Главная | Обратная связь

Організація документів на рівні архіву

Організація документів на внутріархів-ному рівні відбувається за фондовою системою. При цьому основною класифікаційною одиницею НАФ є архівний фонд. Деякі групи аудіовізуальних, електронних, науково-технічних документів організовують за нефондовою системою.

Практичне здійснення організації документів за фондовою системою в межах державного архіву називається фондуванням архівних документів. Фондування архівних документів включає утворення архівних фондів і надання їм назв, визначення або уточнення фондової належності архівних документів, визначення хронологічних меж архівних фондів.

Архівні фонди утворюють в архівних установах із документів юридичних і фізичних осіб. Кожна з них у своїй діяльності накопичує безпосередньо утворені та зібрані нею документи - документальний фонд. Таку особу називають утворювачем документального фонду. За умови проведення відповідної експертизи частина документального фонду, що має певну цінність для суспільства або практичну цінність для свого власника і підлягає архівному зберіганню, набуває статусу архівного документального фонду. З частини архівного документального фонду, визнаної в результаті експертизи цінною для суспільства і віднесеної до НАФ, в архівній установі формують архівний фонд, під яким розуміють накопичену в процесі діяльності однієї або декількох юридичних чи фізичних осіб сукупність документів, об’єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного зв’язку між документами та їх утворювачами. Неподільність тієї частини документального фонду установи чи особи, яка за висновками експертизи цінності віднесена до НАФ, є основним принципом організації документів на внутріархівному рівні. Дія цього принципу обмежується лише правом власності на документи.

Юридична чи фізична особа, що є утворювачем архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом, називається фондоутворювачем.

Сукупність документів, утворених у діяльності юридичної особи, складає фонд офіційного походження. Обов’язковою умовою створення такого архівного фонду є наявність утворених або зібраних установою документів, що мають наукову, культурну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної установи чи організації. Формальними ознаками самостійності фондоутворювача-юридичної особи є наявність нормативного акту про створення, реєстрацію, компетенцію установи, визначення її функцій та структури, самостійного кошторису і розрахункового рахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису, атрибутів власного діловодства.

Ознаку фондоутворювача - фізичної особи складає наявність його архівного документального фонду, помітна роль фондоутворювача в житті суспільства та ступінь цінності (повнота, склад і зміст) утворених ним документів. Фізичні особи є фондоутво-рювачами фондів особового походження. Такі фонди створюють для осіб, життя і діяльність яких отримала високу державну, наукову чи громадську оцінку або, навпаки, мали значний деструктивний вплив на розвиток суспільства; для типових представників своєї соціальної групи, якщо склад документів є досить повним; для «пересічних» громадян, документи яких містять цінну для суспільства інформацію.

Фонди особового походження можуть складати не лише документи, пов’язані з життям, суспільною діяльністю, творчістю чи вшануванням пам’яті окремої особи, а й її сім’ї, роду. В такому разі йдеться про сімейні та родові фонди як різновид фондів особового походження. Межі сімейних і родових фондів визначаються кількістю поколінь, що залишили документи. Фонд сім’ї складають документи не більше трьох поколінь, а фонд роду - не менше чотирьох. Наприклад, у ЦДІАК України зберігаються фонди роду Скоропадських, сім’ї Терещенків, родини Грушев-ських, особові фонди професорів В. Іконникова, Ю. Кулаков-ського, В. Довнар-Запольського та інші.

З документів, однорідних за функціями і цільовим призначенням, однойменних установ або керівної установи і підпорядкованих їй установ, що функціонують (функціонували) у межах однієї адміністративно-територіальної одиниці; органів влади та підпорядкованих їм установ; установ, пов’язаних об’єктом діяльності; установ, що послідовно змінювали одна одну, якщо функції попередників повністю або частково передавались наступникам; двох або більше осіб на підставі родинного, творчого, професійного або іншого зв’язку між ними, можуть створюватися об’єднані архівні фонди. Наприклад, «Школи фабрично-заводського навчання м. Харкова», «Спілка письменників України та її Київська організація», «Луцька повітова команда державної поліції та її постерунки». Отже, об’єднаним архівним фондом є сукупність цілісних комплексів декількох архівних фондів, між утворювачами яких простежуються генетичні, історичні або логічно обумовлені зв’язки (однорідність функцій, підлеглість, місцезнаходження, правонаступністьтощо). Об’єднані архівні фонди створюють для раціонального розміщення документів в архівах, удосконалення обліку документів, створення компактного і якісного довідкового апарату.

Як окремий самостійний комплекс або частина документального комплексу особи чи установи до державних архівів від їх власників надходять архівні колекції - сукупність окремих документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутво-рювачів і поєднані за однією або декількома ознаками. На відміну від об’єднаних архівних фондів, архівні колекції формують на основі не історичних, а логічних зв’язків: тематичного, авторського, номінального, хронологічного. Переважна більшість колекцій має тематичний характер: «Колекція фотокопій документів про визвольну війну українського народу 1648-1657 рр.», «Колекція театральних афіш і програм», «Колекція українського | некрополя»та ін. І Утвореним архівним фондам на першому етапі фондування І надають назви. Назва архівного фонду установи складається 1 з офіційної повної та скороченої назви фондоутворювача з усіма в його перейменуваннями в хронологічній послідовності, підпо-і рядкування, місцезнаходження, крайніх дат існування під кож-[I ною з назв. Назва особового архівного фонду складається із загальновизнаного та всіх інших, менш відомих найменувань особи - метричних і змінених прізвищ, імен, по батькові, псевдонімів, криптонімів тощо; визначення сфери творчої, громадської, державної і політичної діяльності (професії) особи із зазначенням її належності до тієї чи іншої національної культури/культур та крайні дати життя особи. Назва об’єднаного архівного фонду офіційного походження складається із загальної назви фондів, що ввійшли до його складу, або із назви керівної установи і загальної назви підпорядкованих їй установ. В назві архівної колекції, що надійшла до архіву, зазначаються характер або загальний зміст колекції, найменування установи-фондоут-ворювача і крайні дати періоду формування колекції або прізвище, ім’я й по батькові колекціонера і крайні дати його життя.

За ступенем цінності архівні фонди поділяють на три категорії, що визначають ранг фонду, обумовлений ступенем інформативності документів фонду, значущістю фондоутворювача, часом створення документів та наявністю особливо цінних і унікальних документів. До першої категорії належать фонди, переважна частина документів яких мають статус особливо цінних і містять інформацію, що стосується всіх або більшості сторін функціонування держави і діяльності суспільства та його провідних діячів, а також фонди, в складі яких є унікальні документи. Другу категорію надають фондам, документна інформація яких стосується певних галузей або напрямків діяльності держави і суспільства та окремих діячів. Як правило, значна частина документів другої категорії є особливо цінними. Третю категорію отримують фонди, документна інформація яких стосується тієї чи іншої теми або питання і доповнює інформацію фондів першої та другої категорій. Кожний державний архів здійснює розподіл фондів за цими категоріями відповідно до тільки йому притаманних історичних умов, специфіки регіону та фондового складу документів. Категорійність фондів не є сталою. Залежно від потреб держави і суспільства в ретроспективній інформації категорія фонду відповідно може бути змінена. Категорійність фондів встановлюють експертно-перевірні комісії державних архівів.

Різний порядок організації застосовується для документів з різними умовами доступу до них. Документи обмеженого доступу, що визначаються як конфіденційні, та документи, передані їхнім власниками на умовах дотримання певного обмеження доступу, організуються на загальних засадах. Таємні документи організуються в порядку, передбаченому спеціальною інструкцією, з віднесенням їх до відповідних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних для всіх документів засадах.

Важливим етапом організації архівних документів за фондовою системою в межах архіву є визначення фондової належності, тобто віднесення архівних документів до архівного фонду відповідної установи або особи. Воно відбувається на підставі вивчення складу, змісту та діловодного оформлення документ-ного масиву. При визначенні фондової належності документів особового походження береться до уваги зміст документів, звернення в листах, підписи, почерк тощо. У разі виявлення в складі одного архівного фонду помилково включених до нього документів, що належать до складу інших фондів, документи вилучають і приєднують до того фонду, до якого вони належать.

Важливим при фондуванні є також визначення хронологічних меж архівного фонду, тобто встановлення дат створення і ліквідації фондоутворювача. Для архівного фонду установи хронологічні межі визначають за офіційними датами утворення і ліквідації фондоутворювача; для особового архівного фонду - за датами народження і смерті фондоутворювача; для об’єднаного архівного фонду офіційного походження - за датами утворення фондоутворювача, створеного у часі першим та дати ліквідації фондоутворювача, ліквідованого у часі пізніше за всіх фондо-утворювачів цього фонду; для об’єднаного архівного фонду особового походження – за датами народження фондоутворювача, що народився раніше за всіх, та дати смерті фондоутворювача, що помер пізніше за всіх фондоутворювачів цього фонду; для архівної колекції, сформованої фізичною особою - за датами народження і смерті фондоутворювача; для архівної колекції, сформованої установою - за крайніми датами періоду формування колекції.

При визначенні хронологічних меж архівного фонду враховують чинники, що впливають на діяльність фондоутворювачів, визначальними з яких є політичний, юридичний, адміністративний.

Політичні чинники виявляються в зміні конституційних основ держави. Наприклад, розпад СРСР, виникнення незалежних держав й поява в результаті таких процесів нових фондоутворювачів - комерційних банків, акціонерних товариств, трастів, приватних навчальних закладів, політичних партій, органів державного управління. Зокрема, документи українських міністерств, державних комітетів та інших органів виконавчої влади, створених на базі ліквідованих управлінських структур УРСР, складають нові фонди, навіть у випадках визнання їх юридичної правонаступності. Документи державних установ (промислових підприємств, фінансових, судових, охорони здоров’я, наукових, навчальних та ін. установ і організацій), що діяли до і продовжують діяти після змін конституційних основ держави без зміни форми власності, із збереженням своїх функцій, і не були істотно реорганізовані, продовжують раніше прийняті від цих установ архівні фонди. Документи урядів УНР, Української Держави, Західно-Української Народної Республіки, Карпатської України, Української РСР з моменту їх утворення і до ліквідації складають єдині архівні фонди.

До юридичних чинників належать розширення або звуження прав фондоутворювача, зміна його форми власності. Так, зміна юридичних прав і масштабів діяльності державних урядових установ та керівних органів громадських організацій відбулася в зв’язку з перетворенням Кримської області на Автономну Республіку Крим. Нові державні установи – Верховна Рада Криму, Рада Міністрів, міністерства стали новими фондоутворювачами, документи яких склали нові архівні фонди. Однак ці зміни не впливають на хронологічні межі архівних фондів установ і підприємств, що діють на території Криму.

Адміністративні чинники полягають в зміні адміністративно-територіального поділу, реорганізації або ліквідації фондоутворювача. Слід мати на увазі, що на хронологічні межі діяльності фондоутворювачів та межі архівних фондів впливають лише ті адміністративно-територіальні зміни, які супроводжувалися ліквідацією одних установ і заміною їх іншими. Так, під час проведення адміністративно-територіальної реформи в УРСР 1925 р. було ліквідовано губернії і повіти, а разом з ними - губернські й повітові ради та їх виконкоми. Ці установи як фондо-утворювачі перестали існувати. Замість них було утворено окружні та районні ради і виконкоми з ширшими правами та іншими масштабами діяльності. Вони стали новими фондоутворювачами, а їх документи склали нові архівні фонди.

Якщо установа тимчасово припинила свою діяльність, а потім знову поновила з тими ж функціями, вона залишається єдиним фондоутворювачем, а її документи утворюють єдиний архівний фонд. Так, 1962 р. у зв’язку з укрупненням сільських районів у Київській області з 31 району залишилося 12,19 райрад було ліквідовано. Через три роки частину з них знову було відновлено. Отже, документи кожної з відновлених рад за 1930-1962 і після 1965 рр. утворюють єдині фонди.

Визначення хронологічних меж фондів особового походження передусім пов’язане зі встановленням дат життя і діяльності фондоутворювачів. У більшості особових фондів зустрічаються ширші хронологічні межі фонду, ніж крайні дати життя фондоутворювача. Наприклад, відомий архівіст, директор Харківського історичного архіву Є. Іванов жив з 1873 р. до 1929 Але в його особовому фонді зберігаються документи з 1723 р. до 1929 р. - карти Слобідське-Української та Катеринославської губерній, плани різних міст, сімейні документи. До складу особового фонду, крім особистих документів фондоутворювача, входять документи близьких родичів, якщо бони мають значення для характеристики фондоутворювача або самі є історичною чи іншою цінністю. До складу особового фонду можуть бути віднесені й документи, створені після смерті фондоутворювача: некрологи, посмертні видання його праць, спогади про нього тощо.

У межах архіву поряд із організацією документів за фондовою системою здійснюється організація документів у спеціальних архівах або спеціалізованих відділах загальних архівних установ за не фондовою системою. Так організуються аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є результатом цільової виробничої діяльності кінофотостудій, студій звукозапису, комп’ютерних центрів тощо. За цією системою в основу організації кіновідеодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри кіно (документальне, науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми організації відзнятого матеріалу (фільми, спецвипуски, кіножурнали, окремі сюжети);

носії інформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка, магнітна відеоплівка). Фотодокументи організуються за жанрами фотографії (хронікальне фото, портрети, пейзажі), формами організації відзнятого матеріалу (окремі фото, фотона-риси, фотоальбоми), носіями інформації (негативи і позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері). На жанрову належність (хронікальний, мемуарний характер, виконання творів літератури і мистецтва, навчальні, науково-освітні програми тощо), форми організації записаного матеріалу (репортажі, хронікальні записи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв’ю тощо), місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні); системи запису звукової інформації (механічна, фотооптична, магнітна) та носії інформації (граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, компакт-диски тощо) спираються при організації фонодокументів. Класифікаційними ознаками для організації електронних документів є тип комп’ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були створені; характер змісту та мета використання документної інформації. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об’єктною, територіальною або тематичною ознаками.