Главная | Обратная связь

Методи відбору і надання інформації

Класифікацію методів реферативного аналізу (або просто реферування) здійснюють фахівці відповідно до діючих положень. Проте, незважаючи на розбіжності поглядів, їх об’єднує як однакове розуміння сутності реферування, так і розуміння його творчої природи, що досить важко піддається формалізації. Як і інші процеси аналітико-синтетичної обробки документів, реферування великою мірою залежить від професіоналізму, ерудиції, навіть від психофізіологічних особливостей людей. Тому реферати на один і той самий документ можуть істотно різнитися. З метою зменшення суб’єктивізму в теорії та методиці реферування на сьогодні розроблено різні підхо­ди до відбору інформації (інформаційний або реферативний аналіз) первинних документів, а також різні методи надання відібраної інформації (інформаційний синтез).

 

5.3.2.1. Методи відбору інформації

Тривалий час для реферування застосовували так званий конспективний метод. Тобто референт на свій розсуд відбирав відомості для реферату з первинного документа і викладав їх у рефераті в скороченій формі.

Потреба формалізувати операцію відбору аспектів змісту для відображення в рефератах призвела до розробки поаспектних методів реферування. Вони дають змогу підвищити якість змістової частини реферату, полегшити для користувачів сприйняття тексту, бути джерелом для виконання координат­ного індексування. Залежно від підходів до відбору аспектів та надання їх у тексті реферату розрізняють анкетне і вибір­кове реферування.

Основою методу анкетного реферування є виділення змісто­вих аспектів незалежно від виду первинного документа і галузі наукового дослідження, що заслуговують відображення в ре­фератах. Це такі змістові аспекти: 1) проблема, предмет або тема дослідження; 2) наукова (технічна) галузь, у якій прове­дено дослідження; 3) мета дослідження; 4) матеріал, на основі якого проведено дослідження; 5) погляд на предмет або ра­курс, під яким він розглядається; 6) призначення об’єкта до­слідження (розробки); 7) вид дослідження; 8) метод дослі­дження; 9) використане обладнання; 10) умови, в яких прово­дили дослідження; 11) конкретні результати; 12) технічна ефективність об’єкта, запропонованого внаслідок досліджен­ня; 13) економічна ефективність, ціна обґрунтованого (розроб­леного) об’єкта.

Зрозуміло, що не в кожному тексті можна знайти всі зазначені аспекти, та, якщо якісь і є, вони можуть не становити Інтересу для користувачів з багатьох причин. Тому референт має творчо підходити до відбору їх, щоб не втратити головного. Для полегшення такого відбору пропонують формалізова­ний план (або анкету). Наведений вище план, що включає пе­релік основних аспектів, можна розглядати як принципову, позаяк ці аспекти властиві майже всім науковим документам. Для конкретизації з урахуванням наукових і тематичних га­лузей, видів і назв досліджень, а також специфічних особливо­стей деяких первинних документів схему можна подати в ско­роченому варіанті, затим що всі аспекти можна об’єднати в такі основні групи: предмет дослідження (аспекти 1, 2, 5, 6); мета дослідження, способи і методи її досягнення (аспекти З,4, 7, 8, 9, 10); одержані результати (аспекти 11, 12, 13). Такий підхід застосовують в багатьох методиках.

Реферуючи документи вузькотематичного або галузевого характеру, найчастіше застосовують методику позиційного анкетного реферування. Ця методика характеризується твер­дим алгоритмічним характером. Шляхом категорійного (або фасетного) аналізу документів з відповідної тематичної га­лузі виявляють необхідні аспекти змісту, визначають суворий порядок їхньої послідовності (за фасетною формулою), скла­даючи таким чином план змісту майбутнього реферату. Є переліки аспектів або приблизні схеми для документів, при­свячених різноманітним виробам (машини, прилади, деталі конструкції) і технологічним процесам, методам дослідження і теоретичним моделям, організаційно-структурним схемам тощо. Наприклад, для документів про машини, обладнання, прилади можна визначити такі аспекти: предмет опису, при­значення, галузь використання, ким і де розроблено, конструк­ція, технічні й експлуатаційні характеристики, ефективність використання, економічні дані. Унаслідок цього під час рефе­рування слід лише заповнити відповідні позиції плану і та­ким чином сформувати реферат. Якщо в першоджерелі яки­хось аспектів немає, то в рефераті їх обминають. При цьому, відбираючи відомості до реферату, керуються також рівнями згортання інформації.

Якщо аспекти змісту в схемі розмістити у вертикальних графах, а рівні згортання — у горизонтальних, можна отрима­ти так звану сітку фасетів. По суті, це план реферату в табличній формі. Після заповнення цієї матриці відомостями про конкретний первинний документ одержують табличний (струк­турний) реферат. Прикладом реферату, складеного за цією методикою, є реферат на статтю “Полімерна мастильно-охолоджувальна рідина для обробки різанням титанових сплавів”.

В умовах обробки титанового сплаву ВТ-22 досліджено вплив мастильно-охолоджувальної рідини (МОР) на рівень допустимих швидкостей різання. У дослідах використовували спеціально розроблену МОР на основі полімерів. Доведено, що нова МОР має добрі мастильні й антикорозійні власти­вості, забезпечує ефективну охолоджувальну дію, істотно підви­щує швидкість різання, коли використовують навіть невелику кількість її.

Складаючи цей реферат, використали сітку фасетів з та­ких аспектів змісту: 1. Мета досліджень та випробовувань; 2.Методи, умови досліджень та випробовувань; 3. Апаратура, обладнання; 4. Склад МОР; 5. Властивості МОР; 6. Спосіб підведення МОР; 7. Матеріал, що обробляється; 8. Операція обробки; 9. Швидкість різання; 10. Подача; 11. Глибина різан­ня; 12. Інструментальний матеріал; 13. Конструкція інстру­мента; 14. Експлуатаційна дія МОР; 15. Вплив на інструмент; 16. Вплив на якість поверхні, що обробляється; 17. Вплив на точність обробки; 18. Вплив на процес стружкоутворення; 19. Вплив на фізичні параметри різання.

Методика позиційного анкетного реферування лежить в основі складання рефератів телеграфного стилю. У них змістові аспекти передають короткими (телеграфними) фразами. Ре­ферат — це набір речень, кожне з яких відображає змістовий аспект, з позначкою цього аспекту.

 

Рівні згор-

10—

15—

се Я Я СЯ я м 2 1« о ч о * О

* >8 а к ,§ я -Й Я п

о я н а я *о о а із «

« їм я Н §« (Я Е- Я Н

ч к н

3 я я аі я V О С

м я я се Е» и а со

Табличні та реферати телеграфного стилю зручні для вико­ристання в координатному індексуванні, позаяк спрощується вибір ключових слів, що, у свою чергу, посилює пошукові ха­рактеристики вторинного документа в ІПС. Проте такі рефе­рати не можуть замінити традиційних текстових, адже ними не зможуть користуватися звичайні споживачі, наприклад, реферативних журналів та інших інформаційних видань. Реферати на первинні документи багатотемного, багатоаспектного змісту складають із застосуванням методики адаптивного анкетного реферування. При адаптивному рефе­руванні референт має відібрати тільки основні змістові аспек­ти, тобто він більш вільний у відборі інформації, яку включа­ють до реферату. Як завжди, інформацію, яку містить первин­ний документ, поділяють на три групи за рівнем згортання, а далі викладають за заздалегідь складеним планом, в основі якого лежить поаспектна схема. Матеріал можна викладати відповідно до порядку аспектів у схемі або відповідно до струк­тури першоджерела з урахуванням аспектів.

Реферування із застосуванням поаспектного методу та його модифікацій сприяє єдності структури рефератів, скорочує час складання їх, полегшує індексування з метою введення в ІПС при координатному індексуванні, створює передумови актив­ного впливу інформаційної служби на процес складання ре­ферату не лише для референтів-фахівців, а й для авторів пер­винних документів. Особливе значення цього методу полягає в тому, що він забезпечує уніфікацію процесів інформаційного аналізу, який провадять на етапах реферування. У наш час поаспектний метод реферування застосовують референські служби багатьох країн світу.

Метод вибіркового реферування також базується на вияв­ленні аспектів змісту первинних документів за заздалегідь складеними схемами. Принципова відмінність його від поанкетного методу полягає в тому, що при вибірковому реферу­ванні головну увагу приділяють типу і функціональному при­значенню (жанру) документа, що реферується, тобто перелік аспектів визначають, на відміну від анкетного методу, окремо для кожного виду і жанру первинних документів.

Щоб застосовувати цей метод, передусім необхідно всі доку­менти поділити на ті, що реферуються, і на ті, що не реферують­ся. До перших належать документи, зміст яких можна викли­кати в рефераті, складеному за загальноприйнятими методи­ками, — це статті, описи винаходів, монографії, навчальні посібники, наукові праці, дисертації, звіти про НДР. До доку­ментів, що не реферуються, належать такі, зміст яких достатній лише для складання анотації (бібліографічні покажчики, стан­дарти, інструкції, рекомендації, огляди, класифікаційні схеми, тезауруси, словники, довідники, атласи, хрестоматії, задачники, каталоги обладнання, прейскуранти, збірки керівних матеріалів).

Переліки змістових аспектів рефератів розробляють залеж­но від функціональної спрямованості, жанру первинного до­кумента. Розрізняють наукові документи таких жанрів:

— постановчі документи. Вони призначені для того, щоб звернути увагу на ту чи іншу актуальну проблему і містять аналіз існуючого стану, завдання, вимоги, пропозиції, прогнози щодо цієї проблеми;

— теоретичні документи є певним внеском у розвиток науки, вирішення проблеми. Вони містять наукові узагаль­нення, формулювання нових принципів та відкритих законо­мірностей, розгорнуту аргументацію або докази висунутих по­ложень. Часто такі документи характеризуються наявністю формул, таблиць, математичних розрахунків;

— методичні документи — це керівництво для здійснення процесів практичної діяльності й наукових досліджень;

— документи, що містять конкретний досвід роботи. Вони призначені для обміну досвідом роботи і надання рекомендацій;

— документи, що містять інформацію про факти, які мо­жуть зацікавити користувачів інформації.

Глибина згортання інформації під час складання рефератів великою мірою залежить від жанру первинних документів. Так, постановчі документи не вимагають надання докладних відомостей, а теоретичні має бути подано з максимальною гли­биною, позаяк вони містять цінну наукову інформацію. Неве­лика глибина згортання характерна для рефератів на мето­дичні документи, матеріали з досвіду роботи. Певне уявлення про співвідношення змістових аспектів і жанрів документів дає таблиця (див. с. 263).

Загалом процес вибіркового реферування передбачає таку послідовність: визначення типу і функціонального призна­чення (жанру) документа, що реферується; вибір аспекті її змісту документа залежно від його жанру.

Формалізувати процес вибору відомостей з тексту первинного документа відповідно до зазначених аспектів допомагає використання маркерів. Маркер розуміють як словесне кліше,

Аспекти змісту документів	Жанри документів
постановчі	Теоретичні	методичні	з досвіду роботи	факто­графіч­ного ззмзмі­сту
Відомий варіант рішення (ВВР)
Оцінка ВВР	+	+
Постановка пробле проблеми	+		+	+	+
Цільова настанова настанова	+	+		+	+
Запропоно­ваний варі­ант ррішен­ня (ЗВР)	+	+	+
Оцінка ЗВР
Особливості звр ЗВР		+	+	+
Результати				+	+
Рекомен­ дації					+
Висновки

 

характерний вираз, словесний штамп. Кожному змістовому аспекту властивий певний перелік маркерів. Наприклад, змістовий аспект “відомий варіант рішення” часто супроводжу­ється такими маркерами: “у наш час використовують...”, “... знаходить використання”, “відома методика передбачає...” та іншими, аспект “постановка проблеми” — “актуальним є...”, “виникає необхідність...”, “роблять спробу...”, “доцільно роз­глянути...”, “звертає увагу...” тощо. Для аспекту “цільова на­станова” характерні маркери: “мета дослідження...”, “мета публікації...”, “ставлять завдання...”, а для аспекту “запропо­нований варіант рішення” — “автор пропонує...”, “обґрунто­вують заходи...”, “пропонують концепцію...”, “суть полягає...”. Маркерів досить багато і, щоб забезпечити одноманітність у виборі аспектів, їх подають у словниках маркерів. У таких словниках маркери групують за відповідними їм аспектами змісту. Наявність у реченні маркера свідчить про доцільність включення до реферату відповідних відомостей.

Вибіркове реферування застосовують з метою посилення однозначності визначення і вибору аспектів у первинному документі, що сприяє максимально повному відображенню змісту цього документа в рефераті, звільняючи реферат від можливого суб’єктивізму. Проте цей метод поки що не набув достатнього поширення.

Найвищого розвитку формалізація методів реферування набула з автоматизацією цього виду аналітико-синтетичної обробки документів. Необхідність реферування щораз більших обсягів документів і при цьому зменшення суб’єктивізму в наданні інформації зумовили впровадження в реферування електронних технологій. Методи автоматизованого реферуван­ня базуються на можливості виявлення в тексті первинного документа фрагментів, що містять заздалегідь заявлені змістові аспекти, і на формуванні з них рефератів-екстрактів. Фрагмен­ти тексту первинного документа вибирають за формальними ознаками, а саме за частотою вживання слів, обраних як змістові критерії. На жаль, такий підхід не завжди гарантує відбір з тексту найважливіших відомостей, тому такі реферати вико­нують переважно пошукову і комунікативну функції. Щоб відрізнити автоматичні реферати від інтелектуальних, перші часто називають квазірефератами, а процес автоматизованого реферування квазіреферуванням.

Методи автоматизованого реферування поділяються на ста­тистичні, позиційні та індикативні. Суть статистичних методів полягає у відборі значущих речень відповідно до частоти вжи­вання певних слів і розташування їх у реченні. Відбираючи речення до реферату, для кожного з них визначають значущість або змістову вагу. Чим більше слів, що часто трапляються н одному реченні, тим суттєвішу інформацію воно містить і тому має бути включене до реферату. Різні модифікації цього методу відрізняються підходом до вибору слів, що підлягають стати стичному аналізу. Обсяг одержаного в такий спосіб реферату становить, як правило, не більше трьох речень, незалежно від обсягу первинного документа. Простота аналізу тексту першо­джерела й однорідність отриманих рефератів забезпечили поширення статистичних методів автоматизованого реферу­вання в багатьох країнах і їхню подальшу оптимізацію.

Позиційні методи вдосконалюють відбір найбільш значу­щих речень з текстів первинних документів з використан­ням складного математичного апарату.

Індикативні методи дають змогу на основі синтаксичного аналізу формалізувати виклад основного змісту первинного документа в рефераті телеграфного стилю. Синтаксичному аналізу може підлягати як увесь текст, так і його окремі фраг­менти, що містять типові маркери. Показником для виділен­ня значущих елементів правлять розділові знаки в середині речення. Обсяг одержаних рефератів становить у середньому до 35 % обсягу першоджерела.

Названі методи автоматизованого реферування постійно розвиваються й удосконалюються, але розробляють й інші. Так, на початку 80-х років було запропоновано методику формалізованого реферування з використанням маркерів для текстів з електроніки. За цією методикою процес автоматич­ного реферування зведено до двох основних операцій: власне екстрагування, тобто розпізнання в тексті первинного до­кумента маркірованих речень і подача їх на друкарський пристрій; постредагування, під час якого усувають логічні й змістові повтори, зайві звороти, а також включають необхід­ні змістові зв’язки між фразами. Позитивною рисою цієї методики вважають можливість робити постредагування не лише для фахівців певної галузі знання, а й для інших осіб, що володіють навичками реферування. Важливо також, що така методика при певному доопрацюванні дає змогу користу­вачу самостійно визначати потрібні йому аспекти змісту, здійснюючи так зване індивідуальне реферування, та за по­треби одержувати відповідні реферативні огляди первинних документів.

Розробка і перспективи використання методів автоматизованого реферування тісно пов’язані з проблемами оціню­вання якості машинних квазірефератів. Якість їх визначають на основі виявлення текстових збігів у рефератах, які підготувала людина, і в автоматичних, а також шляхом порівняння резуль­татів пошуку за текстами інтелектуальних і квазірефератів.

 

5.3.2.2. Методи надання інформації

Здійснивши вибір змістових аспектів у ході реферативно­го аналізу, приступають до безпосереднього складання рефе­рату на основі інформаційного синтезу, тобто на основі ме­тодів надання інформації. Методами складання текстів рефе­ратів є екстрагування, перефразування, інтерпретація.

Екстрагування — дуже поширений метод, що привертає фахівців своєю економічністю і легкістю одержання рефера­ту досить високої якості. Суть методики екстрагування поля­гає в тому, що, аналізуючи первинний документ, у тексті вияв­ляють речення, які потім повністю або із незначними змінами переносять до реферату. При цьому вибір речень повністю залежить від ерудиції та професійної підготовки референта, тому не виключений суб’єктивізм у здійсненні цієї операції. Цього недоліку до певної міри можна уникнути, застосувавши формалізовану методику екстрагування. Така методика ба­зується на виявленні в тексті первинного документа спеціаль­них словесних кліше — маркерів, індикаторів і конекторів. Маркери, як і в методі вибіркового реферування, визначають аспекти змісту первинного документа. Індикатори, на відміну від маркерів, не прив’язують твердо до певного аспекту. Вони вказують на речення, яким автор надає особливого значення (’’слід підкреслити”, “необхідно зазначити”, “важливо мати на увазі”), або підбивають підсумки якогось фрагмента викла­дення (’’таким чином”, “унаслідок”, “отже”). Конектори при­значені для виділення речень, які обов’язково пов’язані з маркірованим аспектом. Групу конекторів становлять вказівні або власні займенники (’’цей”, “ці”, “такі”, “він”), або сполучні і вставні слова (”при цьому”, “наприклад”, “зокрема”). Для полегшення роботи з вибору відповідних речень складають спеціальні словники. У таких словниках в абетковому порядку перелічено всі маркери, індикатори та конектори. Використання їх підвищує можливість вибору для референтів одна­кових речень із первинних документів і, таким чином, дає змогу точніше передати в рефераті зміст першоджерела.

Референт, переглядаючи текст первинного документа і керу­ючись словником маркерів та індикаторів, виявляє речення, в яких містяться ці кліше. У спеціальному бланку він обов’язко­во фіксує речення з маркерами, а речення з індикаторами запи­сує, якщо, на думку референта, маркірованих фраз недостатньо.

Щодо конекторів, то їх можна поділити на дві групи. Пер­шу становлять вказівні та особові займенники, а також вирази на зразок “вищезазначений”, “подібний”. Якщо слово, яке за­мінюють ці слова, є поза реченням з конектором, то в реферат може бути включено два речення — з конектором і те, що стоїть перед ним. Наприклад, маркіроване речення “Апарату­ру поліпшено порівняно з наявними аналогами, бо позбавлено впливу різноманітних факторів, що знижують точність визна­чення”, а наступне з конектором: “Вона містить телекамеру, яка фіксує поведінку тварин”.

Другу групу конекторів становлять слова і вирази, які вка­зують на те, що це речення уточнює маркіроване. До таких конекторів належать слова “так, ...”, “наприклад”, “зокрема”, “у тому числі” і т. ін. Якщо референт вважає маркіроване речення не достатньо інформативним, він має змогу включити до реферату, крім нього, наступне речення — речення з ко­нектором.

Отже, суворо формалізоване лише вживання маркерів, ви­користання індикаторів і конекторів, значною мірою визнача­ють міркування референта. Одержані реферати-екстракти потребують доопрацювання з метою вилучення зайвих слів, повторів, уведення зв’язок між фразами тощо.

Перефразування також значно поширений метод надання інформації в рефераті. Воно передбачає випущення значної частини відомостей з тексту первинного документа і перебу­дову його змістової та синтаксичної структури. Перебудову здійснюють, заміняючи одні фрагменти тексту іншими, поєдну­ючи кілька речень в одне, узагальнюючи відомості.

Застосовуючи метод інтерпретації, зміст первинного доку­мента в рефераті розкривають на основі узагальненого уяв­лення про нього. Референт осмислює зміст документа і викла­дає його так, як сам зрозумів. Матеріал можна подавати в послідовності, зручній для референта, або в прийнятій у тексті. Різновидом рефератів, складених за методом інтерпретації, можна вважати автореферати дисертацій, численні тези допо­відей на наукових конференціях і нарадах.

 

 

5.3.1. Особливості реферування документів різних видів

Загальні правила складання рефератів не завжди врахову­ють особливості окремих наукових документів, які виявля­ються в процесі реферування їх, тому керуватися тільки цими правилами часто неможливо. З огляду на це загальні правила і положення набувають розвитку й уточнення в спеціальній методиці реферування окремих видів наукових документів, а також документів різної тематики. Розглянемо найважливіші особливості обробки документів, які найчастіше підлягають реферуванню.

Реферування статей. Наукові статті становлять нині біль­шість реферованих документів. На них складають пристатейні реферати, короткі та розширені реферати для рефератив­них журналів, розширені реферати для видань експрес-інформації тощо.

Обираючи статті для реферування і в процесі складання рефератів, враховують їхні найважливіші змістові та струк­турні ознаки, відмінності. Під цими ознаками розуміють чітку тематичну спрямованість; глибокий аналіз і ґрунтовну наукову переробку матеріалу; широту теоретичних і практичних уза­гальнень; аргументованість висновків і пропозицій; опера­тивність, актуальність, інформаційну новину; достатній читаць­кий інтерес. Усі названі ознаки можуть по-різному проявляти ся в різних статтях, що зумовлено галуззю науки чи практики, цільовим призначенням статті, її профілем (загальна стаття чи спеціальна), читацькою адресою та іншими чинниками нж до своєрідності авторського стилю і традицій, що склалися п редакціях і в окремих країнах. З погляду структурних особ­ливостей у тексті статей чітко виділяють вступну частішу.

основну частину і висновки. Головний зміст реферату форму­люють відповідно до інформації, яку містить основна частина. Окремі елементи може бути включено до реферату із вступу, це найчастіше відомості довідкового характеру. Із заключної частини до реферату включають оцінки теоретичного і прак­тичного значення результатів.

Пристатейний реферат здебільшого складає автор статті і, як правило, реферат є індикативним за глибиною згортання. У ньому вміщують узагальнену характеристику змісту статті, викладають найсуттєвіші результати. Проте короткий рефе­рат може бути й інформативним. Вибір виду реферату зале­жить від цінності змісту статті, її читацької адреси, доступ­ності, а також від особливостей видання, в якому опублікова­но статтю.

Розширені реферати повніше відображають зміст першодже­рела і більші за обсягом. Так, на статті в галузі суспільних наук, культури, мистецтва вони можуть сягати 10—15 % від обсягу статті, а власне реферативна частина може містити до­даткові відомості, що стосуються як теми документа, так і ав­тора. У цій частині реферату обов’язково є довідковий вступ, основний текст і висновки. Прикладом може бути реферат на статтю В. Кігель “Економіко-математичне моделювання в управ­лінні валютними резервами”, надруковану у “Віснику Націо­нального банку України”.

Вагомим чинником стабілізації інфляційних процесів та ефективності зовнішньоекономічної діяльності є валютний ре­зерв. Його утворюють з набору валют і періодично перефор­мовують, позаяк відносна цінність окремих валют з часом змінюється. За умов, коли динаміку майбутньої цінності валют на короткостроковий період визначають точно, цінність валют­ного резерву можна збільшити серією послідовних операцій переформування. В умовах ризику оптимальний план цього процесу накреслюють за критеріями максимізації очікуваної цінності майбутнього резерву та мінімізації дисперсії його цінності. Такий підхід зменшує ризик можливого знецінення валютного резерву внаслідок непередбачуваних змін відносної цінності окремих валют. Бібліогр. 4 назви. Табл. 3.

Дві останні частини поряд з інформацією, здобутою безпо­середньо з первинного документа, можуть включати і довідкові дані, які вніс референт. У такому разі у вступі наводять відомо­сті про автора (місце його роботи, посада, вчене звання і вчений ступінь, основні наукові праці); в основному тексті викладають зміст статті відповідно до її структури, а також примітки або довідки референта; у висновках — авторське резюме, відомості описового характеру, можливі напрями подальших досліджень, оцінюють значення одержаних результатів.

Розширений реферат для видань експрес-інформації доволі великий за обсягом і вельми інформативний за змістом, тому може замінити читання статті. Його складають, здебільшого конспектуючи найцінніші в науковому плані матеріали.

Реферування книг. На книги складають як короткі, так і розширені реферати. Короткі реферати вміщують у рефера­тивних виданнях, у вихідних відомостях книг, розширені — у реферативних та інших виданнях.

Складаючи короткий реферат, мають на увазі, що зміст книги відрізняється багатотемністю, багатоаспектністю у висвітленні проблеми, бо в ній, як правило, подано фундаментальне до­слідження. У змісті ж реферату наводяться лише найважливіші аспекти змісту книги, без яких неможливо усвідомити її цільову спрямованість, а саме: предмет дослідження, його методи, ос­новні результати. Передмову і перелік назв розділів, глав тощо в рефераті дублювати не слід. Наприклад, на книгу “Екосистема Чорного моря” можна скласти такий короткий реферат.

Розглянуто сучасний стан екосистеми Чорного моря Здійснено аналіз фундаментальних процесів у прошарку взаємодії аеробних та анаеробних вод, що визначають особливості функ ціонування екосистеми моря. Виявлено негативні екологічні зміни, що сталися в екосистемі моря протягом останніх 10—15 рокін

Підготовку прикнижкового реферату найчастіше поклад» ють на автора. Такі реферати доповнені необхідними біблій графічними даними, можна використовувати в рефератними н журналах, у періодичних виданнях і виданнях, що продовжу ються, у неперіодичних збірках, де вони виконують сигнальну, інформативну, індикативну, адресну та пошукову функції.

Розширеному реферату більшою мірою властива інформа­тивна функція. Такі реферати, як правило, складають на іно­земні книги, що є в країні в обмеженій кількості примірників, або на вітчизняні, якщо це зумовлено необхідністю. Розшире­ний реферат найчастіше складають на основі поаспектного аналізу змісту книги, що забезпечує його компактність і змістовність. Залежно від наукової цінності аспектів їхній зміст у рефераті можна подати як переказ або описово, що надає реферату рис інформативного й індикативного типів. Фактичний матеріал, який становить самостійний науковий інтерес, незалежно від трактування автора слід включати до реферату. Однорідну інформацію з документа узагальнюють і подають у вільній формі.

При багатотемному змісті книги можливі два варіанти підготовки. Перший полягає в тому, що в змісті реферату виді­ляють кілька частин, у кожній з яких поаспектно викладають зміст відповідного тематичного розділу книги, у другому — реферат складають лише з урахуванням якогось основного тематичного напряму відповідно до запитів користувачів (цільовий або аспектний реферат).

Реферування звітної науково-технічної й дослідно-конструкторської документації. Звітна науково-технічна й до­слідно-конструкторська документація містить відомості про найновіші дослідження, тому вона становить особливий інте­рес для користувачів, разом з тим ця документація належить до неопублікованих документів, кількість її примірників не­велика. Звідси досить високі вимоги, які висувають до рефе­ратів на таку документацію, зокрема до повноти і точності відображення їхнього змісту.

Створення текстів рефератів у складі звітної науково-технічної документації з науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт доцільно здійснювати з використанням анкетного методу реферування. Як аспекти можна розгляда­ти теоретичні питання; вироби, їхні складові; галузь науки і техніки, до яких належать дослідження; їхню мету; галузі використання (виробництво, експлуатація, проектування); відо­мості про технологію застосування обладнання; умови прове­дення дослідження (часові, географічні, кліматичні, фізичні тощо). Основну увагу слід приділяти викладенню головних результатів роботи, характеристиці виробу або його складо­вих, опису істотних особливостей, відомостей про наукове зна­чення і технічну та економічну ефективність, рекомендаціям для використання результатів.

Текст реферату рекомендують подавати в абзацній формі, виділяючи в окремих абзацах різні аспекти змісту. Разом з тим текст має бути єдиним цілим, в якому всі змістові аспек­ти узгоджені і підводять до головного — до результатів робо­ти. Таке оформлення тексту полегшує реалізацію пошукової функції, що має особливе значення для рефератів на такі до­кументи. У кінці реферату вказують кількість і характер ілю­страцій, таблиць, назв у списку літератури.

Обсяг реферату певною мірою залежить від виду відповід­ного науково-технічного документа. Так, обсяг рефератів на звіти про науково-дослідницькі та дослідно-конструкторські роботи коливається в межах від 1200 до 2000 знаків; на реєстра­ційні карти — до 250. Реферати для інформаційних карт на вироби найчастіше складають у табличній формі.

Реферування описів винаходів. Відомості в описах вина­ходів завжди однотипні й обов’язково належать до нових тех­нічних рішень, тексти описів винаходів мають стандартну, суворо регламентовану форму надання інформації, їм прита­манні типові усталені мовні звороти. Причому це стосується описів винаходів, виданих у різних країнах. Маючи деякі роз­біжності щодо повноти розкриття суті винаходу, самі описи винаходів різних країн схожі за своїми основними елемента­ми. Таке становище сприяло уніфікації форми і мови рефера­тів описів винаходів у міжнародному масштабі. Відповідне рішення прийняли Комітет з міжнародної співпраці патентних відомств в інформаційному пошуку (ІСШЕРАТ), Єдиний євро­пейський патент (ЕРО) і Європейська патентна кооперація.

Завдяки цьому в наш час референтські служби більшості країн використовують анкетний метод для складання рсфератів описів винаходів і наводять відомості за єдиною структурною схемою. Цією схемою визначено перелік аспекті» змісту опису винаходу, що необхідно відобразити в рефераті: об’єкт (предмет) винаходу; його призначення і галузь викори­стання; суть винаходу і мета, якої досягають за його допомогою; технічне завдання, яке вирішують за допомогою винаходу; його технічні та економічні переваги. Цей перелік універсальний, його можна використовувати для інформаційного аналізу описів винаходів, незалежно від країни патентування. При­кладом може бути реферат на опис винаходу методу обробки рідких радіоактивних відходів з високим рівнем активності.

Пропонуємо метод обробки рідких радіоактивних відходів з високим рівнем активності, що утворюються на переробних підприємствах. Унаслідок заморожування таких відходів утворюєть­ся сублімат, який становить рідкі радіоактивні відходи з низьким рівнем активності, що містять воду, азотну кислоту й нукліди, а також осад, який містить продукти поділу, актиниди, продукти корозії, нітрат натрію та гідроксид натрію. Для розчинення нітрату натрію й гідроксиду натрію осад обробляють лужним розчином. Розчинені нітрати й гідроксид відокремлюють від осаду, що містить продукти поділу і корозії. Подано схему процесу.

Важливо мати на увазі, що, складаючи реферат, необхідно аналізувати весь текст опису винаходу, а також додаткові матеріали (креслення, схеми тощо), незважаючи на те, що всі основні положення відображено у формулі винаходу, яка ста­новить самостійну частину опису і чітко визначається. На жаль, ця вимога не завжди задовольняється. Так, реферати, вміщені в деяких зарубіжних офіційних бюлетенях (США, Німеччина та інші), створено лише на основі патентної фор­мули, унаслідок чого в цих рефератах не відображено юри­дичних властивостей первинного документа, що утруднює за­стосування їх для попередньої патентної експертизи.

Узагальнення вітчизняного і зарубіжного досвіду реферування документів показує, що воно пройшло, хоч і відносно Короткий, але вельми швидкий шлях розвитку. Триває активне дослідження питань історії, методики й організації рефе­рування, дискутуються теоретичні аспекти реферування: ви­моги до рефератів, критерії відбору матеріалу для реферування, принципи реферативного аналізу текстів, особливо тоді, коли використовуються ЕОМ, тощо.

Розглянуті методи інтелектуального реферування забезпе­чують досить високу якість рефератів і оптимізацію процесу реферування. Водночас практика засвідчує, що, незважаючи на впровадження формалізованих методик, інтелектуальне реферування — це процес творчий, він залежить від професіо­налізму, ерудиції та досвіду референта, що і позначається на якості рефератів.

Потреба в реферуванні потужних потоків документів зі зменшенням затрат, забезпечення доступності рефератів для широкого кола користувачів, забезпечення уніфікації надання інформації в рефератах дає змогу щораз активніше залучати комп’ютерну техніку, удосконалювати існуючі й розробляти нові методи автоматизованого реферування.

Запитання для самоконтролю

1. Що таке реферат і які функції він виконує?

2. Які види рефератів вам відомі?

3. Які основні етапи можна визначити в історії розвит­ку реферування?

4. Які установи здійснюють реферування в Україні?

5. Яка структура реферату?

6. На які етапи поділяється процес складання реферату?

7. Які види читання застосовують у складанні реферату?

8. Які методи відбору інформації використовують в інтелектуальному реферуванні?

9. У чому полягає суть методів автоматизованого реферування?

10. Які методи подання інформації застосовують при написанні реферату?

Розділ 6

ОСНОВНІ ІНФОРМАЦІЙНІ ПРОДУКТИ НАУКОВОЇ ОБРОБКИ ДОКУМЕНТІВ

6.1. Наукова обробка документів як складо­ва інформаційної діяльності

Будь-яка сфера людської діяльності потребує інформацій­ного забезпечення. Жодне виважене рішення в науці, політиці, економіці чи в комерційній діяльності не можна приймати без належного інформаційного забезпечення. Тому кожна людина, в якій би сфері вона не працювала, послуговуючись документованою інформацією, має володіти основами її пошу­ку, аналізу і використання.

На ранніх етапах розвитку науки і техніки процеси створен­ня, збирання, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, по­шуку, поширення і використання інформації люди розумової праці здійснювали самостійно. Зростання обсягів документних потоків, масивів, ресурсів, фондів, зростання їхньої ролі в суспільстві, розвиток наукової діяльності і необхідність об­міну результатами цієї діяльності, науково-технічний прогрес та зростання потреби в інформаційному забезпеченні ефек­тнішого впровадження науково-технічних досягнень у вироб­ництво, економіку, освіту, культуру тощо стали чинниками виділення інформаційної діяльності з-поміж інших видів людської діяльності. Виникла потреба в інформаційних пра­цівниках, які професійно здійснюють процеси створення, пошуку, збирання, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, поширення й організації використання документної інформації в суспільстві.

Бібліографічний документ найчастіше існує у формі бібліо­графічного посібника, який становить впорядковану множи­ну бібліографічних записів. Бібліографічні посібники поді­ляють на такі основні види: бібліографічні покажчики (ті, що включають значну кількість бібліографічних записів, із складною структурою та довідковим апаратом); бібліографічні списки (ті, що становлять сукупність бібліографічних записів, невеликі за обсягом, з простою структурою, без допоміжних покажчиків); бібліографічні огляди (ті, що включають уза­гальнену характеристику групи документів, які об’єднують­ся за певною ознакою, та бібліографічні описи цих докумен­тів). Кожний із зазначених видів бібліографічних документів має певні підвиди і різновиди, загальне і часткове в методиці створення[1].

Сукупність бібліографічних документів дає змогу адекват­но відображати зміст публікацій відповідно до інформацій­них потреб споживачів. Універсальне охоплення галузевої, ре­гіональної і проблемно-тематичної інформації забезпечує роль цих документів не лише як основного засобу доведення інфор­мації до окремого фахівця, а також і як основи, що дає змогу галузевим і регіональним центрам інформації, аналітичним службам використовувати їх у своїй довідково-інформаційній діяльності.

6.5.2. Реферативний документ

Реферування — процес аналітико-синтетичної переробки інформації, яка міститься в первинному документі, для вилучення з нього найважливіших за змістом відомостей (основних положень, фактичних даних, результатів, висновків) і створення на цій основі вторинного документа — реферативного.

Реферативний документ — це документ, що містить стислий виклад змісту первинного документа (основних ідей, методів і результатів дослідження, часу і місця його проведення і т. ін.). Його основу становить реферат — короткий виклад змісту першоджерела (книг, статей, доповідей) з певної теми, без додаткової інтерпретації або критичних зауважень авто­ра реферата. Реферат — це семантично адекватний, обмеже­ний малим обсягом і, водночас, якомога повніший виклад основного змісту первинного документа, що має постійну струк­туру і призначений для виконання багатьох функцій у вико­ристанні його споживачами різних категорій.

Основними функціями рефератів є: інформаційна, пошуко­ва, довідкова, сигнальна, адресна, комунікативна. Реферативні документи зараховують до вторинних фактографічних доку­ментів (довідки, таблиці, статті, реферати, реферативні огляди і т. ін.), основною функцією яких є орієнтація споживачів у документному потоці, скорочення фізичного обсягу первин­них документів при збереженні їхнього основного змісту.

Реферати використовують в усіх сферах інформаційної діяльності. Вони заповнюють сторінки реферативних журналів, з них формують пошукові масиви інформаційних систем будь-яких рівнів, вони супроводжують звіти про НДР, захищені дисертації, депоновані рукописи, статті тощо. Якісно складе­ний реферат, надрукований разом з первинною публікацією або перед виходом її у світ, допомагає споживачеві вчасно зорієнтуватися у змісті документа і прийняти рішення про доцільність його використання. Разом з тим реферат виконує кілька завдань: інколи заміняє первинний документ; слугує засобом сповіщення і поширення інформації про новітні досягнення науки, техніки, освіти, культури; допомагає пере­вороти мовні й термінологічні бар’єри, особливо в галузі при­кладних наук.

Серед основних видів реферативних документів розрізня­ють: реферативний журнал, реферативний збірник, експрес-інформацію, інформаційний листок.

Найпоширенішим видом інформаційного документа є реферативний журнал (РЖ). Рефератипний журнал це періодичний документ журнальної або листової форми, що містить реферати опублікованих документі» або їхніх частин. У РЖ публікують у систематизованому вигляді реферати документів з певної галузі, проблеми, теми. Кожний номер РЖ становить єдність інформаційного повідомлення — певної сукупності рефератів (бібліографічних записів) і довідкового апарату. Специфіка РЖ полягає в характері бібліографічного запису реферату.

Основне призначення реферативного журналу — інформу­вання вчених і фахівців про поточні документи (видання) для ретроспективного пошуку відповідних наукових документів, а також щоб уникнути негативних наслідків розсіювання до­кументів з однієї і тієї самої тематики в журналах різних профілів, для надання допомоги в подоланні мовних бар’єрів. Крім того, РЖ дає змогу вченим і фахівцям без великих ви­трат часу стежити за досягненнями в суміжних сферах на­укової і практичної діяльності і використовувати їх у своїй галузі, а також бути засобом побічної оцінки наукової якості первинних документів (у формі рефератів відображають лише документи, що мають значний інтерес).

В Україні реферативні журнали видають Книжкова пала­та України, Національна бібліотека України ім. В.І. Вернадського, Український інститут науково-технічної та економічної інформації, інші міжгалузеві й галузеві центри.

Наприклад, український реферативний журнал (УРЖ) “Джерело” — періодичне інформаційне видання, призначене для оперативного відображення змісту друкованих в Україні наукових видань з природничих, технічних, суспільних і гу­манітарних дисциплін. УРЖ виходить у 3 серіях:

Сер. 1. — Природничі науки. Медицина.

Сер. 2. — Техніка. Промисловість. Сільське господарство.

Сер. 3. — Суспільні та гуманітарні науки. Мистецтво.

Усі три серії УРЖ “Джерело” виходять з періодичністю 1 раз у 2 місяці (6 разів у рік). З останнім номером кожний передплатник одержує компакт-диск із записом інформації, акумульованої журналом за рік.

В УРЖ “Джерело” реферують монографії, збірники науко­вих праць, матеріали конференцій, посібники для вузів, сері альні (періодичні та продовжувані) видання, автореферати дисертацій, препринти. Джерелом інформації для підготовки УРЖ є обов’язковий примірник творів друку України, що надходить

до Національної бібліотеки України ім. В.І. Вернад­ского (НБУ).

Матеріали для реферативного журналу готують за єдиною методикою з використанням Рубрикатора НБУ і розміщують у систематичному порядку згідно з основними діленнями Руб­рикатора. Аналіз змісту і систематизацію творів друку (документів) здійснюють фахівці відділу систематизації НБУ.

Допоміжний апарат УРЖ містить авторський покажчик та покажчик періодичних видань.

Кожному запису в УРЖ присвоюють номер, який має такі елементи: порядковий номер УРЖ у поточному році; літера, що відповідає певній галузі знання, згідно з Рубрикатором НБУ; порядковий номер реферату у випуску.

Запис у реферативному журналі поєднує бібліографічний опис документа, реферат (замість рефератів можна використовувати авторські резюме та анотації), а також шифр зберігання в На­ціональній бібліотеці України ім. В.І. Вернадського. Твори друку (документи) можна одержати безпосередньо в бібліотеці, або замовити за допомогою міжбібліотечного абонемента (МБА).

Скорочення в бібліографічних описах видань зроблено від­повідно до ДСТУ 3582-97 “Інформація та документація. Ско­рочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила” та ГОСТ 7.12-77 “Сокращение русских слов и словосочетаний в библиографическом описа­нии произведений печати”.

УРЖ “Джерело” представлене в мережі Internet:

— загальнодержавною реферативною базою даних “Украї­ніка наукова” http://www.nbuv.gov.ua (Web-сервер Національ­ної бібліотеки України ім. В.І. Вернадського) та http:// ірri.kiev.ua (Web-сервер Інституту проблем реєстрації інфор­мації НАН України);

— електронною версією журналу http://t.kiev.ua/Djerelo/ index.html (Web-сервер Інституту проблем реєстрації інфор­мації НАН України). База даних містить бібліографічні опи­си документів, реферати, шифри зберігання в НБУ, індекси Рубрикатора НБУ тощо. Пошук документів можна здійснювати за автором, назвою (чи за словами з назви) видання, назвою журналу, тематичними розділами, роком видання, а також за будь-яким терміном з тексту (крім службових слів). Результати пошуку можна записати у файл або ж роздрукувати у вигляді тексту.

Іншим видом реферативного документа є реферативний збірник — періодичне, продовжуване або неперіодичне видання, що містить реферати неопублікованих документів. Це підбір рефератів з конкретних, вузьких проблем. У реферативному збірнику вміщують статті вітчизняних і зарубіжних авторів теоретичного й оглядового характеру, переклади, бібліографічні огляди і т. ін. Основна особливість реферативного збірника полягає в тому, що в ньому відображають неопубліковані й опубліковані документи відомчого характеру, тобто обмеже­ного поширення та доступності.

Різновидом реферативного документа є експрес-інформація[2]. Експрес-інформація — це оперативний документ, який висвітлює найважливіші вітчизняні і зарубіжні досягнення у формі розширених статей, описів винаходів, скорочених пере­кладів і т. ін. Це може бути розширений реферат якого-небудь виданого за досить короткий термін найціннішого пер­винного документа, що потребує оперативного оповіщення.

Інформаційний листок — це реферативний документ відо­мостей про передовий досвід або науково-технічні досягнення.

Найсуттєвіше значення має рівень інформативності рефе­ративного документа, тобто кількість та якість інформації, яку отримує з реферату споживач.

Інформативний реферат найповніше відображає зміст пер винного документа, що досягається завдяки семантичному ана­лізу і кваліфікованому синтезу інформації. Як правило, у ньо­му вказують предмет і мету дослідження, викладають основні результати, наводять дані, що стосуються характеру, методів, умов дослідження, можливостей використання результатів, на яких наголошує автор. У ньому можуть наводити основні характеристики новітніх технологічних процесів, нових виробі II і матеріалів тощо, а також наукову інформацію про закон о мірності, властивості предмета, явища і т. ін. Інформативний реферат містить фактографічну інформацію.

Короткому (індикативному) реферату властиві недостат­ньо глибокий семантичний аналіз первинного документа, брак докладної фактографічної інформації, загальність викладу теоретичних і практичних результатів та рекомендацій. Тому його використовують переважно для того, щоб прийняти рішен­ня про необхідність звернення до першоджерела. Особливі­стю індикативних рефератів є те, що для складання їх потрібно менше спеціальних знань, часу і зусиль, оскільки аналіз тек­сту первинного документа значною мірою здійснюють за на­звами розділів, підрозділів, пунктів. Текст реферату складається з набору ключових слів і словосполучень. Такі реферати особ­ливо характерні для звітів про науково-дослідні роботи, кан­дидатські і докторські дисертації тощо. Суть реферування таких документів полягає в тому, що з них вибирають найбільш значущі ключові слова або словосполучення, які становлять основу індикативного реферату. Індикативний реферат містить не всі фактографічні відомості первинного документа, а лише ті основні положення, які тісно пов’язані з темою документа, що підлягає реферуванню. Тобто, індикативним можна вва­жати реферат, у якому в описовій формі за допомогою ключо­вих слів і словосполучень передають основний зміст первин­ного документа і висновки.

Якість реферату залежить від того, наскільки глибоко вивче­но первинний документ. Тому основними елементами його змісту є головні компоненти наукової праці, а саме: об’єкт дослідження; конкретні властивості, особливості об’єкта, що вивчається; просторові і часові ознаки об’єкта; використані джерела інформації; отримані результати. Визначають акту­альність теми, оригінальність та рівень висвітлення матеріалу, коло конкретних споживачів, для яких призначено первин­ний документ.

Аналіз змісту першоджерела в реферуванні невіддільно пов’язаний із синтезом інформації, затим що її складові розглядають у логічній єдності і взаємодії. Синтез Інформації - це поєднання корисної інформації, виявленої в результаті аналізу змісту первинного документа, в логічне ціле. У процесі

синтезу утворюється новий документ, забезпечується взаємозв’язок і логічний виклад цінної Інформації, що відповідає цільовому призначенню реферату. Отже, у створенні реферату аналіз і синтез як дві взаємопов’язані сторони інтелектуаль­ної діяльності невіддільні одна від одної.

Реферат має специфічну структуру, яку становлять такі складові: бібліографічний опис, текст і додаткові відомості.

Бібліографічний опис є невід’ємною частиною реферату. Назва праці, що підлягає реферуванню, у бібліографічному описі може бути в трьох варіантах: 1) без змін у бібліографічному описі, якщо первинний документ опубліковано українською мовою; 2) по можливості, в точному перекладі українською мовою, якщо первинний документ опубліковано іноземною мовою; 3) повністю або частково зміненою порівняно з назвою оригіналу, тоді її наново формулюють на основі вивчення тек­стової частини документа для адекватного вираження голов­ної теми або предмета документа. Нову назву або її змінену частину беруть у квадратні дужки. Цей метод застосовують здебільшого для підготовки реферативних журналів.

Текст реферату — скорочений виклад змісту первинного документа — подають у певній послідовності розкриття пере­лічених далі аспектів. Об’єкт дослідження є однією з найваж­ливіших складових реферату. Тут виявляються закономірності, властивості й ознаки, наводяться часові та просторові ознаки, наводяться характеристики пристроїв, засобів, речовин і т. ін. Методи дослідження наводять тоді, коли вони мають особливо значення для дослідження. Широко відомі методи лише вказу­ють без відповідних пояснень. Результати проведеної роботи, отримані в процесі спостережень, вимірювань, узагальнень тощо, відображають у рефераті в формі описових формулювань, цифрових даних, таблиць, графічних матеріалів і формул.

Текст реферату має бути зрозумілим, конкретним, чітким, лаконічним, тобто не містити другорядної інформації: доказів, роздумів, опонування, прикладів. У ньому не слід вдаватися до громіздких речень і складних граматичних зворотів, які утруднюють розуміння змісту. У реферат не включають відомостей, відображених у бібліографічному описі документа. Не допускаються (крім виключних випадків за наявності очевидних неточностей) критичні зауваження референта або довільна інтерпретація тексту первинного документа.

Реферати існують як складова первинного документа або як самостійний реферативний документ. Прикладом першо­го варіанта реферату є обов’язкова наявність його у звітах про науково-дослідну роботу. Реферат призначений для ознайом­лення зі змістом звіту. Він має бути стислим, інформаційним і містити відомості, які дають змогу прийняти рішення про доцільність читання всього звіту. Реферат слід розміщувати безпосередньо за списком авторів, починаючи з нової сторінки. Якщо список авторів не складають, реферат розміщують за титульним аркушем.

Тексту реферату в разі видання звіту передує повний бібліо­графічний опис звіту, який роблять відповідно до вимог чин­них стандартів з бібліотечної та видавничої справи.

Реферат має містити:

— відомості про обсяг звіту, кількість частин звіту, кількість ілюстрацій, таблиць, додатків, кількість джерел відповідно до переліку посилань (усі відомості наводять включно з даними додатків);

— текст реферату;

— перелік ключових слів.

Реферат може містити інформацію про умови розповсю­дження звіту (якщо такі висувають).

Текст реферату має відображати подану у звіті інформацію

і, як правило, у такій послідовності:

— об’єкт дослідження або розробки;

— мета роботи;

— методи дослідження та апаратура;

— результати і їхня новизна;

— основні конструктивні, технологічні й техніко-експлуатаційні характеристики та показники;

— ступінь впровадження;

— зв’язок з іншими роботами;

— рекомендації щодо використання результатів роботи,

— галузь застосування;

— економічна ефективність;

— значущість роботи та висновки;

— прогнозні припущення про розвиток об'єкта дослідження або розробки.

Частини тексту реферату, про які немає відомостей, випус­кають. Реферат належить виконувати обсягом не більш як 500 слів, і, бажано, щоб він уміщувався на одній сторінці фор­мату А4.

 

 

6.5.3. Загальна характеристика оглядово-аналітичних документів

Оглядово-аналітична діяльність останнім часом набуває особливої актуальності в усіх сферах наукової і практичної діяльності.

Оглядово-аналітичний документ (ОАД) — документ, що є результатом аналітико-синтетичної обробки сукупності до­кументів з певної проблеми (теми, питання), містить зведену згорнуту та узагальнену характеристики взаємопов’язаних об’єктів, фактів, явищ, подій.

ОАДи — документи змішаного характеру на “перехресті” первинних і вторинних документів. Вони є результатом ана­лізу і синтезу інформації, запозиченої із “чужих” первинних документів (тому їх можна вважати вторинними документа­ми) і, разом з тим, містять нову “свою” інформацію оціночного характеру, тобто можуть вважатися первинними документами. Такі документи зараховують до фактографічних або концептографічних вторинних документів. Серед них: рейтинги, досьє, довідники, дайджести, тематичні підбірки, рецензії, критичні, аналітичні, прогнозні огляди і т. ін. Вони надають інтерпрето­вану інформацію, яка орієнтує споживачів у документному потоці або в певній проблемі. При цьому під інтерпретацією розуміють не лише висловлювання критичних суджень відносно первинних документів, фактів і концепцій, які аналізують, а й розгортання — внесення в текст необхідних деталей, уточнень, пояснень і коментарів, що забезпечує краще розуміння їх і сприйняття (інформаційне згортання).

Слово “аналітичний” однаково може використовуватись и усіх видах оглядів, оскільки для підготовки їх застосовують різноманітні види аналізу і синтезу документної інформації. Крім того, провідне значення для всіх видів інформаційних документів має його основна — аналітична частина.

Поки що немає загальновизнаної класифікації ОАД. Прак­тичне значення має класифікація, згідно з якою оглядово-ана­літичні документи поділяють на види за сукупністю ознак.

Для класифікації ОАД суттєве значення мають такі ознаки:

— функціональне призначення (предметний аналіз);

— характер проблеми (теми, питання), що розглядається;

— цільове і читацьке призначення;

— зміст (тематичні межі);

— глибина ретроспекції;

— форма надання інформації;

— спосіб розповсюдження;

— періодичність підготовки і видання.

За сукупністю перелічених ознак розрізняють два види ОАД: оглядові та аналітичні документи.

Оглядові та аналітичні документи, маючи загальний об’єкт аналізу — первинний документ, відрізняються предметом аналізу.

Предметом аналізу огляду є зміст документів, тоді як пред­метом аналітичного документа — стан теоретичної розробки проблем науки, економіки, техніки, виробництва, управління. Він передбачає:

— системний підхід до вивчення предмета;

— вивчення закономірностей розвитку об’єкта і форму­вання документного потоку;

— виявлення всіх його сутнісних зв’язків з огляду на умови, місце і час;

— вивчення предмета в його розвитку і “саморуху”;

— дослідження суперечностей у самій сутності предмета;

— використання системи фактів, виявлення нового, теоре­тичного узагальнення фактів, визначення конкретних законо­мірностей явищ, які вивчають;

— вивчення предмета відповідно до практики, перевірка практикою отриманих результатів.

Створення оглядових та аналітичних документів потребує професійної підготовки їхніх авторів і як висококваліфікованих фахівців з цієї проблеми, і як інформаційних працівників, котрі володіють методами аналізу і синтезу інформації. Цінність оглядово-аналітичних документів пов’язана з можливістю швидкого “входження” з їхньою допомогою в певну проблематику, а також з тим, щоб скласти уявлення про пер­спективні напрями її розвитку. Між оглядовими та аналітич­ними документами багато спільного, тому їх часто розгляда­ють як змішаний вид вторинних документів — оглядово-ана­літичні документи.

6.5.4. Оглядовий документ

Серед вторинних документів особливе місце посідають огля­дові документи.

Оглядовий документ — це інформаційний документ, який містить один або кілька оглядів. Він відображає зміст основ­них первинних документів з певної проблеми (теми, питання), оцінку їх на основі їхньої аналітично-синтетичної обробки. Його основу становить огляд.

Огляд — це текст, який містить концентровану інформа­цію, отриману в результаті відбору, аналізу, систематизації і логічного узагальнення відомостей з великої кількості пер­шоджерел з певної теми за певний проміжок часу.

Оглядовий документ як вторинний (інформаційний) доку­мент має певні специфічні риси: 1) це інформаційна модель ста­ну, тенденцій розвитку та шляхів вирішення проблеми; 2) це узагальнена характеристика кількох чи сукупності документів.

Оглядові документи класифікують за різними ознаками. За глибиною згортання інформації розрізняють аналітичні огляди, які містять аргументовану оцінку інформації, реко­мендації з її використання і реферативні огляди описового характеру. Крім того, готують бібліографічні огляди, які містять характеристики первинних документів як джерел інформації, що появилися за певний час або об’єднані якоюсь спільною ознакою. Другий та третій види оглядів часто називаються інформаційними оглядами.

За цільовим призначенням та методикою створення розрізняють такі види оглядових документів: експрес-інформація, бібліографічний огляд, реферативний огляд, огляд обґрунтування, щорічний огляд, щорічна доповідь, оглядова довідка тощо.

Інформаційний огляд посідає провідне місце в системі інформаційних документів. Його особливістю є те, що інфор­маційний огляд складають шляхом логічної обробки документної інформації з метою одержання вихідного знання про стан, розвиток і можливі шляхи вирішення проблеми. Отже, підготовка оглядової інформації — це не стільки опис, уза­гальнення документної інформації, скільки аналіз стану та розвитку проблеми на основі використання різноманітних дже­рел інформації.

Інформаційна характеристика проблеми має бути всебічною і повною. Тому, створюючи оглядові документи, враховують як опубліковані, так і неопубліковані документи, оскільки інформаційний огляд має не лише відповідати запитам спо­живача інформації, а й надавати максимум потрібної інфор­мації. Відбираючи інформацію, враховують різні погляди на можливість вирішення проблеми. Логічність викладу інфор­мації в оглядовому документі має поєднуватися зі змістовою характеристикою відібраних документів. У зв’язку з цим референт-аналітик має володіти темою огляду, мати так званий ап­ріорний запас знань з теми.

Складаючи огляд, застосовують методи, властиві процесам підготовки інших документів: інформаційний аналіз, абстра­гування, синтез, узагальнення тощо. Саме створюючи оглядові документи, передбачають як критичну оцінку наявної інфор­мації, так і використання елементів наукового дослідження цієї інформації для одержання вихідного знання про стан і тенденції розвитку проблеми.

Оглядова інформація — це систематизована узагальнена інформація про стан об’єкта (предмета, питання). Під станом об’єкта розуміють його науковий або технічний рівень, організаційно-економічну ситуацію і тенденції розвитку.

Оглядова інформація виконує підсумкову, інтеграційну, концентраційну, оціночну, орієнтовну та евристичну функції.

Поряд з бібліографічною, фактографічною і копцептографічною оглядова інформація відіграє суттєву роль у розвитку будь-якої сфери людської діяльності.

Отримання оглядової Інформації базується на таких процесах обробки документальних джерел інформації.

— вилучення з документів, відбір і систематизація систе­ми даних і фактів, які характеризують основні аспекти стану об’єкта, що розглядається;

— доповнення їх, уточнення змісту, оцінка новизни і значу­щості, перевірка достовірності і встановлення взаємозалежності;

— логічне перетворення даних і фактів з метою отриман­ня нової інформації про стан об’єкта, тобто знання про досяг­нутий об’єктом рівень, організаційно-економічну ситуацію і тенденції розвитку.

Сукупність цих процесів становить зміст поняття “інфор­маційний аналіз і синтез”. Поряд з бібліографічним аналі­зом і методами дисциплінарного аналізу різноманітних на­укових і технічних дисциплін він є одним із видів аналітико-синтетичної обробки документної інформації.

Інформаційний реферативний огляд містить системати­зовані дані і факти, узагальнену інформацію про стан розроб­ки питання без їхньої критичної (наукової, технічної, еконо­мічної) оцінки автором огляду. Основне призначення інформа­ційного огляду — орієнтування споживачів інформації на озна­йомлення зі станом розробки проблеми, питання.

Огляд обґрунтування призначається для доведення необ­хідності й доцільності проведення конкретного дослідження або розробки, вибору оптимальних шляхів (напрямів, методи­ки, принципового рішення), організації і планування роботи.

Щорічний огляд є базою для оцінки наукового, технічного, організаційно-економічного стану і тенденцій розвитку галу­зей науки, техніки, освіти, культури. Його готують на основі інформаційних матеріалів, що надійшли за поточний рік.

Щорічна доповідь містить відомості, отримані з першоджерел, про першочергові невирішені проблеми і завдання, най важливіші вітчизняні й світові досягнення і можливості ефективного їх використання.

Оглядова доповідь містить відомості про окремі аспекти стану науково-практичних напрямів, проблем, об’єктів, організацій тощо. Вона має суттєве значення для оцінки поточних змін стану питання (проблеми, теми), що розглядається.

Бібліографічний огляд — це огляд, який містить зв’язну І послідовну бібліографічну характеристику сукупності документних джерел з певного питання (проблеми, теми), що ви­йшли за певний період часу, а також бібліографічні описи цих документів. Слід розрізняти анотований бібліографічний список і бібліографічний огляд. У першому з них подають бібліографічний опис та анотацію документів, у другому — логічний послідовний виклад змісту первинних документів, їхній бібліографічний опис та огляд документів.

Бібліографічний огляд містить зведену характеристику документів, виконану на основі документографічного аналізу. У бібліографічному огляді подають узагальнений опис змісто­вих елементів, а також наводять формальні ознаки, характерні для цих видань. Цільове призначення таких оглядів — орієн­тація споживачів ін