 |
|
Средства автоматизации делопроизводства
1. Основные понятия традиционного делопроизводства. Документооборот как информационный процесс.
2. Базовые информационные технологии и ДОУ.
3. Совершенствование ДОУ и основные компоненты систем автоматизации делопроизводства.
4. Современные подходы к автоматизации делопроизводства.
5. Функциональные требования к системам автоматизации делопроизводства.
6. Классификация и обзор современных систем автоматизации делопроизводства.
Основные понятия традиционного делопроизводства. Делопроизводство как информационный процесс.
ДОУ – охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Документирование – создание документа (составление, оформление, согласование, изготовление).
Делопроизводство – комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления.
Очень важным для предприятий является вопрос автоматизации делопроизводства.Но для. того, чтобы добиться качественной автоматизации необходимо в начале исследовать документопотоки на предприятии и при необходимости модифицировать документопотоки с целью повышения эффективности их обработки.
Идея автоматизированного офисапредполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач вкомпьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники.
В настоящее время известен целый ряд концепций построения автоматизированного офиса, например, свои решения предлагают фирма Microsoft, Borland, Lotus. В зависимости от величины бизнеса фирмы (крупный, средний, мелкий) могут использоваться такие продукты как Lotus Notes, StaffWare, DOC Ware, MS Office, а также целый ряд других из числа продуктов, предлагаемых на российском рынке.
Для эффективного доступа к информации и ее использования в современном офисе все чаще используют Системы Управления Электронными Документам (СУЭД). На их базе решаются задачи электронного делопроизводства и документооборота. СУЭД опираются на технологии электронного архивирования документов включающие ввод, создание, хранение и поиск информации в Электронном архиве документов. Электронный архив становится при этом ядром офисных СУЭД, решая проблемы хранения электронных документов, быстрого поиска и распределенного доступа к ним.
Электронный архив документов позволяет решить задачи систематизации, архивации, хранения и управления документами в рамках задач делопроизводства для любого офиса.
Важной проблемой СУЭД, является вовлечение в электронный документооборот бумажных документов с целью объединения потоков документов приходящих в твердой копии и документов, изначально создаваемых в электронном виде или приходящих по электронной почте.
Решить проблему ввода в СУЭД бумажных документов позволяет использование сканеров и систем распознавания текстов.
Система распознавания текстов FineReader позволяет вводить бумажные документы со сканера и записывать их в графическом виде, для создания электронной копии документа с возможности дальнейшей печати. При необходимости документы могут быть преобразованы в текстовые файлы, пригодные для редактирования.
При необходимости организации потокового ввода документов в Электронный архив, возможно использовать FineReader Server. FineReader Server обеспечивает автоматический поиск изображений, полученных с сервера сканирования, последовательное их распознавание, удаление и передачу результатов в указанную пользователем директорию в полностью автоматическом режиме. По желанию пользователя изображения могут быть заархивированы и помещены в указанную им директорию, а результаты распознавания сохранены в формате, удобном для редактирования.
Это дает возможность независимой работы группы пользователей и создание систем потокового ввода документов в корпоративные базы данных или электронные архивы.
Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupwareи workflow.
Технологии groupwareориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:
сетевой доступ к файлам и базе данных;·
локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);·
терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений; просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).·
При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.
Технологии класса workflowслужат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:
поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
АЛМАТИНСКИЙ ГОССУДАРСТВЕННЫЙ БИЗНЕС КОЛЛЕДЖ
Тема: Информационное моделирование экономических процессов
Подготовила: А. Газизова
Проверила: Г. Абдуллаева
Алматы, 2015 г
На сегодняшний день получили распространение три основные методологии информационного моделирования (и сопутствующий им инструментарий): IDEF (Integrated DEFinition), UML (Unified Modeling Language) и ARIS (Architecture of Integrated Information Systems). Для каждой из них существуют определенные программные продукты, которые помимо разработки позволяют проводить преобразования и операции для последующей работы с полученными моделями. Наибольшее распространение сегодня получили методологии IDEF и программные продукты BPWm, поддерживающие методологии IDEFO, IDEF3, DFD (Data Flow Diagrams) и ERWin (IDEFlx) от компании Computer Associates.
В зависимости от целей моделирования внимание может быть сосредоточено либо на процессах (бизнес-процессах), либо на объектах, либо на потоках данных. Если цель состоит в отображении процессов преобразования материальных и информационных потоков в готовую продукцию, то пользуются стандартом IDEF0. В России он утвержден под следующим названием: ГОСТ Р 50.1.028-2001 «Методология функционального моделирования». Если необходимо воспроизвести объекты и связи между ними, то пользуются стандартом IDEF1, а при необходимости моделирования потоков данных — стандартом DFD.
Рассмотрим процесс моделирования, пользуясь стандартом IDEF0. В его нотации можно представить два вида диаграмм — контекстную и декомпозированную. В диаграмме присутствуют элементы, представленные на рис. 6.3.
Стрелки на диаграмме имеют следующее содержание:
• вход, результат — входящие исходящие материальные ресурсы или данные (информация);
• управление — факторы, регулирующие или определяющие последовательность преобразования входа в результат;
• механизмы (ресурсы) — средства или ресурсы, обеспечивающие преобразование входа в результат.
Вначале создается контекстная, т.е. общая, диаграмма.
Далее контекстная диаграмма детализируется путем указания ресурсов и средств, используемых для подпроцессов. Если цель информационного моделирования состоит в отражении в наглядной форме процессов формирования и движения управленческих документов в бумажной, электронной и других формах или отдельных показателей, то можно прибегнуть к диаграммам потоков данных (ДПД). Для их представления разработан стандарт DFD (Data Flow Diagrams). В DFD важными являются процессы над данными и места их хранения, а не материальные ресурсы.
Для разработки модели в нотации DFD используются четыре элемента: объекты, потоки данных, процессы и накопители данных.
Объекты — это источники и приемники данных (информационных сообщений): заказчики, поставщики, персонал, склад, цех, бухгалтерия и т.д. Обозначаются они в виде квадрата или прямоугольника.
Поток данных изображается стрелкой (горизонтальной или вертикальной). Направление стрелки указывает направление потока. Если поток идет в двух направлениях, то используется двойная стрелка. Поток данных всегда должен быть идентифицирован, т.е. иметь надпись, отражающую его содержание.
Процессы воспроизводятся в виде прямоугольника с закругленными углами, в котором указываются идентификатор процесса, его имя и место реализации. В нижнем секторе указывается исполнитель данного процесса.
Накопители данных — это центры возникновения и хранения данных, каждый из которых идентифицируется буквой D. Если процесс сохраняет данные, то стрелка потока данных направлена от процесса к накопителю, а если считывает данные, то из накопителя к процессу.
Реальные экономические процессы сложны, и поэтому их воспроизведение осуществляется поэтапно. Вначале создают общие диаграммы, называемые контекстными, которые детализируются. Для примера приведем общую диаграмму потоков данных, отражающую деятельность посреднической фирмы. Цель фирмы — обработка заказов и передача их производителю, если в наличии нет заказываемой готовой продукции. Диаграмма потоков данных, приведенная на рис. 6.6, дает общую информацию о деятельности фирмы.
На приведенной общей диаграмме показаны два накопителя данных (в данном случае справочники): первый (D1) необходим для выяснения того, что имеется ли на складе готовой продукции заказываемая продукция, а второй (D2) — для определения финансового состояния заказчика (его платежеспособности).
Процесс «Обработка заказов» достаточно общий для того, чтобы его можно было алгоритмизировать, поэтому требуется детализация, т.е. деление на два — «Проверка заказов» и «Размещение и содержание заказов». Накопители данных в DFD используются как места хранения данных при переходе от одной транзакции к другой (сведения о заказчиках, поставщиках, новых поступлениях продукции и т.д.). В результате изучения содержания входных и исходящих информационных потоков на уровне документов и экономических показателей можно установить:
• состав накопителей и содержание их элементов;
• структуру накопителей и основные операции по обработке данных.
Процессы, отраженные ДПД в виде закругленных прямоугольников, рано или
поздно на некотором уровне детализации должны содержать формулы для расчета экономических показателей. Если таковых много и при этом расчет с помощью одних показателей требует предварительного расчета других, то для правильной ориентации в последовательности расчетов можно использовать ориентированные графы, узлы которого соотносятся с экономическими показателями, а дуги указывают на последовательность их расчета.
Для графического представления информационных моделей используется теория графов (см. далее). Под графом G понимается множество точек V — узлов и множество U — пар, называемых дугами, задающих отношения между узами.
Отношения могут задаваться не только графически, но и с помощью матриц смежности. В информационных графовых моделях, как правило, используются ориентированные графы (стрелки), отражающие либо направление расчетов, либо направление движения информационных потоков, либо исходную, промежуточную и результирующую информацию.
Матрица смежности строится следующим образом: элемент, стоящий на пересечениистроки истолбца, равен единице, если из вершины vt в вершину стрелка, и равен нулю в противном случае. Матрица смежности с помощью несложных манипуляций позволяет ответить на вопросы: все ли исходные данные задействованы, для всех ли расчетов имеются исходные данные и т.д.
Дуги могут нести также и дополнительную нагрузку. Если на них указать число, то тем самым можно количественно характеризовать связь. Например, объем информации (количество документов), передаваемых в некоторый период, количество объектов, перемещающихся в пространстве, и т.д. Частным случаем графической модели является блок-схема алгоритма (пошаговое представление процесса).
Аналитический способ задания графа основывается на перечислении узлов и связей, например, а можно интерпретировать следующим образом:
Допустим, в настоящее время руководство интересует фактическое состояние дел с прибылью, т.е. значения показателей, от которых она зависит. Как правило, эти показатели характеризуют эффективность работы соответствующих структурных подразделений. Формулы, используемые для прямого счета, следующие:
Для представления алгоритмов и программ используют стандартные условные обозначения, символизирующие операции, условия, процессы, объекты и т.д. Одним из вариантов информационной модели, наглядно отображающей взаимосвязь между входной и результирующей информацией.
Для того чтобы управлять процессом (основным или вспомогательным), можно воспользоваться программными средствами, позволяющими подсчитать время выполнения процесса и необходимые для этого ресурсы. Как правило, в основе их функционирования лежат диаграммы Ганта, рассматриваемые в качестве одного из инструментов реинжиниринга бизнес-процессов. Представленные с помощью рассмотренных стандартов бизнес-процессы в дальнейшем могут управляться путем применения специально созданного для этого программного обеспечения — BPMS (Business Process Management System). BPMS — это класс программного обеспечения, предназначенный для административного управления регламентами (употребляются также термины «ВРМ-система» и просто «ВРМ»). Применение BPMS позволяет организовать эффективное управление бизнес-процессами за счет влияния на процессы (изменения последовательности операций), представленные в виде схемы (графическое представление последовательности операций), и установления их владельцев (ответственных за бизнес-процессы).
В процессе управления используются следующие показатели:
• эффективность (доходность, стоимость, время выполнения, качество);
• вход (информация, материалы);
• выход (результат выполнения процесса);
Моделирование — это создание модели бизнес-процесса. Для этого создаются различные инструментальные средства (дизайнер бизнес-процессов). С их помощью можно в простой и наглядной форме описать процессы компании. Важным моментом является то, что моделирование бизнес-процесса можно выполнять без участия программиста на языке диаграмм, привычном для аналитика и понятном для руководства компании.
Исполнение и мониторинг. Модель бизнес-процесса загружается на сервер какой-либо системы, после чего процесс становится доступным для исполнения. Ключевой элемент системы — это список задач, которые должен выполнить сотрудник компании.
Многие системы позволяют осуществлять контроль бизнес-процессов двумя способами:
1) менеджер может отследить выполнение процесса с помощью наглядной схемы, оперативно получая информацию о возможных проблемах в ходе процесса;
2) контроль ключевых показателей процесса.
Основываясь на данных мониторинга, предприятия выявляют узкие места и совершенствуют свои бизнес-процессы. Цикл управления замыкается, когда при помощи BPMS измененные бизнес-процессы оперативно внедряются в эксплуатацию.