. УДНДІАСД. - К.,
3.3.4 Бланки документів
Уніфіковані форми документів часто представлені у вигляді бланків, де зафіксована побудова структури документа (розташування його реквізитів) та структурна і мовна організація його уніфікованого тексту (тобто головного реквізиту).
Загальні вимоги до виготовлення бланків документів формулюються в ДСТУ 3844-99 (тут вони називаються бланками уніфікованих форм) і цей матеріал с продовженням вимог до побудови УФД.
Бланк службового документа - уніфікована форма службового документа з фіксованою друком постійною частиною інформації реквізитів і наявністю місця для фіксації її змінної частини.
Бланк виду документа - бланк службовою документа, побудова якого відповідає реквізитам та показникам певного виду номіналу службового документа.
Бланк установи - бланк службового документа, що ідентифікує vcтaнoвy, в якій було створено документ.
Бланки уніфікованих форм виготовляють друкарським способом, засобами оперативної поліграфії або комп'ютерної техніки. Бланки повинні бути виготовлені відповідно до затвердженої УФД в масштабі 1:1. Бланки уніфікованих форм повинні друкуватися фарбою темного кольору, переважно чорного або темно-синього (втім, іноді має місце фіксування інформації декількома кольорами, наприклад, в бланках установи), на білому папері якісного гатунку.
3.3.5 Державні уніфіковані системи документації
Загальні положення розроблення будь-якої державної уніфікованої системи документації викладено в ДСТУ 3843-99.
Державна уніфікована система документації (ДУСД) - система, призначена для організації здійснення процесів створення і впровадження уніфікованої управлінської документації, що забезпечує функціонування державних органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій, а також їх взаємодію з фізичними та юридичними особами усіх форм власності.
Метою створення ДУСД є:
- формування системи управлінської документації, що забезпечує функціонування органів державної влади, підприємств, установ і
організацій;
- реалізація єдиної технічної політики у сфері уніфікації управлінської документації;
- створення умов для організації взаємодії юридичних осіб різних форм власності на основі використання УФД;
- упорядкування інформаційних потоків між органами державної влади та юридичними (незалежно від форми власності) і фізичними особами.
Основними завданнями створення ДУСД є:
- встановлення єдиних вимог до порядку розроблення, затвердження, реєстрації, ведення та впровадження УФД;
- визначення та встановлення раціонального складу форм документів, а також сукупності взаємопов'язаних техніко-економічних та соціальних показників, що містяться в цих формах.
ДУСД має у своєму складі:
- уніфіковані системи документації, які сформовано за предметно-функціональною ознакою, виходячи з основних завдань державного управління;
- державні стандарти України та нормативні документи розробників УСД, в яких встановлено загальні вимоги до побудови УСД та реалізації процесів розроблення, затвердження, реєстрації, впровадження та ведення УФД;
- перелік міністерств (інших відомств), підприємств, установ і організацій, що здійснюють уніфікацію документації.
Склад уніфікованих систем документації, що належать до державної уніфікованої системи документації, визначає перелік класів управлінської документації, встановлених ДКУД. Розроблення, впровадження та ведення уніфікованої системи документації певного функціонального призначення організовує та забезпечує визначене міністерство чи інше відомство.
Уніфіковані системи документації складаються з:
- нормативних документів розробників УСД, які встановлюють склад, зміст та порядок проведення робіт з уніфікації управлінських документів, що належать до УСД;
- уніфікованих форм документів.
Ці уніфіковані форми, як правило, поєднані з уніфікованими елементами тексту (що включають постійну інформацію реквізиту) і, як вже зазначалося, часто представлені у вигляді бланка.
Крім стандартів та інших нормативних документів України (що
встановлюють склад і зміст робіт з уніфікації форм документів, які використовують на всіх рівнях різних сфер діяльності та галузей) при уніфікації можуть бути враховані також документи міжнародних організацій на УФД, а також міждержавні стандарти та керівні документи з міждержавної стандартизації, що регламентують порядок уніфікації форм документів в країнах СНД.
Типовий склад документів УСД можна проілюструвати на прикладі уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД). Вона включає:
а) стандарт, що встановлює загальні вимоги до створення
організаційно-розпорядчих документів (ДСТУ 4163-2003 "Державна
уніфікована система документації. Уніфікована система
організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів");
б) настанови (методичні рекомендації) щодо застосування стандарту на організаційно-розпорядчі документи; в)альбом УФД;
г) нормативні документи та методичні рекомендації щодо
застосування УФД;
д) класифікатор УФД;
с) нормативні документи та методичні рекомендації щодо застосування класифікатора УФД.
Отже УСОРД визначається як комплекс стандартів, взаємопов'язаних форм документів, правил та положень, що встановлюють вимоги до змісту, побудови документів, спрямованих на реалізацію організаційних та розпорядчих функцій управління.
ЛІТЕРАТУРА
Основна
1.Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. - К.: Держстандарт України, 2000. -7 с.
2.Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок, Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99. - К.: Держстандарт України,
2000. - 8 с.
3.Унификация текстов управленческих документов: Метод,
рекомендации. - М.: ВНИИДАД, 1998. - 57 с.
Додаткова
1. Унифицированные системы документации. Термины и определения: ГОСТ 6.10.2-83. - М.: Изд-во стандартов, 1984. - 9 с.
2. Рубальская О.Н. Стандартизация электронной обработки документов //Документ в административных структурах: Тез. докл. на междунар. конф. - М.: ВНИДАД, 1995. - С. 98-103.
3. Сокова А.Н. О возможных направлениях исследований в области унификации систем документации //Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы: Сб. тр. - М.: ВНИИДАД, 1989.-С. 5-14.
4. Сокова А.Н. Общие принципы построения систем документации //Развитие советского документоведения (1917-1981): Сб. науч. тр. -М.: ВНИИДАД, 1983. - С. 27-40.
5. Ще'гал М.М. Исторические аспекты унификации документов //Развитие советского документоведения (1917-1981): Сб. науч. тр. -М.: ВНИИДАД, 1983. - С. 40-63.
6. Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов в историческом аспекте // Документирование управленческой деязгатьноста: Сб. науч. тр. - М.: ВНИИДАД, 1986. - С. 30-45.
Питання для самоконтролю знань
1. Мета уніфікації та стандартизації документів.
2. Головні аспекти уніфікації та стандартизації документів в
Україні.
3. Нормативні документи з уніфікації документів.
4. Основні завдання уніфікації та стандартизації документів.
5. Сутність уніфікації документів. Сутність стандартизацїї документів.
6. Поняття "реквізит службового документа", "уніфікована форма
службового документа", "уніфікована система документації'", "формуляр-
зразок службового документа", "бланк службового документа", "бланк
виду документа", "бланк організації".
7. Основні засоби представлення уніфікованих текстових форм.
8. Анкетна уніфікована форма тексту документа.
9. Трафаретна уніфікована форма тексту документа.
10.Таблична уніфікована форма тексту документа.
11.Документи, що складають УСД.
12.Доку менти, що складають УСОРД.
4. УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ ЗА КОРДОНОМ
4.1 Міжнародні організації
У світі існує ряд організацій з УД. Так, у 1956 р. було організовано Міжнародну федерацію з управління документацією. Метою її створення була пропаганда ідей УД, проведення досліджень у цій галузі знань, розроблення стандартів та обмін інформацією між країнами та організаціями, що входять до організації.
Міжнародна федерація з управління документацією разом з Міжнародною радою архівів (МРА) у 1976 р. створили об'єднаний комітет з управління документацією. Були окреслені такі його завдання:
- виявити взаємозв'язок між УД та архівами і сприяти розвитку співробітництва, особливо у галузі освіти, розроблення стандартів та термінології;
- визначити специфічні сфери взаємних інтересів та узгодити пропозиції з проведення досліджень чи із спільної діяльності;
- сприяти впровадженню технічних досягнень у практику УД та діяльність архівів;
- здійснювати підготовку публікацій та розповсюджувати матеріали з питань УД;
- забезпечити консультативну і практичну допомогу всім країнам у розробленні й реалізації програм УД.
Цей об'єднаний комітет зробив спробу вироблення єдиного розуміння змісту діяльності та завдань у сфері УД, що в цілому полягало у:
- точному та повному документуванні діяльності установи;
- контролі за обсягом та якістю створюваних документів;
- розробленні механізму контролю за створеними документами з метою уникнення появи "непотрібних" документів;
- спрощенні роботи з підготовки, зберігання документів та користування ними;
- юридичному обґрунтуванні зберігання, передавання на зберігання, знищення документів та користування ними тощо.
Виходячи з цього було сформульовано й проблеми УД:
- управління машиночитаними документами;
- управління центром документації;
*Зараз замість терміна "машиночитаний документ" пер. важно використовується словосполучення "електронний документ".
- складання графіків контролю за виконанням документів;
- організація зберігання документів в установі;
- управління інформаційною службою та листуванням, поштовими відправленнями;
- управління звітами, директивами, мікроформами, процесами роботи з документами;
- автоматизація процесів роботи з документами.
За аналогією з МРА у 1970 р. було створено Міжнародну раду з управління документацією (МРУД). Результати діяльності цього органу, інші матеріали, що стосуються управління документацією, публікуються в журналі МРУД "The International Records Management Journal". У 1979 p. на нараді y штаб-квартирі ЮНЕСКО було прийнято Програму в галузі управління документацією та архівами (RAMP -Records and Archives Management Programme). У межах цієї програми з 1979 по 1995 рік було видано ПО назв примірних нормативних документів, інструктивних, навчальних, методичних та інших практичних посібників з архівістики та УД, а також суміжних з ними напрямів діяльності.
Питання проблематики УД розглядаються на нарадах чи конгресах МРА та МРУД. Так, на IX Міжнародному конгресі архівів у Лондоні (1980 р.) було прийнято резолюцію про необхідність перегляду змісту роботи МРА у зв'язку з прийняттям RAMP, тобто для врахування в завданнях архівістики проблем УД. У 1985 р. в Манілі (Філіппіни) відбувся І Конгрес МРУД. Проблематика виступів на ньому в основному була присвячена перспективам змін в УД, зумовлених комп'ютеризацією. І надалі, ці питання стають чи не постійними для обговорення на різних зібраннях цієї організації. Слід зауважити, що тема комп'ютеризації почала обговорюватись у межах МРА ще раніше, причому вперше - у 1972 р. на VII Міжнародному конгресі архівів у Москві. Вона залишається актуальною і досі, про що свідчать матеріали кворуму, який відбувся у 2000 p. у м.Севільї (Іспанія).
Важливим напрямом є стандартизація процесів УД. Так, Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO) було прийнято близько 200 стандартів (технічними комітетами ISO "Інформація та документація", "Інформаційні технології"), що стосувалися різних питань технології роботи з документами, зокрема з електронними, Безпосередньо УД присвячено міжнародний стандарт ICO 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією".
4.2. ICO 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією"
ICO 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією" - ISO 15489-2001. "Information and documentation. Records management" (далі - ICO) чинний з 15 вересня 2001 p. Базовим для його розроблення був Національний стандарт Австралії з управління документацією (AS 4390,1996 p.). ICO складається з двох частин:
1. Загальні принципи (управління документацією).
2. Практичне керівництво (з управління документацією).
У першій частині викладено концептуальні положення, що обґрунтовують необхідність управління документацією, охарактеризовано ознаки середовища, в якому здійснюється таке управління, загальні принципи політики у цій сфері, головні умови та вимоги її реалізації, загальні засади проектування та реалізації документальних систем із загальною схемою моделі такої системи, процеси формування та функціонування системи УД тощо. Виклад першої частини завершується вимогами до документування процесів УД, їх моніторингу та поопераційного перевіряння, а також змістом основних положень щодо організації навчання фахівців з УД.
У другій частині ICO також в узагальненому викладі представлено технологію практичної реалізації принципів, зазначених у першій частині. Суміщення та узгодженість положень двох частин ICO показано в додатках до стандарту, виконаних у вигляді кореляційних таблиць. Зрозуміло, що організація технологічних циклів УД (зокрема, на операційному рівні) в різних країнах (у тому числі й діловодства в Україні) здійснюється не однаково, існують специфічні особливості, що сформувалися історично. Це переважно й зумовлює загальний характер рубрикації та формульованих норм ICO.
Слід відзначити, що делегатські збори Міжнародної ради архівів у своїй резолюції з приводу XXXV засідання Міжнародної конференції Круглого столу архівів - CITRA (Рейк'явік, 10-13 жовтня 2001 р.) рекомендували всім утворювачам документів, як державним, так і приватним, щоб управління документацією, включаючи й електронне, здійснювалося відповідно до положень даного ICO.
Структура цього міжнародного стандарту наведена у Додатку 4.
4.3 Управління документацією в різних країнах
У США управління документацією виникло у 1930-1940 pp. як реакція на процес зростання обсягів потоків службових документів. Цією проблемою став опікуватись Національний архів США, який ще у 1934 р. розробив принципи і методи роботи з документами для всіх федеральних відомств. В його структурі було організовано відділ УД. Відповідно до закону 1984 р. сформовано федеральне відомство і назвою "Національний архів та управління документацією". Зараз в системі Національного архіву США функціонує спеціальний підрозділ, відповідальний за вирішення питань управління документацією.
У 1950 р. в США прийнято закон про управління федеральними документами. У 1980 р. прийнято федеральний закон "Про скорочення обсягів роботи з документами". Зараз більшість із законодавчих актів країни пов'язана з електронним документуванням та документообігом. Зокрема, у 2000 р. прийнято закон "Про сприяння користуванню електронними документами та підписами у торгівлі між штатами і зовнішній торгівлі".
В країні також створено "Асоціацію управляючих документацією та адміністраторів" (1975 p.). Вона проводить конференції, розробляє стандарти з профільної тематики, зокрема на форми документів, технологічні операції тощо. У межах Асоціації функціонує Інститут дипломованих управляючих документацією. Тут вивчають і здають іспити з таких предметів:
а) принципи управління документацією та програма її впровадження;
б)створення документів та контроль за ними;
в)пошук документів та оперативне управління (системи іі обладнання);
г) складання списків документів на зберігання та знищення;
дообладнання для управління документацією.
Також розглядаються конкретні практичні ситуації до всіх розділів програми і, безсумнівно, головні аспекти, що пов'язані із створенням та функціонуванням електронних службових документів. Слід зауважиш, що донедавна підготовка фахівців з УД здійснювалася фактично тільки у межах Асоціації. Однак, зараз відзначається досить стрімке поширення такого навчання у межах університетської освіти (чи, що найчастіше - сумісно з підготовкою архівістів). Асоціація видає щоквартальник "Records Management Quarterly".
Серед інших періодичних профільних видань, що видаються у CL1IA - "Office" та "The Record" (заснований у 1995 p.). Є також споріднені з ними "Information and Records Management", "American Archivist". Тематика з УД цих часописів подібна до загальних проблем, що вирішуються МРУД. Більшість з них присвячена юридичним, технологічним проблемам роботи з документами, соціальним аспектам такої роботи, а також освітнім програмам у галузі УД.
Слід відзначити типовість проблем управління документацією в інших країнах. Останнім часом УД все більшою мірою пов'язується з управлінням інформацією. Це знаходить відбиття в нормативних документах з УД. Найбільша кількість законів у цій сфері прийнята в країнах з високим рівнем розвитку економіки (США, Велика Британія, Німеччина, Швеція, Австралія). Ці акти встановлюють правові норми створення та функціонування різних видів документації, зокрема, банківської, фінансової, комерційної, зовнішньоторговельної тощо. У межах цих законів чи в окремих нормативних документах зафіксовано положення щодо обігу електронних документів. Правові норми,- що стосуються організації загального діловодства, як правило, є складовою різних законів (кодексів) або державних (урядових) програм чи систем, а також національних стандартів. Зокрема, в Німеччині у 1995 р. уряд схвалив єдину систему діловодства у межах Закону про загальні правила роботи федеральних міністерств. У Великій Британії норми загального діловодства відбито в Земельному кодексі, а також існує урядова програма з управління документацією. У Гонконгу прийнято спеціальний Кодекс з управління документацією. В Австралії, як вже відзначалося вище, у 1996 р. вперше у світі був прийнятий Національний стандарт з управління документацією, на основі якого було розроблено міжнародний стандарт ICO 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією".
Слід зауважити, що вузівська підготовка фахівців з управління документацією (переважно разом із здобуттям кваліфікації архівіста) у США, Канаді, Австралії, країнах Західної Європи здійснюється як складник різних напрямів навчання. Найчастіше така освіта здобувається у межах спеціальності "Бібліотечна та інформаційна наука" (Library and Information Science).
Управління документацією в Російській Федерації є новим напрямом наукових досліджень. Як правило, його пов'язують з теорією і практикою діловодства, а також з традиційним документознавством. З іншого
боку, УД розглядається в контексті загальної системи управління інформацією в установі. Ці аспекти, зокрема, детально розкриті у працях російського вченого М.В.Ларіна. Досвід організації УД за кордоном в Російській Федерації намагаються застосувати під час розроблення уніфікованих систем документації, моделювання технологічних процесів роботи зі службовими документами, у нормативно-методичному забезпеченні організації діловодства в країні. Це відбито, зокрема, у змісті проекту Закону РФ про документування управлінської діяльності, що знаходиться на стадії обговорення.
ЛІТЕРАТУРА
Основна
1. Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Управление документацией (из зарубежного опыта) II Отеч. архивы. - 1992. - №2. - С. 100-106.
2. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М: Науч. книга, 1998. - 187 с.
Додаткова
1.Архивы и управление документацией за рубежом. Основные проблемы: Аналитический обзор / ВНИИДАД. ОЦНТИ. - М., 1989. -57 с.
2.Еерк Ф.Г. Национальный архив и управление документацией в США II Сов. архивы. - 1988. - №3. - С. 92-101.
3.Ларин М.В. Форум по електронным документам // Отеч. архивы. -1997.-J62.-C, 100-101.
4. UNESCO RAMP (Records and Archives Management FrograrnrrK 1 and related documents: checklist and index/ Compiled by Frank B. Evans /http.7/wvvW.unesco.org/webworld/ramp/rmpsd 1 .htxn.
Питання для самоконтролю знань
1.Міжнародні організації у сфері управління документацією.
2.Міжнародний стандарт ICO 15489-2001 "Інформація та
документація. Управління документацією": завдання та структура.
3.Управління документацією в різних країнах.
Додаток 1
Уніфікована форма довідки з місця роботи працівника архівної установи
(виконується на бланку установи)
ДОВІДКА
00.00.0000 №
(прізвище, ім'я, по батькові)
працює
(назва посади із зазначенням структурного підрозділу)
Його (її) посадовий місячний оклад
_______________________________________ грн._____ коп.
(повністю суму у грн.)
Видано для подання до
(назва організації)
Директор архіву (підпис) (ініціали, прізвище)
Гол. бухгалтер (підпис) (ініціали, прізвище)
Додаток 2
Уніфікована форма інструкції і діловодства архівної установи
(назва архіву) ЗАТВЕРДЖЕНО
ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА Наказ директора архіву
00.00.0000. №___ 00.00.0000 № ___
(місце складання)
Структура тексту
Загальні положення.
Функції канцелярії як служби діловодства.
Документування управлінської інформації.
Приймання, розгляд і реєстрація документів.
Складання текстів та оформлення службових документів.
Порядок оброблення та надсиланні вихідних документів.
Організація контролю за виконанням документів.
Складання номенклатур і формування справ.
Підготовка справ до зберігання та користування.
Механізація та автоматизація діловодних процесів.
Посада укладача (підпис) (ініціали, прізвище)
Додаток 3