Главная | Обратная связь

Вимоги до аудиторів

Для виконання перевірок як аудитори можуть бути допущені спеціалісти, які пройшли належну підготовку (навчання) і практично взяли участь у двох перевірках як стажери.

Підготовка аудиторів може проводитися у зовнішніх спеціалізова­них організаціях з одержанням посвідчень про проходження навчання або безпосередньо на підприємстві під керівництвом ВОП з подальшою атестацією.

Обсяг підготовки повинен бути таким, щоб забезпечити компетентність аудитора як у питаннях охорони праці на підприємстві, так і в правилах проведення перевірок, зокрема:

- знання нормативно-правових вимог з охорони праці, на відповідність яким здійснюються перевірки;

- методи і техніка огляду, опитування, оцінювання та підготовки звітів;

- додаткові навики, необхідні для проведення перевірок, такі, як спілкування, документування, здібність до керування, вміння планува­ти й аналізувати.

Аудитор повинен:

- мати достатньо широкий світогляд;

- бути витриманим;

- володіти логічним мисленням і твердістю волі;

- вміти реально оцінювати ситуацію;

- розуміти роль підрозділів, їх діяльності та виконуваних процесів.
Ці якості необхідні аудитору для того, щоб:

- неупереджено збирати факти й оцінювати об'єктивні докази;

- зберігати вірність цілям перевірки без побоювання або упередження;

- постійно оцінювати результати перевірки;

- будувати свої відносини з опитуваним персоналом так, щоб най­ кращим чином сприяти досягненню цілей перевірки;

- здійснювати процес перевірки, не відволікаючись на другорядне;

- присвячувати всю увагу перевірці й надавати підтримку процесу перевірки;

- реагувати швидко й адекватно у конфліктних ситуаціях;

- робити об'єктивні висновки на підставі проведених спостережень;

- зберігати твердість висновку, незважаючи на спроби тиску внести зміни, не обґрунтовані доказами.

Підготовка аудиту

На стадії підготовки аудитори повинні насамперед зібрати й проаналізувати регламентуючу документацію (положення, інструкції, методики тощо) стосовно об'єкта, який перевірятиметься, на відповідність діючих у підрозділі правил вимогам нормативно-правових актів з охорони праці. Крім того, вони враховують і вивчають всі документи, які стосуються підрозділу, що перевіряється, результати попередніх аудитів, а також нормативно-правові вимоги.

Перевірка використовуваної документації є початковою стадією аудиту, й одержані дані можуть фіксуватися в опитувальному листі. Необхідно переконатися, що вся документація актуалізована, врахована й ідентифі­кована. В іншому випадку може бути зафіксована невідповідність.

При цьому аудитори можуть проконсультуватися з КП й запитати необхідну інформацію. Зокрема, вони повинні одержати точні дані про кадровий склад робітників підрозділу, який перевіряється, а також про його організаційну структуру, підлеглість та розподіл повноважень. За необхідності аудитори уточнюють з КП, хто із співробітників братиме участь у перевірці.

В ході вказаного аналізу аудитор визначає теми і блоки питань, враховуючи особливості функціонування СУОП, притаманні саме цьому підрозділу. Головна мета, яку повинен ставити перед собою аудитор, по­лягає в тому, щоб у результаті проведення перевірки одержати достатній обсяг інформації і даних, який дозволяє чітко встановити:

- чи всі документи та інші дані, які використовуються для опису сис­теми й діяльності підрозділу, е адекватними для досягнення поставлених цілей у сфері охорони праці;

- чи можна стверджувати, що персонал, який перевіряється, має у своєму розпорядженні, розуміє й використовує положення, методики, інструкції та інші діючі документи, які описують правила й вимоги функціонування СУОП.

На основі вивчення вказаних документів аудитор складає список базових запитань, які заносить до «Опитувального листа аудиту». Кількість питань не регламентується. До запитань ставиться головна вимога, щоб вони охоплювали в цілому всі теми і види діяльності, які належить перевірити, виходячи з поставленої мети й завдань аудиту. Склад запитань аудиту є комбінацією:

- запитань про наявність організаційно-методичних документів, регламентуючих порядок здійснення робочих процесів;

- запитань для з'ясування, чи ознайомлені працівники із вказаними документами, чи знають вони їх зміст;

- запитань для підтвердження, що виконавці дотримуються постав­лених вимог та виконують роботи згідно з методичними вказівками;

- запитань, які дозволяють переконатися, що результати виконуваних виконавцями робіт документуються належним чином.

В процесі проведення аудиту, як правило, виникає необхідність ставити додаткові, що відображають специфіку роботи, конкретизуючи запитання, які аудитор дописує в опитувальний лист у міру виникнення.

Базові опитувальні листи можуть бути заздалегідь передані КП для полегшення підготовки до аудиту співробітників підрозділу. Аудиторська перевірка не може бути проведена раптово, під час перевірки не можуть ставитися несподівані запитання.

Проведення аудиту

Безпосередньо перед початком проведення аудиту проводиться попередня нарада, в якій беруть участь аудитори, КП і співробітники підрозділу, що перевіряється. Цю нараду веде головний аудитор. Його завданням є висвітлення й узгодження таких питань, як:

- взаємне представлення;

- огляд сфери діяльності та мети аудиту;

- викладення порядку проведення перевірки з уточненням черговості зустрічей, відвідувань та часу;

- з'ясування всіх необхідних чи незрозумілих деталей аудиту, напри­клад, порядку фіксації невідповідностей, складання звіту, призначення коригувальних заходів.

Призначені аудитори повинні провести запланований аудит в погоджений строк безпосередньо у підрозділі, який перевіряється, на робочих місцях опитуваних співробітників. При цьому вони використовують опитувальні листи, методики, робочі інструкції та інші керівні документи. Аудитори проводять збір інформації доказового підтвердження шляхом опитування працівників, аналізу використовувати підрозділі документів, огляду і спостереження за діяльністю та умовами на робочих ділянках.

Опитування проводиться у вигляді співбесіди з окремими праців­никами. Основні запитання аудитор задає з опитувального листа. Однак він не зобов'язаний зачитувати їх точні формулювання. Аудитор повинен проявити певну гнучкість у веденні опитування, щоб створити атмосферу невимушеної, відкритої бесіди, у якій співрозмовник з готовністю дає необхідну інформацію. При цьому аудитор не повинен випускати з поля зору мету аудиту і водночас не обривати різко відповідаючого. Аудитору не можна допускати як ведення пустих розмов, так і суто формального відпрацювання лише опитувального листа.

Суперечності й неясності необхідно обов'язково обговорити й проаналі­зувати. Відповіді опитуваних повинні бути підтверджені, по можливості, документально. З цією метою аудитор просить показати йому реєстрацій­ний або звітний документ, який стосується теми, відповідний протокол, акт, конкретний запис, візу тощо або робить потрібний висновок на підставі аналогічних тверджень інших опитуваних співробітників.

В обов'язки аудитора входить також перевірка робочої документації на місцях, правильності її ведення, зберігання, використання, ідентифікації окремих екземплярів,

Всі одержані як підтвердження відомості й конкретні дані ауди­тори повинні фіксувати в опитувальному листі безпосередньо в ході проведення внутрішнього аудиту із зазначенням назв (позначень) та номерів підтверджуючих документів (які перевіряються).

Для більш змістовної оцінки відповідей з аудиту їх результати запису­ються в графи опитувального листа за трибальною системою:

"1" - виконано, відповідає;

"2" - частково виконано, допустимо;

"З" - не виконано, не відповідає.

Якщо за будь-якою позицією відповідь не потрібна (не стосується), то у відповідній графі ставиться прочерк.

Якщо в ході перевірки виявляється недолік або відповідь особи, яка перевіряється, не підтверджується (не відповідає дійсності, неправильна, відсутні необхідні записи, документи), то це визначається як можлива невідповідність. Аудитору слід переконатися, що виявлена невідповідність насправді має місце. Встановлені невідповідності повинні конкретизувати­ся з наведенням прикладів або чітких описів. При цьому не допускаються жодні звинувачення чи докори. Завданням аудитора є лише визначення істинного стану, фіксація факту.

При оцінці «2» невідповідність оцінюється як незначна, така, що може бути легко виправлена і, як правило, не потребує призначення коригу­вальних заходів.

При оцінці «З» невідповідність є суттєвою і потребує проведення коригувальних дій.

По закінченні перевірки аудитори повинні розглянути й проаналізувати всі свої спостереження, щоб остаточно вирішити, які з них повинні бути показані як невідповідності.

На кожну виявлену при аудиті невідповідність аудитор заповнює окрему форму «Протокол невідповідності». У цьому документі слід ясно і чітко сформулювати невідповідність і підтвердити її доказом. Кожному протоколу невідповідності присвоюється індивідуальний номер.

Головний аудитор надає всі протоколи невідповідностей КП і погоджує з ним правильність їх формулювань.

КП або відповідальний за сферу діяльності, яка перевіряється, пропонує необхідні коригувальні заходи щодо кожної невідповідності й погоджує їх з аудитором. Призначення коригувальних заходів фіксується за допомогою їх запису в «Протоколі невідповідності» із зазначенням запланованої дати виконання. Копії вказаних протоколів передаються КП, оригінали залишаються у головного аудитора до здавання звіту.

Якщо не вдається дійти єдиної думки з питання призначення кори­гувальних дій, то про це повідомляється ВОП, і рішення приймається на рівні керівництва підприємства.

В кінці аудиторської перевірки у підрозділі аудитори проводять заключну нараду за участі працівників підрозділу, який перевіряється. Головний аудитор доповідає про основні результати аудиту, інформує про виявлені невідповідності, дає їм стислу оцінку, докладає про призначені коригувальні заходи. КП повідомляє про строки проведення коригуваль­них дій та про відповідальних за їх виконання, Учасники наради можуть обговорити питання, які виникають у зв'язку з проведеним аудитом. І! кінці наради головний аудитор повинен подякувати учасникам перевірки за співробітництво.

Звітні документи

За результатами проведеної перевірки головний аудитор складає «Звіт про аудит», який містить висновки про результати оцінки ви­конання вимог СУОП у даній сфері діяльності. В ньому також фіксується кількість виявлених невідповідностей, дається їх стисла характеристика і вказуються призначені коригувальні заходи, крім того, відзначається, чи необхідний повторний аудит.

Документи, що оформляються під час внутрішнього аудиту, зокрема «Опитувальні листи», «Протоколи невідповідностей», «Звіти про аудит», передаються ВОП, Вони містять конфіденційні відомості, доступ до яких мають лише особи, вказані в керівних документах, зокрема у цій методиці.

Вся документація, яка стосується внутрішніх перевірок якості, збері­гається у папках «Внутрішній аудит» під відповідальністю ВОП не менше 3 років.

ВОП готує зведений звіт за результатами проведених аудитів для розгляду на нарадах. На основі, звітів щодо аудитів здійснює аналіз та оцінку функціонування СУОП на підприємстві.

За необхідності роботодавець призначає додаткові заходи для покра­щення функціонування СУОП.