 |
|
Структуризація проекту
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
Дніпропетровський національний університет
Залізничного транспорту імені академіка В. Лазаряна
 |
Кафедра «Управління проектами, будівлі та будівельні матеріали»
«ДО ЗАХИСТУ»
Завідувач кафедри
_____________ О.М. Пшінько
| |
| ВСТУП………………………………………………………………………… | |
| РОЗДІЛ 1. РОЗРОБКА ТА пЛАНУВАННЯ проекту………………….. | |
| 1.1. Структуризація проекту…………………………………………………. 1.2. Формування основних планових рішень і документів проекту………. |
ВСТУП
Сьогодні вже не потрібно доказів того, що конкурентоспроможність організації все більше залежить від її культури.
Організаційна культура це прогресивний інструмент управління діями і поведінкою працівників при здійсненні ними своїх обов'язків.
Організаційна культура – це система загальної думки і цінностей, які поділяються усіма членами команди. Організаційна культура є своєрідним орієнтиром для вибору правильного типу поведінки усіма працівниками, необхідного для успішної реалізації діяльності.
У зв'язку із швидким реформуванням та модернізацією діяльності станції Бахчисарай виникають складності з керованістю, тому що інновації, що впроваджуються на станції, уже не відповідають її положенню. Ці інновації та перетворення натрапляють на сильний опір з боку персоналу, люди не ототожнюють себе із станцією, більшість не обізнана із стратегічними цілями та вектором розвитку.
Також в колективі спостерігається високий рівень конфліктів, низька мотивація, недостатня продуктивність праці. Працівники станції Бахчисарай не відчувають свій внесок у загальний результат. Люди погано мотивовані, відсутні загальні цілі, традиції.
Людина може робити набагато більше, ніж звичайна сума результатів праці, тобто продуктивність і ефективність праці може бути навіть в декілька разів вище на станції Бахчисарай.
Залізнична станція Бахчисарай входить до складу ВП «Кримська дирекція залізничних перевезень». Станція забезпечує приймання, відправлення і пропуск поїздів, приймання і видачу вантажів, здійснює пасажирські і вантажні операції.
На основі аналізу проблем дослідження та характеру діяльності станції Бахчисарай необхідним є формування організаційної культури, а саме розробити положення про організаційну культуру станції Бахчисарай та впровадити інструменти інформаційного впливу «Team Buildings» (заснувати свято «День станції Бахчисарай», провести для контингенту лекції з історії та цінностей станції, заснувати електронний журнал, організувати роботу профспілки по формуванню культури та поширення корисних міфів, забезпечити відображення в діях керівництва політика станції.
Теоретичну базу магістерської роботи склали наукові праці та публікації провідних вітчизняних і закордонних спеціалістів із питань управління проектами. Комплекс професійних знань у галузі проектного менеджменту визначається у світовій практиці у формі «Project Management Body of Knowledge» – «Основи знань з проектного менеджменту», підготовлених і опублікованих у США Інститутом проектного менеджменту (PMI). Також для проведення даного дослідження та розробки проекту були використані роботи таких вітчизняних авторів, як С.Д. Бушуєва, Н.С. Бушуєвої, В.А. Рача, В.А. Запорожченко, Р.Б. Тяна, Б.І. Холода, В.А. Ткаченко, І.А. Чикаренко, Ю.П. Шарова та ін. Серед зарубіжних авторів, що спеціалізуються з управління проектами, були використані роботи таких авторів, як І.І. Мазур, В.Д. Шапіро, Н.Г. Ольдеррогге, К. Грей, Е. Ларсон, Х. Решке, Х. Шеллі, Дж. К. Пінто та ін.
Практична частина магістерської роботи здійснювалася за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення з управління проектами, такого як: Microsoft Project.
Об'єктом дослідження є організаційна культура на станції Бахчисарай відокремленого підрозділу «Кримська дирекція залізничних перевезень».
Предметом дослідження є процес формування організаційної культури «Team Buildings» на станції Бахчисарай відокремленого підрозділу «Кримська дирекція залізничних перевезень».
Метою магістерської роботи є розробка та обґрунтування проекту формування організаційної культури «Team Buildings» на станції Бахчисарай відокремленого підрозділу «Кримська дирекція залізничних перевезень».
Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити наступний ряд завдань:
– оцінити існуючий наявний стан організаційної культури на станції Бахчисарай, виявити недоліки;
– розробити концепцію проекту формування організаційної культури «Team Buildings» на станції Бахчисарай;
– провести проектний аналіз проекту;
– розрахувати інтегральні показники ефективності проекту та проаналізувати потенційні ризики, які можуть виникнути під час реалізації проекту;
– здійснити структуризацію проекту, зокрема, побудувати WBS, OBS, CBS, RBS проекту, визначити матрицю відповідальності та CTR-словник проекту;
– провести сітьове, календарне та ресурсне планування проекту, сформувати відповідні документи;
– розробити систему управління проектом;
– розробити case-приклад оперативного управління проектом.
У дипломній роботі, застосовані загальнонаукові та спеціальні методи досліджень, а саме: системний аналіз, процесний підхід, аналіз і синтез, прогнозування, евристичні методи пошуку нових ідей, опитування, інтерв'ю, співбесіди, спостереження, маркетингові дослідження, стратегічний SWOT-аналіз, Серед методів та засобів проектного менеджменту для розв'язання досліджуваної проблеми застосовувалися методи оцінювання ефективності проектів, методи аналізу та управління ризиками проекту, методи та моделі структуризації проекту, методи сітьового, календарного та ресурсного планування проекту, методи управління якістю та вартістю проекту, методи контролю виконання робіт проекту, методи формування команди та управління комунікаціями проекту.
Структура роботи побудована таким чином, щоб розкрити сутність проекту від опису проблеми та досвіду її розв’язання, формування задуму проекту до його реалізації. Тому структура проекту складається з наступних основоположних розділів.
В першому розділі роботи представлено аналіз проблеми дослідження, надана загальна характеристика діяльності станції Бахчисарай та організаційної культури на станції. На основі аналізу проблеми дослідження та характеру діяльності станції запропоновано шляхи формування організаційної культури, а саме розробка положення про організаційну культуру станції та впровадити інструментів інформаційного впливу «Team Buildings».
Другий розділ роботи містить обґрунтування концепції проекту, що включає формулювання задуму проекту з урахуванням альтернативних шляхів досягнення результату, проведено SWOT-аналіз, концептуальну сутність, аналіз характерних особливостей проекту, проектний аналіз та рішення щодо прийняття проекту.
Третій розділ роботи представляє розробку та планування проекту, зокрема структуризацію проекту та формування основних планових рішень і документів по проекту. Для структуризації проекту застосований ряд спеціальних моделей: структура робіт (WBS), організаційна структура (OBS), матриця відповідальності (RAM), структура ресурсів (RBS), структура витрат (CBS),тривимірна структура проекту, об'єднуюча WBS, OBS і CBS (CTR-словник).
В четвертому розділі розкрито основні аспекти реалізації проекту, а саме побудована система методів та засобів здійснення процесів моніторингу і контролю проекту, проаналізовано особливості управління критичними процесами на стадії реалізації проекту та надано case-приклад оперативного управління проектом.
Результати дослідження та їх новизна. Розробка та впровадження проекту формування організаційної культури "Team Buildings" на станції Бахчисарай дозволить підвищити якість та ефективність роботи персоналу, збільшити мотивацію, зменшити рівень конфліктів, що призведе до збільшення прибутку станції.
РОЗДІЛ 1
РОЗРОБКА ТА пЛАНУВАННЯ проекту
Структуризація проекту
Після завершення концептуальної фази проекту отримано чітке уявлення про його суть, цілі і завдання, які він повинен вирішувати. Проект перейшов на стадію планування.
На даній стадії була виконана структуризація проекту. Для кожного учасника сформований перелік робіт і необхідних для їх виконання ресурсів, визначені проміжні і кінцеві результати, які мають бути отримані при виконанні робіт. Між всіма роботами проекту встановлені раціональні зв'язки.
Для структуризації проекту застосований ряд спеціальних моделей:
– структура робіт (WBS);
– організаційна структура (OBS);
– матриця відповідальності (RAM);
– структура ресурсів (RBS);
– структура витрат (CBS).
Структура розбиття робіт (WBS) – ієрархічна структура робіт проекту, що відображає його основні результати. Кількість рівнів деталізації, використаних при декомпозиції даного проекту, досить для планування і моніторингу всіх основних робіт. Кожному елементу WBS призначається індивідуальний унікальний ідентифікатор – код обліку, відповідний рівню і порядковому номеру на рівні.
Структура WBS представлена на рис. 3.1.
WBS-структура побудована за фазами життєвого циклу проекту, а саме фази концепції, планування, виконання та завершення. Найбільш трудомістким є третя фаза – фаза виконання, що включає два основних пакети робіт: розробку проекту положення про організаційну культуру станції Бахчисарай та впровадження інструментів інформаційного впливу «Team Buildings» на станції Бахчисарай.
| |
Рис. 3.1. WBS-структура робіт проекту
До розробки положення про організаційну культуру станції Бахчисарай входить: оцінка існуючої організаційної культури, виявлення недоліків, розробка проекту положення про організаційну культуру станції Бахчисарай, представлення пропозицій керівництву станції, внесення змін (за необхідності), підписання наказу, що затверджує положення про організаційну культуру станції.
Положення про організаційну культуру станції Бахчисарай повинно вміщати цінності, ідеологію, лозунги, традиції та ритуали, трудові стимули, стиль управління, міфи.
Після того, як будуть розроблені положення про організаційну культуру на станції Бахчисарай та формування в них інструментів інформаційного впливу "Team Buildings" ці інструменти будуть впроваджуватися на станції та буде вже проводитися роботи із персоналом.
Інструменти інформаційного впливу "Team Buildings" будуть складатися із:
– заснування та проведення свята "День станції Бахчисарай", який буде направлений на формування сильного командного духу, єдності колективу, інформації про цілі станції. На цьому святі буде проведено святковий концерт, де співробітники зможуть проявити свої таланти (співи, танцювальні виступи, виставити свої результати рукоділля, вишивки, збірники віршів та творів, картини та інше).
– проведення лекцій з історії та цінностей станції на нарадах.
– видання електронного журналу про новини станції (в якому буде публікуватися інформація про успіхи станції, про кращих співробітників, про свята та зустрічі керівництва станції з партнерами та інше). Цей журнал співробітниками профспілки буде розсилатися на електронну пошту співробітників.
– здійснення роботи профспілок з новими співробітниками, адаптацією їх до організаційної культури станції, організація зустрічей із ветеранами праці станції.
– поширення міфів про станцію, про діяльність станції в період Вітчизняної війни, її героїв та героїчні вчинки звичайних людей.
– політика, поведінка та вчинки керівництва станції та співробітників.
Організаційна структура виконавців (OBS) визначає всі рівні функціонального управління роботами проекту, починаючи з керівника і команди проекту на верхніх рівнях і закінчуючи організаціями, їх відділами і особами, що відповідають за виконання кожного пакету робіт, на нижніх рівнях. OBS визначає відповідність переліку пакетів робіт нижнього рівня кожній з гілок WBS-людей, безпосередньо організуючих виконання робіт, представлено на рис. 3.2.
Рис. 3.2. OBS-структура проекту
Команда проекту буде сформована із працівників станції Бахчисарай.
До складу команди проекту увійдуть:
– Керівник проекту (функції якого за сумісництвом буде виконувати начальник станції Бахчисарай);
– Працівники профспілки;
– Менеджер з персоналу (функції якого за сумісництвом буде виконувати старший інспектор з кадрів станції Бахчисарай).
Залучення членів команди проекту відбувається за матричною організаційною структурою. Матрична організаційна структура передбачає, що співробітники працюють на своїх основних посадах та додатково виконують функції в проекті. Як відомо, виділяють сильну, слабку та збалансовану різновиди матричної організаційної структури: сильна, коли більшу владу має керівник проекту; слабка, коли більшу владу мають керівники функціональних підрозділів; збалансована – це коли, намагаються збалансувати владу керівника проекту та функціональних менеджерів на працівників, що входять до команди проекту. Найбільш раціональною у разі підприємства, що досліджується, організувати діяльність членів команди за збалансованою матрицею.
Недоліками слабкої матричної організаційної структури є те, що функціональні менеджери (начальники відділів) можуть саботувати роботи по проекту, так як кожний керівник прагне щоб його працівники повністю віддавалися роботі. У разі, коли, матриця сильна, тобто керівник проекту має більшу владу, проект може призвести до того, що працівники, що входять до команди проекту не вспіватимуть робити свої функціональні обов’язки.
А залучення до проекту начальника станції Бахчисарай дозволить мати оперативну інформацію по проекту та забезпечити відповідальне відношення.
Передбачено, що працівники 30% робочого часу щоденно будуть залучені до проекту, а інші 70% часу ці працівники будуть виконувати свої посадові обов’язки.
Як видно із рис. 3.2 начальник станції Бахчисарай буде поєднувати посаду керівника проекту.
Проектом не передбачено залучення сторонніх спеціалістів.
Матриця відповідальності (RAM), ставить у відповідність ієрархічну структуру робіт (WBS) і організаційну структуру (OBS) для призначення відповідальних на всі пакети робіт проекту забезпечує опис і узгодження структури відповідальності за реалізацію робіт за проектом з вказівкою ролі кожного учасника в їх виконанні. При розробці матриці відповідальності проекту використана методика RACI. Методика RACI є зручним і наочним засобом планування відповідальності членів проектної команди при виконанні завдань на кожному з етапів проекту. Термін RACI (або ARCI) є абревіатурою:
Відповідальний (Accountable) – повністю відповідає за виконання етапу/завдання, має право приймати рішення за способом реалізації. Відповідальним за завдання може призначатися лише одна людина.
Виконавець (Responsible) – виконує завдання, не несе відповідальність за вибір способу його рішення, але відповідає за якість і терміни реалізації. В кожного завдання має бути хоча б один виконавець.
Затверджувач (Consult before doing) – надає консультації в ході рішення завдань проекту, контролює якість реалізації. Та людина, яка ухвалює деякий документ (якщо дана робота пов'язана із створенням документа). Він може бути лише один.
Узгоджувач (Inform after doing) – може надавати консультації в ході рішення завдань проекту, не несе відповідальності. Особа, яка бере участь в узгодженні деякого документа (якщо дана робота пов'язана із створенням документа). Їх може бути декілька.
Для зручності введемо короткі позначення по першим буквам відповідальностей (окрім першої відповідальності, так як відповідальний і виконавець починаються з однієї букви):
О – відповідальний;
В – виконавець;
З – затверджував;
У – узгоджувач.
Матриця розподілу відповідальності проекту RAM з врахуванням функціональної організаційної структури організації приведена в таблиці. 3.1.
| |
| |