 |
|
Проблема выбора система электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса
Основными российскими тенденциями начала третьего тысячелетия стал безбумажный технологический бум во всех сферах человеческой жизнедеятельности и административные реформы, происходящие в работе государственных органов и предприятий всех видов собственности. Сегодня системы электронного документооборота действуют во всех правительственных и государственные организациях. Иначе говоря, крупные корпорации и государственные учреждения определились с выбором платформ и системных интеграторов. Возросла готовность во всех группах населения России к восприятию компьютерных технологий. Одним из направлений реализации данного явления в малых и средних предприятиях становится развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота.
Во многих небольших организациях возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Требование силовых структур РФ о соблюдении законности в сохранении информационных ресурсов привело к возрастанию роли делопроизводственного документооборота. Надо отметить, что кроме специализированного документооборота, связанного с документированием специфических функций деятельности предприятии (бухгалтерской, оперативного учёта, документирования технологических процессов, складского учёта и т. п.) стало актуальным внедрение систем электронного документооборота.
Специалисты утверждают, что необходимость во внедрениеи СЭД формируется, когда количество документов, составляющий ежегодный документооборот предприятия или организации, достигает 4000-4500 единиц. А также, когда уровень зрелости документооборота (готовность к организации электронного документооборота) компании будет выше нулевого[53].
Но в реальных условиях ввод систем электронного документооборота на малом предприятии надо начинать, когда временные или финансовые затраты на поиск нужного документа, начинают мешать нормальному функционированию бизнеса.
Следует отметить, что СЭД не решает все проблемы предприятия. Основная цель внедрения СЭД состоит в создание эффективной среды управления, а так же в отладке функционирования всех отделов предприятия или организации. Его задачей является повышение эффективности документооборота, что впоследствии поможет повысить эффективность работы всей организации.
Отражением любой деятельности предприятия являются документы, как электронные, так и традиционные. Успешность бизнеса во многом зависит от состава и направления документопотоков организации. Поэтому следует выделить время и финансы для организации эффективного документооборота с использованием современных компьютерных технологий.
СЭД предоставляет возможность одновременной работы с документами разными пользователями, находящимися в разных помещениях, как часто бывает на малом предприятии, где некоторые сотрудники не имеют своего рабочего места в офисе. Например, бухгалтер или экономист работают из дома, тогда как руководитель, секретарь и менеджер по продажам проводят свой рабочий день в арендуемом или собственном помещение. У таких организаций нет дополнительных площадей с мощным сервером и программистов, готовых настраивать и поддерживать большую систему документооборота.
Кроме того, информационные ресурсы малого предприятия, как правило, неоднородны: часть договоров, прайс-листы, деловая переписка, хранятся в бумажном виде, тогда как финансовая документация, приказы хранятся в электронном виде. Большая часть документов имеется в электронном и бумажном виде, программное обеспечение не всегда может поддерживать все версии документов, а также гарантировать безопасность их хранения. Это ведет к потере документов и неразберихе в их хранении. СЭД дает возможность поиска по метаданным, позволяющим обнаружить документ по любому из ключевых полей: дата создания, адресат, тип документа и т.п.
На российском рынке СЭД есть много программах продуктов, оптимизированных именно под малые и средние предприятия. Их особенность: легкая установка, минимальные настройки, простой «мануал» и относительная дешевизна[54].
Многие руководители небольших компаний используют в своей работе привычные офисные приложения, например: проводник Windows для управления файлами и электронную почту. Но некоторые, на первый взгляд, простые задачи без правильной организации документооборота оказываются довольно сложным процессом, так как руководитель не имеет четкого представления о состояние документа. Он не может точно знать, кто, когда и какие правки внес в документ, где находится нужная его редакция, в какой именно папке лежат сгруппированные документы. Хаос в документации заставляет руководителя тратить существенное время на упорядочивание документов и контроль за деятельностью предприятия, усложняя основные задачи.
Следует отметить, что развитие компьютерных технологий в организации документопотоков улучшило эффективность работы с документами. Сегодня значительно проще и быстрее работать с документами. Использование электронных шаблонов, хранящиеся в электронных приложениях, вместо готовых типографских форм, значительно увеличило производительность офисного труда. Вопрос, использовать или нет кроме традиционного бумажного документа электронный, не ставиться. В настоящие время технические возможности позволяют самим создавать электронные документы и организовывать их обмен. Есть утвердившаяся практика обмена электронными документами. Передать документ в компьютерной форме значительно проще, чем организовывать доставку бумажного письма с курьером или по обычной почте. Тем более что правовой аспект электронного документооборота больше не является препятствием. Изменения, произошедшие в российском законодательстве, сделали электронный документ юридически значимым[55]. Но электронный документ – это не электронный документооборот. Кроме того, введение системы электронного документооборота не означает полный отказ от традиционных документов на бумажных носителях, так как некоторые должны быть в бумажной форме по закону, например: сертификаты, патенты и другие официальные бумаги, или из-за невозможности изменить некоторые бизнес-процессы. Курьеров или экспедиторов проще обеспечить обычной накладной, чем iPad'ами.
Следует заметить, что введение системы электронного документооборота начитается с осознания цели его внедрения. Понимание задач, которые будут решены, делают успешным установление СЭД. Проанализируем некоторые системы электронного документооборота, используемые на в малых и средних предприятиях в соответствии с целями их использования.
Если задачей внедрения СЭД является снижение риска потери документа и обеспечение организации централизованного доступа к документам, следует обратить внимания на возможности организации электронных архивов документов. Именно этот модуль станет центральным в системе электронного документооборота. При желании добиться снижения затрат на повседневную работу с документами и само делопроизводство необходимо автоматизировать делопроизводство, введя модуль электронного документооборота. Это актуально для компаний с активным внутренним и внешним документооборотом. Если внедрение СЭД должно повысить качество оперативного управления предприятием, что характерно для компаний с большим количеством типовых процессов, внедряющие процедуры управления качеством ISO 9000, CMMI, также следует автоматизировать делопроизводство, введя модуль электронного документооборота.
Следует еще раз подчеркнуть, что выбор цели внедрения системы электронного документооборота особенно важен. Не надо ставить завышенные цели, так как это значительно повышают стоимость внедрения, что соответственно увеличивает риск провала введения СЭД.
Еще одной типичной ошибкой установки системы электронного документооборота является ожидание того, что автоматизация сама по себе поможет оптимизировать сам процесс документооборота.
Особое внимание следует уделить финансированию проекта. Бюджет следует рассчитывать, учитывая всех сотрудников организации. В случае экономии на полномасштабном введении СЭД появляется большая вероятность разочароваться в системах электронного документооборота. После определения целей и задач автоматизации руководитель малого предприятия может переходить к следующему этапу – выбору системы электронного документооборота.
Сформулировав свои требования к СЭД, владелец малого предприятия старается найти подходящую ему систему электронного документооборота среди представленных на российском рынке. Сегодня, в отличие от второй половины 2000-х годов, рынок СЭД ориентирован не только на крупных клиентов. Малые и средние предприятия имеют выбор: «коробочная» или «облачная» СЭД, разработанная для внедрения в маленькие фирмы, а не сокращенная версия «большой» системы. Системы электронного документооборота для использования в условиях малого и среднего бизнеса имеют довольно низкую стоимость покупки и сопровождения, а также не сложные в использование. Что адекватно требованиям небольших и средних компаний.
Большинство производителей СЭД сформировали свежий взгляд на автоматизацию документооборота среднего и малого бизнеса, внедрили новые решения. В линейке предложений производители обозначают данные программные продукты, как «тонкий клиент» либо «малый портфель». Поэтому сейчас выбор системы электронного документооборота стал сложной задачей. Попробуем сформировать алгоритм выбора СЭД исходя из целей и задач, которые стремиться решить предприятие, внедряя электронный документооборот.
Условно все системы электронного документооборота для малых и средних организаций делятся на 3 большие группы:
1. Системы организации архива (хранилища) документов. Задачей данной группы является организация централизованного доступа к документам, снижение риска потери документа.
2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота. Задачей этой группы является автоматизация делопроизводства, снижение затрат на повседневную работу с документами.
3. Комплексные системы автоматизации документооборота. Задачей данной группы является повышение качества оперативного управления предприятием[56].
Следует отметить, что за редким исключением, во все современные СЭД входят элементы каждой из трех групп, но универсальные системы электронного документооборота встречаются редко. Как правило, система направлена на автоматизацию какой-то одной группы процессов.
Рассмотрим каждую группу систем электронного документооборота для малых и средних организаций более подробно.
Системы организации архива документов делятся на два вида. Первый специализируется на хранение, обработки и использование сверхбольших объемов документов, что встречается в малых и средних предприятиях нечасто. Как правило, организации специализирующиеся на массовом обслуживании частных лиц и организаций, являются заказчиками таких программных продуктов. Например: предприятия ЖКХ, оказывающие коммунальные услуги, страховые компании, кредитные организации. Второй вид систем организации архива документов более востребован. Он может обеспечивать только базовую функциональность работы с документами: централизованное хранение файлов документов и организацию доступа сотрудников к ним. В состав этого продукта чаще всего входят файл-сервер с электронной почтой либо веб-система организации групповой работы с документами. Использование этих систем характерно при штате не более десяти человек или при объеме документооборота около 20-25 единиц в месяц. Основной плюс в использование второго вида СЭД – дешевизна и простота.
Каждая вторая система, представленная на российском рынке СЭД, относиться к системам автоматизации делопроизводства с элементами документооборота. К обязательным функциям данной группы относятся: архив документов, автоматизация делопроизводства, документооборот.
В состав модуля «архив документов» входят следующие блоки: хранение и архивирование документов, поиск по реквизитам регистрационно-контрольных карточек документов, полнотекстовый поиск по документам, сканирование и распознавание документов.
Модуль автоматизации делопроизводства особенно развит в данных программных продуктах. Он предназначен для регистрации документов, организации номенклатуры дел, а так же для разграничения прав доступа.
Третий модуль называется «документооборот». В его задачи входит организация маршрутизации документов, выдача поручений, визуализация бизнес-процессов[57].
Последняя группа систем электронного документооборота для малых и средних организаций выделяемая нами – это комплексные системы автоматизации документооборота. Преимущества данных систем состоят в автоматизации процессов, связанных с документооборотом и оперативным управлением предприятия. Эти системы во многом аналогичны корпоративным СЭД. Дороговизна внедрения подобных СЭД, скорее, оправдана в крупных организациях (холдингах) за счет того, что систем этого класса, сложности в их освоение, а так же обязательное участия ИТ-специалиста во внедрении делают этот продукт мало востребованным для малых и средних организаций. Однако, выбор этой системы предоставляет широкие возможности по ее модификации в соответствии с потребностями предприятия, т.е. можно сделать систему, сбалансированную по функциям как в области делопроизводства, так и в области документооборота.
Кроме того, при полном внедрении систем электронного документооборота малого и среднего бизнеса надо учитывать и другие факторы. Иначе положительных результатов от внедрения СЭД не следует ждать.
Оценивая стоимость СЭД, надо учитывать цену всего проекта. К сожалению, довольно часто недобросовестные продавцы большую часть затрат скрывают в дополнительных модулях, инфраструктурном программном обеспечении, услугах по обследованию, внедрению и сопровождению системы.
Обязательно, кроме презентации или демонстративной модели, следует посмотреть на действующую систему, аналогичную востребованной вашем предприятием, желательно уже используемую клиентами поставщика выбранного решения. Только в этом случае вы увидите все особенности ее работы. Ни одна красивая презентация или «лабораторная» демонстрация системы не покажут реальные особенности работы с ней[58].
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) – ответственный шаг для средних и малых предприятий, если нет уверенности в правильности сделанного выбора, поэтому необходимо попробовать установить и поработать с бесплатными версиями систем электронного документооборота. Как правило, они имеют ограничения на срок бесплатного использования (3 месяца) и количество подключаемых компьютеров.
Таким образом, к проблеме выбора СЭД следует относиться малым и средним предприятиям следует относиться весьма внимательно, взвешивать все «за» и «против», так как верный выбор будет способствовать эффективной работе предприятия, а неправильный выбор, напротив, создаст массу сложностей.