Здавалка
Главная | Обратная связь

Обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России



В настоящее время все чаще предприятия и организации России для улучшения обеспечения жизненного цикла документов и организации работы с ними используют системы электронного документооборота. Данный программный продукт разрабатывается и поставляется как зарубежными, так и российскими компаниями.

По мнению экспертов Петербургской компании DSS Consulting, которая много лет занимается маркетинговыми исследованиями российского IT-рынка, около 60% российского рынка в 2012 году контролировали пять компаний: EMC (Documentum), «1С» (1С: Документооборот), Directum (DIRECTUM), Cognitive Technologies (ЕВФРАТ) и Microsoft (DocsVision). Тогда как, согласно данным совместного исследования, проведенного IDC Россия и компанией Логика бизнеса, лидерами в данной отрасли деятельностями являются следующие системы: IBM Notes/Domino (более 25%), Microsoft Sharepoint (около 17%), 1С: Документооборот (порядка 14%), Directum (12%)[27].

На основание данной оценки, предоставляем обзор кратких характеристик наиболее популярных СЭД, представленных в России.

Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8», созданная компанией «1С», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами, является новым решением для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия. С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов документов предприятия, независимо от типа документооборота – бумажного или электронного. Кроме того данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ, на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности. Она одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом государственном предприятии.

Обновленная платформа предоставляет клиентам новые возможности, благодаря соединению учета ресурсов и координации движения документов.

Имеющиеся функциональные возможности вводят разнообразные технологии обработки документов, независимость от применяемой системы управления базами данных, доказывают, что данная версия стоит на одну ступень выше по сравнению с предшествующими версиями.

Программа позволяет использовать разнообразные способы обработки документов с разграничением прав доступа к ним, применяя новейшие методики управления документооборотом, в том числе сложившиеся в России.

С помощью программы «1С Документооборот» можно: осуществлять работу с помощью веб-браузеров, уменьшить время, необходимое на поиск нужной информации, а также общее время коллективного ведения документооборота. Кроме того, возможно улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами, обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом, наладить работу пользователей с документами[28].

Система документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы», – это комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение электронного документооборота в организации.

Программа «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Она способна повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами, оптимизируя бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба[29].

СЭД «ДЕЛО» решает, следующие задачи:

– регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями;

– поддержка электронной подписи;

– сортировка документов по реестрам;

– обеспечение работы с партионной почтой (штрих-код);

– создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности;

– контроль исполнения поручений;

– создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;

– настройка документооборота предприятия под выбранную задачу;

– обеспечение доступа ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)

– перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.

– подписание файлов и реквизитов документов ЭЦП, а так же ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).

Легкость установки и настройки системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком позволяет легко перевести привычную для сотрудников работу в электронный вид, что облегчает переход на электронный документооборот.

Комплексное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнес-решения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству[30].

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» была представлена на рынке в 1996 году группой компаний «АйТи». В 2011 году произведено последние обновление этого продукта, веден новый интерфейс с приложениями для iPad, которое востребовано руководителями компаний и организаций.

Преимущества СЭД «БОСС-Референт» состоят в наличие технологичной архитектуры, которую поддерживает платформа IBM Lotus, а так же опытность сотрудников фирмы.

Следует отметить и другие преимущества данной системы электронного документооборота.

– Полная автоматизация процессов обработки документов;

– Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;

– Работа с системой через Lotus и через web;

– Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;

– Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях;

– Возможность наращивать масштаб системы при расширение функционала.

Работа СЭД «БОСС-Референт» в органах федеральной и региональной власти улучшает качество оказания государственных услуг, повышает исполнительскую дисциплину, благодаря управляемости бизнес-процессов, делает деятельность государственных структур более открытой, создавая платформу для комплексной информационной системы типа «электронного правительства». Кроме того, происходит уменьшение расходов для обеспечения деятельности органов власти.

Тогда как работа больших холдингов с распределенной архитектурой управления или мелких организации делается более управляемой, ввиду возможности быстро реагировать на изменения рынка. Данное обстоятельство повышает конкурентоспособность фирмы на рынке[31].

Система «ЕВФРАТ» разработана для автоматизации процессов управления бизнеса, а так же улучшения эффективности документооборота в компаниях всех типов и размеров. Система оптимизирует работу как небольшой локальной организации, например канцелярии, отдела, департамента, так и работу больших холдингов с разветвленной схемой документопотоков. При этом «ЕВФРАТ» не навязывает свои решения, он подстраивается под требования локально-нормативных актов.

После ввода системы электронного документооборота «ЕВФРАТ» появляется воспользоваться следующими преимуществами автоматизации документооборота и бизнес-процессов:

– Полная автоматизация процессов обработки документов;

– Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;

– Работа с приложениями СУБД (MS Office, MS SQL, Oracle, MySQL, «1С: Бухгалтерия»);

– Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;

– Работа с документом в графическом редакторе без программирования независимо от вида материального носителя;

– Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях по протоколу https;

– Возможность наращивать масштаб системы при расширении функционала.

– Оптимизация бизнес-процессов компании происходит за счет внедрения технологий WorkFlow и BPM[32].

«DIRECTUM» относиться к корпоративному контенту рынка СЭД.

Предметно-ориентированная платформа, разработанная специалистами компании, стала основой для архитектуры системы электронного документооборота. Инструмент разработки IS-Builder открывает большие возможности для адаптации продукта согласно потребностям клиента. Преимущества данной СЭД:

– Настройка документооборота предприятия под выбранную задачу;

– Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;

– Работа с системой через мобильные устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)

– Создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности;

– Полная автоматизация процессов обработки документов;

– Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;

– Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях;

– Возможность наращивать масштаб системы при расширении функционала, под его бизнес-процессы и задачи силами IТ-специалистов заказчика, без привлечения вендора

– Контроль исполнения поручений;

– В основу положен обычный Windows-интерфейс настольного клиента. http://www.directum.ru/

Набор компонентов, модулей и решений сделают возможным выбрать оптимальный состав системы для решения прикладных задач бизнеса[33].

Компания EMC является одним из старейших игроков российского рынка корпоративных систем электронного документооборота. Если раньше клиентами данной компании были крупные холдинги и государственные структуры, то сегодня разработаны программные продукты и для мелких компаний.

EMC «Documentum» — это «конструктор», из которого можно собрать оптимальную систему для эффективной работы бизнеса. Собирается необходимый функционал для решения широкого круга бизнес - задач предприятий. Система показывает прекрасные результаты при работе в распределенной структуре предприятия. Кроме того, осуществляет синхронизацию информации, а также централизованное администрирование.

Решения, построенные на промышленной платформе EMC «Documentum», обеспечивают:

– масштабируемость (например, хранение миллиардов объектов и сотен терабайт данных);

– высокую производительность;

– широкий спектр сервисов для решения текущих и будущих задач (создание различных электронных архивов, библиотек, порталов и т.д.);

– безопасность: защищенное хранилище, защищенное соединение, использование сертифицированной электронной цифровой подписи.

– надежность: архитектура обеспечит непрерывность бизнес-процессов, что позволит ликвидировать любые остановки работы системы, независимо от их причин[34].

Компания «DocsVision» отделилась от компании «Digital Design». в 2005 году, продолжив заниматься производством программных продуктов. В 2007 году Microsoft обновила линейку своей продукции, выпустив приложения, поддерживающие спецификацию Windows Workflow Foundation. Чтобы соответствовать основным требованиям международного стандарта в области качества ISO 9001, было принято решение о переводе системы электронного документооборота на новую платформу, что позволило уменьшить затраты на содержание базового слоя управления процессами, а так же представило возможность безболезненно интегрировать данную систему с приложениями других разработчиков. Новшества сделали систему «DocsVision» более масштабируемой, давая возможность создавать решения как для корпораций, так и для малого бизнеса.

«Нижним» слоем архитектуры данной СЭД стали готовые решения от Microsoft, что дает возможность интегрировать данную систему в системы клиента, а так же использовать в своих разработках сторонние технологии.

Ввод системы электронного документооборота «DocsVision» дает следующие преимущества:

– помогает автоматизировать управленческую деятельность на всех ее этапах;

– делает прозрачным исполнение заданий и движение документов;

– обеспечивает топ-менеджера мобильным рабочим местом;

– автоматизирует проведение протоколов совещаний и планерок;

– автоматизирует регламент обработки обращений граждан, согласно действующему законодательству РФ[35].

Таким образом, сделанный выше анализ позволяет прийти к выводу, что в настоящее время на отечественном рынке представлены системы электронного документооборота, произведенные ведущими фирмами. Они успешно конкурируют между собой, так как каждая СЭД обладает соответствующим набором качеств, делающих ту или иную систему удобной в конкретной ситуации. Но потребителю перед лицом такого разнообразия СЭД на рынке приходится делать для себя сложный выбор.

Классификация СЭД

Следует отметить, что все системы корпоративного электронного документооборота (СЭД), согласно мировой классификации, условно разделяют на две базовые группы: ERP (Enterprise Resource Planning) планирование ресурсов предприятия и ECM (Enterprise content management) управление корпоративным информационным контентом[36].

СЭД ERP является специализированным интегрированным пакетом прикладного программного обеспечения, который предоставляет общую модель данных и процессов для всех видов деятельности организации. Кроме того, данный продукт позволяет сбалансировать стратегию производства с операциями управления информационными ресурсами, финансовыми активами и персоналом.

Тогда как в СЭД EСМ-системы слагаются из взаимодействующих между собой приложений, которые возможно купить и использовать по отдельности. Эта система объединяет производственную инфраструктуру предприятия с техническими решениями управления всеми этапами фиксации неструктурированной информации различных типов и форматов.

Следует отметить, что развитие компьютерных технологий позволяет выделить третью группу в системах корпоративного электронного документооборота, универсальную, которая соединила стратегическое планирование ресурсов предприятия с информационным менеджментом[37].

Аналитическая компания IDC, зарекомендовавшая себя на рынке исследования информационных технологий, рекомендует использовать более расширенную классификацию корпоративных СЭД. Согласно ей корпоративные информационные системы делятся на следующие виды[38].

• Вusiness process EDM автоматизация бизнес-процессов;

• Еnterprise-centric EDM интеграция бизнес-процессов

• Content Management Systems системы управления контентом;

• Information Management Systems системы управления информацией;

• Imaging Systems системы управления изображениями/образами;

• WorkFlow Management Systems системы управления потоками работ.

СЭД, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов (business process EDM), используются для специфических вертикальных и горизонтальных приложений. EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым.

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированных на бизнес-процессы. Как правило, решения этого класса не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются как общекорпоративные технологии.

Системы управления контентом (Content Management Systems) обеспечивают создание, доступ и управление контентом, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией (Information Management Systems) или порталы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы).

Системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) осуществляют конвертацию отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму. Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

Системы управления потоками работ (WorkFlow Management Systems) предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы)[39].

Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями.

Рыночному сегменту программного обеспечения управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.).

Аналитики компании «Электронные Офисные Системы, предлагают следующую классификацию СЭД: «западные» EMC-платформы ведущих мировых разработчиков, российские системы электронного документооборота, в основе, не использующие EMC-платформы и российские системы электронного документооборота, в основе которых лежат «западные» EMC – платформы[40].

Первую группу составляют проектные решения модульного типа на базе продуктовой линейки, например: Content Manager (Oracle), Directum(EMC), FileNet(IBM), Livelink ECM-e DOCs (OpenText), Lotus Domino/Notes(IBM), SharePoint Server (Microsoft). Как правило, набор возможностей предоставляемых такими системами, реализуется в нескольких интегрированных продуктах, так как в одном данные платформы не могут реализовать весь функционал, что делает эти системы довольно громоздкими.

Так называемые единые системы управления корпоративной информацией предприятий Enterprise Content Management System («западное» обозначение продукта) обеспечивают:

— всестороннее управление жизненным циклом корпоративной информации;

—полный контроль над документопотоками, гарантируя ввод, создание, управление, изменение, распространение, публикацию, запись и хранение деловой информации, основанные на правилах, нормативных документах, принятых в организации.

— полный контроль жизненного цикла документов с учетом масштабов и отраслевой специализации предприятия[41].

Системы электронного документооборота второй группы являются отечественным продуктом. Они создавались в целях автоматизации документооборота, с учетом специфики российского делопроизводства. Данные системы электронного документооборота отличаются от «западных» EMC – платформ также, как традиционный документооборот «русских» компаний от документооборота зарубежных фирм. За основу были взяты рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и были предложены решения для управления официальными документами, такие, как например: Кодекс: Документооборот (Консорциум "Кодекс"); Гран-док (Гранит), Евфрат (СognitiveTechnologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Оптима (OptimaWorkflow), 1С: Документооборот и 1С: Архив (1 С). Такие системы являются специализированными решениями для управления официальными документами. Поскольку основой для разработки систем данной группы стали рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), это ориентируют продукт на большие коммерческие организации и государственные учреждения, в которых преобладает иерархические структуры управления и вертикальное направление документопотоков.

Следует отметить, что так называемая «коробочная» технология не позволяет сразу решить весь спектр задач ЕСМ, но благодаря возможности вносить необходимые дополнительные настройки, существенно сокращается трудоемкость операций по обработке больших документопотоков в службах обеспечения процессов делопроизводства.

Системы электронного документооборота третий группы являются надстройками над программными платформами ЕСМ. В них соединились положительные качества предыдущих групп. Полную функциональность данного вида систем обеспечивает «западная» платформа, которая дает возможность применять данные решения для обеспечения бизнес-процессов. Наибольший эффект от внедрения получают в тех сферах, где в помощь к функционалу платформы добавляют прикладные решения, адаптированные под соответствующую предметную область.

Наиболее известным примером интеграции базовых функций платформы ЕСМ с дополнительными приложениями, учитывающими российские нормативно-методические требования к документообороту, являются системы на базе IBM Lotus Domino /Notes:

– БОСС-Референт (АйТи);

– OfficeMedia (InterTrust);

на базе Microsoft SharePoint Servere:

– Enterprise Office Solution for SharePoint (ЭОС);

– KnowDocs (Ittilan);

– WSS Docs (WSS Cjnsulting)[42].

Российские исследователи рынка СЭД предлагает классификацию систем в соответствии со спецификой задач, решаемых данным программным продуктом в общей структуре документооборота организации. В этом случае эксперты выделяют такие группы решений, как системы WorkFlow, системы делопроизводства, электронные архивы документов, системы коллективной обработки документов и комплексные системы управления документами.

Термин WorkFlow характеризует системы, направленные на автоматизацию большого числа бизнес-процессов компании, при этом удельный вес каждого из них невелик. WorkFlow позволяет работать с такими бизнес-процессами, контент которых подвергается постоянным изменениям и дополнениям. Важной особенностью является возможность работы с неструктурированными данными.

Системы делопроизводства — это автоматизированные системы построения и контроля за выполнением потоков документов в соответствии с представлением заданной логики делопроизводства в программном обеспечении. То есть речь идет о создании документов в потоковом режиме с возможностью слабой или жесткой маршрутизации и отслеживанием жизненного цикла каждого документа. Системы делопроизводства, как правило, ориентированы на отдельные сферы применения: финансы, производство, управление продажами, хотя отчетность, генерируемая ими, пронизывает всю организационную структуру предприятия.

Электронные архивы представляют собой интегрированные в информационную систему предприятия систематизированные каталоги корпоративных документов. Перевод бумажных версий в электронные осуществляется посредством разных методов, в том числе, методов поточного сканирования. Электронные архивы состоят непосредственно из хранилища документов, программного обеспечения, обеспечивающего взаимодействие архива с элементами информационной системы: серверами, приложениями (модульная система), а также верхней надстройки — программного обеспечения, управляющего хранилищем и модульной системой ввода-вывода.

Системы коллективной обработки документов предполагают поддержку совместной работы с документом, включая разработку маршрутов движения документа и описание сценария движения, определения круга лиц, причастных к работе с документом, установку уровня их прав и полномочий[43].

Комплексные системы синтезируют функции отдельных приложений и подсистем и подразумевают комплексную автоматизацию бизнес-процессов предприятия[44].

Таким образом, мы проанализировали несколько предложенных документоведами классификаций систем электронного документооборота. В качестве оснований для данных классификаций были взяты самые различные признаки СЭД. Проведенный анализ показывает, что из-за исключительного разнообразия функциональных и иных признаков СЭД универсальной классификации на сегодняшний день не существует и вряд ли пока возможно ее создание.








©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.