Главная | Обратная связь

ОРГАНІЗАЦІЯ Й ДОКУМЕНТУВАННЯ ВИСТАВКОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

План викладу

2.1. Поняття it призначення виставок.

2.2. Загальна організація виставок.

2.3. Виставкові стенди.

2.1. Поняття й призначення виставок

Виставка — це художньо оформлена добірка документів і/або інших експонатів для публічної демонстрації (експонування).

Виставки підрозділяються на певні різновиди як за часом фу­нкціонування, так і за місцем демонстрації.

За часом функціонування виставки можуть бути:

- постійно діючими (із використанням копій документів, оригінали використаються як виняток ),

- тимчасовими (від 2-х тижнів), короткотерміновими (до 10 днів).

Постійні виставки багатопланові. Тимчасові виставки органі­зуються на певний строк і можуть пристосовуватися до ювілейних і пам'ятних дат.

За місцем демонстрації виставки поділяються на:

• стаціонарні, які розміщуються в спеціальних приміщен­нях, обладнаних відповідними стендами, вітринами й іншими пристосуваннями;

• пересувні, які можуть працювати в тимчасово пристосо­ваних для цього приміщеннях (у навчальних закладах, бібліотеках, різних організаціях і ін.) й мають експонува­ти документи та матеріали лише у вигляді копій.

Виставки також можуть бути загальнокультурними й комерційними. Загальнокультурні виставки виконують просвітительські функції. Натомість комерційні виставки:

по-перше, є способом продажу своєї продукції;

по-друге, являють собою ефективний ресурс для організації маркетингових досліджень;

по-третє, є способом реклами власної фірми;

по-четверте, є площиною для ділових переговорів.

Можливий поділ виставок на персональні, де представлені витвори одного митця, а також тематичні, де добір експонатів оріє­нтується на висвітлення певної мистецької, науково-технічної, сус­пільно-політичної тощо теми.

 

2.2. Загальна організація виставок

Організація виставок у цілому, як персональних, так і тема­тичних, передбачає здійснення наступних етапів:

1. Вибір теми виставки.

2.Розробка плану підготовки й проведення виставки. Вста­новлення дати й часу проведення.

3.Створення тимчасового творчого колективу й розподіл робіт.

4.Складання тематичного плану виставки.

5.Попередня робота з обраним матеріалом.

6.Складання програми та визначення списку запрошених на відкриття виставки.

7.Підготовка інформаційних матеріалів виставки: запро­
шень, програм, прес-релізів. Обов'язково має бути книга відгуків
для відвідувачів, бажано — анкети для їх опитування.

8.Організація виставки: визначення місця, відбір експонатів та їх перегляд, розробка макета виставки, складання бібліографіч­них описів документів, що експонуються; вибір заголовків стендів, цитат, уточнювальних написів; оформлення виставки; консультації з автором та фахівцями зі змісту виставлених матеріалів.

9.Створення каталогу виставки.

10.Аналіз результатів роботи виставки (анкетних опитувань,
бесід із гостями, відгуків ЗМІ).

У документуванні виставкової діяльності головним докумен­том є тематико-експозиційний план. Тематико-експозиційний план містить назву розділів (підрозділів) виставки, анотований перелік відібраних для експонування документів, ілюстративних і допомі­жних матеріалів, систематизованих відповідно до розділів вистав­ки. Документи перераховуються із вказівками їхніх розмірів і по­рядку розміщення на стендах або у вітринах. Назви експонатів да­ються повністю й точно.

З метою збереження досвіду всі основні документи з органі­зації й проведення виставок можуть бути сформовані в спеціальну справу, що вноситься в номенклатуру справ архівної установи. До неї включають: тематичний і експозиційний плани, фотографії за­гального вигляду виставки, негативи й копії документів, тексти ле­кцій, інформацію про відкриття виставки, рецензії й відгуки про виставку, довідку про місце експонування виставки, відомості про кількість відвідувачів та ін.

 

2.3. Виставкові стенди

Найпоширенішою формою сучасної виставкової діяльності є надання окремого стенда для участі в колективних виставочних захо­дах. Як правило, розміри місця для експозиції, виставкових стендів, порядок проведення й оформлення досить добре регламентовані.

Для попередньої підготовки до участі у виставці рекоменду­ється здійснити наступні заходи:

1. Скласти докладний перелік речей і предметів, які мають бути взяті на виставку. Наявність даного документа впорядковує зберігання й облік речей, гарантує своєчасне поповнення «стратегічних запасів» фірми на стенді (їжі, листівок), полегшує їхній пошук.

2. Зробити інформаційне забезпечення стенда. Воно повинне містити в собі тексти, плакати, діаграми, фотографії. При цьому кіль­кість візуальних експонатів, однак, неповинна бути надмірною. На виставковому стенді мають переважати діючі експонати або їх моделі.

3. Підготувати супутні інформаційні матеріали, серед них:

---рекламні буклети, проспекти й листівки;

— прайс-листи;

— технічна документація на найбільш важливі експонати;

— дсмо-версії експонованого продукту;

— роздаткові матеріали з логотипом фірми.

— анкети для обліку (опитування) відвідувачів стенда.

До анкети доцільно внести такі пункти:

ПІБ,

ОРГАНІЗАЦІЯ — місце роботи відвідувачів або потенційних клієнтів (партнерів);

АДРЕСА — юридична або домашня;

ТЕЛЕФОН/ФАКС — робочий і домаш­ній,

ДОДАТКОВА ІНФОРМАЦІЯ — побажання, ступінь зацікав­леності, пріоритет контакту.

Як правило, не пізніше ніж за місяць до початку виставки, заповнюється й надсилається на адресу оргкомітету заявка на участь у виставці. У ній вказуються всі реквізити фірми (країна, адреса/телефон, номер банківського рахунку). Суть заявки — попе­редня реєстрація й бронювання виставочної площі. Заявка підтвер­джує згоду фірми з положеннями даної виставки й правилами її проведення. Це у своєму роді договір між сторонами. Дедалі біль­ше організацій, які спеціалізуються на виставковій діяльності, ма­ють готовий зразок заявки, який надають своїм клієнтам. Такий зразок, зокрема, можна скачати з їх веб-сайтів. В іншому випадку можна оформлювати заявку за зразком службового листа (ініціати­вного, гарантійного) за підписом першого керівника організації.

Після одержання заявки має надійти підтвердження про реєстра­цію фірми в каталозі учасників і виділення необхідної кількості місця. Підтвердження гарантує одержання базового набору послуг. Для одер­жання додаткових послуг їх перелік має бути вказано в попередній за­явці або додатково після одержання підтвердження. Оплата участі у виставці робиться за 5-10 днів після одержання підтвердження.

Після закінчення виставки складається фінальний огляд, т. зв. SUM-UP. Він містить дві основні частини:

— • інформаційну, в якій докладно вказується кількість відві­дувачів взагалі, кількість відвідувачів на стенді, кількість розданих проспектів, кількість заповнених анкет.

— аналітичну, в якій розглядається загальний стан ринку на момент проведення виставкового заходу, перспективні напрями його розвитку, конкурентоспроможність влас­них експонованих продуктів порівняно з аналогічною продукцією інших виробників. Зазвичай, підсумковий звіт оформлюють на листі паперу у довільній формі. Лише у великих організаціях можливе подання звіту у формі доповідної записки.

 

РЕЙТИНГУВАННЯ

План викладу

3.1. Рейтинги як інформаційні документи.

3.2. Методика складання рейтингів.

3.1. Рейтинги як інформаційні документи

Термін «рейтинг» походить від англійського rating — оцінка, порядок, класифікація й означає ранжирування певного явища за визначеною шкалою.

На Заході під рейтингом мають на увазі віднесення об'єктів до певної категорії або типу на підставі сукупності характеристик, а список об'єктів, проранжированих за єдиним параметром, нази­вають ренкінгом.

Теоретично, рейтинги використовують тоді, коли існують об'єктивні труднощі у вимірюванні явища за заданою шкалою. Так, не буває рейтингу стрибунів у висоту, адже там результат є вимі­рюваним; але відома величезна кількість рейтингів естрадних ви­конавців, фігуристів, найпривабливіших акторів, кращих місць для життя на планеті, навчальних закладів і т. п.

Насправді, рейтингування стало найбільш популярним засо­бом згортання інформації у великому масштабі. Головне пояснен­ня цьому — вони є інформаційним продуктом, що найбільше на­очно відбиває положення й перспективи підприємства, продукту або персони в конкурентному ринковому середовищі.

Попит на рейтинги створюють усі класи споживачів: інвесто­ри, комерційні й некомерційні організації різного напрямку, грома­дяни. Рейтинги необхідні для здійснення коректного вибору в умо­вах як надлишкової, так і неповної інформації, оскільки в обох випадках людям важко зробити правильне рішення: якщо даних заба­гато, то їх складно узагальнити й структурувати, якщо замало — висока ймовірність зробити помилку, не врахувавши важливі пара­метри.

Рейтинги здатні виконувати й серйозну орієнтаційну функ­цію. Наприклад, в Англії діє система оцінки середніх шкіл за ре­зультатами зовнішнього тестування. Вона дозволяє не тільки об'єктивно визначити якість їх роботи, але також є інструментом стратегічного керування системою національної освіти, який допо­магає збільшити фінансування успішним навчальним закладам і зменшити його для менш ефективних.

Основну роль у створенні рейтингів у розвинених країнах беруть на себе рейтингові агентства. Передусім, вони спеціалізу­ються на складанні рейтингів фінансово-кредитної надійності про­відних корпорацій. Це міжнародні агентства Moody's, Standard&Poor's, Fitch. Рейтинги інвестиційної привабливості країн світу періодично публікуються такими відомими журналами, як «Форчун», «Евромані» тощо. Значення показників визначаються експертним або розрахунково-аналітичним шляхом. З російських рейтингових агенцій, що однією з перших почала свою роботу у цій царині, є рейтингова служба щотижневика «Експерт». В умовах глобальної фінансово-економічної кризи найвідоміші рейтингові агентства почали зазнавати судових переслідувань зі сторони інве­сторів, які зазнали мільярдних збитків через свою довірливість до завищених рейтингів, пропонованих цими агентствами.

Ряд стандартизованих рейтингових сервісів існує в Інтернеті, найпоширеніший з яких — частота відвідування. Безкоштовні SEO-сервіси дозволяють також визначити, яке місце займає ваш сайт у системі певних пошукових запитів. У свою чергу, це дає можливість оцінити ефективність роботи сайту та визначити шляхи його подальшої пошукової оптимізації. Авжеж, абсолютна біль­шість користувачів пошукових систем обмежуються результатами пошуку на першій сторінці, відповідно весь трафік припадає на де­сятку перших сайтів, що видаються пошуковою системою.

Існує безліч рейтингів. їх можна класифікувати на підставі різних параметрів. За кількісними характеристиками рейтинги мо­жна розділити на:

- Однофакторні

- поліфакторні (багатофакторні). Залежно від того, скільки разів було випущено рейтинговий продукт, виділяють періодичні та неперіодичні рейтинги.

 

3.2. Методика складання рейтингів

Більш-менш стандартизована методика складання рейтингів включає кілька етапів:

1. Постановка завдання. Перш ніж братися до складання рей­тингу, потрібно не тільки знати, які об'єкти до нього ввійдуть, але й розуміти, з якою мстою конкретний рейтинговий продукт буде ви­користано. Від цього чималою мірою залежить вибір методики.

2. Визначення найважливіших параметрів, що характеризу­ють об'єкт. Двома основними способами такого визначення є: а) експертні оцінки; б) опитування цільової аудиторії (людей, що є безпосередніми споживачами товарів/послуг, пропонованих об'єктами рейтингу).

3. Визначення відносної значимості кожного параметра. Після того як обрані характеристики оцінювання об'єкту, необхідно з'ясувати, наскільки важливий кожний із параметрів, якою є його пи­тома вага. Часто сукупну важливість усіх факторів уважають за оди­ницю, а відносну значимість кожної окремої характеристики виража­ють у частках одиниці. Як і виділення параметрів ранжирування, ви­значення питомої ваги можна здійснювати або виходячи з рекоменда­цій людей, яких у даній області вважають авторитетами, або спираю­чись на думку певної цільової аудиторії. Наприклад, опитуваних лю­дей можна попросити оцінити значимість кожної характеристики об'єкта за п'яти або десятибальною шкалою, потім окремо для кожно­го параметра скласти всі наявні оцінки, нарешті, розділити суму на кількість опитуваних, і отримати середню питому вагу.

4. Збирання інформації. Частина рейтингів створюють на ос­нові опитувань або анкетування. Існує інший спосіб одержати ви­хідні дані — аналіз вторинної інформації (наприклад, даних Держ-комстату).

Обробка інформації. Обробка інформації для рейтингуван-ня полягає у визначенні підсумкових показників для кожного об'єкта рейтингування та ранжирування їх у відповідності з отри­маними результатами від найбільших до найменших.

Наприклад, рейтинг вузів можна визначати за такими показ­никами.

В1 — індекс суспільної оцінки — 20 %;

В2 — відсоток випускників, що одержала дипломи з відзна­кою — 20%;

В3 — відсоток випускників, працевлаштованих за фахом піс­ля випуску — 25%;

В4 — % кандидатів і докторів наук до загального числа ви­кладачів — 20 %;

В5 — кількість комп'ютерів із розрахунку на 10 студентів — 15%.
Загальний рейтинговий результат слід порахувати за форму­
лою: В1х0,2 + В2х0,2 + В3х0,25 + В4х0,2 + В5х0,15.

6. Оприлюднення результатів. Тут можливі три варіанти:

• В ідеальному варіанті наводять і сам рейтинг, і методику його складання, і однофакторні рейтинги по кожному з параметрів.

• Наводять тільки рейтингові позиції й числові показники по кожному параметру для кожного із об'єктів рейтингування. Це найпоширеніший спосіб презентувати рейтинг.

• Зрідка, якщо методика є достатньо сумнівною, наводять верхню частину рейтингу без указівки конкретного місця об'єктів рейтингування.

Часто процедура складання рейтингів повністю автоматизо­вана й строго протоколюється. Відібраним респондентам надсила­ються електронні листи із запрошенням взяти участь у складанні рейтингів. Кожний лист містить індивідуальний логін і пароль, а також посилання на «особистий кабінет» респондента, увійшовши до якого він заповнює анкети рейтингів. За певною формулою комп'ютерна програма автоматично складає зведені рейтинги.

Основні способи маніпулювання рейтингами поділяються на «чорні» та «сірі». Чорні способи маніпулювання рейтингами поля­гають у свідомому фальшуванні отриманих результатів. «Сірими» способами маніпуляції рейтингами є:

- довільний вибір параметрів;

- довільне визначення питомої ваги кожного з обраних

параметрів;

- виробництво й рекламування альтернативного рейтингу.