Здавалка
Главная | Обратная связь

Мои обязанности в данной фирме

Содержание стр.

1.ООО фирма «ЮРМА-ТУР»……………………………………. 2

2.Мои обязанности в данной фирме………………………............. 3

3.Какие знания и навыки, полученные во время
обучения в институте, пригодились мне на практике………………………………………………………… 8

4.Какие знания и навыки я получила в результате
прохождения практики
(чему научилась)……………………………………………….. 9

Приложение…………………………………………………….. 11

ООО фирма «ЮРМА-ТУР»

Общество с ограниченной ответственностью «ЮРМА-ТУР», в котором я проходила практику, было создано 24 марта 1997г.

Фирма занимается непосредственно организацией автобусных туров, пляжного и лечебного отдыха, турами, как по России, так и по зарубежным странам.


Агентство предлагает к продаже определенный продукт, и его прямая обязанность – предоставить клиентам полную информацию об этом продукте и дать гарантию исполнения своих обязательств.

 

Туризм помимо огромного экономического значения играет большую роль в расширении границ взаимопонимания и доверия между людьми разных религий и культур. Его деятельность не ограничивается только торговлей товарами и услугами и поиском новых торговых партнеров. Она направляется также на установление взаимоотношений между гражданами разных стран для сохранения и процветания мира.

 

Мои обязанности в данной фирме

 

Исполняла обязанности секретаря, менеджера, совмещая эту работу с работой курьера, а так же принимала участие в создании очередного каталога. В мои обязанности входило следующее:

· Обработка входящей и исходящей почты

· Коррекция сайта фирмы и обработка рекламных материалов

· Регистрация договоров с туристами

· Регистрация договоров с туроператорами

· Подготовка анкет для подачи в консульский отдел посольства на оформление визы

· Комплектование пакета документов, представленных туристом для оформления визы

· Получение железнодорожных и авиабилетов

· Контроль графика заезда туристов, отправляющихся в индивидуальный тур

· Проводы туристов на железнодорожных вокзалах и аэропортах

· Изучение спроса в туризме для школьников

· Подготовка и разработка каталога туров

 

Обработка входящей и исходящей почты. Вся входящая документация состояла из трех потоков:
- письма для руководителя;
- договора;
- рекламные материалы;

Регистрация и учет осуществлялись электронным способом, давая возможность по регистрационному номеру легко найти в каком деле (дела заводятся по стране путешествия, например, Англия, Венгрия, Франция и т.д.) находится данный комплект документов.

Коррекция сайта фирмы и обработка рекламных материалов. Рекламные документы поступают на фирму в виде журналов «Туризм и отдых», «Турбизнес», «Туринфо» и именных буклетов с предложением одного, максимум пяти туров от определенного туроператора, который предлагает сотрудничать в определенное время по определенному направлению, чаще всего это туры пляжного отдыха. У фирмы существует концепция по сотрудничеству с туроператорами. В соответствии с этой концепцией необходимо отредактировать, т.е. внести новый тур ли заменить даты, цены, условия по предложенному уже на сайте фирмы туру.

Регистрация договоров с туристами. При оформлении заявки на тур обязательно заключается договор (единый образец) между туристом и фирмой. Где оговорены все права и обязанности сторон, сроки выполнения взятых на себя обязательств. Регистрация имеет единую нумерацию регистрационных номеров.

Регистрация договоров с туроператорами. Фирма продает не только свой туристический продукт, но и пользуется услугами разных туроператоров. Для оформления заявки необходим договор между туроператором и фирмой, который определяет условия их взаимодействия, определяет степени ответственности каждой стороны.

Подготовка анкет для подачи в консульский отдел посольства на оформление визы. Каждый турист при подаче документов на оформление визы заполняет самостоятельно опросный лист. Где он добровольно предоставляет сведения о себе, о членах своей семьи, родителях, месте работы, с указанием адреса и телефона, месте жительства по регистрации и фактически, указывает все возможные варианты связи с ним.

С помощью сведений, содержащихся в опросном листе, заполняется анкета на английском языке в печатном виде по форме посольства страны, которую желает посетить турист.

Комплектование пакета документов, представленных туристом для оформления визы. Документы для оформления визы принимаются в посольствах и визовых центрах. Каждая страна предъявляет к документам и порядку раскладки разные требования, но есть и одинаковые для всех.

Паспорт в папке должен быть первым, в развернутом виде на развороте, где фото, ФИО, подпись. Фотографии должны быть подписаны на обратной стороне мягким карандашом черного цвета русскими или латинскими буквами и многое др.

Фотографии на анкету нужно приклеивать точно в размер (напр., 3,5 х 4,5 см).

Недопустима замена требуемых документов подлинников копиями. А неточность при подборе и раскладке комплекта документов на визу может привести к отказу приема документов на оформление в посольстве или визовом центре. Что в свою очередь приводит к срыву сроков оформления визы, т.е. в итоге к невозможности совершить поездку.

Получение железнодорожных и авиабилетов. Обеспечением проездными документами занимается менеджер-транспортник. Сегодня очень распространено заказывать и оформлять железнодорожные и авиабилеты по интернету. На руках оказывается так называемый электронный билет. Для авиапассажиров это скорее памятка, чем проездной документ (аэропорты хорошо компьютезированны, достаточно предъявить паспорт и получить посадочный талон), а вот железнодорожный билет нужно выписывать, имея на руках электронный. Поскольку фирма берет на себя обязанность обеспечить туриста проездными документами, следовательно, билет нужно обработать на вокзале с помощью специального терминала.

А в случае позднего обращения туриста, билеты приобретаются в кассах вокзалов.

Контроль графика заезда туристов, отправляющихся в индивидуальный тур. График заезда туристов-индивидуалов (отправляются в поездку по своему маршруту не в составе группы) представляет собой календарь, в котором в дате заезда вносится пометка: ФИО, страна, в которую отправляется турист, номера телефонов для связи. Следующая отметка делается на дате подачи документов на оформление визы. К этой дате турист обязан предоставить комплект документов для оформления.

После сдачи документов в консульский отдел посольства или визовый центр определена дата (делается пометка в графике) получения документов, обработанных в посольстве.

Обязательно делается пометка об окончательной оплате за тур, т.к. для заказа достаточно предоплаты 30-50 % от стоимости всего тура. Эта дата должна быть не позднее 15 дней до дня отъезда.

График отслеживается ежедневно. За 2-3 дня необходимо предупредить туриста о наступлении срока предоставления документов или оплаты.

Проводы туристов на железнодорожных вокзалах и аэропортах. Проводы туристов в аэропортах и железнодорожных вокзалах представителем фирмы осуществляются по следующим причинам:

· Vip-клиенты оплачивают проводы и получают комплект документов для осуществления тура непосредственно перед выездом;

· Поздняя сдача документов на визу влечет за собой выход документов из посольства за одни сутки до выезда или в день отъезда. Турист не успевает посетить офис фирмы. Возникает ситуация, когда фирма идет навстречу туристу.

· При поздней заявке тура возникают проблемы с приобретением билетов. Билеты приобретаются из брони за несколько часов до выезда. Поэтому представитель фирмы встречается с туристом на вокзале за 2-2,5 часа до отправления поезда. Этот вариант на 99% касается железнодорожных билетов.

· В случае, если турист прибывает в день отъезда из других регионов, то билеты ему вручает представитель фирмы в аэропорту или на железнодорожном вокзале, с которого он отбывает в тур.

Изучение спроса в туризме для школьников. Фирма занимается организацией однодневных туров по Подмосковью, Золотому кольцу и двух-трех дневных в Санкт-Петербург и по России для школьников и организаций под заказ.

Есть у фирмы постоянные клиенты. Периодически проводится опрос заказчиков групповых туров для выяснения их пожеланий о сроках и местах, которые они планируют посетить.

Составляется список с определением тематики и сроков. Это очень важно, так как, например, посещение Бабаевской фабрики регламентируется этими организациями, и заказ оформляется один раз в год в определенные даты с разбивкой по месяцам для туристических фирм.

Для того, чтобы исполнить в последствии какой-то заказ необходимо обслуживание в музеях, спланировать нагрузку штатных экскурсоводов или пригласить из вне.

В связи, с увеличением информации по телевизору об интересных местах в России, чаще стал проявляться интерес к новым направлениям, таким как Тамбов, Каргополь и т.д.

Для организации таких туров нужно общаться с туристическими фирмами этих городов за несколько месяцев вперед, т.к. очень плохо развита туристическая инфраструктура: на лицо отсутствие достаточного количества номеров в отелях, проблемы с организацией питания туристов, транспортом.

В Москве и Подмосковье открываются новые музеи, предприятия организовывают посещения своих производств (типографии, хлеб заводы, фабрики елочных украшений и др.), в действующих музеях проходят интересные тематические выставки – все это вызывает интерес, а так же позволяет продвигать программу профессионального ориентирования школьников. Поэтому следует направлять подготовку новой тематики штатными экскурсоводами и предлагать туристам новые маршруты.

Подготовка и разработка каталога туров. Реклама в печатных сборниках должна быть краткой, но должна нести в себе главную привлекательную информацию. Для этого необходимо четко знать (изучить маршрут), что будет лучшим для любознательных людей. При подготовке каталога, который выпускается два раза в год, необходимо правильно сгруппировать туры по направлениям. В каждом направлении разделить четко на типы, то есть: туры эконом - класса, комфорт - класса, туры для школьников, туры с отдыхом на море или в горах.

 

 

3. Какие знания и навыки, полученные во время
обучения в институте, пригодились мне на практике

Работая на фирме, сталкиваешься различными производственными ситуациями. Так, например, изучая делопроизводство еще на первом курсе, теоретически не совсем представляешь, сколько времени уходит на поиск документов, тем более на их сортировку. Столкнувшись с этим на практике - понимаешь как это важно. Владение компьютерными программами дало возможность быстро освоиться в системе поиска необходимой информации, вести деловую переписку, которая уменьшает нагрузку курьерской службы, сокращая время пересылки документов, т.е. ускоряет принятие решений.

Знание английского языка очень пригодилось при обработке анкетных данных при подготовке документации для предоставления в посольства.

Но самой главной была работа, связанная с изучением спроса и созданием каталога. Помогли знания, полученные на лекциях по предмету технология рыночных исследований. Они дали возможность осознанно подходить ко многим мелким проблемам, возникающим при обработке собранной информации. А работа над созданием очередного каталога дала возможность непосредственно окунуться в рекламу.

 

 

4. Какие знания и навыки я получила в результате
прохождения практики (чему научилась)

Работа на фирме дала возможность выявить у себя отсутствие ряда понятий и навыков.

В такой работе, какой занималась я, определенно нужна собранность, исполнительность, аккуратность и внимание. Так же я поняла, что нужна интенсивная практика в работе с компьютером, усиление подготовки по английскому языку, умение общаться с заказчиками, сотрудниками, терпимость и выдержка.

На практике я приобрела навык ведения переговоров, ведущихся для выяснения потребности в том или ином туристическом продукте. Это включает в себя:

- умение четко сформулировать вопрос
- умение задавать наводящие вопросы
- анализ и сопоставление данных

Четко усвоила понятия конфиденциальность, взаимозаменяемость в работе, что обеспечивает бесперебойной процесс обслуживания, повышающий престиж фирмы.

Приобрела навык работы с анкетами, договорами, текущими и перспективными графиками, различными документами, научилась ориентироваться в формировании цен. Например, цена любого автобусного тура формируется из следующих составляющих:

- пакет, куда входит: проезд по маршруту в комфортабельном автобусе, проживание в отелях определенной категории, завтраки (обеды, ужины), экскурсии, согласно программе тура.
- визы
- медицинская страховка
- дополнительные экскурсии
- стоимость ж-д и авиабилетов
- топливный сбор
- гарантийный платеж от невыезда



Что касается работы с туристами, есть свои подводные камни – к каждому нужен индивидуальный подход.

У каждого туриста есть свои требования к месту в автобусе: кто-то любит сидеть у окна, кто-то у прохода, кто-то в начале автобуса, кто-то в конце и т.д.
Очень важно доносить до туристов информацию о системе скидок для постоянных клиентов.

 

 





©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.