 |
|
Вся программа согласовывается на предварительной встрече делегаций или их представителей.
Составление сметы
По установленным нормам,
Подписывается руководителем переговоров, главным бухгалтером, и утверждается руководством,
расходы должны быть подтверждены документально (билеты, счета, чеки, акты, служебные расписки и т.д.);
Не допускается превышение установленных норм.
Предварительное изучение фирмы-партнера.
Собрать о нем всю возможную информацию. Серьезные фирмы не жалеют денег на сбор сведений о партнере всеми доступными средствами. Сейчас это называется не "промышленный шпионаж", а "маркетинговые исследования".
Знать хотя бы минимальные сведения о личности партнера - (качества, национальные особенности, увлечения, привычки, вкусы, уровень компетентности, знание русского языка, характер, отношение к России, политические симпатии).
До- начала переговоров иметь справочные материалы:
курсы валют;
транспортные тарифы;
стоимость переработки грузов;
Таможенные пошлины и т.д.
Подготовка переговорной комнаты:
комната отдельная;
помещение комфортабельное;
холодильник, буфет с посудой для сервировки чая, кофе;
наглядная информация на столах и стендах;
никакой еды, закусок, спиртного;
Если все-таки надо угостить с дороги бутербродами., то можно сервировать отдельный стол через 10-20 минут после начала переговоров.
Почетное место - справа от хозяина.
Гостиницу, номера надо проверить. Исключено поселять более двух человек вместе, даже в трехместный номер.
В номере поставить воду, фрукты. В номер женщины - цветы.
Договориться с обслуживающим персоналом об особом внимании.
Встреча делегации.
Направить одного из сотрудников. Если есть женщины, то дополнительно должна встречать женщина.
Не предлагать место рядом с шофером - оно не почетно. Сопровождающее лицо садится последним и выходит первым.
Сами позаботьтесь о получении багажа и погрузке его в машину.
Проведение переговоров
Провести официальное представление и обмен визитными карточками (обмен в аэропорту или автомашине не практикуется).
Ознакомить гостей с программой, заслушать их - мнение и окончательно согласовать.
Первый этап переговоров:
ознакомление с предприятием, его историей, продукцией, перспективами;
знакомство с фирмой гостей, ее связями с Россией, с ее продукцией;
После посещения (если состоялось) обсудить с гостями его результаты (желая получать не комплименты, а истинное мнение).
При проведении переговоров надо учитывать, что у партнеров точно есть интерес, если они приехали (по экспорту, импорту, бартеру и др. форме сотрудничества). Далее все будет зависеть от вашего искусства.
Не следует начинать переговоры с основной темы.
Нужно сначала создать благожелательную обстановку: обменяться сведениями друг о друге, выслушать впечатление прибывших о городе, о гостинице, о здоровье членов семьи (если встреча повторная), коснуться политики, культуры, спорта.