 |
|
Выбор корпоративной системы электронного документооборота
Научно-техническая революция обеспечивает возможность модернизации органов государственной власти и крупных коммерческих организаций. Практическим воплощением концепции информационного общества в корпорациях становиться использование системы корпоративного электронного документооборота (КСЭД).
КСЭД характеризуется тем, что данное решение обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации.
Основными пользователями корпоративной СЭД являются крупные государственные организации, производственные предприятия, финансовые учреждения и другие структуры, деятельность которых характеризуется большими документопотоками.
Корпоративные системы электронного документооборота применяются в корпоративной инфраструктуре для создания, хранения, использования документов в процессе совместной работы всеми пользователями, имеющими авторизованной доступ с единовременной публикацией каждой версии документа в локальной сети корпорации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогичные таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СЭД являются стандартным, «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей[59].
Основное отличие и преимущество КСЭД по сравнению с другими программными продуктами состоит в том, что данное решение, обеспечивает единую универсальную среду доступную для совместной работы над всеми видами документов, получаемыми в результате деятельности организации, не зависимую от масштаба организации.
Кроме того, использование корпоративной системы документооборота, возможно, всеми сотрудниками, имеющими авторизированный доступ из всех структурных подразделений организации, не зависимо от их местонахождения.
Основанием для введения общекорпоративной системы электронного документооборота могут, являются следующие цели и задачи[60]:
1. Формирование единой корпоративной культуры по координированию работы со всеми видами документов.
2. Выработка стандартов работы с документами предприятия.
3. Квалифицированное управление документами в процессе их создания, разработки, согласования, утверждения, регистрации, использования, хранения, рассылки.
4. Эффективный контроль всех этапов жизненного цикла документа, включая архивирование и маршрутизацию.
5. Оптимизация использования информационных ресурсов компании, в том числе следующих деловых процессов: маршрутизация, архивирование.
6. Создание информационных порталов. Системы электронного управления документами, обладающие средствами совместной работы, дают возможность накапливать и использовать информацию в распределенной корпоративной среде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных[61].
Платформа КСЭД дает возможность быстро создать специальные информационные приложения. Данные системы обеспечивают процессы делопроизводства и документооборота, не изменяя порядок прохождения документов и информации принятой в организации.
Выделяя производственный аспект целей системы корпоративного электронного документооборота, следует отметить, что КСЭД должна обеспечивать документирование органов государственного управления, правоохранительных органов, финансово-банковскую деятельность, торгово-закупочную деятельность, в том числе электронную торговлю, производственную деятельность холдингов.
Причем решение задач одной группы не будет соответствовать задачам другой группы.
Создание архитектуры электронного правительства стало целью федеральных программ «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)» и «Информационное общество (2011 - 2020 годы)». Система корпоративного электронного документооборота для документационного обеспечение органов государственного управления выбирается по итогам проведения открытого тендера. Данная КСЭД должна решать следующие задачи.
– Горизонтальное и вертикальное взаимодействие как между министерствами и ведомствами, так и между федеральным правительством, региональными и муниципальными органами власти.
–Планирование интеграции информации для общего использования между ведомствами.
–Визуализация и контроль эффективности воздействия электронных систем в деятельности министерств, агентств, служб в целом и по отдельности.
– Повышение качества обслуживания простых граждан органами государственной власти за счет оптимизации деловых процессов.
–Улучшение использования времени, денежных средств, а также трудозатрат всеми группами населения России за счет уменьшения степени административного регулирования.
– Экономия временных, финансовых средств с помощью повторного использования автоматизированных деловых процессов, общих документированных данных, разработанных ранее.
– Повышение эффективности работы органами государственной власти за счет возможности использовать обмен опытом и результатом в режиме реального времени.
– Достижение полного взаимодействия органами государственной власти без снижения требований к безопасности с помощью общих компонентов инфраструктуры и общих прикладных и базовых требований[62].
Корпоративная система электронного документооборота для документационного обеспечение органов государственного управления создавалась в несколько этапов, но в ней поддерживается связь между всеми модулями на всех уровнях, не зависимо от времени ввода в эксплантацию. Архитектура КСЭД находиться постоянно в активном состоянии, быстро отвечая на новые требования внешней среды, которые формируют потребности населения. Она решает отдельные локальные задачи и охватывает все сегменты предметной области жизненного цикла систем.
Увидеть работу корпоративной системы электронного документооборота в действии возможно в почти любом государственном учреждение Российской Федерации, где с ее помощью обслуживают и предоставляют услуги граждан. В данных системах отразилась деятельность нашего государства по поддержанию и развитию инфраструктуры, рынка связи и телекоммуникации.
Система корпоративного электронного документооборота для документационного обеспечения финансово-банковской деятельности, в отличие от системы корпоративного электронного документооборота органов государственного управления, выбирается самостоятельно каждым учреждением. Решение, какая КСЭД будет использоваться в данной финансовой организации, принимает совет директоров и/или собрание учредителей, без объявления публичного конкурса.
Система корпоративного электронного документооборота для финансово-банковской деятельности должна решать задачи соответствующие потребностям данного сектора рынка. Следует отметить, что сегмент отличается большим количеством игроков и различается сферами деятельностями: кредитование, инвестирование, банковское обслуживание, обеспечение платежей и т.п. В финансовых организациях происходить активный документооборот, котором документопотоки почти соответствуют денежным потокам. Основной подход, используемый для создания КСЭД в банковской сфере это ввод автоматизированных банковских систем (АБС) с интегрированной учетной системой. Главной особенностью данных корпоративных систем электронного документооборота является повышенная защита доступа к ним, не авторизированных пользователей. Архитектура банковской СЭД представляет собой полное взаимодействие модуля автоматизации деловых процессов АБС с платежными системами, что делает их уязвимыми в отношение доступа с стороны корпоративной почты.
Банковская корпоративная СЭД должна решать следующие задачи:
– осуществлять международные расчеты;
– гарантировать работу платежных систем;
– регистрировать договора;
– вести отчетно-статистическую документацию;
–регистрировать организационно-распорядительные документы[63].
В ее задачи входит:
– Подготовка документа, согласование проекта с организациями, подразделениями банка, утверждение документа, электронная аннотирование и регистрация документа не зависимо от его материального носителя, автоматическое тиражирование и рассылка документа, автоматический контроль исполнения документов, автоматическое уведомление разработчика документа и/или руководителя о завершении срока действия, автоматизированное формирование архивов, автоматизированное внесение изменений в документ, так же автоматизированное формирование резолюции, автоматическое тиражирование и рассылка документов, автоматический контроль исполнения документов.
–Введение нормативно-справочной информации, путем экспортирования информационно-справочных систем из внешних источников информации, экспортирования нормативной и справочной информации из внешних источников, а так же самостоятельное формирование и ведение классификаторов, систем обозначений и справочников системы ЭДО банка.
–Управление жизненным циклом договоров. Автоматизация подготовки договора: подготовка шаблонов договоров, электронная подготовка замечаний, заключений по договорам (банковского счета, кредита и т.п.) включая возможность параллельного внесения замечаний несколькими сотрудниками из разных подразделений. Маршутиризация пути движения договора по подразделениям банка. Контроль процесса обработки договора пользователями системы. Подписание договоров, в том числе электронной подписью.
–Поиск документов банка. Терминологический поиск документа по заголовку, по тексту и т.п., а так же поиск документа по именованию, исполнителю, адресату, временным характеристикам, по набору реквизитов.
–Мониторинг процессов работы с документацией. Происходит через контроль текущего состояния документа. Предоставление отчетных данных по текущему этапу жизненного цикла документа. Перечню заданий по документу с данными об исполнителях и контрольных сроках, перечню просроченных заданий по документу с данными об исполнителях, перечню выполненных заданий по документу с данными об исполнителях, перечню выполненных заданий по документу, для которых нарушен срок исполнения, с данными об исполнителях. Контроль исполнительской дисциплины по сотруднику и подразделению, предоставление следующих данных: перечень заданий сотрудника (подразделения) по исполнению документа, перечень простроченных заданий сотрудника (подразделения), перечень выполненных заданий сотрудником (подразделением) за данный период времени, перечень выполненных заданий сотрудником (подразделением), для которых был нарушен срок исполнения, перечень не выполненных заданий сотрудником (подразделением), для которых была задана причина отказа от исполнения, перечень заданий с измененными сроками исполнения. Процент исполнительской дисциплины сотрудника (подразделения) за заданный период времени.
–Создание различных форм отчетности. Автоматизированное формирование перечней и описей дел исполнителя (подразделения). Автоматизированное формирование отчётно-статистической документации. Автоматизированное формирование других отчетов, создаваемых по требованию банка.
–Поддержка распределенной структуры. Создание репозитория и распределительного хранилища документов. Поддержка филиальной инфраструктуры информационной базы. Документационное взаимодействие с национальном банком, валютной биржей и системой международных банковских расчетов.
–Разграничение прав доступа пользователей к документам банка. Определение группы пользователей имеющих доступ к библиографическому описанию документа, доступа к полнотекстовому документу. Определение группы пользователей имеющих права на чтение данных, права на аннотирование документа, права на редактирование документа, права на внесение изменений в документ, права на удаление документа, права на согласование (визирование) документа, права на подписание документа, права на экспертизу документа. Кроме того, определение группы пользователей имеющих право на автоматическое изменение набора прав для документа в ходе изменения его состояний жизненного цикла и статуса пользователя[64].
Оценивают качество работы корпоративной системы электронного документооборота финансово-банковского учреждения почти ежедневно, производя финансовые операции с банковскими картами, осуществляя платежи через терминалы либо в самом банке.
Системы корпоративного электронного документооборота для документационного обеспечения торгово-закупочной деятельности мы раскроем через системы электронного документооборота электронной торговли. Электронная торговля входит в число активно развивающихся областей использования компьютерных технологий. Она базируется на современных сетевых технологиях: веб-серверах, электронной почте, банкинге (дистанционном банковском обслуживание) и т.д. Сущностью этого направления торговли является в формирование и использование единого информационного пространства Internet для обеспечения эффективного взоимодействия между участниками коммерческих операций: продавцами, покупателями, складами, транспортниками, банками, таможней и другими организациями.
Электронная торговля включает в себя не только широко распространенный и известный класс электронных магазинов, в нее входят электронные биржи, электронные корпоративные и / или государственные системы закупок, торговопроводящие сети, электронные аукционы. Особенностью данного вида деятельности состоит в использование электронных средств связи и электронных документов, что делает ведение традиционного документооборота является не целесообразным.
В структуре любой системы электронного документооборота электронной торговли взаимодействуют торговые блоки и финансовые компоненты, для решения задач данного вида деятельности.
Чаще всего целями введения КСЭД электронной торговли являются:
– публикация информации, через размещение на собственной сайте, сайте государственных закупок и других сайтах соответствующей направленности;
–введение реестров товаров и планов закупок;
–аккредитация (регистрация) с введением информации;
– создание конкурсов с наименованием каждого конкурса, определением места сроков проведения, описанием лотов, списком членов конкурсной и экспертной комиссии, способом оценки результата;
– создание торгов в виде запросов котировок, с ведением перечня котировочной комиссии;
– создание и проведение аукционов, с созданием и регистрацией в системе заявок, публикаций о проведении, автоматической проверкой допуска участников;
–подведение итогов торгов[65].
Следует подчеркнуть, что электронная торговля является организатором комплексных услуг, моделирующих работу существующего рынка товаров и услуг в электронном виде, соответственно позволяя субъектам государственного и частного секторов экономики осуществлять полный цикл товарооборота. Системы электронного документооборота электронной торговли обеспечивают безопасный юридически значимый внешний оборот информации в виде электронных файлов, подписанных электронно-цифровой подписью. Кроме того, КСЭД отображает юридически корректное удаленное управление финансовыми и товарными средствами.
Следует отметить, что, несмотря на то, что корпоративные системы электронного документооборота решают различные задачи, в соответствии с поставленными целями, их объединяет большое количество документов (более 5000), а так же авторизированных пользователей и потребителей.
Глава 3. Использование систем электронного документооборота в Уфимском филиале Федерального государственного предприятия Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта (ФГП ВО ЖДТ)