 |
|
Рекомендации по усовершенствованию СЭД Уфимского филиала ФГП ВО ЖДТ
Системы электронного документооборота, обеспечивающие документирование бизнес-процессов деятельности Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта отвечают основным требованиям, предъявляемым к СЭД в государственных корпорациях. Использование данных систем электронного документооборота выявляют плюсы и минусы программного обеспечения. Главный недостаток состоит в том, что комплекс систем электронного документооборота Уфимского отряда Ведомственной Охраны ЖДТ РФ является так называемым «зоопарком» (выражение программистов), т.е программные продукты используемые для документационного обеспечения деятельности не взаимодействуют между собой, который существенно снижает достоинства этих систем.
Достоинствами систем электронного документооборота Уфимского Отряда Ведомственной Охраны РЖД стало то, что они обеспечивают доступ с любого персонального компьютера локальной сети, даже если оператор Владивостока хочет узнать нахождение вагона в Мурманске, он получает данные одним щелчком мыши и тут же может распечатать накладную на груз.
СЭД является масштабируемой. Она обеспечивает доступ к базам данных хранящимся в системе электронного документооборота (загружается) в течение 10 – 15 секунд, доступ к электронной карточке документа, содержащий контекст, структуру документа, все действия совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, идентификационные данные (метаданные) 25 - 30 секунд,
Время простоя систем электронного документооборота при сбоях и перезагрузке составляет 1- 2 часа, восстановление электронного документа из резервной копии происходит за1 час.
Минимизированы риски потери электронных документов, осуществляется не менее одной резервном копировании электронных документов не менее 1 копии, хранящихся в СЭД.
Большой объем базы данных для хранения электронных документов гарантирует хранение обрабатываемых в ФГП Ведомственной Охраны РЖД электронных документов за 5 лет.
Следующее важное достоинство: безопасность данных обеспечивается на высоком уровне. Коэффициент надежности СЭД не менее 0,95. Локальная компьютерная сеть компании ОАО «Российские Железные Дороги» защищена сетевым экраном. Доступ к базам данных возможен только авторизированному пользователю после ввода пароля. Защищенность от несанкционированного доступа в случаях, когда предусмотрена обработка служебной информации ограниченного доступа - не ниже класса 1Г
Разумеется, этими достоинствами преимущества СЭД Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта не исчерпываются, тем более что они в основном созданы именно для нужд данного предприятия.
Следующий недостаток обусловлен тем, что нормативные требования к документам не изменили после внедрения СЭД, хотя, как известно, одной из главных задач СЭД является уменьшение время работы с документом и оптимизация расходов на документооборот. В результате все без исключения документы распечатываются и подшиваются в папки, что увеличило расходы на документирование.
АСУ СК ДОГ, электронная система контроля документации охраны грузов в подвижных составах и на станциях, должна автоматизировать управление технологическими процессами работы грузового железнодорожного транспорта, увеличить эффективность отдачи от использования инфраструктуры сети железнодорожных дорог. Использование технологии Lotus/ Notes в качестве платформы дает возможность интегрировать в данный программный продукт другие системы электронного документооборота. Но АСУ СК ДОГ не может работать совместно с электронной системой обеспечения документирования претензий о несохранных перевозках (ПД СНП). Так, для составления претензии вручную переносятся данные из системы управления запорно-пломбировочными устройствами в розыскной акт, чтобы выявить остановки, где предположительно совершено хищение.
Созданная и совместная работающая на распределенной территории с равным доступом к разделяемым данным система затрудняет ввод информации в базу данных. Так, возникла курьезная ситуация, когда названия некоторых станций были внесены с ошибками, и теперь вводить эти названия надо с теми же ошибкой, иначе система не распознает название. Для исправления ошибки надо писать докладную директору филиала, чтобы он, в свою очередь, написал докладную директору Куйбышевской железной дороги, а тот должен составить докладную в отдел АСУ холдинга ОАО «Российские Железные Дороги». Только так можно ликвидировать ошибки с внесением информации в базы данных.
Исходя из вышесказанного, мы выработали следующие предложения.
В идеальной системе электронного документооборота должен охватываться весь цикл документооборота организации, т.е. должны автоматически отслеживаться любые изменения в документах, с возможностью автоматического создания нужного отчета использую базу данных организации.
- Необходимо усилиями специалистов совместить программные продукты, используемые для документационного обеспечения деятельности, так как пока они не взаимодействуют между собой (например, АСУ СК ДОГ и ПД СНП и др.), что создает много сложностей в документообороте.
- Следует облегчить процесс ввода информации в базу данных, который пока затруднен и не дает возможности быстро вносить коррективы.
- Необходимо срочно изменить нормативные требования к документам, так ведение документации после внедрения СЭД «по старинке» сводит на нет многие ее преимущества.
Идеальная система электронного документооборота Уфимского филиала Ведомственной Охраны ЖДТ РФ:
- должна быть многопользовательской, так как треть персонала обеспечивающего работу сети железных дорог работает с документами (пока этого нет);
- она должна обеспечивать строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне Уфимского филиала Ведомственной Охраны ЖДТ РФ с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.
- должна присутствовать всесторонняя интеграция документов на любом материальном носителе в документооборот предприятия.
Внедрение систем электронного документооборота в процессы обеспечения документирования работы железнодорожного транспорта способствует достижению главной цели деятельности холдинга ОАО «Российские железные дороги» оптимизации процессов производства. А именно повышения производительности труда железнодорожников и качества перевозочного процесса, исключению потерь времени, более рациональному использованию трудовых и материальных ресурсов.
Заключение
Внедрения системы электронного документооборота почти во все коммерческие или государственные структуры стало реальность наших дней.
Фактически СЭД уже осуществляют документационное обеспечение деятельности любого учреждения, не зависимо от его формы собственности или количества сотрудников. В каждом офисе, на каждом компьютере установлено то или иное программное обеспечение, задачей которого является оптимизация работы с документами. Где-то это пакет приложений Microsoft Office и документационное обеспечение бухгалтерии, где-то - полномасштабная система документооборота.
Рынок СЭД чрезвычайно разнообразен. Появляется множество новых систем, обновляют свои предложения уже зарекомендовавшие себя производители, что особенно делает актуальным вопрос выбора именно той системы, которая будет соответствовать потребностям именно вашей организации. Как отмечают все специалисты, системы электронного документооборота сравнялись по стоимости, предлагаемому функционалу, за исключением специальных разработок. Кроме того, в линейке каждого продукта есть альтернативные предложения для крупных компаний и мелких фирм.
Эти обстоятельства делают еще более сложным выбор систем электронного документооборота.
В целях оптимизации выбора системы электронного документооборота были решены следующие задачи.
Раскрыты основные понятия и термины, относящиеся к системе электронного документооборота: электронный документ, электронный документооборот, электронная подпись, корпоративная информационная система, составлен список альтернативных наименований СЭД.
Дан аналитический обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России, с описанием кратких характеристик наиболее известных отечественных и зарубежных офисныхпрограммам: «1С:Документооборот 8», «Дело», «LanDocs», «Optima Workflow», «Евфрат», «EffectOffice», «Documentum», «LotusDomino.doc», «Directum», «БОСС- Референт».
Исследованы имеющиеся мировые и отечественные классификации систем электронного документооборота: по стране происхождения технологии, по размеру предприятия, по количеству функционала.
Сформулированы основные критерии выбора СЭД. Системы электронного документооборота разделены в соответствие целям и решаемым задачам.
Анализ рынка СЭД позволил выявить перспективные инновационные технологии в СЭД: развитие технологий электронного документооборота и решений класса ЕСМ, автоматизация архивного дела, корпоративные порталы для разворачивания в организации единой точки доступа до корпоративного контента и бизнес-приложений. Кроме того, следует отметить, что государство явилось стимулятором рынка. Появляется множество новых нормативных актов, легализующий электронные документы в различных сферах деятельности (госуслуги, финансовая деятельность, государственное управление) и требующих от СЭД функциональности для работы с электронными документами, причем с подлинниками, а не электронными образами, как это было раньше.
Каждый потребитель СЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней на своем рабочем месте, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать в дальнейшем, а также бухгалтеров и управленческий персонал, одним словом тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение системы.
При решении широкого спектра задач организаций каждый желает, чтобы система настраивалась «под себя» и в тоже время она должна быть «коробочным» продуктом, который будет внедряться, и поддерживаться силами коллектива. Конечно, можно получить идеальное настраиваемое решение, которое бы учитывало все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от нескольких месяцев до года и даже более и требует немалых финансовых затрат. Но, как известно сроки внедрения должны быть минимальным, а обучение персонала быстрым, «безболезненным» и желательно без отрыва от производственной деятельности.
Система должна служить таким решением, которое бы предусматривало дальнейшее ее расширение (за счет добавления новых модулей, к примеру, сканирования, электронных библиотек, хранилищ документов, web-приложений и т.д.).
Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средство разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. Также уделяется внимание средству разработки программы. Чем известнее и распространеннее средство разработки, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, опять же, тем меньше стоимость их услуг, т.к. они не являются «эксклюзивном».
Очень важным является способность программы к интеграции с другими продуктами. Многие пользователи хотели бы видеть свою используемую систему, в которой ведется работа с документами (делопроизводства, бухгалтерии, отдела кадров, сметной и проектной документации и т.д.) как единую корпоративную.
Потребитель должен внимательно подходит и к выбору разработчика СЭУД. Оценивать, сколько он уже существует на рынке автоматизированных систем, как себя зарекомендовал среди пользователей и конкурентов, каким образом осуществляет техническую поддержку продуктов, как часто выпускает обновление системы и многое другое.
Таким образом, популярность той или иной автоматизированной системы зависит от дружественности ее интерфейса, простоты в установке и эксплуатации, легкости в освоении, надежности, актуальности времени, а также стоимости ее внедрения и поддержки. В погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество. Конечно, развитые функциональные возможности с учетом современных требований, безусловно, плюс. Но, стоит подумать об их востребованности в дальнейшем.
В данном исследовании были рассмотрены различные классификации и разновидности систем электронного делопроизводства и документооборота, в том числе корпоративные системы, а также основные процессы работы с документами, которые обеспечивают современные системы электронного делопроизводства и документооборота.
Были определены различия выбора для систем электронного документооборота больших корпораций и малого бизнеса.
Исследована хозяйственная деятельность Уфимского отряда Ведомственной охраны РЖТ.
В ходе исследования были даны основные характеристики СЭД ведомственной охраны железнодорожного транспорта Российской Федерации РФ. Выявлены некоторые плюсы и минусы. Даны рекомендации по усовершенствованию системы электронного документооборота ФГП Ведомственная охрана.
Решенные задачи помогли достичь основной цели данной выпускной квалификационной работы, а именно определить основные критерии выбора СЭД. Знание этих критериев позволит избежать основных ошибок при вводе системы электронного документооборота в деятельность предприятия.