 |
|
Відмітка про наявність додатка.
Додатки до документа можуть бути трьох видів:
а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом;
в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.
У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті:
Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) за формою, зазначеною у додатку 1.
Додатки до розпорядчого документа мусять мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому полі першої сторінки додатка:
Додаток
до наказу Міністерства освіти і науки України
15.10.05 №15
Додатки до розпорядчих документів підписують керівники структурних підрозділів установи на останній сторінці додатка.
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляють у такому порядку:
1) якщо документ має додатки, про які згадується у тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:
Додаток:на 2 арк. у 3 прим.;
2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:
Додаток: “Проект реконструкції ділянки” на 5 арк. у 2 прим.
Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:
Додаток:на 2 арк. лише адресатові.
У разі великої кількості додатків окремо складають їхній опис, а в самому документі після тексту зазначають:
Додаток: відповідно до опису на 7 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою:
Додаток: на 6 арк. у 2 прим. на першу адресу.
Підпис.
Обов’язковий реквізит будь-якого документа. Підписують, як звичайно, перший примірник документа. До складу підпису входять:
- найменування посади (з лівого боку);
- підпис (між назвою посади і прізвищем);
- ініціали й прізвище особи, яка підписала документ (праворуч).
Наприклад:
Директор рекламної агенції
„Панорама” (Підпис) Л.М. Кузовський
У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.
Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписують тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.
Два підписи і більше ставлять на документах, за зміст яких відповідає кілька осіб (грошово-фінансових документах, угодах тощо).
Підписи кількох службових осіб на документах розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді, напр.:
Директор (Підпис) А.В. Саварин
Головний бухгалтер (Підпис) О.І. Микитенко
Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні, напр.:
Директор ВАТ “Галич – Авто” Директор торгового Автоцентру
(підпис) М.Й. Джунь (Підпис) Бурмай Н.К.
В актах, висновках та подібних документах, які уклала група або комісія, зазначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їхніх обов’язків у конкретній комісії, напр.:
Голова комісії (Підпис) Л.І. Мокрицька
Члени комісії (Підпис) М.О. Борисюк
(Підпис) Б.Г. Яворський
У вищих навчальних закладах та академічних наукових установах у назвах посад вказують науковий ступінь і наукове звання (професор, доцент, кандидат філологічних наук, доктор економічних наук тощо), напр.: