 |
|
Роль системы организационно-распорядительной и договорно-правовой документации выполняющих управленческую функцию в организациях
Современное управление кредитной организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, недвижимость. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчетность. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей учреждений.
Основными задачами делопроизводства являются: отражение управленческой, производственной и иной деятельности банка и обеспечение рационального использования документов в деловой практике кредитной организации. Информация в настоящее время играет достаточно важную роль в жизни общества. Современное общество характеризуется как «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации во всех областях деятельности.
Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение – это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей. Каждая организация имеет свою организационную структуру, которой присущи разные уровни управления в зависимости от того, такие задачи решаются на том или ином уровне. В небольшой организации в организационной структуре два уровня - руководящий и оперативный, а в средних и крупных организациях –как минимум четыре уровня: руководящий, стратегический, тактический и оперативный. Каждому уровню управления присущи свои внутриуровневые процессы. На тактическом уровне (уровне подразделений) идет выполнение запланированных работ, осуществляются процессы жизненного цикла продукции и процессы их обеспечения. Руководители структурных подразделений анализируют ход выполнения работ на основе информации, которая поступает от исполнителей, и представляют отчеты заместителю руководителя организации, который координирует конкретное подразделение.
На оперативном уровне исполнители выполняют различные подпроцессы и операции и предоставляют информацию о результатах руководителям подразделений, в которых они работают. Процесс управления организацией базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. Документы являются важнейшими носителями информации и составляют основу информационной среды любой организации. Для выполнения своих функциональных обязанностей руководители разных уровней управления и исполнители используют различные документы: законодательные, организационные, распорядительные, информационно-справочные, кадровые, планово-финансовые и другие. Следовательно, основная часть необходимых документов имеется в любой организации.
Управление организацией требует создания различных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т.п. Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование – посредством подготовки различных планов; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство – изданием распорядительных документов; организация – организационных документов; инструктирование – в виде инструкций, методических указаний; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.п.
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документ» в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к документу во времени.
Документы создаются и используются в процессе осуществления деловой деятельности. Документ должен отвечать потребностям деятельности организации, к которой он относится и используется в целях отчетности. В документах также отражается и учитывается деятельность организации. Поэтому ведение многих документов предписано законодательством Российской Федерации. Именно документы, имеющие юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками кредитной организации в суде и в других ситуациях.
Документы должны обладать такими характеристиками, как:
- Аутентичность - документ является аутентичным, если он: является тем, чем должен быть; был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.
- Достоверность - достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
- Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения .
Организация в целях повышения эффективности своей деятельности должна определить и документально зафиксировать политику в области управления документами. Целью этой политики должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, которые способны поддерживать эффективность деятельности организации на протяжении всего периода ее жизненного цикла. Организация должна создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени.
Для этого организация должна принять и выполнять комплексную программу управления документами, включающую:
- перечень документов для каждого процесса своей деятельность и требования к информации, которая подлежит включению в документы;
- решение, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии использовать для их создания и обработки;
- требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими;
- установление требований к поиску, использованию и передаче документов, сроков хранения документов;
- решение, как организовать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию;
- оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации;
- обеспечение сохранности документов и доступа к ним в елях выполнения требований деловой деятельности и общественных организаций;
- обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде;
- определение и оценку возможностей повышения эффективности, результативности или качества организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.
Для повышения эффективности своей деятельности организации необходимо организовать работу с документами. Документооборот обеспечивает надлежащую эффективность работы с документами, что достигается созданием оптимальных условий для перемещения документов наиболее коротким путем в соответствии с основными этапами их подготовки (исполнения).
При отсутствии хорошо организованной системы документооборота в организации возможно:
- неоперативное поступление информации;
- отсутствие определенного маршрута документа;
- увеличение сроков согласования из-за перенаправления документа друг
- другу;
- отсутствие ответственности за принятие решений;
- необоснованное скопление документов на первой ступени согласования;
- появление документов на нижней ступени согласования, минуя руководство;
- отсутствие контроля за исполнением документа.
Документооборот кредитной организации отражает движение материальных, финансовых, информационных потоков, а также движение кадров. Во-первых, документооборот – это организованная память кредитной организации, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п. Во-вторых, документооборот – это учет и контроль результатов деятельности. В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений. В-четвертых, - это средство для управления банком. Движение документов по документационным потокам может осуществляться посредством личной передачи и доставки, почтовой, электронной связи и передачи по принадлежности .В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться:
1. Централизация операций по приему и отправке документов. Это означает, что все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении - службе делопроизводства (секретарем).
2. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).
3. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.
4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Это означает, что документ, поступивший в службу делопроизводства и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в этой службе и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе делопроизводства или в подразделении.
5. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций - функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарю руководителя организации необходимо знать, что резолюция должна быть конкретной, а ее формулировка должна быть такой, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая цель поставлена перед ним руководителем при рассмотрении документа.
6. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа. Разработка регламентов согласования документов и их внедрение позволит значительно сократить время на работу с документами.
7. Делегирование руководителем права подписывать документы заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. Право подписи документов должно быть отражено в должностных инструкциях.«Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а, следовательно, и время движения документов в ходе исполнения.
8. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом, творческих операций - специалистами и руководителями.
9. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Различают три основных типа документопотоков: входящие, исходящие, внутренние.
Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.