Здавалка
Главная | Обратная связь

Стандартування ділового тексту

Укладач документів завжди обмежений щодо форми та спо­собу викладу певними правилами й мусить не відходити від них, тобто дотримуватися унормованих стандартів. Вимоги щодо укладання і форма кожного документа, як правило, обумовлені його призначенням (соціальними, економічними та психологіч­ними особливостями офіційного спілкування). Стандартизація як риса стилю є виправданою, оскільки полегшує та прискорює пошук потрібної інформації, її сприймання, економить час на укладання тексту документа.

Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на три категорії .

1. Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб ви­кладу тексту яких (добір потрібних фраз, їх будова та зв'язки між складовими частинами тощо) залежить від конкретної ситуації, обставин та змісту, що спричинили їх укладання й тому для них не можна навіть передбачити бланка (автобіографія, Доручення, звіт, характеристика та под.).

2. Документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки частину даних готують друкарським спо­собом заздалегідь. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (акт про обстеження матеріального стану, довідка, перепустка та под.).

3. Документи з високим ступенем стандартизації, котрі ма­ють точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, якими має послуго­вуватися той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкрет­них індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження (шлюб), атестат чи диплом про ос­віту, паспорт і под.).

Бланки цих документів мають відповідний рівень захисту (спеціальний папір, водяні знаки тощо).

Укладаючи документи з низьким рівнем стандартизації, послуговуються такими видами викладу текстів, як розповідь, опис, міркування.

Розповідь — спосіб викладу подій, явищ, фактів у їх хроно­логічній послідовності. Логічно виправданим відступом від цьо­го принципу є лише наголошування залежності роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій (автобіографія, прото­кол, характеристика та под.).

Опис — це спосіб загальної характеристики явища, події, факту, коли укладач, перелічуючи його ознаки чи властивості, використовує елементи опису, які обґрунтовують і конкретизують цю характеристику (акт, наказ, розпорядження, постанова та под.).

Міркування — це спосіб викладу, у якому логічно послідов­на низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісніть явища і, як правило, доводить певне поло­ження шляхом причиново-наслідкових зв'язків, зіставленням, порівнянням і розкриттям змісту цих зв'язків. Доводячи свою точку зору, укладач послуговується переконливими, обґрунтова­ними і правдивими доказами (службові записки, відгуки, вис­новки, ділова кореспонденція та под.)

Укладання документів із 2 і 3 рівнем стандартизації можна звести до таких трьох операцій:

— вибір серед запропонованих стандартних конструкцій необхідної в конкретному випадку;

— уважне заповнення формуляра;

— побудова за наведеними зразками формулювань, не пе­редбачених даним формуляром бланка.

Діловими паперами є документи,тому в залежності від їх класифікації потрібно використовувати певні норми оформлення текстів.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу.

Отже, вирізняють письмові та рукописні документи.

Письмовий документ - текстовий документ, мовна інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.

Рукописний документ- це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма власноручно.

Документи класифікуються:

1. За способом фіксації;

2. За найменуванням: накази, анкети, положення, відомості, протоколи, інструкції, правила, статути, звіти, акти, плани, заяви та ін.

3. За походженням;

4. За місцем виникнення;

5. За функціональним призначенням;

· нормативно-правові (закони, підзаконні нормативно-правові акти);

· організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

· розпорядчі (постанови, ухвали, розпорядження, накази );

· довідково-інформаційні (акти, відгуки, висновки, довідки, службові записки (доповідні й пояснювальні), запрошення (повідомлення), звіти, оголошення, плани, протоколи, витяги з протоколів, службові листи, списки, переліки тощо);

· документи з кадрово-контрактних питань (автобіографії, заяви, контракти, угоди тощо);

· обліково-фінансові (квитанція, накладна, відомість та ін.)

· господарсько- договірні (установчий договір, договір оренди та ін.).

6. За напрямом;

7. За формою: стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадкові для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

8. За терміном виконання;

9. За ступенем гласності;

10. За стадіями створення;

11. За складністю;

12. За терміном зберігання;

13. За носієм інформації;

14.За способом викладу матеріалу документи поділяються на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації і документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

У таких документах тексти типізовані і трафаретні.

Типізований текст – це текст-зразок, текст-стереотип, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту. При цьому найточніше зберігаються основні конструкції й формулювання тексту-зразка. Типові тексти, як правило, оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретний текст – це текст, у якому є постійна і змінна інформація; постійна - включається до бланку документа, змінна – заповнюється в кожному конкретному документі.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів і словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким рівнем стандартизації поділяються на розповіді (автобіографія, пояснювальна записка, протокол), описи (характеристика, наказ, звіт, постанова), міркування (більшість документів містить доказ – дедуктивний чи індуктивний).





©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.