 |
|
Порядок прохождения входящей документации
Корреспонденцию, адресованную организации, заведующий канцелярией получает из отделения почтовой связи, по факсу, по электронной почте и сортирует по видам.
Организационно-распорядительную документацию заведующий канцелярией регистрирует и направляет на рассмотрение руководству организации - генеральному директору, главному инженеру, главным специалистам (в пределах их компетенции).
В резолюции руководитель дает указание об исполнении документа одному или нескольким должностным лицам. Ответственным за исполнение документа считают лицо, указанное в резолюции первым, если нет специальных пометок.
Ответственный исполнитель имеет право созыва соисполнителей.
Недопустимы резолюции типа "Прошу переговорить", "Прошу зайти" и т.п., не содержащие порядка исполнения документа.
Если вышестоящее руководство направляет документ исполнителю, минуя его непосредственного руководителя, исполнитель должен поставить в известность своего непосредственного руководителя о полученном задании.
Заведующий канцелярией должен передать документ ответственному исполнителю в срок не более одного дня (не считая дня получения документа с резолюцией руководства организации).
За своевременное исполнение документа отвечает ответственный исполнитель.
Срок исполнения документа может быть продлен только установившими его руководителем. Продление срока исполнения должно быть оформлено по получении документа исполнителем или не менее, чем за 2-3 дня до истечения срока, указанного в резолюции, если в процессе исполнения выявлена невозможность соблюдения первоначально установленного срока.
Входящий документ и ответ на него исполнитель передает заведующему канцелярией одновременно для подшивки в дело.
Отметку об исполнении документа и направлении его в дело исполнитель проставляет на нижнем поле первого листа документа.
Заведующий канцелярией фиксирует факты передачи и приема документа в следующих журналах:
Журнал регистрации входящих документов
| № док-та п/п | Дата поступления | От кого получено (адрес, исх. №) | Краткое содержание | Дата получения документа исполнителем | Резолюция и кому направлен документ на исполнение | Отметка об исполне-нии, дата, роспись |
Номер документа начинается с «1» и далее по мере поступления документов
Ответственный – заведующий канцелярией ООО УК «Алгоритм».
Журнал регистрации исходящих документов
| № док-та п/п | Дата регистрации | Краткое содержание | Кому и куда адресован документ | Кем подписан документ (исполнитель) | Отметка об исполнении |
Номер документа начинается с «1» и далее по мере подготовки исходящих документов
Ответственный – заведующий канцелярией ООО УК «Алгоритм».
Журнал регистрации внутренних документов
| № док-та п/п | Дата регистрации | Кем подписан документ (исполнитель) | Краткое содержание | Кому адресован документ для исполнения | Дата и роспись в получении |
Номер документа начинается с 1 и далее по мере поступления внутренних документов;
Ответственный – заведующий канцелярией ООО УК «Алгоритм».
Журнал регистрации договоров
| № п/п | Дата регистрации | Наименование организаций | Наименование договора | Фамилии лиц, получивших договор | Дата и роспись в получении |
Ответственный – заведующий канцелярией ООО УК «Алгоритм».
Журнал регистрации входящих факсов деловой корреспонденции
| № п/п | Дата регистрации | Наименование организации | Содержание | Фамилия исполнителя | Дата и роспись в получении |
а) Ответственный – заведующий канцелярией ООО УК «Алгоритм».
Журнал регистрации счетов на оплату
| № п/п | Дата регистрации | Наименование организации | Наименование товаров, сумма | Фамилия лица, запросившего счет | Дата и роспись бухгалтера |
Ответственный – заведующий канцелярией ООО УК «Алгоритм».
Срок хранения журналов 3 года. Место хранения – у заведующего канцелярией.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
| № п\п | Дата регистрации | Содержание | Исполнитель | Подпись, Дата |
Ответственный – заведующий канцелярией ООО УК «Алгоритм».
Обязательной регистрации у заведующего канцелярией подлежат письма, телеграммы, факсы, приказы. Направляет зарегистрированные документы исполнителям заведующий канцелярией.
Внутренние документы заведующий канцелярией регистрирует в журнале и направляет для исполнения заинтересованным лицам с резолюцией руководящего должностного лица.
Ответственность за качество и срок исполнения документа несут исполнитель и его руководитель.
Контроль за прохождением и сроками исполнения входящего служебного письма (телеграммы) осуществляет заведующий канцелярией, если иное не указано в резолюции генерального директора организации.
Контроль за наличием на входящем служебном письме (телеграмме) (при сдаче в канцелярию для подшивки в дело) отметки об исполнении в соответствии с требованием осуществляет заведующий канцелярией.
Контроль за исполнением приказа и распоряжения (при необходимости, отдельных его пунктов) осуществляет должностное лицо, на которое последним пунктом приказа (распоряжения) возложена эта функция.
Контроль за исполнением требований положения (инструкции) осуществляет должностное лицо, определенное приказом на введение положения (инструкции) в действие.
Контроль за исполнением протокола Совещания «День Качества» организации осуществляет директор по качеству.
Контроль за исполнением протоколов совещаний у генерального директора, главных специалистов осуществляет сотрудник, назначенный руководящим должностным лицом, проводящим совещание.
Выписка из действующего документа считается официальной, если она имеет следующие реквизиты:
- идентификация документа, из которого она сделана,
- подпись ответственного лица,
- дату составления,
- срок годности.
4.2.5 Управление записями о качестве
Записи о качестве ведутся и поддерживаются в рабочем состоянии для предоставления свидетельств результативности функционирования системы менеджмента качества.
Управление записями – это комплекс организационно-технических мероприятий, реализуемых с целью получения необходимой, достоверной и своевременной информации о состоянии качества продукции, процессов производства продукции организацией и результативного функционирования системы менеджмента качества на всех этапах жизненного цикла продукции.
Управление записями осуществляется:
а) для обеспечения возможности в рамках системы менеджмента качества:
- постоянно располагать достоверными данными о состоянии процессов производства и реализации продукции на всех стадиях жизненного цикла продукции и для информационной поддержки принятия управляющих решений;
- выявлять и фиксировать все возможные несоответствия производства продукции;
- своевременно устанавливать причины несоответствий и недостатков, анализировать их и предупреждать их повторное появление в будущем;
- разрабатывать и реализовывать необходимые корректирующие действия;
б) для обеспечения предупреждающих действий:
- адекватно реагировать на оценку качества продукции заказчиком и оценивать степень его удовлетворенности;
- выявлять возможности улучшений продукции организации, процессов и системы менеджмента качества, разрабатывать и реализовывать действия по улучшению;
- располагать сведениями и данными для оценки результативности корректирующих и предупреждающих мероприятий по качеству.
Управление записями о качестве включает следующие обязательные действия:
- определение носителей информации и средств идентификации, регистрации и первичного накопления записей о качестве, хранения, защиты, восстановления и изъятия записей о качестве;
- систематизация, обработка и представление обобщенных данных о качестве на соответствующие уровни управления для принятия корректирующих и предупреждающих действий,
- контроль реализации обязательных действий по управлению записями о качестве.
Состав обязательных записей представлен в Приложении Н.
Записи должны храниться на носителях, которые обеспечат их эксплутационную готовность, достоверность, аутентичность и сохранность до тех пор, пока они необходимы.
Системы для электронных записей спроектированы таким образом, чтобы записи оставались доступными, аутентичными, достоверными и пригодными для эксплуатации во время любого типа изменений в системе компьютерного обеспечения и СМК в течение всего периода их хранения.
Управлению подлежат записи, регламентированные ГОСТ Р ИСО 9001.
Документы (формы), в которые вносятся данные, требуемые СМК на местах сбора первичной информации, приведены в Приложении Н настоящего РК.
Допускается регистрация и накопление данных на электронных носителях.
Требования к данным на электронных носителях обеспечиваются:
- программным обеспечением;
- инструкциями на рабочих местах;
- аппаратным способом (стабилизаторы напряжения, копированием на дополнительные носители информации, их отдельное хранение, накопление на сервере).
Регистрация записей о продукции, процессах и функционировании СМК выполняется как в табличной форме, так в текстовой форме в зависимости от характера данных и объема информации. (Табличная форма записей является предпочтительной, т.к. позволяет проводить первоначальную систематизацию и накопление информации). Формы таблиц приведены в соответствующих разделах и приложениях РК.
В Приложении Н настоящего РК указаны сроки хранения всех записей, регистрируемых в организации и требуемых ГОСТ Р ИСО 9001.
На основе записей оценивается результативность процессов.
Журналы, в которых ведутся записи, должны содержать следующую информацию:
наименование журнала, наименование структурной единицы, дату начала ведения журнала, дату окончания ведения журнала, фамилию ответственного/ых за ведение журнала (с образцами подписей), срок хранения журнала после его окончания.
Страницы журналов должны иметь сквозную нумерацию и в конце журнала должно быть указано общее количество страниц.
Удаление листов из журналов не допускается. После истечения срока хранения журналы должны быть списаны.
Ответственность за организацию хранения журналов несет руководитель структурной единицы.
Исправления в записях делаются зачеркиванием с записью новых данных и проставлением подписи ответственного за внесение изменения и даты.
В правом верхнем углу журнала, бланка необходимо указывать обозначение документа, которым он введен в действие.
Распределение ответственности должностных лиц, подразделений и персонала за управление записями установлено «Матрицей распределения ответственности руководства в СМК ООО «Порт Ревяк», представленной в настоящем РК.
Владелец процесса управления записями – Генеральный директор, руководитель процесса – директор по качеству - представитель руководства по СМК.