Главная | Обратная связь

Методика реферування документів

3.1.Процес реферування

Процес реферування — низка логічних операцій, таких як: оцінка, відбір, аналіз та узагальнення відомостей, що містять­ся в первинному документі. Правила виконання кожної ок­ремої операції, послідовність операцій становлять методику реферування.

Основоположною дією референта в складанні реферату є читання, позаяк доводиться кілька разів читати і перечитува­ти первинний документ. Причому читання виступає як склад­ний розумовий процес, пов’язаний з глибоким усвідомлен­ням змісту документа. Розрізняють три основних види читан­ня, застосовуваних у процесі реферування: ознайомлювальне, вивчальне, реферативне. Під ознайомлювальним читанням розуміють загальне ознайомлення з інформацією, яку містить документ, без настанови на дальше відтворення. Вивчальне читання — це інтенсивне, вдумливе читання, спрямоване на запам’ятовування змістової інформації тексту, використаних мовних засобів. Реферативне читання має бути таким, щоб уна­слідок цього можна було коротко викласти зміст першоджерела.

Процес реферування поділяється на такі етапи: попереднє загальне ознайомлення з первинним документом; рефератив­ний аналіз змісту документа; узагальнення здобутої інфор­мації; складання; редагування й остаточне оформлення рефе­рату. Кожному етапу відповідає певний вид читання, бо кожен етап, як і вид читання, виконує свої конкретні завдання.

Під час попереднього загального ознайомлення з докумен­том референт має справу з ознайомлювальним та вивчальним читанням. При цьому необхідно виявити формальні ознаки документа (назву, підназву, прізвище автора, напну колективного автора або організації, причетної до створений документа, тощо), для чого слід переглянути вступ, зміст, висновки, резюме. Завдання цього етапу — визначення тематики, усвідомлення змісту, наукової цінності документа, йот інформативності. На основі цього приймають рішення про доцільність його реферування. Якщо рішення про реферування позитивне, то на цьому ж етапі, як правило, вирішують питання про вид майбутнього реферату. Визначаючи вид реферату, вра­ховують категорію користувачів інформації, яким адресовано реферат; характер інформаційного запиту (фактографічний чи документний); змістову цінність первинного документа; спеці­алізацію і кваліфікацію референта; чи буде реферат надруко­вано як елемент видавничого оформлення первинного докумен­та, чи він призначений для реферативного видання, при цьому слід мати на увазі вид реферативного видання. До того ж на етапі ознайомлення з першоджерелом можна скласти приблиз­ний план тексту реферату (подумки або на папері). Щоб ознайомитися з документом у цілому, нерідко доводиться пере­читувати документ або його фрагменти не один і не два рази.

На етапі реферативного аналізу первинний документ чи­тають повторно і виявляють основні ознаки його змісту, для чого здійснюють реферативне читання. Створюючи реферат, слід усвідомлювати, що він має відтворювати основні ознаки змісту первинного документа, ті ж самі ознаки мають бути в пошуковому образі документа й інформаційному запиті. Таки­ми загальними ознаками виступають основні аспекти змісту. Під аспектами змісту в цьому разі розуміють не лише погляд, а частіше — питання, проблему, напрям тощо. Визначення загальних ознак (або аспектів змісту) дає змогу розглядати зміст документа, що реферується, з різних боків, поглядів і забезпечує однозначний підхід до його інформаційного аналізу.

У процесі реферативного аналізу саме і виявляють аспекти змісту. Завдання референта на цьому етапі — виявити основну інформацію, яка стосується об’єкта розгляду, його властивостей, переваг і недоліків, мети і методів роботи, отриманих резуль­татів, висновків і галузей використання. Особливу увагу при­діляють тому новому, що є в первинному документі, порівняно з іншими, близькими за тематикою. У процесі читання рефе­рент розбиває текст (у думці або на папері) на окремі фраг­менти, щоб найкраще зрозуміти кожен з них і виявити найважливішу інформацію. У результаті цього він визначає коло змістових аспектів, які буде відображено в рефераті. Для полегшення роботи можна робити короткі записи.

При реферативному аналізі відомості, що містяться в пер­винному документі, рекомендується ділити на три групи. До першої входять нові ідеї, гіпотези, експериментальні дані, нові методики, оригінальні конструкції механізмів, нові явища і процеси. Ці відомості обов’язково має бути включено до рефе­рату, причому допускаються лише текстові скорочення. До другої групи входять фактичні дані, що не є принципово нови­ми, а також відомості про застосування традиційних методів, технологій тощо. З цих відомостей до реферату включають цифрові дані, формули, фактичні показники. Третю групу відо­мостей у первинному документі використовують як ілюстра­тивний матеріал, аргументацію, у рефераті їх лише назива­ють. У такий спосіб визначають різні рівні згортання інфор­мації, унаслідок чого стає очевидно, за рахунок яких відомо­стей скорочено текст первинного документа.

Другий етап процесу реферування складний і відповідаль­ний, його виконання вимагає від референта високої кваліфі­кації, ерудиції, глибокого знання проблематики первинного документа. Щоб полегшити і формалізувати реферативний аналіз, використовують формалізовані схеми, що являють со­бою заздалегідь складені переліки основних питань, які треба розкрити в рефератах. Є ціла низка методів відбору інфор­мації для відображення в рефераті, їх буде розглянуто далі.

На етапі синтезування виявленої інформації складають остаточний план або схему викладу матеріалу в рефераті з урахуванням виявлених під час реферативного аналізу змісто­вих аспектів. На цьому етапі реферативне читання перехо­дить у реферативний виклад. Реферативний виклад — спосіб надання реферативної інформації. Реферативний виклад ви­магає більш глибокого, ніж при реферативному читанні, логіч­ного аналізу, позаяк передбачає не суто розуміння тексту, а можливості переказу інформації в короткій і зрозумілій формі.

Матеріал у рефераті можна викладати в тій самій послідов­ності, що в первинному документі, а можна цю послідовність обумовлювати значенням різних аспектів змісту. Тому доціль­но аспекти ранжувати, тобто встановлювати їхню послідовність за ступенем важливості. Найчастіше використовують таку структурну схему: тема, предмет (об’єкт), характер і мета робо­ти; метод проведення роботи; конкретні результати; висновки; галузь застосування. Створення схеми і ранжування аспектів сприяють тому, щоб зібрати разом і логічно й чітко викласти відомості, здобуті з різних місць тексту першоджерела.

Тепер можна складати текст реферату. Незалежно від виду реферат має три основні частини: заголовну, власне рефера­тивну і довідковий апарат. Заголовна частина є бібліографіч­ним описом документа, складеним відповідно до державного стандарту. Власне реферативна частина — головний структур­ний елемент реферату, саме вона передає основну інформацію про зміст документа. Виклад має бути лаконічним, проте не слід допускати, щоб лаконічність стала перешкодою для розуміння основного змісту документа. У рефераті слід використовувати стандартизовану загальноприйняту термінологію. При першому згадуванні будь-якого нового терміна або символу їх пояснюють. Термінологічні словосполучення можна замінювати загально­прийнятими абревіатурами або скороченнями, розкриваючи їхній зміст у тексті. У цій частині поряд із словесним текстом можна наводити формули, таблиці, ілюстрації, що визначається вимогами інструктивно-методичних матеріалів, які розробля­ють конкретні інформаційні служби і редакції реферативних видань. Формули, графіки, таблиці, креслення наводять, якщо без них не можна обійтися або вони значно скорочують текст і полегшують розуміння змісту первинного документа.

Текст власне реферативної частини можна оформляти з абзацами або без абзаців. До побудови тексту з абзацами вда­ються в рефератах, що мають більший обсяг порівняно із стан­дартним, а також у коротких рефератах, якщо первинний до­кумент має широкий міжгалузевий зміст. Безабзацна побудова характерна для коротких рефератів, у яких узагальнено пере­дають зміст першоджерела, а також для рефератів, що друку­ються безпосередньо після статті, у книзі тощо. Такі тексти являють собою єдиний логічний блок основного змісту пер­винного документа.

Розроблено спеціальні методи наведення інформації в ре­фератах, які буде розглянуто далі.

Єдиних вимог до обсягу реферату немає. Однак склалися деякі загальноприйняті норми, яких дотримуються провідні реферативні служби світу. Так, обсяг рефератів на короткі повідомлення, дописи звичайно становить 500—600 знаків; на статті, описи винаходів — від 1000 до 1500, на документи ве­ликого обсягу (монографії, збірки, наукові звіти, дисертації) — від 2500 до 3000 знаків. Не обмежено обсягу рефератів на видання із суспільних і гуманітарних наук, наприклад, рефе­рати на статті з питань культури та мистецтва можуть на­лічувати від 2700 до 9000 знаків, а іноді наголошують, що та­кий реферат не може перевищувати 0,1 обсягу первинного документа.

До довідкового апарату належать відомості, які додатково характеризують первинний документ і реферат, а саме: кла­сифікаційні індекси; шифр (номер) реферату; довідки про кіль­кість ілюстрацій і таблиць у тексті первинного документа, про наявність пристатейних та прикнижкових бібліографічних списків, посилань; примітки референта або редактора; прізвище референта або назва установи, де складено реферат.

Розміщення окремих структурних елементів заголовної частини, власне реферативної й довідкової, зумовлюється особ­ливостями конкретного матеріалу (тематика, вид первинного документа, вид реферату), а також правилами, які встановлено стандартами й реферативними службами під час підготовки своїх інформаційних видань.

Складений реферат редагують, звертаючи особливу увагу на літературний бік тексту, і остаточно оформляють для включення до інформаційно-пошукового масиву.