 |
|
Документы по личному составу
Документы по личному составу – это совокупность документов, фиксирующих этапы трудовой деятельности работников.
К таким документам относятся: трудовые договоры (соглашения); приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); заявления; характеристики; трудовые книжки; личные карточки формы Т-2; лицевые счета по заработной плате; все документы, входящие в состав личного дела.
Документы по личному составу содержат персональные данные граждан, которые относятся к конфиденциальной информации в соответствии с законом РФ «Об информации, информатизации и защите информации» и не подлежит разглашению.
Документация по личному составу ведется с момента поступления работников на предприятие и должна храниться после их увольнения в зависимости от важности отдельных видов документов до нескольких десятков лет. Поэтому она выделена в самостоятельную группу.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
Например, при рассмотрении трудового спора в суде большое значение имеет не только соответствие документов трудовому законодательству, но и их оформление по установленным правилам. Даже при верном применении трудового законодательства кадровая служба предприятия нередко проигрывает судебные споры с работниками из-за ошибок в документах (отсутствии каких-либо реквизитов или их неправильном оформлении).
Заявление составляется в произвольной форме, пишется от руки на бумаге А4.
Трудовой контракт (договор) фиксирует установление и регулирование трудовых правоотношений между работодателем и работником. В соответствии со стажем трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок (не более 5 лет), на время выполнения определенной работы. В случае срочного договора, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых правоотношений, действие его автоматически продлевается на неопределенный срок.
При заключении договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:
- основания увольнения работника;
- дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законом;
- введение для работников полной материальной ответственности, за исключением случаев, предусмотренных рудовым кодексом РФ.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах, срок хранения трудового договора 5 лет после увольнения работника.
Трудовой договор составляется:
- в письменной форме;
- в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работника, другой для работодателя).
Трудовые договоры включаются в состав личных дел работников и хранятся согласно сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, то трудовые договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет.
Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий общий, непрерывный и специальный стаж работы гражданина. Закон запрещает иметь несколько трудовых книжек. Каждая запись в трудовой книжке должна быть доведена до ее владельца. Хранится трудовая книжка в сейфе.
При увольнении сотрудника в записи об увольнении указывается соответствующая статья трудового кодекса РФ. При увольнении трудовая книжка выдается на руки в день увольнения (последний день работы). Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 62 ТК РФ).
Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего.
Администрация не имеет права задерживать выдачу трудовых книжек уволенным работникам. Выдача справок взамен трудовых книжек не допускается.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.
Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров (отдельно от остальных трудовых книжек), а затем сдаются на 50-летнее хранение в архив предприятия. По истечении указанного срока они могут быть уничтожены в установленном порядке. На трудовые книжки, передаваемые в архив, составляются опись и акт, копии которых хранятся в отделе кадров.
Личная карточка ф. №Т–2 – заводится на всех работников предприятия в одном экземпляре, независимо приняты они на временную или постоянную работу. Личная карточка является основным документом по учету персонала. Все записи делаются на основе предыдущих документов работников без сокращений.
Личная карточка хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.
Личные карточки Ф. № Т – 2 хранятся 75 лет.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике.
Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего на руководителя и ведущих специалистов (при этом на остальных составляется личные карточки Ф. № Т – 2).
В состав личных дел должны входить следующие документы:
- Внутренняя опись документов (обложка);
- Анкета;
- Автобиография (резюме);
- Копия документов об образовании;
- Характеристика;
- Трудовой контракт;
- Заявление;
- Копии приказов приема, увольнения.
Анкета заполняется работником собственноручно. Данные вносятся на основании документов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью.
Анкета как обязательный документ не названа в ТК РФ в числе документов, представляемых при приеме на работу. Однако анкета требуется при поступлении на службу в таможенные органы.
Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу (особенно на коммерческих предприятиях). Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знания иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т.д. При необходимости резюме дополняют пунктами: цель (какую работу хотел бы получить претендент) и устраиваемый его размер оплаты труда.
Резюме лиц, не принятых на работу, хранятся 1 год (статья 341 «Перечня документов с указанием сроков хранения»). Резюме работающих сотрудников хранятся в личных делах или в отдельной папке и располагаются там по алфавиту фамилий.
Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.
Пишут автобиографию рукописным способом на листе формата А4 или специальном бланке при поступлении на работу, учебу. Форма изложения повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, что можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.
Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, аттестация на должность и т.п.). В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Текст характеристики излагается в форме третьего лица.
Характеристика как обязательный документ при поступлении на работу ТК РФ не предусмотрен. Однако на стадии отбора кандидатов на руководящую должность находит применение.