 |
|
Дослідження потоків інформації
Дослідження потоків і об’ємів інформації є додатковим каналом (додатково до аналізу змісту праці і структури витрат часу) отримання даних, які є основою проектування наукової організації праці інженерно-управлінських працівників. В якості основних методів вивчення фактичних потоків інформації можуть бути рекомендовані усне і анкетне опитування. Усне опитування дозволяє отримати тільки дані про маршрути руху інформації. Анкетне опитування може дати більш повні і точні відомості, які характеризують не тільки шляхи проходження інформації, але і її об’єми, а також характер і виконавців її обробки. І усне опитування і анкетування проводять загальне або вибіркове. Загальне обстеження забезпечує отримання повних даних попід розділу або підприємству в цілому, але воно є трудомістким. Вибіркове обстеження потребує значно менших трудовитрат, але отримані дані не можуть дати повного уявлення про інформаційні потоки.
При усному опитуванні виясняється, звідки поступає документ і куди він направляється, на основі яких документів він створений і які документи створюються на його основі. Отримані за допомогою усного опитування відомості використовуються для складання маршрутів руху окремих документів, а також схем документообороту для підрозділів або в цілому по підприємству.
При анкетуванні використовуються анкети, які призначені для отримання даних від одного працівника за одними вимогами (табл. 16.6).
На основі матеріалів анкетування є можливим отримати інформацію по підприємству в цілому і по кожному працівнику:
· кількість інформації, яка поступає із зовні і потребує обробки;
· кількість інформації, яка видається;
· трудоємкість обробки інформації;
· періодичність поступлення інформації і видача різноманітної інформації.
Таблиця 16.6
Анкета щодо вивчення інформації
| Запитання | Відповідь |
| 1. Найменування документа | |
| 2.Звідки поступає документ | |
| 3. Куди направляється документ | |
| 4. На основі яких документів він складається | |
| 5. Які документи складаються на його основі | |
| 6. Періодичність складання документа | |
| 7. Періодичність звертання до документа | |
| 8. Зміст роботи щодо складання або обробки документа (виписування, перегляд, підшивання, заповнення, копіювання, обчислення). | |
| 9. Кількість екземплярів, які виписує організація. | |
| 10. Кількість слів, які заповнюють (чисел) | |
| 11. Час заповнення слів (чисел) | |
| 12. Кількість арифметичних дій (по кожному виду окремо додавання, віднімання, множення, ділення). | |
| 13. Час виконання арифметичних дій (по кожній дії окремо) | |
| 14. Ваші рекомендації щодо покращання обробки документів |
Частіше всього для аналізу необхідні повні дані, як працюють з кожним документом (починаючи з його отримання або створення і закінчуючи відправленням в іншу організацію або на архівне зберігання). Для цього повинні бути зібрані і зведені в цілому матеріали анкетування всіх осіб задіяних при обробці відповідного документу. Практикується і дещо інший спосіб анкетування, при якому до документу додається і супроводжує його на всіх стадіях обробки анкети, загальна для всіх задіяних для роботи над документом. В цій анкеті кожний із виконавців проставляє дані, які операції він виконав.
Матеріали анкетного опитування можуть бути систематизовані різним чином в залежності від конкретного призначення опитування і ряду інших обставин, хоча аналіз даних майже завжди однотипний. Наприклад, дані анкетування підсумовують і обробляють з використанням зведеної таблиці (табл. 16.7).
Таблиця 16.7
Зведена таблиця даних анкетування
| Перелік документів | Кількість слів (чисел) в документі | Середня кількість документів в місяць | Середньомісячний об’єм (в діях) | |||
| додавання | віднімання | множення | ділення | |||
Можливо також складати різного виду таблиці, які показують яку кількість документів отримують функціональні підрозділи, скільки створюють, направляють у інші підрозділи і залишають у себе (документи для внутрішнього користування).
Ще один безпосередній результат проведення анкетного опитування – виявлення інформаційних зв’язків працівників всередині підрозділу, а також між підрозділами.
В цілому матеріали дослідження потоків інформації повинні слугувати основою для проектування раціональної схеми документообороту і вдосконалення розподілу праці в апараті управління.
Контрольні запитання:
1. Усне опитування (порядок проведення, переваги і недоліки, доцільна сфера використання).
2. Анкетне опитування (порядок проведення, переваги і недоліки, доцільна сфера використання).
3. Особливості проведення фотографії робочого часу інженерно-технічних працівників.
4. Самофотографія робочого часу.
5. Методи вивчення потоків інформації на підприємстві.