 |
|
Шартты форматтау (пішімдеу)
Excel 2007 шартты форматтаудың аса қуатты да ыңғайлы аспаптарын ұсынады. Ондай форматтау мәліметтерді талдау үшін қолайлы – жұмыс парағын әрбір түс белгілі бір мәліметтерге сәйкес келетіндей етіп бояп қоюға болады. Мұндай жағдайда құжат парағына жәй көз тастап-ақ мәселе туғызатын тұстарды байқауға болады.
Шартты форматтау "Главная"лентасындағы "Стили" тақтасының "Условное форматирование" батырмасы арқылы жүзеге асырылады.
Программа үнсіздік келісім бойынша автоматты түрде ерекшеленген диапазондағы ең үлкен және ең кіші мәнді анықтап сосын бірдей проценттік қатынаста форматтайды.
Егер сізге үнсіздік келісім бойынша форматтау параметрлері қажет емес болса, онда "Другие правила" пунктін пайдаланып қажетті параметрлерді орнатыңыз.
Мәтін, сан немесе уақыт енгізілген бір ұяшықты шартты форматтауға болатындығына назар аудару қажет. Бұл әдіс белгілі бір мәндері бар ұяшықты тез табуға көмектеседі. Форматтаудың ондай тәсілін таңдау үшін ұяшықты ерекшелеу керек, сосын "Условное форматирование" батырмасын басып "Правила выделения ячеек" пунктін таңдау керек.
Пайда болатын терезеге форматтаудың нақты шарттарын жазыңыз. Форматтауға стандартты операторлар сәйкес келмесе, "Другие правила" пунктін пайдаланыңыз.
Біздің жағдайымызда ерекшеленген бос ұяшық боялады, себебі Excel үнсіздік келісім бойынша бос ұяшықтар нөлге эквивалентті деп есептейді. Егер ұяшыққа 4 – тен үлкен сан енгізсек ұяшық түссізденеді. Шартты форматтауды басқа ұяшықтарға да қолдану үшін форматталған ұяшықтың оң жақ төменгі бұрышына тышқанның оң жақ батырмасын баса отырып созамыз, сосын пайда болатын контекске тәуелді менюден "Заполнить только форматы" пунктін таңдаймыз.
Excel 2007-де ұяшықтар диапазонының жоғарғы және төменгі мәндерін шартты форматтау мумкіндіктері қосылған. Ол үшін "Условное форматирование" батырмасын басыңыз, "Правила отбора первых и последних значений" менюін ашып қажетті форматтау ережелерін таңдаңыз.
Пайда болатын терезеге форматтау шарттарын енгізуге болады.
Excel 2007 –де бір диапазонға бір мезетте бірнеше шартты форматтау ережелерін қолдануға болады. Форматтаудың артықшылықтарын орнату үшін "Условное форматирование" батырмасының "Диспетчер правил условного форматирования" пунктін пайдалану керек.
Тізімнің ең басында тұрған ереже ең маңызды ереже болып табылады.
Қандай да бір форматтау ережесінің әрекетін тоқтату үшін "Остановить, если истина" жалаушасын орнату қажет.
Шартты форматтарды көшіруге болады. Кез-келген ұяшыққа (ұяшықтар диапазонына) форматтың көшірмесін апару үшін "Главная" лентасының "Буфер обмена" тақтасында орналасқан "Формат по образцу" жалаушасын пайдалануға болады.
Шартты форматтауды өшіру үшін қажетті ұяшықтар диапазонын ерекшелеп алып, "Условное форматирование" нүктесін басып ондағы "Удалить правила" пунктін таңдау керек.
Сұрыптау және сүзгіден өткізу
Кейде кестелер аса көп көлемді мәліметтерді қамтып, ол мәліметтер көбінесе тізім түрінде беріледі. Мұндай жағдайда тізімдерді сұрыптау мен сүзгіден өткізу секілді аспаптар жұмысқа көп септігін тигізеді. Бірақ ол үшін тізім тиісті формада жасалған болуы тиіс, олай болмаған жағдайда сұрыптау және сүзгіден өткізу аспаптары дұрыс жұмыс істемейді.
Ереже бойынша, тізім жазбалар (жолдар) мен өрістерден (бағандар) тұрады. Бағандар бір тиіпті мәліметтерді қамтуы тиіс. Тізімде бос жолдар мен бағандар болмауы тиіс. Егер тізімде тақырыптар бар болса олар тізімнің басқа элементтерінен өзгеше түрде форматталған болуы тиіс.
Тізімді сұрыптау
Тізімдерді сұрыптау немесе сорттау ақпаратты іздеу процесін барынша жеңілдетеді. Сұрыптаудан кейін жазбалар баған мәндерімен анықталған (алфавит бойынша, өсу-кему т.б. ) қалыпта берілетін болады.
Жаттығу үшін кішігірім тізім жасап шығарыңыз. Ерекшелеңіз.
"Главная" лентасының "Редактирование" тақтасындағы"Сортировка и фильтр" нүктесін басыңыз.
"Сортировка от А до Я"батырмасын таңдаңыз. Сіздің тізіміңіз бірінші баған бойынша сұрыпталады, яғни ФИО өрісі бойынша.
Егер тізімді бірнеше өріс бойынша сұрыптау қажет болса, онда «Настраиваемая сортировка» пунктін қолданасыз.
Күрделі сұрыптама жасау мәліметтерді бірнеше өріс бойынша реттеу деген сөз. Өрістерді "Добавить уровень" нүктесінің көмегімен енгізуге болады.
Ақырында тізім күрделі сұрыптаудың параметрлері бойынша сұрыпталатын болады.
Егер өрісті қалыптан тыс әдістен сұрыптау қажет болса, онда "Порядок" қалқып шығатын тізімінің "Настраиваемый список" мәзірін қолданамыз.
Сұрыптаудың деңгейлерін "Вверх" және "Вниз" нүктелерінің көмегімен ауыстыруға болады.
Сондай-ақ контекске тәуелді мәзірді де ұмытуға болмайды. Сұрыптауды осы мәзір арқылы да жүргізуге болады. Сұрыптаудың кестенің қандай да бір элементті ерекшелеумен байланысты қызықты нұсқалары да бар.
Тізімді сүзгіден өткізу
Сүзгіден өткізудің реттеуден айырмашылығы – сүзгіден өткізу кезінде таңдау шартына сәйкес келмейтін жазбалар уақытша жасырылады (бірақ жоғалып кетпейді), ал реттеу кезінде тізімдегі барлық жазбалар қалады, тек орналасу реттері ауыстырылады.
Сүзгінің екі типі бар: қарапайым сүзгі (оны автосүзгі деп те атайды) және кеңейтілген сүзгі.
Автосүзгіні қолдану үшін сұрыптау кезінде қолданылатын "Сортировка и фильтр" батырмасының "Фильтр" пунктін таңдаймыз (мұның алдында, әрине ұяшықтар диапазоны белгіленуі тиіс).
Тізім бағандарында тілсызықтары бар батырмалар пайда болады, оларды басу арқылы сүзгі параметрлерін баптай аламыз.
Сүзгі орнатылған өрісте сүзгіштің суреті пайда болады. Егер тінтуірдің көрсеткішін сузгішке апарса сүзгіден өткізу шарттары экранға көрінеді.
Күрделірек таңдау шарттарын қою үшін "Текстовые фильтры" немесе "Числовые фильтры" пункттері қолданылады. "Пользовательский автофильтр" терезесінде сүзгіден өткізудің нақты шарттарын баптау қажет.
Кеңейтілген сүзгіні қолдану үшін таңдау шарттары жұмыс парағында беріледі.
Ол үшін келесі әрекеттерді орындау қажет.
Тізімнің атының көшірмесін бос орынға қойыңыз.
Сәйкес өріске (өрістерге) сүзгіден өткізу шарттарын енгізіңіз.
Негізгі тізімді ерекшелеңіз.
"Данные" лентасының "Сортировка и фильтр" тақтасындағы"Фильтр" батырмасын басыңыз.
Сол тақтадағы "Дополнительно" батырмасын басыңыз.
Пайда болған "Расширенный фильтр" терезесінде ұяшықтардың қажетті ауқымын көрсетіңіз.
Нәтижесінде пайда болатын жаңа тізім сүзгіден өткізілген мәліметтерден тұрады.
Кеңейтілген сүзгіні таңдау нәтижесін негізгі тізімнен бөлек орналастыру қажет болған жағдайда қолданған дұрыс.
Байланыстырылған кестелер
Байланыстырылған кесте – бұл бүтін объект ретінде басқаруға болатын мәліметтер жиыны.
Байланыстырылған кестелерді құру үшін "Главная" лентасының "Стили"тақтасындағы "Форматировать как таблицу" батырмасын басу қажет.
Құрылатын кестенің қажетті стилін таңдап, байланыстырылған кесте жасалатын ұяшықтар диапазонын енгізіңіз.
Барлық параметрлерді енгізіп болғасын біз байланыстырылған кестені аламы. Бағандардың атауларының жанына тілсызығы бар батырмалар пайда болады (сүзгіге ұқсас), ал программаның терезесінде "Конструктор" лентасы бар "Работа с таблицами"контекске тәуелді аспабы пайда болады.
Әрбір байланыстырылған кестеге жеке атау беріледі. Үнсіздік келісім бойынша - "1 кесте". Кестенің атын "Свойства" тақтасында өзгертуге болады.
Қажет болған жағдайда "Стили таблиц"тақтасында байланыстырылған кестенің стилін өзгертуге немесе баптауға болады.
Байланыстырылған кестені қайтадан қарапайым ұяшықтар аумағына айналдырып жіберуге болады."Конструктор"лентасының "Сервис" тақтасындағы "Преобразовать в диапазон" батырмасы соған арналған.
Бағандардың атауларының жанында мәліметтерді сұрыптауға және сүзгіден өткізуге мүмкіндік беретін сұрыптау және сүзгіден өткізу батырмалары орналасқан.
Байланыстырылған кестеде бағандардың қорытынды мәндерін есептеуге болады. Ол үшін "Параметры стилей таблиц" тақтасындағы "Строка итогов" жалаушасын орнату керек.
Пайда болатын тізімнен қорытынды функцияның қажетті мәнін таңдауға болады.
Байланыстырылған кестеге жолдар мен бағандар қосуға болады.
Мұны бірнеше әдіспен жүзеге асыра аламыз.
1. "Свойства" тақтасындағы "Изменить размер таблицы" батырмасын пайдалануға болады.
2. Байланыстырылған кестенің жанына жол (баған) қосылуға тиіс ұяшығына курсорды орналастырып "Главная" лентасының "Ячейки" тақтасындағы "Вставить" батырмасын қолдануға болады.
3. Сондай-ақ контекске тәуелді менюді қолдануға да болады.
Диаграммалармен жұмыс істеу.
Диаграмма құру үшін "Вставка"лентасының "Диаграммалар"тақтасының аспаптарын қолдану қажет.
Егер ұсынылған диаграмма нұсқалардың ешқайсысына сәйкес келмейтін болса, "Диаграммалар" тақтасының терезесін шақыру нүктесін басу қажет.
Осыдан кейін диаграмма құруға қажет мәліметтер диапазонын көрсету керек. Егер кестенің барлық мәліметтері алынуы керек болса, кестенің кез-келген ұяшығын көрсету жеткілікті. Егре кестенің белгілі бір бөлігіндегі мәліметтер қажет болса, сол диапазонды көрсету керек. Ерекшелеу кезінде Shift, Ctrl батырмаларын қолдануға болады.
Ось бойындағы мәліметтердің орнын өзара ауыстыру үшін "Строка/Столбец" нүктесін қолдану қажет.
Диаграмманың Excel 2007–нің терезесіне орналастырып болған соң, «Диаграммамен жұмыс» ("Работа с диаграммами")деген контекстік аспап пайда болады, оның үш лентасы бар:"Конструктор", "Макет", "Формат".
Диаграмманың типін өзгерту.
Егер құрылған диаграмманың типі ұнамаса, оны өзгшертуге болады. Ол үшін диаграмма аумағында тінтуірдің оң жақ батырмасын басыңыз, сосын контекске тәуелді мәзір деп «Диаграмманың типін өзгерту» (Изменить тип диаграммы)деген команданы таңдаңыз. Сол сәтте Вставка диаграммысұхбат терезесі пайда болады. Басқа бір диаграмманың түрін таңдап, мысалы,График,тінтуірдің оң батырмасын басыңыз.
Диаграммаларға сипаттама
Гистограмма мәліметтердің белгілі бір уақыт аралығындағы өзгерісін және мәліметтердегі жеке мәндердің қатынасын көрсетеді.
Категориялар көлденеңінен, ал мәндер тігінен орналасады. Диаграмма осылай құрастырылса уақытқа байланысты өзгеріске көп назар аударылады. Жинақталған гистограмма жеке элементтердің ортақ қосындыдағы үлесін сипаттайды. Үш өлшемді гистограммада мәліметтерді салыстыру екі ось бойынша жүргізіледі.
Сызықтық диаграмма жеке компоненттердің сәйкестігін көрсетеді. Категориялар көлденеңінен, ал мәндер тігінен орналасатындықтан мәндерді сәйкестендіруге баса назар аударылады да, ал уақыт бойынша өзгеріске аз назар аударылады. Жинақталған сызықтық диаграмма жеке элементтердің ортақ қосындыдағы үлесін көрсетеді.
График (сызба) бірдей уақыт аралықтарындағы мәліметтердің өзгеру тенденциясын сипаттайды.
Дөңгелек диаграмма мәліметтер қатарының әрбір элементінің абсольт шамасын немесе ортақ қосындыдағы үлесін көрсетеді. Дөңгелек диаграммада тек бір ғана мәліметтер қатары сипатталына алады. Диаграмманың мұндай түрін қандай да бір элементті ерекше көрсету үшін қолдануға болады. Диаграмманың кішкентай бөліктерімен жұмыс істеуді жеңілдету үшін оларды алдымен бір элементке біріктіру керек, сосын барып негізгі диаграмманың жанына бөліктеп орналастыруға болады.
Нүктелік диаграмма сандық мәндердің арасындағы өзара байланысты бірнеше қатарда бейнелейді және сандардың екі тобын ху координатасында бір қатарда бейнелейді. Мұндай диаграммалар тақ интервалдарды (немесе кластерлерді) бейнелейді және көбінесе ғылыми сипатты мәліметтерді сипаттау үшін қолданылады. Мәліметтерді даярлау кезінде бір жолға немесе бағанға х айнымалысының барлық мәндерін орналастыру керек, ал у айнымалысының сәйкес мәндерін іргелес жолдар немесе бағандарға орналастыру керек.
Аудандық диаграммалар енгізілген мәндердің қосындысын көрсете отырып белгілі бір уақыт аралығындағы өзгеріс шамасын ерекшелеп көрсетеді.Сондай ақ жалпы қосындыдағы жеке мәндердің үлесін көрсетеді.
Сақиналық (Кольцевая), дөңгелек диаграмма секілді сақиналық диаграммалар да жалпы қосындыдағы жеке элементтердің үлесін сипаттайды, бірақ одан айырмашылығы – ол бірнеше мәліметтер қатарын қамти алады. Сақиналық диаграммадағы әрбір сақина жеке мәліметтер қатарын береді.
Күлтелік диаграммада әрбір категория координаталар басынан басталатын жеке координаталар осінен тұрады. Бір серияның барлық мәндерін сызықтармен қосады. Күлтелік диаграмма бірнеше мәліметтер тобының ортақ мәндерін салыстыруға мүмкіндік береді.
Беттік диаграмма екі мәліметтер жиынының ең жақсы тобын анықтауға мүмкіндік береді. Топографиялық картадағы секілді бір мәнге сәйкес облыстар бірдей түспен немесе сызықтармен белгіленеді.
Көпіршікті диаграмма (Пузырьковая диаграмма) нүктелік диаграмманың бір түрі болып табылады. Мәліметтер маркерінің өлшемі үшінші айнымалының мәнін көрсетеді. Мәліметтерді даярлау кезінде бір жолға немесе бағанға х айнымалысының барлық мәндерін орналастыру керек, ал у айнымалысының сәйкес мәндерін іргелес жолдар немесе бағандарға орналастыру керек.
Биржалық диаграмма көбінесе акциялардың бағасын көрсету үшін қолданылады. Сондай-ақ, диаграмманың мұндай типі ғылыми мәліметтерді сипаттауда, мысалы, температураның өзгерісін анықтауда қолданылады. Мұндай немесе мұнан басқа биржалық диаграммаларды құрастыру үшін мәліметтерді дұрыс ұйымдастыру қажет. Үш және бес мәндерден тұратын биржалық диаграмманың екі осі болады: біреуі ауытқулар интервалын көрсететін, екіншісі акцияның бағасын көрсететін бағандар үшін қолданылады.
Мәліметтерді өзгерту
Қажет болған жағдайда құрылып қойған диаграммалардың мәліметтерін өзгертуге болады. Ол үшін тінтуірдің оң жақ батырмасын диаграмма аумағына шертіп, пайда болған контекске тәуелді менюден Выбрать данные пунктін таңдаймыз. Осы команданы орындаған соң Выбор источника данныхсұхбаттасу терезесі пайда болады.
Диапазон данных для диаграммы өрісінде диаграмма құрастырылатын мәліметтер орналасқан ұяшықтар ауқымы көрсетіледі.
Элементы легенды (ряды) тақтасында жаңа жазбалар қосуға болады, редактрлеуге болады немесе алдыңғы жазбаларды мүлде өшіріп тастауға болады.
Подписи горизонтальной оси (категории) тақтасында диаграмманың көлбеу осіндегі жазбаларды өшіруге немесе өзгертуге болады.
"Строка/Столбец"батырмасы осьтердегі мәліметтердің орындарын өзара ауыстыруға мүмкіндік береді.
Excel 2007 нің жинақтаушы (сводные) кестелері
Жинақтаушы кестелер аса үлкен көлемді кестелердің мәліметтерін ықшамды түрде қарауға мүмкіндік береді. Себебі кәдуілгі құралдармен мұны істеу ыңғайсыз, тіпті кейде мүмкін емес болады.
Талдау жасалатын кестенің мәліметтерінің арасындағы байланыс көрнекі түрде сипатталатын кестелер жинақтаушы кестелер деп аталады. Жинақтаушы кесте мәндердің форматталған тізімі негізінде жасалады. Сондықтан, жинақтаушы кестені құрмас бұрын мәліметтерді алдын-ала даярап алу қажет.
Excel 2007 – нің математикалық функциялары
Мұнда Excel – дің ең жиі қолданылатын математикалық функциялары қарастырылған (қысқаша анықтама). Функциялар жайлы қосымша ақпаратты функция шеберінің сұхбаттасу терезесінде, сондай ақ Excel - дің анықтамалық жүйеісінен алуға болады. Математикалық функциялардың көпшілігі "Пакет анализа" пунктіне жинақталған.