 |
|
Организация презентаций.
Презентация - самостоятельная акция, представление фирмы, лица, продукта аудитории, которое обычно сочетается с приёмом[54]. Лучшим временем для проведения презентации считается вторая половина дня -после обеда в 15 часов. Длительность - 1,5-2 часа. После окончания - коктейль или фуршет продолжительностью 1-2 часа. Приглашенным обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия. В приглашении указывается место, время (от и до) проведения презентации, программа, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения (станции метро, маршруты транспорта).
Основные цели проведения презентаций:
· для демонстрации или информационного освещения открытия или создания фирмы;
· с целью систематического, например, ежегодного или квартального мероприятия для демонстрации общественности новых достижений и результатов работы компании;
· с целью представления различным аудиториям общественности новых значимых лиц;
· при выходе на новые рынки, с целью информационного освещения создания филиала, подразделения или представительства.
·
Основные этапы организации и проведения презентации:
1. Определение цели (или целей и их приоритетов) , разработка Public Relations-стратегии и тактики ;
2. Генерирование идеи (основного замысла) презентации и её концептуализация; определение места и сроков проведения, состава участников - хозяев и приглашенных; примерного бюджета.
3. Разработка сценария (программы). Открывает и ведёт программу должностное лицо фирмы, представляющее её собственной персоной. Это может быть руководитель подразделения или всей компании. Ведущий должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично.
4. Работа по материальному и ресурсному обеспечению запланированного мероприятия, коммуникации с различными аудиториями общественности и СМИ;
5. Проведение презентации;
6. Оценка результатов, анализ эффективности Public Relations-деятельности, выявление основных достижений и недоработок;
7. Пролонгирование отношений со СМИ с целью поддержания информационного повода и контроля информационной представленности материалов.
Типовой план проведения презентации:
а) представление основных лиц компании или организации;
б) показ видеоролика, электронной презентации или слайд-шоу 7-12 минут с сюжетами, отражающими инновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую / технологическую / научную / художественную новизну объекта презентации;
в) краткие сообщения экспертов и специалистов 3-5 минут по вопросам, потенциально интересным для присутствующих, и демонстрационный показ продукции или услуги (рекомендуется использовать демонстрационный материал, наиболее уместный в конкретной ситуации);
г) организация формы коммуникации: вопросы-ответы 10-20 минут;
д) время для предоставления выступлений гостей с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями;
е) вручение сувениров, рекламных материалов, буклетов, компьютерных дисков, значков и т.д.;
ж) коктейль / банкет / фуршет а также развлекательная, менее формальная часть, позволяющая приглашенным возможность установления контактов с представителями компании и друг с другом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения презентации. Это следует использовать и организаторам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход ряда других нужных компании людей.