Главная | Обратная связь

Оформление (процедура 1).

ОСНОВНОЕ.

Подготовка дела к сдаче в ведомственный архив:Законченные д-вом дела пост и врем (>10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основным правилам работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Всего две процедуры – оформление и описание дела.

Оформление– подготовка дела к хранению в соотв с установленными правилами (Гост Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ). Описание– вынесения на обложку дела всех необходимых сведений о доках для его дальнейшего хранения и поиска.

Оформление (процедура 1).

Оформление дела начинается с момента его заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление проводится работниками службы ДОУ и структурных подразделений.

Оформление дела состоит из: 1) подшивка документов, 2) нумерация листов, 3) составление заверительной надписи, 4) составление внутренней описи документов, 4) внесение уточнений в реквизиты обложки дела.

Оформление дел может быть частичным или полным.

Частичное оформление дел – для временного хранения (до 10 лет) дела обрабатываются упрощенно (частично). Дела остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе. Также используется частичное оформление обложки дела.

Полное оформление дел – для постоянного или временного (>10лет) дел. Такой обработке подвергаются и дела по личному составу. Процедуры:

1) проверка оформления документов: наличие обязательных реквизитов, печатей, соответствие оформления действующему ГОСТу; проверка систематизации док-ов в деле; из дела удаляются черновики, копии, скрепки, скобки. Проверяется порядок расположения документов: по алфавиту, хронологии и др.

2) Подшивка дела: доки дела подшиваются в папку из плотного картона (скоросшиватель удаляется), дело подшивается на три-четыре прокола.

Перед подшивкой в конец дела помещается лист-заверитель: на нем цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.

3) Нумерация листов – дело нумеруется в правом верхнем углу черным карандашом, не задевая текста документа. Если во время нумерации допущена ошибка, разрешается только открытое исправление, путем добавления к номеру литерной буквы. Если цифра написана неправильно можно зачеркнуть неправильную цифру и сверху написать правильно. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Лист – заверитель не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на обратной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно.

4) Оформление заверительной надписи – пишется разборчиво, запрещается составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа. Может быть на второй внутренней обложке. Заверительная надпись состоит из стандартного выражения: «В деле подшито и пронумеровано…», затем цифрами и прописью указывается количество листов, указываются литерные номера, исправленные номера, номера крупноформатных листов, листов с фото, иллюстрациями, номера конвертов с вложениями и число вложенных в них листов (приклеиваются ко 2-ой внутренней обложке, туда помещаются подлинники документов). Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки ФИО и датой.

5) Оформление обложки дела. Сведения, которые выносят на обложку, всего 9 элементов:

1. полное наим. орг с указанием ее подведомственности (вышестоящая организация, собственно организация): в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то указывается оба названия (прежнее название в скобках, новое ниже).

2. наименование структурного подразделения

3. заголовок дела (из номенклатуры). Если в деле несколько томов: то указывается общий заголовок и заголовок каждого тома. Сперва в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и пр.), затем автор или корреспондент (если переписка), далее вопрос, отражающий содержание документов. Если приказы, распоряжения, то указываются их номера (за 1999 г. № 1-78). М.б. копии, следовательно (за 1999 г. №1-78. Копии.).

4. аннотация (информация раскрывающая содержание заголовка) – может быть составлена если дело содержит особо ценные документы.

5. Делопроизводственный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре

6. Крайние даты документов в деле, т.е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела (например, приложения и пр.), то указывается «В деле имеются документы за … год (ы)». Если дело начато в одной организации, закончено в другой, то на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

7. Количество листов (проставляется на основании заверительной надписи дела).

8. Архивный шифр (включающий указание на номер фонда, описи и дела по описи), выполняется в виде штампа

9. Срок хранения дела проставляется на обложке дела по номенклатуре дел в организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения и после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного срока хранения пишется: «хранить постоянно».

9а. Номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей).

На обложке дел постоянному хр предусмотрено место для наименования гос.архива, в который они будут переданы, кодов гос. архива и организации. Этот архивный шифр проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Архивные шифры дел временного (>10 лет) хранения и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреждения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утвержденных руководителем организации.

Составление описи дел (процедура 2).

На дела постоянного и временного (>10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дела – это архивный справочник, представляющий собой систематезированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись дел является одним из основных учетных документов и одновременно основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск. Следовательно, это и справочник по содержанию дел. Функции описи: -информационная (раскрывает состав и содержание документов); - классификационная; -учетная.

Описи дел составляются для: дел долговременного срока хранения (>10 лет), постоянного срока хранения, по личному составу, на дела состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и пр.), служебные ведомственные издания, перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы ДОУ. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Опись условно состоит из 3-х частей. Часть 1:

-наименование организации,

- вид документа (опись),

-дата и номер,

-заголовок,

-гриф утверждения руководителя.

Часть 2: Состоит из описательных статей – это совокупность элементов описания каждого дела в описи. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

-порядковый номер дела (тома, части) по описи;

-индекс дела (тома, части) по номенклатуре;

-заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

-крайние даты документа в дело (т.е. дату дела);

- число листов в деле;

-срок хранения (для описей дел постоянного хранения эта графа опускается);

-примечания.

Часть 3: итоговая запись:

-Цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись (первый и последний номер дел по описи);

-Должность и подпись составителя с расшифровкой,

-Гриф утверждения описи, протоколы заседания экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения, которое курирует данную организацию.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах – один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в гос. архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы ДОУ, подписывается председателем ЭК и согласуется с руководителем организации. В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

Дополнительно: составление внутренней описи – составляется на конкретное дело, как правило, на личные дела, судебные, на присвоение ученых званий, изобретения и пр. Срок хранения этих документов свыше 10 лет.

Такая опись составляется на отдельном листе, который помещают в конец дела. Разделы:

- порядковый номер документа по описи

- индекс документа по номенклатуре

- заголовок документа (вид документ, как правило)

- дата документа

- количество листов

В конце описи итоговая запись: указывается количество документов (цифрами и прописью) и количество листов. Подписывается составителем с указанием должности.

На документы по личному составу составляется отдельная опись – особенность в том, что к номеру добавляется «л» или «к». Как правило, ведется одна опись с нумерацией на дела за несколько лет. Когда количество дел превышает 400, то заводится новая опись. В описи дела по личному составу формируются в следующей последовательности: приказы по личному составу, списки личного состава, личные дела уволенных по алфавиту, невостребованные трудовые книжки, лицевые счета. Такая опись сост. в 4 экз., может быть снабжена научно-справочным аппаратом и оформлена в самостоятельное дело.