 |
|
Организация пресс-туров.
Пресс-тур – этомероприятие, подготовленное службой по связям с общественностью организации специально для журналистов, рассчитанное на достаточно продолжительное время с целью получить в результате публикацию объективных журналистских материалов о своей компании в средствах массовой коммуникации.[47]
Основные цели пресс-тура:
знакомство с процессной деятельностью предприятия или организации;
продвижение новой продукции и ознакомление целевых аудиторий общественности с инновациями
демонстрация общественности социально ориентируемого характера деятельности и высокого уровня социальной значимости;
Конечно, как можно было понять из сказанного, для организации пресс-тура требуется реальный, а не придуманный на случай информационный повод.
Основные элементы успешного сопровождения пресс-тура:
Организация встречи журналистов.
Обеспечение условий комфортного размещения. Бронирование мест в гостинице, трансферт.
Сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура.
Обеспечение и проведение встреч со всеми представителями организации, основными действующими лицами, участниками, чьи имена включены в программу пресс-тура.
Питание во время пребывания журналистов.
Организация культурной программы и досуга.
Заключительная встреча с руководством предприятия или организаторами мероприятия, инициировавшими пресс-тур.
Основные элементы пресс-тура.
1. Четкое определение целей и задач.
Пресс-тур следует посвящать значительному событию, чтобы существовала возможность продемонстрировать уже достигнутые позитивные результаты деятельности общественности, а также косвенно обозначить новые перспективные возможности для будущих партнеров и инвесторов в связи с значительными изменениями ситуации.
2. Официально принятый и утвержденный план проведения мероприятийс обозначением сроков и условий проведения, с выделением ответственных лиц на каждом этапе. Координатором коммуникационных связей как внутри организации, так и во внешнем информационном поле, как правило, выступает отдел по связям с общественностью или пресс-служба компании или организации.
3. Основные печатные материалы для различных целевых групп аудитории или общественности: программа пресс-тура, официальные распоряжения, делегирующие различные функции и разграничивающие зоны ответственности в проекте представителям разных структурных подразделений компании (внутренняя документация), приглашения официальным лицам ( необходимо получение подтверждения по телефону за сутки до мероприятия).
4. Печатные материалы для представителей средств массовой информации: пресс-релиза — анонс с кратким сообщением о предстоящем пресс-туре и приглашением принять в нем участие; новостной пресс-релизс подробной информацией о целях пресс-тура и разъяснениями основного содержания; список представителей СМИ ( составляется за два- три дня до пресс-тура по результатам телефонных переговоров с редакциями параллельно с уточнением основных требований к обеспечению технических возможностей для их работы; специальный пресс-кит вручается журналистам в начале или в конце пресс-тура; определенные раздаточные материалы о специфике и особенностях деятельности организатора пресс-тура.
Организация пресс-конференций.
Пресс-конференция- это полномасштабные, официальные действа с подмостками, местами для зрителей, аудио-, видеосъемками, подготовленные и четко разработанные специалистами по Public Relations[48].
Основные цели пресс-конференций:
· знакомство с намеченными планами деятельности предприятия или организации;
· ознакомление с новым уникальным продуктом или услугой;
· блокирование результатов применения черных Public Relations технологий;
· информирование общественности как быстрое реагирование в кризисных ситуациях, как демонстрация высокого уровня социальной ответственности.
Основные элементы успешного проведения пресс-конференций:
1. Четкое определение организаторами целей и задач мероприятия;
2. Наличие содержательного сюжета, то есть информации, представляющей достаточный интерес для общественности , для того, чтобы оказаться опубликованной;
3. Наличие объекта ( интересной персоны, нового товара, планов, схем, макетов и т.д.), чтобы возможно было сделать фотоматериалы,
4. Четко продуманный сценарий, где прописана динамика, обеспечивающая оживленные сцены для телеоператора или заранее подготовленная краткая, но информативная речь интересного человека (комментарий)— для радиорепортера;
5. Хорошо составленная и качественно оформленная документация(печатные материалы), содержащая основные разъяснения и схемы;
6. Основная лекция или доклад, отличающиеся лаконичностью, информационной содержательностью, иногда содержащую «словесные изыски» (облегчающей цитирование), которые могут быть дополнены дискуссией или простым ответом на вопросы;
7. Заранее продуманные дополнительные пояснения, чтобы представители прессы не приняли возникшее замешательство при ответах на вопросы за проявлениянекомпетентности .
Последний пункт, является одним из самых важных, так как журналист, ищущий дополнительные сведения, возможно собирается, написать материал на Вашу тему. Он опубликует свои материалы только в том случае, если со берет все необходимые сведения. Поиск дополнительных сведений может завести куда угодно, вплоть до интервью с генеральным директором. Хороший специалист по связям с общественностью сможет его добиться. [49]
Основные элементы пресс-конференции:
1. Четко определенная и проверенная дата проведения пресс-конференции. Необходимо проверить, не попадает ли Ваша пресс-конференция на день, когда проходят какие-то значимые события, нет ли других более масштабных пресс-конференций, не является ли Ваша дата днем закрытия выпуска интересных для Вас изданий; Желательное время проведения: утро, начало недели или месяца;
2. Продуманное место для проведения пресс-конференции: удобное и комфортное для организаторов и представителей прессы;
3. Заранее сформированный список гостей (20 % посещаемости от разосланных приглашений - это норма[50]).
4. Благоприятно сотрудничество с определенным изданием, представители ( главный редактор, штатный автор, хорошо знакомый журналист), которого могут участвовать в организации процесса и формировании списка приглашенных;
5. Необходимо опубликовать объявления о пресс-конференции в печати или разместить в Интернете;
6. Приглашения отправляют обычно за 10—14 дней, проконтролируйте за 1-2 дня: состоится ли визит, знакомо ли место проведения, возникли ил какие-то вопросы к организаторам;
7. Информирование о возможности заказать личное интервью перед конференцией;
8. Необходимо проведение репетиции.
9. Стульев должно быть приготовлено чуть меньше, чем приглашено на пресс-конференцию. Необходимо, их убрать поблизости и выставлять по мере заполнения зала;
10. Необходимо обеспечивать соответствующее времени угощение: завтрак, ланч, чай или кофе, легкие закуски. В соответствии с российскими традициями за пол часа возможно организовать фуршет для журналистов и гостей, если это уместно и сопоставимо с информационным поводом;
11. Обеспечение технических возможностей для прессы: подключение портативных компьютеров, прямая телефонная линия, Интернет-каналы;
12. Продуманная форма одежды (соблюдения единого стиля) организаторами пресс-конференции;
13. Печатные материалы для представителей СМИ: пресс-релизы; планы речей (для цитирования выступающих); тексты презентаций; краткие биографии выступающих, список имеет и координат всех выступающих, клиентов, аналитиков, экспертов по данным вопросам, официальных лиц, присутствующих на пресс-конференции; фотоматериалы; подарочные экземпляры или сувениры (если это уместно). Желательно приложить диск с полным информационным пакетом.
Типовой план пресс-конференции:
1. Время выхода ведущих лиц – за 10—15 минут до начала;
2. Регистрация за 10—15 минут, раздача печатных материалов (можно организовать при окончании мероприятия), значков или бейджиков.
3. Официальная часть: презентация, основное информационное содержание.
4. Организация коммуникационной формы: вопрос-ответ;
5. Неформальное собрание для обсуждения и общения : закуски – напитки.
Перечисленные составляющие подразумевают умелое их сочетание: перебор в роскоши не компенсирует недостатка информации. По счастью, существует поле, в котором сглаживаются все проблемы, и оно не создается ни тарелками с икрой, ни билетами в бизнес-класс, ни зажигалками. Речь идет о благоприятных отношениях между Public Relations специалистами и журналистами.
Таблица достоинств и недостатков