 |
|
ПОДГОТОВКА ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ
Подготовительные мероприятия пресс-центра предусматривают согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.
ПРИГЛАШЕНИЯ рассылаются по редакциям, естественно, заранее. Если в нем будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль.
l ИНФОРМАЦИОННЫЙ ПАКЕТ документов (пресс-кит) готовится заранее; на подготовительном этапе определяется перечень документов, подбор их в папки.
Когда проводить пресс-конференцию?В идеале лучшие дни — вторник, среда и четверг. Вместе с тем пятница плоха лишь тем, что если ваш материал не попал в субботние газеты, то в следующий выпуск (вторничный, поскольку в воскресенье и понедельник большинство газет не выходит) он, скорее всего, тоже не попадет, так как «состарится». А у понедельника наряду с известными минусами имеются и плюсы: в условиях относительного информационного голода, образовавшегося за выходные дни, на информационные контакты в начале недели СМИ идут охотно.
Относительно времени:если вы хотите увидеть материал о пресс-конференции в утренних газетах, начинайте пресс-конференцию в 11.00, в 12.00 или максимум в 13.00. Если вы ориентируетесь на телевидение, радио, информационные агентства, еженедельники и ежемесячники, часы проведения пресс-конференции вообще не имеют значения.
Если же у вас в руках действительно «горячая» новость, проводите пресс-конференцию в любое время, но с минимальной разницей во времени между получением новости и пресс-конференцией (утром, вечером, ночью, в субботу, воскресенье и т.д. — СМИ все равно соберутся), в противном случае новость «остынет».
Когда и как оповещать СМИ?Первый анонс стоит дать за 7-10 дней, дубль — за 2-3 дня до пресс-конференции.
Вслед за рассылкой целесообразно сделать контрольный обзвон СМИ, во всяком случае ключевых, для выяснения вопросов: получено ли приглашение? планируется ли явка? не нужна ли какая-то дополнительная информация?
На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. Фамилия, имя и отчество ньюсмейкера, написанные полностью и повторенные на обратной стороне таблички (чтобы участник пресс-конференции без проблем мог найти свое место за столом), — наиболее приемлемый вариант.
Желательно, чтобы у каждого участника пресс-конференции имелся персональный «джентльменский набор», включающий микрофон, бутылку минеральной воды, стакан, бумагу и ручку для записей.
Перед началом пресс-конференции целесообразен внутренний брифинг с ньюсмейкерами – короткая неформальная процедура, в ходе которой необходимо четко прояснить такие моменты, как продолжительность вступительной речи (речей), последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. При необходимости данные вопросы готовятся заранее в печатном виде как мягкие ориентировки для ньюсмейкеров.
Планируемая продолжительность пресс-конференции – 30-60 минут.
Обычная продолжительность вступительной речи 10-15 минут, если ньюсмейкеров несколько – до 30 минут, далее следуют вопросы журналистов.
l СЦЕНАРИЙ пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей пресс-конференции с указанием исполнителей и времени (в минутах!), отводимого на каждую из этих частей единого мероприятия:
- открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;
- вступительное слово ведущего;
- выступления (информационные сообщения);
- вопросы и ответы;
- закрытие;
- неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.
l Продолжительность пресс-конференции от 30-40 минут до 1часа 15 минут.
Ведущий пресс-конференции должен:
1. воздерживаться от собственных комментариев (пусть этим занимаются те, кому он предоставляет слово);
2. обязательно дать возможность задать вопрос представительницам прекрасной половины журналистского корпуса.
Клубный вечер, с одной стороны, - неформальные дружеские «посиделки», предназначенные для отдыха и не предусматривающие какого-либо выхода материалов в СМИ (или предполагающие ограниченный выход), с другой — форма тематической «прокачки» как журналистов, так и представителей других целевых групп на предмет внедрения в их сознание определенных акцентов, которые в какой-то момент в будущем «всплывут» и будут способствовать созданию желательного для заказчика информационного фона вокруг его проблематики.
«Круглый стол»
Встреча должностных лиц, ученых, специалистов, журналистов в целях подробного обсуждения актуальной для общества проблемы. Обычная продолжительность – 1,5-2 часа (без перерыва) или до 4 часов (с перерывом).
Чтобы «круглый стол» дал хороший медийный результат, целесообразно при его подготовке использовать следующие ориентиры:
- включить в состав организаторов одно или несколько причастных к проблеме СМИ;
- сделать «круглый стол» «многосубъектным», то есть привлечь к участию в нем представителей разных целевых групп, имеющих отношение к интересующей вас проблеме;
- создать условия, при которых журналисты являлись бы включенными участниками «круглого стола», а не только наблюдателями;
- представить на «круглом столе» какой-либо интеллектуальный продукт.
Нередко пресс-конференция легко переименовывается в презентацию (и наоборот) без всяких дополнительных действий. В то же время отличительные признаки у презентации, конечно, имеются.
Во-первых, на презентациях фигурирует информация «материализованная» — в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия, книги, закона, премии, фестиваля и т.д., в любом случае презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать.
Во-вторых, презентации чаще всего устраиваются не только для журналистов — приглашаются актуальные целевые группы, информация до которых доводится напрямую, без посредничества СМИ: потенциальные потребители, покупатели, инвесторы, партнеры, влиятельные госслужащие и т.п.
Презентация — это цепь накладывающихся друг на друга событий, а именно: 1) пресс-конференционная часть (главным образом для журналистов), 2) презентационная часть (главным образом для прямых потребителей), 3) неформальное общение (для всех).
Презентации
l ПОВОД - рождение нового субъекта общественных отношений (после процедуры всякого рода оформлений, согласований, создания всей необходимой документации и т.п.). Новые субъекты ПР - это фирма, производственное предприятие, официальная структура (ведомство, департамент, министерство), учреждение культуры и т.п.
ВТОРОЙ ПОВОД презентации - реальные результаты деятельности официальных или коммерческих структур (новая программа деятельности и т.п
ПЛАН презентации Включает:
l 1.краткое изложение целей мероприятия,
l 2.основные характеристики целевой аудитории,
l 3.сжатую формулировку концепции (замысла) устного ПР-обращения,
l 4.тематику пресс-релизов,
l 5.перечень видеосюжетов, плакатов, таблиц, диаграмм и других средств визуального обеспечения темы.
ЦЕЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ
l ОПОВЕЩЕНИЕ о событии, достойном внимания аудитории. Результат: абстрактное знание, не всегда связанное с интересами людей.
ПРИОБЩЕНИЕ аудитории к деятельности, программе, целям и задачам организации или структуры, проводящей презентацию. Планируемый результат: аудитория принимает идеи презентации, включает их в круг своих интересов и предпочтений.
СОДЕЙСТВИЕ целям и задачам фирмы, организации, политической программы и т.п.
Общая стратегия презентации строится сначала на внушении доверия к фирме, организации и т.п., переходя затем к убеждению, к включению привычного поведения потребителя в последовательности определенных акций, действий, поступков, предлагаемых в ПР-обращении. Или другими словами: стратегия презентации - это единство оповещения, приобщения и содействия.