 |
|
ПОНЯТИЕ И ФУНКЦИИ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ
Деловая беседа — это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.
В современной трактовке деловые беседы означают устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем.
Основные функции деловой беседы:
1. Начало перспективных мероприятий и процессов
2. Контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов
3. Обмен информацией
4. Взаимное общение работников из одной сферы деятельности
5. Поддержание деловых контактов
6. Поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов
7. Стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях.
Подготовка к беседе включает: 1. Планирование: предварительный анализ участников и ситуации; инициатива проведения беседы и определение ее задач; определение стратегии и тактики; подробный план подготовки к беседе.2. Оперативная подготовка: сбор материалов; отбор и систематизация материалов; обдумывание и компоновка материалов; рабочий план; разработка основной части беседы; начало и окончание беседы. 3. Редактирование: контроль (т.е. проверка проделанной работы);придание окончательной формы беседы. 4. Тренировка: мысленная репетиция;устная репетиция;репетиция беседы в форме диалога с собеседником.
Планирование беседы сводится к следующим действиям: составление и проверка прогноза деловой беседы;установление основных, перспективных задач беседы;поиски подходящих путей для решения этих задач (стратегии); анализ внешних и внутренних возможностей для осуществления плана беседы; определение и разработка среднесрочных и краткосрочных задач беседы, их взаимосвязи и очередности; разработка мероприятий для реализации указанных задач (разработка программы работы, плана по отдельным элементам беседы) и др.
Структура деловой беседы состоит из 5 фаз:
Начало беседы. Передача информации. Аргументирование. Опровержение доводов собеседника. Принятие решений.
В отношении любого выступления, любой беседы действуют 10 общих правил, соблюдение которых сделает ваше выступление, если не совершенным, то по крайней мере корректным: Профессиональные знания. Ясность. Надежность. Постоянная направленность. Ритм. Повторение. Элемент внезапности. «Насыщенность» рассуждений. Рамки передачи информации. Определенная доза юмора и даже, в какой-то мере, иронии.
К перечисленным правилам можно добавить следующие основные черты живой речи:
в любой деловой беседе ценны содержание и техника изложения;
следует ограничиваться фактами и подробностями в беседе рассуждениями по теме;
беседу лучше планировать с различными возможными вариантами;
необходимо иногда повторять и делать выводы из сказанного;
следует обращаться непосредственно к собеседнику, учитывая, что личное влияние в деловых отношениях имеет большое значение.