 |
|
Документування характеристик продуктів діяльності
ОПОРНИЙ КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ
З дисципліни «Управління змістом робіт»
для студентів галузі знань 1801 «Специфічні категорії»
спеціальності 8.18010018 «Адміністративний менеджмент»
денної форми навчання
Кривий Ріг - 2015
ТЕМА 1
ЗМІСТ РОБІТ
1. Поняття, зміст і завдання управління змістом робіт.
2. Сутність категорії «управління змістом робіт» та її характеристика.
3. Роль управління змістом робіт у розвитку та функціонуванні організації (підприємства, установі).
4. Основні елементи в системі управління змістом робіт.
5. Основні складові аналізу змісту робіт: визначення змісту робіт; опис продуктів (послуг) діяльності; процес і технологія створення продуктів (послуг); визначення і облаштування робочого місця.
Управління змістом робіт зорієнтовано на економічну доцільність процесу управління організацією (підприємством, установою) і визначається заходами, спрямованими на забезпечення підвищення ефективності виконаних робіт, зростання продуктивності змісту робіт ефективної зайнятості персоналу, оптимальне використання обладнання та інших матеріальних ресурсів, забезпечення виконання змісту робіт необхідними документами організаційного і технічного характеру.
Управління змістом робіт – є складовою загальної системи менеджменту, спрямованої на вирішення комплексу завдань, пов’язаних з контролем, обліком і регулюванням ходу робіт відповідно до запланованих показників. Здійснює цілеспрямований вплив на логічно завершену схему виробництва продуктів (надання послуг), її компоненти та процеси з метою підвищення ефективності їх функціонування.
Говорячи про наукову дефініцію «управління змістом робіт» слід також враховувати загально управлінський характер здійснюваної роботи, тобто діяльності по управлінню, сутністю категорії якого є здійснення цілеспрямованого впливу організації (підприємства, установи) на об’єкт управління.
З точки зору трудового права управління змістом робіт - один з напрямів організації трудових процесів, до яких входять процес визначення змісту робіт, процес аналізу змісту робіт, опис продуктів (послуг) діяльності; процес і технологія створення продуктів (послуг); визначення і облаштування робочого місця. Більш детально основні складові управління змістом робіт в діяльності організації (підприємства, установи) можна викласти наступним чином.
1. Визначення змісту робіт.
2. Визначення стратегії формування змісту робіт.
3. Формування переліку та визначення послідовності виконуваних робіт.
4. Нормативно-методологічні засади визначення тривалості виконуваних робіт.
5. Планування виробничого процесу.
6. Технологія створення продуктів і послуг.
7. Оперативне управління і шляхи удосконалювання виробничих процесів.
8. Організація структури адміністративної служби.
9. Формування кадрової політики організації у забезпеченні дієздатності колективу.
10. Організаційні засади роботи з персоналом.
11. Охорона і безпека праці персоналу в процесі виконання робіт.
12. Планування персоналу організації
13. Кадровий потенціал органу влади: розвиток та удосконалення.
14. Організація роботи з документами.
15. Технічна документація з управління змістом робіт.
16. Результати виконаних робіт.
17. Оцінювання якості робіт.
Таким чином, раціональне вирішення питання управління змістом робіт передбачає послідовний перехід в діяльності організації від однієї до іншої складової зазначеного процесу.
Так, процес визначення змісту робіт та основні його складових (комплексний аналіз процесу виробництва, план робіт, організація процесу виробництва, управління процесом виробництва, контроль якості продуктів (послуг) змінюється процесом опису продуктів (послуг) діяльності. При чому важливим показниками тут є основні параметри та характеристики продуктів і послуг (у тому числі і публічних), які кваліфікуються як вид продукту.
Процес і технологія створення продуктів (послуг) характеризує зміст робіт як умову формування процесу виробництва товарів/послуг та трудового процесу. Умови праці в процесі виконання робіт включають основні фактори, що визначають умови праці при роботі в організації та їх значення для здоров'я і працездатності трудового колективу.
Визначення і облаштування робочого місця є також чимало важливою частиною процесу і включає такі складові як класифікація робочих місць, визначення і призначення робочого місця, диференціація робочих місць за первинними організаційно-технологічними ознаками, обслуговування робочого місця, атестація і раціоналізація робочих місць.
Процес формування переліку та визначення послідовності виконуваних робіт передбачає складання переліку необхідних робіт у системі поділу змісту робіт а також форми поділу праці. Основні види поділу праці в організації (підприємстві, установі) визначають зміст і призначення поділу змісту робіт який закріплюється у посадових інструкціях працівників, що мають відображавати такі функції як визначення переліку необхідних робіт як механізму визначення орієнтованої вартості запланованих робіт, переліку необхідних матеріалів, визначення кількості фахівців тощо.
Наступним важливим фактором процесу управління змістом робіт в організації є послідовність виконання робіт.
Нормативно-методологічні засади визначення тривалості виконуваних робіт є важливою ланкою технологічної та організаційної підготовки управлінської діяльності та оперативного управління нею, що включає зокрема норми часу на виконання визначених робіт, а також тривалість технологічних процесів. Сутність і значення нормування праці в даному процесі важко переоцінити, адже саме за допомогою нормування праці визначаються об'єкти нормування, а також проводиться класифікація витрат робочого часу, регулювання міри праці засобами нормування праці та планування службових завдань.
Нормування обсягу робіт включають такі процеси діяльності працівників як управління робочим часом, його складом і структурою. Задля чого використовуються наукові методи вивчення ефективності використання робочого часу, на підставі яких розробляється система нормативів і норм виконання робіт. Критеріями управління процесом є види нормативних матеріалів та методи нормування трудових процесів. Під час дослідження методів визначення послідовності виконання робіт використовуються системний та процесний підходи. За допомогою чого формуються методи визначення тривалості виконуваних робіт, до яких зокрема відносять: аналітичний, досвідно-статистичний методи.
Планування виробничого процесу в організації складає наступну стадію процесу управління змістом робіт. За своїми ознаками суть і завдання планування виконання робіт в організації зводиться до трьохрівневої системи планування, в основу чого покладаються три етапи: довгострокове (стратегічне), середньострокове (поточне, річне), і короткострокове (оперативне). Основні принципи планування та їх зміст визначаються часом та цілями планів. Якщо стратегічне планування передбачає постановку головної мети діяльності організації та розробляється в ідеалі на 5 - 10 років (на практиці лише до трьох років), то оперативні плани включають конкретні завдання, що розподіляються за річним, квартальним та місячним терміном виконання.
Говорячи про необхідність планування в діяльності організації слід звернути увагу на основні риси планів, до яких входять структура і склад плану, календарне планування та програма реалізації. В управлінні змістом робіт особлива увага приділяється етапам виконання програм, для успіху реалізації чого необхідно враховувати умови їх складання та кінцеву мету, на яку слід опиратися при послідовному календарному плануванні. Важливе місце в діяльності організації займаються також календарні графіки здійснення робіт та основні групи об'єктів виконання робіт згідно програми.
Вибір і робітвання виробничого процесу є наступною стадією процесу управлінням змістом робіт, під час чого визначаються категорії виробничих процесів, а також організація циклу робіт. У контексті чого враховуються фактори, що впливають на прийняття рішень у сфері діяльності організації (підприємства, установи).
Стадією безпосереднього виконання завдань організації є трудовий процес як елемент загального процесу управління змістом робіт, під час чого важливими факторами впливу є основні елементи трудового процесу (предмет змісту робіт засоби змісту робіт технологія, робоча сила).
Тому організаційні засади роботи з персоналом під час управління змістом робіт включає класифікацію персоналу організації за категоріями поділу:
- управлінські кадри (керівництво організації (підприємства, установи);
- фахівці (спеціалісти);
- творчі працівники;
- технічні службовці;
- робітники сфери обслуговування.
Структура персоналу організації поділяється на загальну (яка базується на функції організації) та на функціональну (яка базується на функції управління). Також можна окремо виділити професійно-кваліфікаційну структуру персоналу та рольову структура (виходячи з аналізу лідерських та інших функцій в колективі).
Зокрема, вимоги до професійно-кваліфікаційного рівня працівників передбачають не лише вимоги до спеціального напряму освіти, а й вимоги, які ставляться до конкретних працівників. Тому при управлінні змістом робіт в організації важливим елементом є карта опису робочого місця, корисним є і складання соціального паспорту трудового колективу, під час чого вивчається професійна придатність працівника до роботи за своєю професією (фахом) і кваліфікацією, а також компетентність працівника для виконання конкретних робіт (за підсумками щорічної оцінки та атестації працівників).
Важливу роль у процесі управління змістом займає документальна сфера, невід’ємною частиною якої є посадові інструкції, де фіксується уся повнота прав і обов’язків працівників. Фактично посадова інструкція розглядається сьогодні як документ, що регламентує процес здійснення кожної з функцій працівника згідно займаної посади. Структура посадових інструкцій наступна:
- Загальні положення.
- Завдання та обов'язки.
- Права.
- Відповідальність.
- Взаємовідносини (зв’язки ) за посадою.
Охорона і безпека праці персоналу в процесі виконання робіт в організації здійснюється відповідно до Закону України «Про охорону праці» і передбачає аналіз і оцінку стану охорони праці; соціальне страхування від нещасних випадків, а також пільги і компенсації за важкі і шкідливі умови праці.
Важливою стадією процесу управління змістом робіт є і службова (виконавська) дисципліна, яка тісно перетинається із процесом планування персоналу організації, сутністю якого є визначення цілей і завдань щодо організації добору, переміщення, навчання працівників, на підставі чого складається план кадрових потреб.
Організація роботи з документами є наступною стадією процесу управління змістом робіт і передбачає роботу зі всім комплексом документів, що знаходяться в обігу організації. Діловодство в даному процесі розглядається як діяльність управлінських працівників, сутністю якого є структурування та стандартизація усіх вхідних та вихідних документів, наказів, планів та звітів щодо виконання робіт, службових документів тощо. Окремою, відносно новою ланкою діловодства, яка з часом стала виділятися в самостійний вид управлінської діяльності, є інформаційна сфера, у тому числі і інформаційна складова документа. За допомогою інформаційної складової більш чітко та якісно відстежуються внутрішня і зовнішня структура документа, його обов’язкові реквізити (назва, номер, дата прийняття, підписи, візи, узгодження тощо).
Однією з головних стадії процесу управління змістом робіт є організація результативності виконаних робіт. Ефективність та результативність виконаних робіт. Прийнято розділяти ефективність праці та її значення для кінцевого результату виконаних робіт, а також результати та витрати виконаних робіт, що належить до поняття результативності, які слід розглядати як співставлення досягнутих результатів робіт із запланованим. Фактори і резерви підвищення продуктивності праці включають три групи чинників зростання продуктивності праці: соціально-економічні, матеріально-технічні, організаційно-економічні.
Поділ факторів зростання продуктивності праці за сферою виникнення і дії передбачає використання програмно-цільових методів підвищення продуктивності праці.
Тема 2.
Документування характеристик продуктів діяльності