Главная | Обратная связь

Практичне завдання 3

Опишіть проблеми, з якими стикалася компанія до того, як впровадила нову інформаційну систему. Які управлінські, організаційні і технологічні чинники були відповідальні за виникнення цих проблем?Які зміни змогла зробити компанія для більш успішного здійснення свого проекту?Які зміни повинні внести працівники компанії в процеси бізнесу для успішної реалізації поставлених завдань і закріплення провідної ролі IС в нових економічних умовах?

Поставте себе на місце керівника по збуту і назвіть кроки, які б Ви зробили в майбутньому для реалізації нової стратегії компанії?

Балтійський суднобудівний завод в Санкт-Петербурзі - це найкрупніша сучасна суднобудівна верф Росії. Завод не тільки будує судна, але і має власне машинобудівне виробництво, орієнтоване, до речі, не тільки на потреби самого Балтійського заводу. Тут виконуються замовлення на виробництво виробів і вузлів для суден в рамках міжзаводської кооперації. Балтійський завод володіє справді унікальною виробничою базою. Проте наприкінці двадцятого сторіччя компанія стала зазнавати труднощів, пов'язаних зі збільшенням виробництва і, як наслідок, із зростанням виробничих витрат. Тим часом, конкуренція серед суднобудівників у світі украй висока і однією з найважливіших конкурентних переваг якраз і є скорочення термінів виробництва суден. Добитися цього сьогодні без сучасної системи планування і управління компанією практично неможливо. Усвідомлюючи це, керівництво Балтійського заводу зробило ставку на впровадження і використання корпоративної інформаційної системи класу ERP - BAAN IV.

У проекті щодо впровадження системи як зовнішній консультант була залучена компанія TOPS, що має великий досвід роботи в компаніях різних секторів промисловості і володіє апробованою методологією впровадження складних проектів. На першому етапі проекту стояло завдання автоматизації процесу постачання компанією основних матеріалів (закупівель і управління зберіганням, тобто складської діяльності). Впровадження модуля управління матеріально-технічним постачанням і стало змістом роботи на першому етапі реалізації КІС Балтійського заводу на основі BAAN IV.

Методологія ведення подібних проектів в компанії TOPS Business Integrator припускає, що роботи за проектом розбиваються на стадії. Перша стадія - це обстеження компанії і визначення переліку процесів бізнесу, які будуть автоматизуватися в рамках першого етапу робіт. Разом з цим виявляються проблеми або вузькі місця, що існують у виділених процесах бізнесу, проводиться їх аналіз з погляду можливості усунення цих проблем через впровадження інформаційної системи.

Друга стадія є власне розробкою виділених процесів бізнесу. Ця стадія - одна з найскладніших і трудомістких. Тут від команди впровадження замовник чекає опису того, якими стануть існуючі процеси бізнесу під час впровадження інформаційної системи. Не секрет, що західна ERP— система вносить певні зміни в хід процесу бізнесу. І, хоча система володіє відповідним механізмом настройки, глибина цієї настройки певною мірою обмежена. Тому необхідно чітко визначити, чи може кожен конкретний бізнес-процес бути повторений в системі, що називається «один до одного» (тобто аналогічно існуючій практиці) і чи потрібно це взагалі. Якщо існували проблеми в реалізації даного процесу бізнесу в компанії, то потрібно вирішити - чи вносити в нього зміни і якщо так, то які? Таким чином, в ході цієї роботи може виникнути необхідність в змінах самого процесу бізнесу, які можуть мати місце під час проведення відповідних організаційних змін в компанії.

На Балтійському заводі ситуація саме так і складалася. Ряд процесів бізнесу були оптимізовані. Наприклад, бізнес-процес відпустки матеріалів у виробництво, вхідного контролю ТМЦ. Критеріями оптимізації були: зниження матеріальних витрат, підвищення точності обліку матеріалів. Для реалізації цих процесів бізнесу в компанії був потрібний перерозподіл відповідальності між підрозділами, зміна регламентів роботи і документообігу. Затвердження такого рішення зайняло досить багато часу. З проектним рішенням були ознайомлені керівники середньої і вищої ланки, які не брали участі в розробці. У результаті було ухвалене позитивне рішення.

Окрім цього, на другій стадії робіт визначалась необхідність внесення змін у саму систему. Балтійським заводом був замовлений ряд доопрацювань програмного забезпечення у постачальника IС.

Завершилася стадія тим, що концептуальні і детальні схеми роботи основних процесів бізнесу, їх текстові описи, а також розроблені для кожного процесу бізнесу процедури щодо роботи з інформаційною системою і створений в першому наближенні перелік необхідних робочих місць, були оформлені в пакет звітних документів по 2-ій стадії першого етапу робіт і передані керівництву компанії для їх узгодження і затвердження.

Всі проектні рішення були затверджені керівництвом Балтійського заводу і передані для практичної апробації. В рамках третьої стадії проводиться підготовка дослідної експлуатації системи. На цьому етапі проводяться технічні і організаційні заходи, тестування процесів бізнесу, а також навчання працівників заводу роботі з інформаційною системою. Зараз на заводі проводяться технічні і організаційні заходи щодо підготовки системи до дослідної експлуатації. Запуск системи в дослідну експлуатацію за планом відбудеться у вересні поточного року.

Однією з характерних рис даного проекту було те, що на заводі впроваджена система автоматизованої підготовки конструкторсько-технологічної документації. Отже, одним із завдань проекту була стиковка систем. На даний момент система «Тронікс» є джерелом для матеріалів і замовлених відомостей для IСBAAN.

Важливим чинником, що впливає на успіх проекту, є команда впровадження. Команда, яка займається впровадженням інформаційної системи, має складатися з трьох груп фахівців. Перша - це функціональні фахівці компанії, які знають роботу своїх підрозділів і здатні побудувати нові схеми роботи. Друга - зовнішні консультанти (в даному випадку, фахівці TOPS BI), які ведуть методологічний супровід впровадження, здійснюють консультації за системою BAAN. Третя група - це, власне, ІТ - підрозділ компанії. В компанії повинна бути створена власна команда впровадження. Зовнішні консультанти залучаються в компанію на певний період часу підготувати команду і навчити її, щоб наступний етап впровадження вона могла провести вже власними силами.

На Балтійському заводі до моменту появи експертів компанії TOPS ВІ вже була сформована команда впровадження ІС BAAN усередині відділу інформаційних технологій. Ця команда вивчила функціональність BAAN, провела обстеження компанії. Таким чином, фахівцям компанії TOPS BI не довелося починати з навчання, що дозволило відразу приступити до аналізу компанії на основі матеріалів щодо обстеження.