Информационное обеспечение
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в современном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования: · к унифицированным системам документации; · к унифицированным формам документов различных уровней управления; · к составу и структуре реквизитов и показателей; · к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов. Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков: · чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки; · одни и те же показатели часто дублируются в разных документах; · работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач; · имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др. Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает: · исключение дублирующей и неиспользуемой информации; · классификацию и рациональное представление информации. Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов: 1-й этап - обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью: · понять специфику и структуру ее деятельности; · построить схему информационных потоков; · проанализировать существующую систему документооборота; · определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение. 2-й этап - построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных. · ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией; · выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков; · совершенствование системы документооборота; · наличие и использование системы классификации и кодирования; · владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации; · создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения. ©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|