 |
|
Основные критерии выбора СЭД
Основным критерием для выбора СЭД должно быть соответствие целям и задачам, которые будут решены вводом данного программного обеспечения, например. Остановимся подробнее на анализе возможных целей и задач использования СЭД.
Если цель – минимизация затрат на хранение информационной составляющей бизнес-процессов, то задачами могут быть[45]:
– создание единого хранилища для оперативной документации организации;
– создание структурированного хранилища документации в соответствии с номенклатурой дел организации;
– создание единого хранилища для архивной документации организации;
– организация централизованного доступа к документам;
–поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
– удешевление хранения бумажных документов.
Если цель – оптимизация затрат на обеспечение ежедневной работы с документами, то задачами могут быть[46]:
– минимизация традиционного документооборота;
– сокращение расходов на управление документопотоками организации;
– автоматизация деятельности подразделений работающих с документами;
– введение корпоративных стандартов в работе с документами;
– сокращение расходов на копирование документов и обеспечение контроля их печати;
– создание системы документооборота, соответствующей международным нормам;
– введение автоматизированной системы согласования документов;
– минимизация сроков прохождения документа по вертикали управления;
–автоматизация деятельности предприятия;
– уменьшение скорости поиска документов;
– исключение потери документов;
– введение автоматизированной специализированной отчетности.
Если цель – увеличение прибыли оптимизацией контроля бизнес- процессов организации, то задачами могут быть[47]:
– создание структурированного реестра документации в соответствии с номенклатурой дел организации;
– сокращение сроков согласования документов;
– обеспечение прозрачности документопотока;
– обеспечить контролируемость этапов работы с документами;
–повышение исполнительской дисциплины за счет специализированной отчетности;
– введение электронного ознакомления с документами под роспись;
– автоматизация исполнения резолюций и поручений по документам;
– повышение эффективности корпоративного управления по всем вертикалям власти;
– повышение уровня информационной безопасности за счет механизмов ЭЦП и аудита системных событий;
– предоставление руководству гибкого аналитического инструмента для получения информации о качестве работы с документами;
– обеспечение распространение корпоративных стандартов и их неукоснительное соблюдение.
– оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
Следует выделить также технологический критерий: насколько подходит компьютерное оборудование, информационные сети для внедрения выбранной системы электронного документооборота, соответствует набору функций требованиям предприятия. Кроме того, следует выяснить, конфликтует ли данная система с уже имеющимся программным обеспечением или возможна полная интеграция. Составляющие технологического критерия выбора СЭД, таким образом, это[48]:
– Распространенность системы электронного документооборота на региональном рынке;
–Возможность интеграции системы электронного документооборота с системами доминирующими на региональном рынке;
–Интегрированность с имеющимися лицензионными продуктами Microsoft, Windows;
– Возможность работы как по оптоволоконной сети, так и по спутниковой;
– Доступ с мобильного компьютерного оборудования: ноутбука, смартфо́на, iPad, iPhone;
– Возможность репликации данных;
Кроме того, следует учитывать человеческий фактор при выборе СЭД, в том числе:
– Консерватизм персонала, нежелание переобучаться;
– Низкая образованность, компьютерная безграмотность работников;
– Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства;
– Синдром служащего «советского типа», т.е. нежелание непосредственно работать с компьютером;
– Частые изменения структуры предприятия;
– Низкая формализация бизнес-процессов;
– Наличие традиционного документооборота у постоянных бизнес- партнеров.
Следует выделить критерий надежности при выборе системы электронного документооборота. Основными требованиями к обеспечению безопасности систем электронного документооборота являются[49]:
– Обеспечение стабильности технического комплекса объекта информатизации;
– Генерация и поддержка изолированной программной среды;
– Высокая образованность, компьютерная грамотность работников;
– Контроль и поддержка стабильности электронной среды существования электронных документов;
–Встроенное межсетевое экранирование;
– Обеспечение сохранности документов;
–Возможность быстрого восстановления данных;
– Аудит системных событий;
–Разграничение прав доступа;
– Обеспечение защиты доступа;
–Встроенная криптографическая защита;
–Протоколирование действий пользователей;
–Обеспечение юридической значимости электронного документа;
–Аутентификация пользователей и разделение доступа;
–Обеспечение защиты от доступа не авторизованных пользователей;
–Шифрование данных;
– Автоматическое резервное копирование базы данных;
–Встроенная электронно-цифровая подпись.
Учет финансовых ресурсов предприятия для ввода системы электронного документооборота также следует отнести к критериям отбора СЭД. При расчете тотальной стоимости системы следует обратить внимание на следующее[50]:
– Фактор «Цена – качество», т.е. соответствие функционала стоимости;
– Наличие регионального центра обслуживания;
– Возможность наращивать масштаб системы при расширении функционала, под его бизнес-процессы и задачи силами ИТ-специалистов заказчика, без привлечения вендора.
– Возможность изменения системы под бизнес-процессы организации силами специалистов заказчика.
Информационные менеджеры выделяют при выборе системы электронного документооборота в качестве критерия уровень зрелости предприятия в отношении организации электронного документооборота[51].
Если в компании нет понимания необходимости организации работы с документами по всей вертикали предприятия, а также сотрудники не имеют опыта и квалификации работы с компьютером, то надо поднять этот уровень перед внедрением СЭД.
Осознание необходимости совершенствования работы с документами является начальным уровнем зрелости готовности организации к вводу СЭД.
К сожалению, деятельность по оптимизации документооборота ведется без четкого планирования службой делопроизводства. Любые изменения процесса документирования происходят по запросу начальства без внесения их в нормативные акты. В данном случае целесообразным будет постепенный ввод СЭД (одного-двух наиболее важных модуля для автоматизации работы с документами на ограниченном количестве рабочих мест).
Следующие уровни зрелости, готовности организации к введению системы электронного документооборота характеризуются прописанными процедурами совершенствования документооборота, обученным персоналом, осознанием необходимости изменений организации работы с документами по всей вертикали предприятия. В данных предприятиях возможен ввод полномасштабной СЭД, соответствующий требованиям бизнес-процессов.
Критерием для выбора поставщика СЭД станет просмотр презентации системы, возможность поработать с демоверсией, отзывы пользователей данного программного обеспечения.
Кроме того, надо рассматривать требования к хранению информации в СЭД.
Что касается критерия объема хранящейся информации, то если нужно обеспечить хранение миллиардов объектов и сотен терабайт, необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Эта технология позволяет хранить наиболее часто используемые данные на быстрых и дорогих носителях, в то время как малозначимая информация автоматически переносится на дешевые носители с меньшей работоспособностью.
Критерий наличия архива большого объема на бумажных носителях, требует системы с встроенным модулем, с подсистемами массового ввода документов. Тогда как необходимость специфических форматов хранения документов, в том числе изображений документов, крупномасштабных чертежей и другая инженерно-конструкторская документация делает востребованными системы с встроенным графическим модулем 2- D или 3- D[52].
Таким образом, мы можем назвать следующие критерии выбора СЭД для организации или предприятия: соответствие целям и задачам организации; технологический критерий, критерий подготовленности персонала к внедрению СЭД, критерий надежности СЭД, критерий учета финансовых возможностей организации; уровень готовности предприятия к введению СЭД, критерий выбора поставщика СЭД, критерий объема хранения информации и наличия архива. То есть организация при выборе подходящей системы электронного документооборота должна учитывать все названные критерии. Причем данным набором дело не ограничивается, поскольку наука и практика не стоит на месте, появляются новые реалии и обстоятельства.