 |
|
Інформація в організації як чинник забезпечення її ефективності.
Управлінська інформація. Будь-який апарат управління є «фабрикою інформації». Його основна роль полягає в обробці інформації подібно до підприємства, яке займається обробкою матеріалів і виробництвом енергії. Апарат управління отримує інформацію в різноманітних формах. У тих же формах апарат управління й виробляє інформацію. Це можуть бути: дані, що видаються комп’ютером в електронній формі; документи, що передають інформацію в чисельній або цифровій формі; усна інформація, що передається по телефону, часто в електронній формі.
Між процесами отримання і поширення інформації апарат виконує низку різноманітних дій. Він може: 1) перетворити інформацію (наприклад, інформацію про продажі в інформацію про отриману виручку і виконану роботу); 2) об’єднувати інформацію (наприклад, інформацію про продажі з інформацією
про закупівлі в інформацію про товарно-матеріальні запаси); 3) накопичувати інформацію (наприклад, інформацію про продажі для складання щомісячних і річних звітів про доходи). Узагальнена схема зв’язків в організації, що використовує інформаційні технології, подана на рис. 9.1.
у сучасній системі управління, що використовує інформаційні технології
Як правило, апарат управління використовує отримані дані як основу для виробництва найважливішої своєї продукції — рішень. Це можуть бути рішення: а) місцевого й оперативного характеру, такі, що стосуються закупівель, найму і звільнення працівників, підвищення або зниження цін; б) довгострокового, стратегічного характеру — рішення, пов’язані з розширенням організації, інвестиціями.
Таким чином, апарат управління — це «фабрики» інформації, що обробляється, з виходом продукції двох типів: інформації (дані, документи, усна інформація) та рішень (короткострокових і довгострокових). В окремих випадках апарат управління спеціалізується в одній із цих сфер. До ланок апарату, що виробляють продукцію першого типу (інформацію), належать: підрозділи, які займаються підготовкою технічних інструкцій; бухгалтерія і фінансові підрозділи; підрозділи, що готують інформацію для громадськості. До ланок апарату, основною продукцією яких є виробництво рішень, належать: підрозділи з управління виробництвом; підрозділи з управління продажами; апарат вищого керівництва. Ланки апарату, що вироблять продукцію двох типів, включають: технічні підрозділи; підрозділи, що займаються кадровими питаннями; маркетингові підрозділи.
Керівництво організації повинне займатися питаннями продуктивності «фабрик» інформації так само, як і підрозділів з виробництва матеріальної продукції. При виробництві інформації підвищення продуктивності означає збільшення вартості інформації на одиницю витрат. Це можуть бути більший обсяг інформації (наприклад, більше листів або технічних інструкцій); вища якість інформації (більш читабельні тексти, з меншою кількістю помилок); своєчасніша інформація (технічна інструкція складається одночасно з модифікацією продукту). Стосовно рішень — це збільшення вартості рішень на одиницю витрат. Практично це означає: більшу чисельність рішень (наприклад, на основі вибору з більшої кількості варіантів закупівель або пропозицій робочої сили); вища якість рішення (вибір, який призводить до збільшення прибутку або поліпшення якості роботи підрозділу); своєчасніші рішення (вибір, який оперативніше реагує на зміну умов).
Оцінювання продуктивності роботи апарату управління є складним. Ретельний аналіз і точне вимірювання часто підмінюються експертними оцінками та спостереженнями. Певний інтерес становить ранжування інформації, що використовується в організаціях в умовах ринкової економіки. Один з типових варіантів такого оцінювання, що базується на матеріалах соціологічних обстежень, подано в табл. 9.1.
Таблиця 9.1. Ранжування інтересу керівника до ділової інформації
| №з/п | Ділова інформація | №з/п | Ділова інформація |
| Надійність ділових партнерів | Комерційні пропозиції | ||
| Джерела ділової інформації | Стан товарного ринку, ринку послуг | ||
| Ціни, ціноутворення | Іноземна участь в українській економіці | ||
| Господарські договори й спори, арбітраж | Законодавство |
| № з/п | Ділова інформація | №з/п | Ділова інформація |
| Банки | Виставки та ярмарки | ||
| Інвестиційні компанії | Об’єднання підприємців, асоціації | ||
| Зовнішньоекономічна діяльність | Результати маркетингових досліджень | ||
| Стан кредитного ринку | Причини перетворень, санації, ліквідації фірм | ||
| Стан фондового ринку | Рекламні агентства | ||
| Підприємства, фірми (адреси, показники роботи) | Аудиторські фірми | ||
| Стан ринку нерухомості | Страхові компанії, пенсійні фонди |
Основу інформаційно-комунікативної підсистеми становить управлінська інформація та комунікації, що виникають під час її надходження, обробки та зберігання.
Управлінська інформація — це частина соціальної інформації, яка виділена з загального масиву за критеріями придатності до обслуговування процесів формування і реалізації управлінських дій.
Можна виділити такі джерела, які об’єктивно породжують управлінську інформацію: норми законодавчих та інших актів; звернення громадян у державні органи щодо реалізації своїх законних інтересів і суб’єктивних прав; обов’язкові вказівки органів влади (директивна управлінська інформація); управлінська інформація про зворотні зв’язки в процесі управління; проблемні, конфліктні, екстремальні та інші складні ситуації.Інформаційно-аналітичні технології в організації