 |
|
Системы электронного документооборота, используемые в работе Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта
Для документирования бизнес-процессов Уфимского отдела ФГП Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта используются следующие системы электронного документооборота: АСКИД автоматизированная система контроля исполнения документов, АСУ СК ДОГ система контроля документации охраны грузов, ЕАСАПР претензионная деятельность системы несохранных перевозок, «1С: Кадры и зарплата» и «1С:Бухгалтерия».
Основными системами электронного документооборота для работы Уфимского отряда является АСУ СК ДОГ: электронная система контроля документации охраны грузов в подвижных составах и на станциях.
Данный программный продукт разрабатывался в ООО «НТЦ ТРАНССИСТЕМОТЕХНИКА», дочерней компании проектно-конструкторского технологического бюро автоматизированных систем управления железнодорожным транспортом МПС РФ (ПКТБ АСУЖТ). Целью создания стала автоматизация управления технологическими процессами работы грузового железнодорожного транспорта, увеличение эффективной отдачи от использования инфраструктуры сети железнодорожных дорог.
Проектирование и внедрение системы электронного документооборота АСУ СК ДОГ в Куйбышевском филиале ОАО «Российские железные дороги», куда входит Уфимский отряд, состоялось в 2001-2002 году. Платформа Lotus Notes стала основой этого программного продукта.
В рамках единой системы были объединенные технологии Lotus и Notes. Итоговый программный продукт, как считают его разработчики, обладает уникальными качествами[76].
От Notes был взят модуль «инструментальные средства для создания и совместной обработки данных неограниченным числом групп множества пользователей на распределенной территории с равным доступом к разделяемым данным» (Механизм синхронизации базы данных в территориально разделенных организационных структурах).
Модуль изоляции операционной системы в архитектуре клиент/сервер Notes оптимально распределяет обработку информации между центральным сервером (сортировка и индексирование данных) и локальными персональными ЭВМ (работа с базой данных).
Модуль Безопасности основан на технологии BSAFE от фирмы RSA Security Inc. Данное средство обеспечивает только санкционированный доступ к данным сети документационного обеспечения ОАО «Российские железные дороги». Состоит из пяти блоков: идентификация пользователей, контроль доступа, поддержка конфиденциальности, проверка источника информации, поддержка целостности данных.
Имеется также группа специальных модулей СУ ЗПУ (контроль запорно-пломбировочных средств), СНПП (учет нахождения вагонов), ИСС перевозочного процесса (справочная система перевозок).
СУ ЗПУ является системой управления запорно-пломбировочными устройствами, задачами которой является автоматизированный контроль использования пломбировочных устройств от изготовления, складского хранения, хранения в местах пломбирования до установки на вагонах, цистернах, контейнерах и снятия со средств перевозки грузов. Ведется статистическая отчетность истории каждой ЗПУ, используемой в масштабах станции, отделения железной дороги, всей сети железных дорог России. Система автоматически регистрирует и контролирует использования ЗПУ на вагонах, цистернах, грузовых платформах, регистрируя любые остановки вагонов с объяснением причины, используя технологию контроля и учета производственного процесса, улучшая организацию перевозки и приема грузов на всем пути передвижения по железным дорогам РФ[77].
Электронная система учета нахождения вагонов (СНПП) в зоне ответственности ОАО «Российские железные дороги» автоматически осуществляет подготовку, сбор и хранение статистической отчетности о времени нахождения вагонов на каждом участке железной дороги (станция, железнодорожный перегон, железнодорожный мост, места отстоя вагонов), исключая зоны ответственности других предприятий. Доступ к этому модулю возможен с всех рабочих станций и со серверов.
Автоматизирование документирование деятельности организации перевозок грузов является модулем обмена электронных документов-сообщений. В его задачи входит оформление договора перевозки, переадресовка груза, перегрузка, пересечение границы на безбумажной основе. На основании данных документов автоматически генерируются отчеты, так называемое «электронное транспортное досье» (ЭТД). ЭТД является базой данных, работающей в реальном масштабе времени и хранящей информацию о проводимых с отправками в пути следования технологических операциях.
Информационно-справочная система перевозок обеспечивает получение достоверной информации о всех процессах перевозки на станциях опорных центров и в их подразделениях в режиме реального времени. Сведения, предоставляемые программой, могут быть текущими, архивными, статистическими и прогнозными. Любые информационные данные, отображаемые на экране, можно вывести на печать в виде соответствующих справок.
Электронная система обеспечения документирования претензий о несохранных перевозках (ПД СНП) введена в 2003-2004 году на Куйбышевской железной дороге для оптимизации рабочих процессов перевозки. Особенность способа подачи претензии и специфичность рассмотрения споров по грузовой перевозке, порядок оформления которых предусматривается транспортными уставами или кодексами, сделала необходимым введение данной системы[78].
Данная система является «коробочным» продуктом. В его состав входят модули: автоматизация актово-розыскной работы, АРМ пунктов коммерческого осмотра поездов и вагонов, модуль учета и анализа искажений сведений о грузе в перевозочных документах (АИСГ), модуль учета и анализа оперативной информации о грузах, задержанных на пограничных переходах, модуль учета и анализа безопасности грузовых перевозок, а так же система автоматизации юридической деятельности (САЮД).
Модуль автоматизации процесса составления актов уменьшил временные затраты при составлении актов розыскной работы. В рамках работы подсистемы вводится новые значения в соответствующие графы базы данных на основание требований правил.
Сгенерированный отчет БД актов позволяет своевременно производить по ним служебное расследование. Анализ накопленных сведений позволяет выявить наиболее проблемных грузоотправителей, станции и железные дороги.
Автоматизированная система осмотра поездов и вагонов (АСКО ПВ), является инструментом Автоматизированного Рабочего Места котроллера грузовой станции. В рамках данного модуля на основание базы данных создаться отчеты по заданным параметрам. Например, электронный архив неисправностей составляет БД: несохранных перевозок, несохранных перевозок с признаками хищений, архив неисправностей.
Кроме того АСКО ПВ имеет несколько подсистем контроля: автоматического весового контроля, идентификации состояния и целостности пломбировочных устройств, тепловизионный комплекс дистанционного контроля загрузки вагонов.
Автоматизированная система исполнения документов и поручений (АСКИД) разработана самарской компанией RELEVANT и внедрена специалистами отдела АСУ Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ РФ[79].
Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».
АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности:
- создавать (регистрировать) новые карточки документов,
- создавать (регистрировать) новые поручения,
- отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,
- контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины,
- контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей,
- осуществлять текстовый обмен информацией между всеми исполнителями поручений,
- фиксировать факт выполнения поручений (“закрывать” поручения),
- осуществлять поиск поручений по различным критериям,
- просматривать архив выполненных и закрытых поручений,
- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel документы
- просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.
- получать новые поручения от руководства,
- осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения,
Внедрение системы бухгалтерской отчетности, расчета заработной платы и кадрового учета на платформе «1С» осуществили работники отдела АСУ уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ РФ.
Данная система обеспечивает ведения бухгалтерского и налогового учета, формирование налоговых деклараций, контроль за своевременностью и полнотой уплаты налогов в соответствии с законодательством Российской Федерации, контроль за состоянием расчетов ФГП Ведомственной Охраны с поставщиками, подрядчиками и другими контрагентами, контролирует своевременностью и полное начисление ЗП с соответствующими доплатами; а также обеспечивает документирование всех процессов работы сектора работы с персоналом.
Таким образом, в документировании деятельности Уфимского филиала Федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации» используется несколько СЭД, разработанных ООО «НТЦ ТРАНССИСТЕМОТЕХНИКА» и другими производителями. Они имеют свои преимущества и недостатки, на которых мы остановимся ниже.