Здавалка
Главная | Обратная связь

Принципы организации работы с документами, оформленными на «бумажных» носителях информации



Поток документов, циркулирующий от начала их создания до передачи в архив, является документооборотом учреждения банка. Четко организованный документооборот обеспечивает возможность оперативного применения информации, используемой в документе, в текущей деятельности и защищает учреждение от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота.

Для грамотной организации работы Орловский региональный филиал ОАО «Россельхозбанк» решает, какие документы действительно нужны кредитной организации. Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право и дееспособность учреждения, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Основу документооборота составляют следующие документы: приказы, распоряжения, договоры.

Документооборот филиала также организован на входящей, исходящей и внутренней документации. Документы, поступающие в банк на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию (автоматизированный учет), рассмотрение руководством банка и доставку исполнителям.[21]

Доставка документов на бумажном носителе в банк и их отправление осуществляется:

- отделениями почтовой связи ФГУП «Почта России»;

- спецсвязью и фельдъегерской связью;

- компанией «TNT Express Worldwide»(или « DHL»).

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки корреспонденции. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы, адресованные руководству организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Работник банка, получивший корреспонденцию, при передаче документа на бумажном носителе для регистрации в службу ДОУ указывает на оборотной стороне документы свои инициалы, фамилию и дату получения.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на :

- документы, требующие обязательного рассмотрения директором филиала;

- документы, направляемые непосредственно в подразделения;

- обращения юридических и физических лиц (жалобы, заявления, предложения).

Документы, поступающие непосредственно в адрес подразделения, регистрируются делопроизводителем данного подразделения. Передача документов на исполнение без регистрации не допускается

Исходящие документы, подготовленные к подписанию, должны быть оформлены с соблюдением установленных требований. При направлении документов на подпись проверяется наличие виз, приложений, правильность адресования, соответствие бланка должности подписавшего, наличие заголовка к документы, данных об исполнителе (фамилия и номер телефона).

Регистрация исходящих документов осуществляется после их подписания и заключается в присвоении регистрационного номера и даты, которые проставляются на документе.

Делопроизводитель филиала осуществляет регистрацию документов и обеспечивает проверку правильности оформления документа на бумажном носителе.

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.

Работа с внутренними документами также, как и с исходящими документами, начинается с подготовки проекта документам, завершается визированием и направлением директору филиала на подпись и регистрацию.

Внутренние документы, подлежащие исполнению, ставят на контроль. Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренной номенклатурой дел.

Осуществление документооборота на бумажном носителе осуществляется в соответствии с Положением о делопроизводстве, в котором устанавливается последовательность организации работы с документами.

 







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.