 |
|
МАТЕРИАЛЫ К РАЗРАБОТКЕ ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ И ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ РАБОТНИКОВ
4.1. ОТДЕЛЬНЫЕ ПОЗИЦИИ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ И ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ, ЯВЛЯЮЩИЕСЯ ОБЩИМИ ДЛЯ ВСЕХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ*
*Волкова К. А. и др. Структура производственного объединения, положения об отделах и службах, должностные инструкции: Справ, пособие. — М.: Экономика, 1987.
Раздел «Общие положения»:
самостоятельное подразделение возглавляется начальником и подчиняется одному из руководящих работников предприятия. Внутренние звенья (лаборатории, бюро), входящие в состав подразделения, также возглавляются начальниками, которые подчинены руководителям соответствующих отделов. Группы, входящие в бюро, лаборатории, возглавляются старшими инженерами соответствующей квалификации;
назначение или освобождение от должностей ИТР и служащих производится приказом руководителя предприятия по представлению соответствующих руководящих работников при обязательном согласовании с общественными структурами;
руководители, инженеры, техники и служащие в своей работе руководствуются законодательными актами РФ и Постановлениями федеральных и местных органов власти, приказами и распоряжениями, указаниями и правилами соответствующих управлений и министерств, стандартами, техническими условиями, ГОСТами и другими документами по качеству, утвержденными Главной инспекцией по качеству продукции; передовыми достижениями науки и техники; приказами и распоряжениями руководителя предприятия или отдела, а также положением об отделе и должностными инструкциями.
руководители подразделений проводят регулярный инструктаж по применению правил техники безопасности и пожарной безопасности. В разделе «Структура»:
структура и штаты подразделений разрабатываются подразделениями, которым поручена эта работа, и утверждаются руководителем предприятия. В разделе «Функции»:
участие в разработке стандартов предприятия;
разработка и внедрение мероприятий по организации труда и управления;
участие в разработке плана научно-технического развития и совершенствования организации производства по направлениям деятельности подразделения;
участие в разработке плана социального развития коллектива предприятия по направлениям деятельности предприятия;
организация повышения квалификации работников подразделения; организация производственной эстетики. В разделе «Права» — начальник отдела имеет право:
участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников подразделения; представлять самостоятельно отдел или лабораторию в вышестоящих организациях по доверенности руководителя предприятия; вести переписку по .вопросам деятельности подразделения;
получать в установленном порядке от других подразделений необходимую для работы информацию;
подбирать в установленном порядке и осуществлять расстановку и перемещение работников подразделения по согласованию с руководством предприятия;
представлять сотрудников подразделения к премированию и другим видам поощрения, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной или другой ответственности в пределах правил внутреннего распорядка;
вносить предложения по изменению структуры и штатов подразделения. В разделе «Ответственность» — начальник отдела несет ответственность за: выполнение задач и функций, возложенных на данное подразделение;
выполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящих органов по вопросам, входящим в
компетенцию подразделения;
нарушение действующего законодательства;
достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в подразделении;
рациональную расстановку, правильное использование работников подразделения, организацию повышения их деловой квалификации; не использование предоставленных ему прав;
нормальный социально-психологический климат в подразделении; соблюдение в нем правил производственной и трудовой дисциплины; соблюдение правил техники безопасности и противопожарных мероприятий.
4.2. Примерное положение об отделе кадров (ОК)[121]
работникам предприятия и их семьям, представление их в органы социального обеспечения.
4.13. Контроль за исполнением руководителями подразделений постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами.
4.14. Изучение движения кадров, причин их текучести, разработка мероприятий по ее устранению.
4.15. Принятие мер по трудоустройству увольняемых.
4.16. Систематический контроль и инструктаж работников по учету кадров.
4.17. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.
4.18. Составление всей необходимой отчетности по вопросам кадров.
5. Взаимоотношения отдела кадров с другими подразделениями предприятия
5.1. С цехами и отделами
Получает: заявки на рабочих и специалистов; Характеристики на работников, представляемых к поощрению и награждению; материалы на нарушителей трудовой дисциплины и нарушителей общественного порядка; графики отпусков работников подразделения. Представляет: сведения о нарушителях трудовой и производственной дисциплины; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников; копии приказов по вопросам трудовой дисциплины, изменения правил внутреннего трудового распорядка.
5.2. С юридическим отделом Представляет: приказы на визирование.
5.3. С комиссиями профкома и цеховыми комитетами профсоюза
Получает: материалы (поступившие в ходе обсуждения на рабочих собраниях в цехах, отделах, на производственных участках) о случаях нарушения правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины; предложения (по совместной подготовке и проведению рабочих собраний в цехах, отделах, на производственных участках) для обсуждения фактов антиобщественных поступков, прогулов и т. п.; сведения о нарушителях общественного порядка; материалы на увольнение за нарушение трудовой дисциплины, по сокращению штатов, по инвалидности.
5.4. С отделом организации труда и заработной платы
Получает: штатное расписание на руководителей, специалистов, служащих, рабочих повременной работы и других категорий работающих, а также все изменения штатного расписания; расчеты потребности рабочей силы по подразделениям.
Представляет: сведения о списочной численности работников; прогулах, нарушениях общественного порядка;, данные о текучести рабочих кадров по цехам. 5.5.. С бухгалтерией
Получает: справки о зарплате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности. Представляет: табель учета рабочего времени; больничные листы для оплаты; сведения о приеме, увольнении, очередных отпусках работников предприятия; проекты приказов о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц.
6. Права
6.1. Требовать от подразделений предприятия представления материалов (сведений, планов, отчетов и т. п.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела.
6.2. Осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров.
6.3. Принимать трудящихся по вопросам найма, увольнения, перевода, правильности использования специалистов и др.
6.4. Указания отдела в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями предприятия.
7. Ответственность
7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим
Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.
7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
Примечание: для разработки «Положения о службе управления персоналом» для крупного современного предприятия, руководство которого является сторонником подхода «Персонал — главное достояние организации», целесообразно использовать и другие Положения о подразделениях, занимавшихся на советских предприятиях проблемами работы с людьми. Это: ООТЗ — отдел организации труда и заработной платы; ОСРП — отдел социального развития предприятия; ЛНОТУП
— лаборатория научной организации труда и управления производством; ОБНТ — общественное бюро нормирования труда; ОМССИ — общественный методический совет по социологическим исследованиям и социальному планированию; ООТиТБ — отдел охраны труда и техники безопасности; ОТО — отдел технического обучения и подготовки; БРИЗ — бюро рационализации и изобретательства. Все они приводятся в работе Волковой К. А. и др.
Особую роль в обеспечении условий, препятствующих проявлениям девиантного поведения сотрудников, играют подразделения внутрифирменного аудита. Хотя этот отдел обычно не входит в состав службы управления персоналом, он тесно с ней взаимодействует. Приведем пример: .
4.3. Примерное положение об отделе внутрифирменного аудита[122]
контроля за обеспечением конфиденциальности информации, представляющей служебную, коммерческую, государственную тайну, а также информации о работе отдела внутрифирменного аудита;
расследования случаев мошенничества;
«эвристическая» группа: изобретение и исследование всевозможных способов мошенничества, проверка возможностей их реализации, в том числе путем эксперимента; подготовки и переподготовки работников отдела внутрифирменного аудита.
4. ФУНКЦИИ
4.1. Принятие необходимых мер для обеспечения возможности внутрифирменным аудиторам
выполнять свои обязанности.
4.2. Проверка соответствия структуры фирмы требованиям по обеспечению эффективных мер контроля.
4.3. Выявление ценностных ориентации трудовых коллективов подразделений фирмы и неформальных
групп.
4.4. Выяснение реалистичности поставленных перед фирмой целей и задач.
4.5. Составление «кодексов чести» с перечнем запрещенных в данной организации действий и тех мер,
которые следует применять в отношении нарушителей.
4.6. Создание системы по осуществлению тех или иных сделок и обеспечению их безопасности для
фирмы.
4.7. Разработка и внедрение механизмов контроля за персоналом (политика, практика, процедуры,
системы отчетности), сохранения средств фирмы, особенно в сферах повышенного риска.
4.8. Создание каналов правильного и достоверного информирования руководства.
4.9. Первоначальная профессиональная подготовка, переподготовка и повышение квалификации
штатных аудиторов.
4.10. Ведение актуальной информационной базы и базы нормативов по внедрению и усилению контролирующих мероприятий.
4.11. Принятие сообщений от сотрудников, руководителей и специальных служб об их подозрениях на мошеннические действия иди злоупотребления в работе коллег.
4.12. Проведение расследования и определение необходимых действий по его результатам. Определение масштабов расследования и выбор соответствующих методов.
4.13. Обеспечение всесторонней защиты конфиденциальной информации.
4.14. Установление, при необходимости, контактов с правоохранительными органами по согласованию с руководством и оказание им содействия.
4.15. Определение мер по уменьшению вероятности случаев мошенничества и иных злоупотреблений в будущем.
4.16. Проведение активных аудиторских проверок с применением статистических и компьютерных методик выявления мошеннических сделок.
4.17. Контроль динамики психологических характеристик персонала и выявление склонностей к нарушениям.
4.18. Выработка способов и организация воздействия на психологические характеристики, социально- психологический климат, качество трудовой жизни.
4.19. Проверка уровня производительности и эффективности хозяйственной системы фирмы.
5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ОТДЕЛА ВНУТРИФИРМЕННОГО АУДИТА С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ФИРМЫ
5.1. Получает (через компьютерные сети или в виде твердых копий) все виды учетных записей,
первичных документов и отчетности. Предоставляет (напрямую или через руководство фирмы), рекомендации по предотвращению случаев мошенничества и ошибок; рекомендации относительно повышения эффективности функционирования и производительности; правила поведения в случае подозрений мошенничества;
«кодексы чести»; бланки расписок об обязательстве соблюдения конфиденциальности.
5.2. Со службой анонимных звонков:
получает сообщения о подозрениях сотрудников.
5.3. Со службой охраны:
получает сообщения о подозрительном поведении одних сотрудников, подозрениях других, о
возможных каналах утечки информации. Предоставляет: рекомендации по внедрению и усилению мероприятий по охране коммерческой тайны фирмы, обеспечению конфиденциальности информации, могущей дискредитировать фирму или ее сотрудников, сохранению средств и имущества фирмы.
5.4. Со службой управления персоналом:
получает данные обо всех сотрудниках фирмы: личные дела, копии приказов по приему, увольнению и перемещению;
предоставляет рекомендации по набору и селекции сотрудников ( по методике собеседований, перечню вопросов для анкеты, предназначенной для поступающих на работу).
5.5. С юридическим отделом:
получает рекомендации по уходу от конфликтов с правоохранительными органами; консультации относительно правомочности действий отдела внутрифирменного аудита и юридических основ вырабатываемых им рекомендаций.
6. ПРАВА
6.1. Требовать от подразделений фирмы предоставления любых документов, касающихся их деятельности, а также доступа к любым файлам и банкам (базам) данных фирмы.
6.2. Получать от руководителей и рядовых сотрудников разъяснения, касающиеся любых аспектов
выполняемой ими работы.
6.3. Указания отдела относительно мер, необходимых для предупреждения или расследования случаев
мошенничества (ошибок), а также сохранения коммерческих тайн и обеспечения конфиденциальности иной информации о фирме и ее сотрудниках являются обязательными для всех подразделений.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим
Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.
7.2. Любой работник отдела несет полную ответственность за обеспечение конфиденциальности информации, за сохранение служебной тайны и за работу с документами, содержащими коммерческую тайну.