Сулимовой Полины Сергеевны

ЗАДАНИЕ

На дипломную работу студента группы ДО34

Сулимовой Полины Сергеевны

_______________________________________________________________________

Тема дипломной работы: «Совершенствование мотивации персонала организации»

закреплена приказом директора от ____________________ №____________

Целевая установка: Цель…….

Основные вопросы, подлежащие разработке (исследованию):

1. …………………

2. ………………..

3. ……………….

4. …………………

Основная литература: (согласно приложению).

Срок представления законченной работы: «____»_________20_______

Дата выдачи задания: «______»______________20

Руководитель ___________________________________________________________

РАССМОТРЕНО

на заседании ЦМК

19 ноября 2009 года

Протокол № 4

Председатель________

Задание получил «________»_________________20______

студент_________________________

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Теоретические основы рабочего места

1.1. Понятие рабочего места

1.2. Виды рабочих мест

1.3. Нормативно - правовые документы. Регламентирование рабочего места

2. Организация рабочего места

2.1. Характеристика условий труда

2.2. Планировка и размещение мебели

2.3. Автоматизация рабочего места

3. Организация рабочего места секретаря в ГАИ

3.1. Организация деятельности секретаря в ГАИ

3.2. Анализ организации рабочего места секретаря в ГАИ

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

Секретарь сегодня, кто он? Какова его роль в современном процессе управления и что входит в круг его должностных обязанностей? Чаще всего секретари координируют чуть ли не всю жизнедеятельность офиса. Что еще нужно для подтверждения того, что на этом месте должен быть высокий профессионал, использующийся безусловным авторитетом у руководства, и у коллег.

В России не существует универсальный практический справочник для администраторов всех уровней: от секретаря до управляющего делами.

Выбор данной темы актуален, так как вопросы, рассматриваемые в данной работе затрагивают не только профессиональную деятельность секретарей всех уровней, но и специалистов, отвечающих за работу с документами в государственных и коммерческих организациях; содержат сведения, необходимые работникам кадровых служб, сотрудникам бухгалтерии и другими специалистам, деятельность которых связана с использованием больших объемов информации и проходит в постоянном общении с гражданами.

Приемная офиса - это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов, и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

Работа по созданию благоприятных условий труда должна носить комплексный системный характер. Начало их формирования закладывается при проектировании предприятий и учреждений. Это относится, прежде всего к санитарно-гигиеническим и эстетическим условиям труда, которые формируются под влиянием проектируемой техники и технологии, архитектурно-строительного оформления зданий, внутреннего размещения служебных подразделений и оборудования, рабочей мебели и т.п.

Не менее важна разработка мер по формированию и улучшению условий труда на уже действующих объектах. Здесь работу следует ввести по всему комплексу элементов условий труда, но особое внимание надо уделить психофизиологическим и социально-психологическим факторам, формирующимся под влиянием выполняемой работы, межличностных отношений, т.е. факторам, которые на этапе проектирования предприятий не могут быть учтены.

Поскольку в современных условиях хозяйствования все большее значение придается активизации человеческого фактора, роль социально-психологических условий труда также повысится, ибо они способствуют усилению социальной мотивации труда, стремлению к большей творческой отдаче специалистов.

Комплексный подход к обеспечению благоприятных условий труда отражен в специальных межотраслевых требованиях и нормативных материалах, которые следует учитывать при проектировании новых и реконструкции действующих предприятий, технологических процессов и оборудования.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.

Мебель для посетителей должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

Нередко секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинатор. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами, стандартами.

1. Теоретические основы рабочего места

1.1. Понятие рабочего места

Под рабочим местом понимается зона, оснащенная необходимыми техническими средствами, в которой осуществляется трудовая деятельность исполнителя или группы исполнителей, совместно выполняющих одну работу или операцию.

На рабочем месте достигается главная цель труда - качественное, экономичное и своевременное изготовление продукции или выполнение установленного объема работы.

Для достижения этой цели к рабочему месту предъявляются технические, организационные, экономические и эргономические требования.

С технической стороны рабочее место должно быть оснащено прогрессивным оборудованием, необходимой технологической и организационной оснасткой, инструментом, контрольно-измерительными приборами, предусмотренными технологией, подъемно-транспортными средствами.

С организационной стороны имеющееся на рабочем месте оборудование должно быть рационально расположено в пределах рабочей зоны; найден вариант оптимального обслуживания рабочего места сырьем, материалами, заготовками, деталями, инструментом, ремонтом оборудования и оснастки, уборкой отходов; обеспечены безопасные и безвредные для здоровья рабочих условия труда.

С экономической стороны организация рабочего места должна обеспечить оптимальную занятость работников, максимально высокий уровень производительности труда и качество работы.

Эргономические требования имеют место при проектировании оборудования, технологической и организационной оснастки, планировке рабочего места.

Эргономика исследует влияние, оказываемое на функциональное состояние и работоспособность человека различными факторами производственной среды. Последние учитываются при проектировании оборудования, организационной и технологической оснастки, при обосновании планировки рабочих мест. Правильная планировка должна предусматривать такое размещение работника в зоне рабочего места и такое расположение в ней предметов, используемых в процессе работы, которые бы обеспечили наиболее удобную рабочую позу; наиболее короткие и удобные зоны движения; наименее утомительные положения корпуса, рук, ног и головы при длительном повторении определенных движений.

Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места.

Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.

Планировка рабочего места должна обеспечить максимум удобств при выполнении обязанностей и не противоречить требованиям экономии площади помещения.

Задача секретаря – сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т. п.

При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;

3) в отдельных случаях потребность в особых условиях;

4) возможность установки дополнительного оборудования.

В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят:

1) стол однотумбовый;

2) приставка с тумбой под компьютер, компьютер;

3) стул подъемно-поворотный;

4) вспомогательный стол.

Рабочее место секретаря должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели секретаря.

Процессу труда работника, независимо от того, какие функции он выполняет, свойственны присущие ему закономерности, определяющие:

- размещение работника в рабочей зоне;

- положение рабочей зоны;

- последовательность, количество и пространственную протяженность составляющих трудовой процесс трудовых движений;

- последовательность вхождения человека в работу;

- появление, наращивание и снижение утомляемости.

Организация рабочего места секретаря руководителя формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

1) средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.);

2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка);

3) средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

4) средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);

5) средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта и модем);

6) копировальные средства и аппараты;

7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;

8) офисная мебель и оборудование.

В зависимости от типа производства, особенностей технологического процесса, характера трудовых функций, форм организации труда и других факторов определяется классификация рабочих мест.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимум удобств при выполнении обязанностей и не противоречить требованиям экономии площади помещения.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря. Так, ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, так как у посетителей, членов совещаний их может не оказаться в нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний – его должностная обязанность.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Диктофоны незаменимы в случае, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации.

Сканер – удобное средство для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.

Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон – факс – модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать программный продукт типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т. д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из компьютера.

Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия – в специальных шкафах.

Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Не рекомендуется ставить в приемной мягкую мебель, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается.

Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту. Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть систематизированы, легко обозримы, доступны для работы.

Секретарь должен осуществлять постоянный контроль над сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.

Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню». Безусловно, визуально она должна быть изолирована от мест для посетителей. Категорически не рекомендуется превращать в буфетную рабочее место секретаря.

Рабочие места бывают следующих типов:

- В зависимости от функций, которые выполняет работник, могут быть рабочие места руководителей, специалистов, служащих, рабочих, младшего обслуживающего персонала, охраны и т.д.;

- Рабочие места подразделяются также по профессиональному признаку, т.е. в зависимости от профессии работника, который работает на этом месте. Например, могут быть рабочие места бухгалтера, экономиста по труду, врача-терапевта, делопроизводителя, столяра, машиниста и т.д.;

- По виду производства различают рабочие места основного и вспомогательных производств;

- По типу производства могут быть рабочие места массового, серийного и единичного производств;

- По степени специализации рабочие места подразделяются на специализированные и универсальные;

- По уровню механизации различаются рабочие места для ручных, ручных механизированных, машинно-ручных работ, а также рабочие места машинные, полуавтоматизированные, автоматизированные и аппаратурные.

- По количеству основного технологического оборудования рабочие места могут быть без оборудования, одностаночными (одноагрегатными, одноаппаратными) и многостаночными (многоагрегатными, многоаппаратными);

- По месту нахождения различают рабочие места в помещении, на открытом воздухе, на высоте, под землей;

- По числу исполнителей – индивидуальные и коллективные;

- По числу смен – одно-, двух-, трех-, четырехсменные;

- По степени подвижности – стационарные и передвижные. Стационарное - это неподвижное, строго фиксированное на территории рабочее место. Передвижное (подвижное) рабочее место такое, на котором работник вместе со средствами труда перемещается относительно предмета труда или фронта работ (например, рабочее место строителя, перемещающегося по мере передвижения фронта работ или рабочее место дежурного электрика, выполняющего работу в местах возникновения неполадок в работе электрооборудования);

- По рабочему положению – сидя, стоя, переменному - сидя-стоя;

- По условиям труда – с нормальными условиями, с тяжелым физическим трудом, с вредными условиями, с особо тяжелым физическим трудом, с особо вредными условиями, с высокой нервно-психической напряженностью, с монотонным трудом;

- По времени использования - постоянные и временные, в том числе сезонные;

- По характеру использования функционирующие, нефункционирующие, в том числе: вакантные, резервные, излишние.

1.2 Виды рабочих мест

Рабочее место — это зона нахождения работника и средств приложения его труда, которая определяется на основе технических и эргономических нормативов и оснащается техническими и прочими средствами, необходимыми для исполнения работником поставленной перед ним конкретной задачи.

Рабочее место является первичным звеном производственно-технологической структуры предприятия (организации), той элементарной ячейкой, в которой осуществляется процесс производства, его обслуживание и управление. Именно здесь происходит соединение трех основных элементов этого процесса и достигается его главная цель - производство предметов труда, оказание услуг, либо технико-экономическое обеспечение и управление этими процессами. От того, как организованы рабочие места, во многом зависит эффективность использования самого труда, орудий и средств производства и, соответственно, производительность труда, себестоимость выпускаемой продукции, ее качество и многие другие экономические показатели функционирования предприятия.

Рабочее место представляет собой закрепленную за отдельным рабочим или группой рабочих часть производственной площади, оснащенную необходимыми технологическим, вспомогательным, подъемно-транспортным оборудованием, технологической и организационной оснасткой, предназначенными для выполнения определенной части производственного процесса.

Каждое рабочее место имеет свои специфические особенности, связанные с особенностями организации производственного процесса, многообразием форм конкретного труда. Вид рабочего места определяется такими факторами, как: тип производства, уровень разделения и кооперации труда, место выполнения работы, содержание труда, степень механизации и автоматизации, число единиц оборудования на рабочем месте. Тип производства в свою очередь связан со специализацией рабочих мест, и означает закрепление за каждым из них группы однородных работ (операций).

Рабочее место, закрепленное за одним рабочим, называется индивидуальным рабочим местом; закрепленное за группой (бригадой) рабочих без закрепления за каждым из них индивидуальной рабочей зоны - групповым (бригадным) рабочим местом. По месту выполнения работы различают стационарные и передвижные рабочие места. Большинство рабочих мест в промышленности - стационарные, т.е. такие, у которых рабочая зона неизменна. Передвижные рабочие места, как правило, организуют для вспомогательных рабочих (например, наладчиков, ремонтников), которые в процессе работы перемещаются на производственной площади.

По степени автоматизации и механизации можно выделить рабочие места ручного труда, механизированные, полуавтоматизированные и автоматизированные. В зависимости от количества обслуживаемого оборудования различают: одностаночные (одноагрегатные) и многостаночные (многоагрегатные) рабочие места.

В ряде случаев в зависимости от специфики производства могут применяться другие классификационные признаки, на основе которых составляется характеристика конкретного рабочего места.

Организация рабочего места представляет собой материальную основу, обеспечивающую эффективное использование оборудования и рабочей силы. Главной ее целью является обеспечение высококачественного и эффективного выполнения работы, в установленные сроки на основе полного использования оборудования, рабочего времени, применения рациональных приемов и методов труда, создания комфортных условий труда, обеспечивающих длительное сохранение работоспособности работников. Для достижения этой цели к рабочему месту предъявляются технические, организационные и эргономические требования.

С технической стороны, рабочее место должно быть оснащено прогрессивным оборудованием, необходимой технологической и организационной оснасткой, инструментом, контрольно-измерительными приборами, предусмотренными технологией, подъемно-транспортными средствами.

С организационной стороны, имеющиеся на рабочем месте вышеперечисленное оборудование должно быть рационально расположено в пределах рабочей зоны; найден вариант оптимального обслуживания рабочего места по его своевременному обеспечению сырьем, материалами, заготовками, деталями, инструментом, ремонтом оборудования и оснастки, уборкой отходов, обеспечены безопасные и безвредные условия труда.

С экономической стороны организация рабочего места должна обеспечить оптимальную занятость работника(ов), максимально высокий уровень производительности труда и качество работы.

Процессу труда работника, независимо от того какие функции он выполняет, свойственны присущие ему закономерности определяющие:

размещение работника в рабочей зоне;

положение рабочей позы;

последовательность, количество и пространственную протяженность составляющих трудовой процесс трудовых движений;

последовательность вхождения человека в работу;

появление, наращивание и снижение утомляемости.

Эргономика исследует влияние, оказываемое на функциональное состояние и работоспособность человека различными факторами производственной среды. Последние учитываются при проектировании оборудования, организационной и технологической оснастки, при обосновании планировки. Правильная планировка должна предусматривать такое размещение работника в зоне рабочего места и такое расположение в ней предметов, используемых им в процессе работы, которые бы обеспечили наиболее удобную рабочую позу; наиболее короткие и удобные зоны движения; наименее утомительные положения корпуса, рук, ног и головы при длительном повторении определенных движений.

Таким образом, задачи в области организации труда в области организации рабочих мест направлены на достижение рационального сочетания вещественных элементов производственного процесса и человека, обеспечение на этой основе высокой производительности и благоприятных условий труда.

Организация рабочего места представляет собой материальную основу, обеспечивающую эффективное использование оборудования и рабочей силы. Главной ее целью является обеспечение высококачественного и эффективного выполнения работы в установленные сроки на основе полного использования оборудования, рабочего времени, применения рациональных приемов и методов труда, создания комфортных условий труда, обеспечивающих длительное сохранение работоспособности работников.

При всем многообразии выполняемых на рабочих местах работ, зависящих от условий и типа производства, технологии и уровня механизации работ, для достижения этой цели можно выделить ряд общих требований к их организации:

• оснащение рабочих мест современным, исправным и безопасным оборудованием, инструментом, технологической и организационной оснасткой, контрольно-измерительными приборами и подъемно-транспортными средствами в соответствии с содержанием и особенностями производственных и трудовых процессов;

• рациональное расположение и закрепление всего необходимого на рабочем месте (инструмента, приспособлений и т. п.);

• оптимальное обслуживание рабочего места сырьем, материалами, заготовками, деталями, инструментом, ремонтом оборудования и оснастки, уборкой отходов;

• наиболее удобное расположение рабочего на рабочем месте;

• максимальная простота управления механизмами;

• безопасные и безвредные для здоровья рабочих условия труда;

• оптимальная занятость работников;

• чистота и порядок на рабочем месте.

Таким образом, задачи организации труда в области организации рабочих мест направлены на достижение рационального сочетания вещественных элементов производственного процесса и работника, обеспечение на этой основе высокой производительности и благоприятных условий труда.

В зависимости от особенностей производственного процесса и характера выполняемой работы различают:

§ простое рабочее место (обслуживание одним работником одного агрегата);

§ многостаночное рабочее место (обслуживание одним работником одновременно нескольких агрегатов);

§ коллективное рабочее место (обслуживание одного агрегата несколькими работниками);

§ стационарное рабочее место (располагается на закрепленной производственной площади, оснащается стационарными средствами труда);

§ подвижное рабочее место (продвигается к месту расположения предметов труда);

§ пространственное рабочее место (определяется характером работы — работник имеет не фиксированное рабочее место, а лишь очерченное пространство и постоянное место явки);

§ свободное рабочее место (для выполнения своих обязанностей работник использует любую точку территории предприятия).

Простое рабочее место — один работник обслуживает один агрегат. Например, один программист обслуживает один комплект компьютерной техники или один универсальный токарный станок обслуживается одним токарем.

Многостаночное рабочее место предполагает обслуживание одним работником одновременно нескольких агрегатов. Такой тип рабочих мест широко распространен в текстильной промышленности и в машиностроении. Например, пять токарных автоматов обслуживаются одним токарем-оператором.

Коллективное рабочее место характерно для химической промышленности, нефтехимической, металлургической и ряда подотраслей пищевой промышленности, а также для крупных транспортных средств (самолетов, морских и речных судов, локомотивов). В этом случае один агрегат обслуживается не одним, а несколькими работниками. Например, крупный прокатный стан на металлургическом заводе обслуживают одновременно до 120 рабочих.

Стационарные рабочие места неподвижны, располагаются на закрепленной производственной площади и оснащаются стационарными средствами труда (машинами, механизмами, инструментом). Предметы труда подаются непосредственно к рабочему месту.

Подвижные рабочие места не имеют закрепленных за ними производственных площадей, а сами продвигаются к месту расположения предметов труда. Например, буровая машина продвигается к месту бурения. Многие рабочие места перемещаются одновременно с предметами труда — автомобили, поезда и другие транспортные средства.

Пространственные рабочие места не связаны с какой- либо отраслью экономики, видами продукции или средствами труда, а определяются характером работы. Это, например, геологоразведка, уборка помещений, выпас скота и др. Работник имеет не фиксированное рабочее место, а лишь очерченное пространство. За ним закрепляется лишь постоянное место явки — специальное помещение или контора, где ведется учет прибытия и ухода работника и контролируется его исполнительность. Рабочее место ряда производственных специалистов и руководителей не имеет четкой регламентации. Непосредственные обязанности они выполняют, не только сидя за рабочим столом, но и находясь на территории фирмы. В какой-то мере это свободное рабочее место в том понимании, что данная категория работников может свободно использовать любую точку территории предприятия для выполнения возложенных обязанностей.

1.3 Нормативно - правовые документы. Регламентирование рабочего места

Для любой организации, особенно негосударственной, важно, какое впечатление создается о ней у представителей других компаний, посещающих организацию с деловыми визитами. Организация работы секретарей на ресепшен, секретарей, обслуживающих переговоры, секретарей руководителей, безусловно, если не определяет, то самым серьезным образом влияет на тот образ компании, который создается в глазах посетителей. В отношении роли секретарей в компании будет справедливым перефразировать известное выражение «Театр начинается с вешалки» в «Офис начинается с секретаря». Действительно, роль секретаря в создании доброжелательного и привлекательного образа компании трудно переоценить.

Любому посетителю будет, по меньшей мере, приятно, если его встретят в бюро пропусков, у входа в офис или у лифта и проводят до нужного ему кабинета. Совершенно другое впечатление сложится у посетителя, если ему в двух словах объяснят, как добраться до кабинета, махнув рукой в нужном направлении, и ему придется самому искать нужный ему кабинет. При недостаточно организованной работе секретарей могут возникать и более серьезные проблемы: занятое другими работниками помещение переговорной, хотя это время было зарезервировано за вами; неуважение или грубость, проявленные по отношению к посетителю; неопрятный или фривольный внешний вид секретаря, громкий вызывающий смех в приемной, обсуждение личных проблем при посетителях и др.

Но это только одна сторона проблемы. В любом случае, как бы хорошо или, наоборот, неудовлетворительно ни была организована работа секретариата, перед руководством всегда стоит проблема, как сформулировать критерии для оценки результатов работы сотрудников.

Регламент – свод требований

Современные компании выделяют достаточно много финансовых средств для обучения секретарей, создания комфортной, эргономичной обстановки в приемной и переговорных комнатах, вводят дресс-код для секретарей, принимают другие меры, однако этого не всегда бывает достаточно, и довольно часто выявляется неудовлетворенность работой секретариата.

Требования, предъявляемые к секретарям, их обязанности, права, ответственность регламентируются должностными инструкциями, однако ни один нормативный документ компании не устанавливает обязательных требований к процедурной стороне организации труда секретаря. В сложившейся практике регулирования труда нет ни одного документа, который определял бы, что, как, в какой последовательности и в зависимости от каких обстоятельств должен делать секретарь на своем рабочем месте в соответствии с тем комплексом обязанностей, который определен должностной инструкцией. Передача такого опыта у нас, как правило, осуществляется «из рук в руки», от одного работника другому, однако это, хотя и вполне оправдавший себя способ передачи знаний, но не настолько надежный, чтобы гарантировать безупречную организацию работы. Очевидно, именно поэтому многие компании, особенно коммерческие, вводят у себя новые документы, регламентирующие труд отдельных категорий работников, в том числе такие, которые ранее в практике не применялись. Например, регламент секретариата. Это название – «Регламент секретариата» – следует рассматривать как условное, или обобщенное. На практике это может быть «Регламент работы секретарей приемной», «Регламент обслуживания переговоров», «Регламент работы секретарей руководителя», «Регламент работы секретарей структурных подразделений» и т.п. Конкретное название документа, естественно, определяется тем, что является объектом нормативного регулирования. Регламент – нормативный правовой акт организации, утверждаемый руководителем.

Почему документ, регламентирующий порядок выполнения отдельных видов работ, называют именно регламентом?

Назначение регламента как вида документа – устанавливать порядок работы, непоследовательность выполнения отдельных видов работ, действий, операций, то есть это документ, регламентирующий процедуру работы.

Какого рода информация и в какой последовательности должна включаться в регламент?

Какими бы ни были конкретные функциональные обязанности секретаря, к этой должности предъявляется достаточно широкий круг требований, выходящих далеко за рамки сугубо должностных обязанностей, например, требования к внешнему виду, личностным качествам и поведению, дополнительным знаниям и навыкам. Все это необходимо учитывать при определении структуры регламента и его содержания.

Вопросы, которые должны найти отражение в регламенте, можно условно разделить на две группы:

1) непосредственно связанные с выполнением конкретных видов работ в рамках должностных обязанностей секретаря;

2) имеющие опосредованное значение для выполнения конкретных видов работ.

К первой группе вопросов относятся вопросы типа:

● организация приема посетителей (включая их сопровождение в офисе);

● ведение телефонных переговоров (применительно к конкретному кругу обязанностей: одно дело – организация и ведение телефонных переговоров, другое – прием и распределение звонков, поступающих по многоканальному телефону);

● порядок организации и обслуживания переговоров;

● порядок организации и обслуживания коллегиальных мероприятий (совещаний, заседаний);

● порядок взаимодействия секретарей и их взаимозаменяемость;

● организация угощенья в офисе;

● порядок работы с документами и др.

Вопросы второй группы касаются организации рабочего места секретаря, его внешнего вида (одежда, прическа, поведение, манера речи и др.), обязанностей по обеспечению порядка в офисе, разрешению конфликтных ситуаций и др.

Поскольку регламент должен устанавливать процедуру выполнения работы, значит, самым важным при его разработке является последовательное описание выполняемых видов работ. В необходимых случаях это может быть пооперационное описание выполняемой работы. Любой вид деятельности имеет исходную точку, например, при ведении телефонных переговоров исходной точкой является прием входящего звонка или вызов абонента, если звонок исходящий, и имеет завершающее действие. Следовательно, если регламент устанавливает требования к выполнению конкретного вида работы, необходимо последовательно описать все действия, которые секретарь должен сделать для того, чтобы можно было считать, что работа выполнена в полном объеме и качественно.

Рассмотрим, к примеру, как может быть описана в регламенте последовательность действий секретаря ресепшен при приеме посетителя:

При виде посетителя (посетителей) секретарь, свободный от телефонных переговоров, должен отложить все дела, встать и поприветствовать вошедшего. После слов приветствия секретарь должен представиться.

После приветствия и представления секретарю необходимо уточнить причину посещения, позвонить работнику компании, с которым у посетителя назначена встреча.

Секретарь должен попросить посетителя подождать встречающего его сотрудника.

При встрече посетителей секретарь должен контролировать выражение своего лица, при любых обстоятельствах выглядеть уверенным, доброжелательным, приветливым.

Секретарь должен демонстрировать готовность к общению. Основные сигналы готовности к общению – взгляд, направленный на собеседника, и естественная улыбка.

В голосе и интонации секретаря всегда должен использоваться только уважительный и доброжелательный тон.

Если речь идет о секретаре, который встречает посетителя и сопровождает его в помещение для переговоров, действия секретаря могут быть описаны в регламенте следующим образом:

Секретарь встречает посетителя, представляется ему, просит посетителя назвать фамилию, имя и отчество.

Если посетителя ожидают в помещении для переговоров, секретарь провожает его в комнату для переговоров.

Секретарь должен быть внимателен к посетителю и предупредителен. Если секретарь сопровождает посетителя, ему необходимо объяснять, куда вы следуете, вовремя предупреждать о возможных поворотах, ступеньках и др.

При сопровождении любого посетителя секретарь должен идти слева от него (правая сторона в деловом мире считается более почетной).

Если по пути следования имеется закрытая дверь, необходимо опередить посетителя и со словами «Позвольте» открыть дверь, придерживая ее, пока посетитель пройдет.

Секретарь должен уметь поддерживать беседу с посетителем, не касаясь вопросов коммерческой деятельности компании, а если подобные вопросы возникнут, секретарю необходимо ссылаться на неосведомленность. При этом желательно использовать фразы: «Простите, но я не владею данной информацией», «По этому вопросу Вам лучше обратиться к руководству (или: к сотрудникам (название подразделения)».

При возникновении непредвиденных ситуаций (возникновение у посетителя проблем со здоровьем и др.) секретарь должен обратиться к руководителю секретариата или к лицу, ответственному за встречу с данным посетителем.

Секретарь должен быть наблюдательным, обращать внимание на то, с какими вещами посетитель вошел и с чем он вышел, не забыл ли что-либо.

Если в поведении посетителя обнаружится что-либо подозрительное, необходимо оповестить охрану по телефону.

Во время беседы посетитель не должен видеть экран монитора ПК, за которым работает секретарь.

Секретарь не должен оставлять документы в местах, доступных посетителям, даже если их содержание не является конфиденциальным. На рабочем столе такие документы необходимо переворачивать или прикрывать сверху.

Если сотрудник, который должен принять посетителя, по какой-то причине задерживается, секретарю необходимо объяснить причину задержки и показать место для ожидания в холле. Секретарь должен предложить посетителю журналы, газеты, чай, кофе или воду.

По правилам хорошего тона, если посетитель отказался от угощения, необходимо повторить свое предложение через 5–7 мин.

При разработке регламента секретариата, независимо от того для какой категории секретарей он разрабатывается, нельзя забывать о необходимости регламентировать взаимоотношения секретаря с другими работниками, подразделениями и службами, поскольку во многих случаях именно от оперативности взаимодействия секретаря с этими подразделениями может зависеть результат работы. Особенно актуально для секретаря взаимодействие с технической службой и службой информационных технологий, отвечающих за эксплуатацию технических средств и информационных систем, а также со службой документационного обеспечения.

Регламент помогает определить ключевые показатели личной эффективности

Наличие в компании регламента секретариата или регламентов для отдельных категорий секретарей создает условия для более точной оценки их труда. В этом случае оценка труда секретаря будет основываться не на общем впечатлении, которое секретарь производит на руководителя секретариата, а на достаточно точной оценке выполненной работы.

Оценивать работу секретаря по количественным показателям невозможно, поскольку от секретаря не зависит количество поступающих звонков, количество и частота переговоров, в которых он может принимать участие, или количество посетителей компании, которых необходимо сопровождать.

Наиболее эффективный метод оценки работы секретаря приемной – это метод, позволяющий оценить результаты работы за определенный период времени по определенной системе показателей. Такой метод оценки получил на западе название Key Performance Indicators («Ключевые показатели личной эффективности»), или метод KPI.