 |
|
Загальнi правила оформлення i складання документiв.
При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил :
1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.
2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту.
3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові ) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок передує підмету) тоді, коли логічний наголос падає на саму дію.
4. Для чіткості висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів .
5. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу.
6. Замінювати займенники іменниками.
7. Не вживати емоційних виразів.
Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат АЗ (297 х 420мм). Формуляр зразок встановлює такий склад реквізитів:
1. Державний герб.2. Емблема організації,3. Зображення державних нагород.4. Код підприємства, установи або організації.5. Код форми документа.6. Найменування міністерства або відомства (вищої організації або засновника). засновника).7 Найменування підприємства, установи або організації - автора документа.8. Назва структурного підрозділу.9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефону та телетайпу, факс, номер рахунку у банку.10. Назва виду документа.11. Дата.12. Індекс (номер) документа.13. Посипання на індекс та дату вхідного документа.14. Місце складання або видання.15. Гриф обмеження доступу до документа.16. Адресат.17. Гриф затвердження.18. Резолюція.19. Заголовок до тексту.20. Відмітка про контроль.21. Текст.22. Відмітка про наявність додатків.23. Підпис.24. Гриф погодження.25. Візи.26. Печатка.27. Відмітка про за свідчення копій.28. Прізвище виконавця та його номер телефону.29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи.30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.31. Відмітка про надходження.
Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для здорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення, виконання.
Для зручності обробки документа з усіх боків сторінки залишаються вільні місця, так звані поля. Поле з лівого боку - 35мм, воно використовується для резолюції та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 8мм (це зберігає текст від пошкодження).
Поле верхнього кінця сторінки повинно мати 20мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. На нижньому кінці сторінки поле не повинно бути меншим за 16мм.
Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту.
Нумерація сторінок проставляється починаючи з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире.
Підготовка з української мови. Самолюк 11-20