Стандартування ділового тексту
Укладач документів завжди обмежений щодо форми та способу викладу певними правилами й мусить не відходити від них, тобто дотримуватися унормованих стандартів. Вимоги щодо укладання і форма кожного документа, як правило, обумовлені його призначенням (соціальними, економічними та психологічними особливостями офіційного спілкування). Стандартизація як риса стилю є виправданою, оскільки полегшує та прискорює пошук потрібної інформації, її сприймання, економить час на укладання тексту документа. Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на три категорії . 1. Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб викладу тексту яких (добір потрібних фраз, їх будова та зв'язки між складовими частинами тощо) залежить від конкретної ситуації, обставин та змісту, що спричинили їх укладання й тому для них не можна навіть передбачити бланка (автобіографія, Доручення, звіт, характеристика та под.). 2. Документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки частину даних готують друкарським способом заздалегідь. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (акт про обстеження матеріального стану, довідка, перепустка та под.). 3. Документи з високим ступенем стандартизації, котрі мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, якими має послуговуватися той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження (шлюб), атестат чи диплом про освіту, паспорт і под.). Бланки цих документів мають відповідний рівень захисту (спеціальний папір, водяні знаки тощо). Укладаючи документи з низьким рівнем стандартизації, послуговуються такими видами викладу текстів, як розповідь, опис, міркування. Розповідь — спосіб викладу подій, явищ, фактів у їх хронологічній послідовності. Логічно виправданим відступом від цього принципу є лише наголошування залежності роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій (автобіографія, протокол, характеристика та под.). Опис — це спосіб загальної характеристики явища, події, факту, коли укладач, перелічуючи його ознаки чи властивості, використовує елементи опису, які обґрунтовують і конкретизують цю характеристику (акт, наказ, розпорядження, постанова та под.). Міркування — це спосіб викладу, у якому логічно послідовна низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісніть явища і, як правило, доводить певне положення шляхом причиново-наслідкових зв'язків, зіставленням, порівнянням і розкриттям змісту цих зв'язків. Доводячи свою точку зору, укладач послуговується переконливими, обґрунтованими і правдивими доказами (службові записки, відгуки, висновки, ділова кореспонденція та под.) Укладання документів із 2 і 3 рівнем стандартизації можна звести до таких трьох операцій: — вибір серед запропонованих стандартних конструкцій необхідної в конкретному випадку; — уважне заповнення формуляра; — побудова за наведеними зразками формулювань, не передбачених даним формуляром бланка. Діловими паперами є документи,тому в залежності від їх класифікації потрібно використовувати певні норми оформлення текстів. Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу. Отже, вирізняють письмові та рукописні документи. Письмовий документ - текстовий документ, мовна інформація якого зафіксована будь-яким видом письма. Рукописний документ- це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма власноручно. Документи класифікуються: 1. За способом фіксації; 2. За найменуванням: накази, анкети, положення, відомості, протоколи, інструкції, правила, статути, звіти, акти, плани, заяви та ін. 3. За походженням; 4. За місцем виникнення; 5. За функціональним призначенням; · нормативно-правові (закони, підзаконні нормативно-правові акти); · організаційні (положення, статути, інструкції, правила); · розпорядчі (постанови, ухвали, розпорядження, накази ); · довідково-інформаційні (акти, відгуки, висновки, довідки, службові записки (доповідні й пояснювальні), запрошення (повідомлення), звіти, оголошення, плани, протоколи, витяги з протоколів, службові листи, списки, переліки тощо); · документи з кадрово-контрактних питань (автобіографії, заяви, контракти, угоди тощо); · обліково-фінансові (квитанція, накладна, відомість та ін.) · господарсько- договірні (установчий договір, договір оренди та ін.). 6. За напрямом; 7. За формою: стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадкові для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви). 8. За терміном виконання; 9. За ступенем гласності; 10. За стадіями створення; 11. За складністю; 12. За терміном зберігання; 13. За носієм інформації; 14.За способом викладу матеріалу документи поділяються на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації і документи з низьким рівнем стандартизації. Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою. У таких документах тексти типізовані і трафаретні. Типізований текст – це текст-зразок, текст-стереотип, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту. При цьому найточніше зберігаються основні конструкції й формулювання тексту-зразка. Типові тексти, як правило, оформляють у вигляді спеціальних збірників. Трафаретний текст – це текст, у якому є постійна і змінна інформація; постійна - включається до бланку документа, змінна – заповнюється в кожному конкретному документі. У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів і словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким рівнем стандартизації поділяються на розповіді (автобіографія, пояснювальна записка, протокол), описи (характеристика, наказ, звіт, постанова), міркування (більшість документів містить доказ – дедуктивний чи індуктивний). ©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|