 |
|
Структура комплекса
KEI-Hotelпозволяет систематизировать и автоматизировать все аспекты работы службы приема и размещения, бронирования, регистрацию, выписку и расчет гостей, управление номерным фондом. Это значительно упрощает работу финансового и коммерческого отделов, формирует статистические отчеты и журналы паспортного стола. Система ведет счета клиентов и предполагает использование расчетной, депозитной или смешенной системы оплаты услуг в гостинице, как в целом, так и по каждой из предоставляемых услуг в отдельности.
Рис. 2.3 – Структурная схема комплекса автоматизации гостиниц «KEI-Hotel»
Служба размещения
Система позволяет быстро разместить, рассчитать и выписать гостя, без необходимости оформления множества бумаг, как по предварительной заявке - брони, так и без нее.
Данный модуль обладает следующими возможностями:
· Быстрая регистрация гостей без предварительного бронирования
· Размещение гостей по брони
· Поиск гостя по истории проживания
· Обработка групп, включая транзитные группы
· Централизованный перенос данных о предоставленных услугах на лицевой счет гостя в автоматическом и ручном режиме.
· Контроль начислений за предоставленные услуги.
· Автоматический пересчет услуг при изменении тарифа, перемещениях, смене категории номера или местности размещения
· Начисления почасовой оплаты на вторые сутки проживания, включая корректный расчет почасового проживания в отделе бронирования.
· Автоматические расчеты тарифов в зависимости от сезона и тарифного плана
· Редактирование и исправление данных после регистрации гостя (за исключением даты и времени прибытия)
· Печать анкеты и регистрационной карты гостя как до, так и после прибытия гостя
· Оперативный доступ к готовым для размещения комнатам (с указанием срока простоя номера)
· Перемещение предоплаты, произведенной при бронировании, на лицевой счет при регистрации гостя
· Начисление всех услуг на лицевой счет гостя или на номер, снижает финансовые риски и упрощает расчеты с клиентами
· Оперативный учет и контроль гостей с отрицательным балансом или отсутствием гарантии оплаты
· Автоматическая блокировка гостевых ключей по окончанию оплаченного срока проживания доступа в номер непосредственно с компьютера службы приема и размещения без необходимости манипуляций с замками специальными картами-ключами.
· Занесение деталей пребывания любого гостя в память компьютера на сколь угодно большой срок
· Паспортный стол и электронные журналы регистрации по категориям
· Создание сообщений гостю, электронная побудка, управление замками номерного фонда.
Все операции с гостями выполняются через единую форму - карту гостя.
Карта гостя предназначена для хранения информации о госте и выполнения следующих операций:
· Размещение гостя
· Поиск гостя в базе постоянных клиентов
· Изменение личных данных
· Изменение сроков проживания
· Перемещение из номера в номер
· Выполнение операций с электронным ключом
· Управление доступом гостя в номер
· Автоматический расчёт стоимости проживания с учётом календарного плана и периодических скидок, почасовая оплата
· Каждая карточка гостя в системе уникальна, что позволяет вести учет не только количества приездов гостя, но его заселение от различных источников.
Система позволяет хранить информацию как об индивидуальных гостях, которые когда-либо проживали в гостинице, так и о группах, агентствах, организациях и др., что позволяет эффективно вести статистику и решать, с какими организациями наиболее выгодно иметь дело. Кроме того, эта функция значительно облегчает и упрощает работу отдела бронирования, так как есть возможность автоматического переноса данных о госте во вновь создаваемую заявку.