 |
|
Порядок оформления распорядительной и договорно-правовой документации кредитной организации
К распорядительной документации в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» относятся такие документы, как приказы (Приложение Р) и распоряжения. (Приложение С)
Процедура издания приказов и распоряжений в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности:
1. Инициирование издания приказа или распоряжения.
Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:
- на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
- по поручению директора филиала;
Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, предложении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в издаваемом приказе или распоряжении.
Источниками информации могут быть:
- законодательные акты и нормативная документация;
- текущая документация организации;
- документы, поступающие из других организаций;
- архивные документы и др.
Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.
Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.
Оформляются проекты приказов и распоряжений в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
4. Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа подразумевает:
- внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;
- внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко.
5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
6. Подписание приказа или распоряжения.
Согласованный проект документа передается на подпись директору филиала.
Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать директору лист согласования проекта документа. Его подпись превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.
7. Регистрация приказа или распоряжения.
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Регистрация осуществляется одним из трех способов:
- записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
- записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);
- внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).
8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.
Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.
Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.
К договорно-правовой документации относятся в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» договоры (кредитные, банковского вклада).
Процедура создания договорно-правовой документации состоит из следующих этапов:
1. Подготовка проекта договора.
Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем филиала, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.
Сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.[20]
2. Согласование.
Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет вместе с пакетом документов. Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале регистрации, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров.
3. Заключение договора (подписание и заверение печатью).
Согласованный всеми специалистами проект договора готовится для подписания.
4. Регистрация
Все подписанные руководителем договоры передаются для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.
Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию.
5. Учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров.
Договор, подписанный от имени кредитной организации, передается ответственному исполнителю под роспись в листе для передачи.
6. Формирование базы по документам.
7. Организация исполнения договоров.
Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем кредитная организация имеет дело — это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации.
Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в договорный отдел, где они и подлежат хранению.
8. Подготовка договоров к сдаче в архив.
Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками договорного отдела ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения.
Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.